Effectuer des recherches dans Google Agenda à l'aide de Vault

Google Vault est conçu pour les administrateurs et le personnel juridique. Pour que vous puissiez utiliser Vault, votre administrateur Google Workspace doit configurer votre compte. Qui est mon administrateur ?

Dans le cadre de vos projets d'ediscovery sur les données Google Workspace, vous pouvez utiliser Vault pour rechercher des événements Agenda, tels que des événements standards, des absences du bureau, des moments de concentration et des plannings de rendez-vous réservés.

À savoir avant d'effectuer une recherche

Avant de rechercher des événements, consultez Événements d'agenda compatibles avec Vault et les questions fréquentes sur la recherche dans Vault.

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Sur quelles données porte la recherche ?

Pour tous les événements, vous pouvez rechercher un titre, une description, un lieu, des participants ou des salles. Vous ne pouvez pas rechercher un fichier Drive sous forme de lien hypertexte par son nom ou son contenu.

Inclus dans la recherche :

  • Événements de l'agenda principal
  • Absences du bureau
  • Rendez-vous pris
  • Moment de concentration

Exclus de la recherche :

  • Données d'agenda secondaire, tels que les agendas des jours fériés ou les agendas de groupe
  • Tasks
  • Lieu de travail
  • Rendez-vous non réservés

Pour en savoir plus, consultez Services et types de données compatibles.

Effectuer une recherche dans l'historique des révisions d'un événement

Si vous recherchez un événement, Vault affiche la version la plus récente, sauf si vous spécifiez une date de version. Lorsque vous saisissez une date de version, Vault affiche la dernière version disponible avant minuit (UTC) pour cette date. Si vous ajoutez des filtres, Vault les applique aux versions actuelles des événements, puis affiche les données avec versions gérées pour ces événements.

Lorsque vous configurez une règle de conservation pour Agenda, tenez compte des points suivants:

  • Si vous ne configurez pas de règle de conservation pour Agenda, les informations de révision sont conservées pendant 30 jours.
  • Lorsque vous créez une règle de conservation Agenda pour une organisation, tous les événements Agenda conservent un maximum de 365 révisions.
  • La dernière révision de la journée est conservée et les révisions précédentes de cette journée sont supprimées.
  • Lorsqu'un compte utilisateur fait l'objet d'une obligation de conservation, toutes ses révisions sont conservées pendant toute la durée de cette procédure. Lorsque l'obligation de conservation est levée, toutes les révisions après le numéro de révision 365 sont supprimées.
  • Si vous saisissez une date de version et recherchez un événement faisant partie d'une série, la recherche renvoie la série entière. Ce résultat est dû au fait que certaines révisions, telles que la modification de la fréquence d'une série d'événements, ne sont pas liées à une instance d'événement spécifique.
Rechercher et exporter une série d'événements

Si vous recherchez une série d'événements et que vous saisissez un paramètre, la partie de la série d'événements qui correspond au paramètre est renvoyée. Par exemple, si vous recherchez une série d'événements avec un paramètre de date, vous obtenez la partie de la série qui correspond à cette date.

En revanche, pour l'exportation, vous obtenez la série entière. Une série d'événements est représentée par une entrée unique dans le fichier ICS (Internet Calendar Planification). Vous pouvez utiliser ce format pour importer les données dans des outils tiers.

À propos des descriptions d'événements chiffrés côté client

Vault affiche et conserve les événements chiffrés côté client de la même manière que les autres événements.

Vous pouvez prévisualiser les informations non chiffrées de l'événement telles que son titre, les participants et le lieu.

Vous ne pouvez pas rechercher ni prévisualiser les descriptions d'événements chiffrés. Pour afficher le contenu chiffré, exportez les données et déchiffrez-les à l'aide de l'utilitaire de déchiffrement (bêta).

Rechercher des événements dans Agenda

Vous utilisez des litiges pour rechercher des données. Les litiges sont des espaces de travail pour vos projets Vault. Ils vous permettent de regrouper des obligations de conservation, des recherches et des exportations associées. Les litiges ne limitent pas les données que vous pouvez rechercher. Vous pouvez rechercher toutes les données auxquelles vous avez accès, quel que soit le litige.

  1. Connectez-vous à vault.google.com.
  2. Si vous avez créé un litige, cliquez sur Litiges puis votre litige.

    Sinon, créez un litige. Pour en savoir plus, consultez Créer et gérer des litiges.

  3. Cliquez sur Sélectionner un service puis Agenda.
  4. Sélectionnez les données source à rechercher :
    • Toutes les données : la recherche porte sur tous les événements de votre organisation.
    • Données conservées : la recherche porte sur les événements sous obligation de conservation pour le litige
  5. Sélectionnez l'entité à rechercher :
    • Comptes spécifiques : saisissez jusqu'à 5 000 adresses e-mail.
    • Unité organisationnelle : lancez une recherche sur les comptes d'une unité organisationnelle donnée.

      Si l'unité organisationnelle comporte des unités organisationnelles enfants, la recherche s'applique aux comptes parents et enfants.

  6. Sélectionnez un fuseau horaire.

    Pour en savoir plus, consultez Comment les fuseaux horaires et l'heure d'été sont-ils gérés dans Vault ?.

  7. Choisissez une plage de dates :
    • Tous les événements jusqu'à présent : la recherche porte sur tous les événements (par défaut).
    • Période personnalisée : la recherche porte sur les événements entre une date de début et une date de fin.
  8. (Facultatif) Pour saisir des termes de recherche, cliquez sur Termes, puis saisissez un ou plusieurs termes de recherche.

    Pour en savoir plus, consultez Termes de recherche pour les événements Agenda (plus loin sur cette page).

  9. (Facultatif) Pour utiliser les options de recherche avancée (par exemple, par invité, salle ou état de la réponse), cliquez sur Options avancées, puis saisissez vos options de recherche.

    Pour en savoir plus, consultez Termes de recherche pour les événements Agenda (plus loin sur cette page).

  10. (Facultatif) Pour exécuter la recherche et renvoyer une liste d'événements correspondant à votre requête, cliquez sur Rechercher.

    Pour en savoir plus, consultez Examiner les résultats de recherche (plus loin sur cette page).

  11. (Facultatif) Pour exporter les résultats de recherche sans les prévisualiser, cliquez sur Exporter.

    Pour en savoir plus, consultez Exporter des données depuis Vault.

Termes de recherche pour les événements d'agenda

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Termes de recherche dans Agenda

Lorsque vous recherchez des événements Agenda dans un litige Vault, vous pouvez saisir jusqu'à 2 000 caractères. Les caractères génériques et les opérateurs de recherche ne sont pas acceptés.

Par exemple, pour rechercher :

  • Des mots clés (titre, description, invités, organisateur, lieux ou salles d'événement) : saisissez des mots séparés par un espace.

    Exemple: Synchronisation quotidienne (la recherche correspond aux événements contenant à la fois "quotidienne" et "synchronisation")

  • Une expression : placez l'expression entre guillemets.

    Exemple: "Réunion générale"

Exemple : Rechercher des invités

Pour rechercher le créateur, l'organisateur ou les invités, saisissez un ou plusieurs noms d'utilisateur séparés par un espace. 

Exemple : utilisateur1@example.com utilisateur2@example.com

Exemple : Rechercher des événements à venir

Pour rechercher des événements à venir, cliquez sur Période personnalisée, et laissez la date de fin vide ou utilisez une date future.

Exemple: Rechercher les événements associés avec une réponse spécifique des invités

Vous pouvez rechercher les événements pour lesquels des invités ont répondu qu'ils participeraient, ne participeraient pas, participeraient peut-être ou n'ont donné aucune réponse. Vous spécifiez les invités dans le champ Entité.

Lorsque vous effectuez une recherche, utilisez les paramètres suivants :

  1. Pour les données sources, sélectionnez Toutes les données.
  2. (Facultatif) Pour affiner votre recherche, ajoutez des termes comme suit :
    • Pour rechercher des événements au cours d'une période spécifique, cliquez sur Période personnalisée, puis saisissez les dates de début et de fin.
    • Pour rechercher des événements associés à des mots clés spécifiques, cliquez sur Termes, puis ajoutez des mots clés.
  3. Cliquez sur Options avancées, puis pour État de la réponse, sélectionnez l'état de la réponse que vous souhaitez afficher.

    Pour afficher les événements associés à n'importe quelle réponse, décochez toutes les cases.

Examiner les résultats de recherche

Une fois la recherche terminée, cliquez sur le titre de l'événement pour en afficher un aperçu :

  • Les événements avec sont associés à un ou plusieurs fichiers Drive sous forme de lien hypertexte. Pour accéder au fichier Drive sous forme de lien hypertexte, cliquez sur l'événement pour obtenir un lien Drive, puis cliquez dessus pour accéder au fichier dans Drive.

    Les autorisations qui vous ont été attribuées déterminent si vous pouvez accéder au fichier Drive sous forme de lien hypertexte.

  • Les événements avec "Encrypted" sont chiffrés côté client.

    Pour en savoir plus, consultez À propos des descriptions d'événements chiffrés côté client (précédemment sur cette page).

Pour afficher la liste des invités, cliquez sur l'événement. Si l'événement compte plus de 200 participants, exportez-le pour les afficher. Pour en savoir plus, consultez Exporter des données depuis Vault.

Vous pouvez aussi :
  • Modifier votre recherche : cliquez sur Modifier la requête, modifiez la requête, puis cliquez sur Rechercher.
  • Enregistrer votre requête et cliquer sur Enregistrer.

    Pour en savoir plus, consultez Enregistrer des requêtes de recherche dans Vault.

  • Effacer tous les champs et commencer une nouvelle recherche : cliquez sur Effacer.
  • Exporter vos résultats de recherche : cliquez sur Exporter.

    Pour en savoir plus, consultez Exporter des données depuis Vault.

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