Google Vault es una herramienta para administradores y personal de departamentos legales. Para usar Vault, tu administrador de Google Workspace debe configurar tu cuenta. ¿Quién es mi administrador?
Como parte de tus proyectos de descubrimiento electrónico de datos de Google Workspace, puedes usar Vault para buscar eventos de Calendar, como eventos habituales, eventos fuera de la oficina, tiempo de concentración y calendarios de citas reservadas.
Qué debes saber antes de hacer búsquedas
Antes de buscar eventos, consulta el artículo Eventos de calendario admitidos en Vault y el artículo Preguntas frecuentes sobre la búsqueda de Vault.
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Qué datos se buscanEn todos los eventos, puedes buscar por título, descripción, ubicación, participantes o salas. No se pueden buscar archivos de Drive con hiperenlace por su nombre o contenido.
Se busca:
- Eventos del calendario principal
- Eventos fuera de la oficina
- Citas reservadas
- Tiempo de concentración
No se busca:
- Datos de calendarios secundarios, como calendarios de vacaciones o de grupo
- Tasks
- Lugar de trabajo
- Citas no reservadas
Consulta información detallada en el artículo Servicios y tipos de datos admitidos.
Si buscas un evento, Vault devuelve la versión más reciente, a menos que introduzcas la fecha de la versión como parte de la búsqueda. Cuando introduces una fecha de versión, Vault devuelve la última versión disponible antes de las 00:00 UTC de esa fecha. Si añades filtros, Vault los aplica a las versiones de eventos actuales y, a continuación, devuelve los datos de la versión de esos eventos.
Cuando configures una política de conservación de Calendar, ten en cuenta lo siguiente:
- Si no configuras una política de conservación de Calendar, la información de la revisión se conservará durante 30 días.
- Cuando creas una regla de conservación de Calendar para una organización, todos los eventos de Calendar conservan un máximo de 365 revisiones.
- Se conservará la última revisión del día y las revisiones anteriores de ese día se descartarán.
- Cuando se aplica una retención a un usuario, todas sus revisiones se conservan mientras dure la retención. Una vez que se haya levantado la retención, se eliminarán todas las revisiones posteriores al número de revisión 365.
- Si introduces una fecha de versión y buscas un evento que forma parte de una serie, la búsqueda devuelve la serie completa. Este resultado se debe a que algunas revisiones, como el cambio de la frecuencia de una serie de eventos, no se relacionan con una instancia de evento específica.
Si buscas una serie de eventos e introduces un parámetro, se devolverá la parte de la serie de eventos que coincida con el parámetro. Por ejemplo, si buscas una serie de eventos con un parámetro de fecha, obtendrás la parte de la serie que coincida con esa fecha.
Sin embargo, para la exportación, obtienes la serie completa. Una serie de eventos se representa como una única entrada en el archivo de programación del calendario de Internet (ICS). Puede utilizar este formato para importar los datos en herramientas de terceros.
Vault muestra y retiene los eventos cifrados del lado del cliente del mismo modo que otros eventos.
Puedes previsualizar la información del evento sin cifrar, como el título, los participantes y la ubicación.
No puedes buscar ni previsualizar descripciones de eventos cifradas. Para ver el contenido cifrado, exporta los datos y descífralos con la utilidad de descifrado (beta).Buscar eventos en Calendar
Usas asuntos para buscar datos. Los asuntos son espacios de trabajo de tus proyectos de Vault y te permiten agrupar retenciones, búsquedas y exportaciones relacionadas. Los asuntos no restringen los datos que puedes buscar. Todos los datos a los que se te permite acceder se pueden buscar desde cualquier asunto.
- Inicia sesión en vault.google.com.
- Si has creado un asunto, haz clic en Asuntos
tu asunto.
De lo contrario, crea un asunto. Consulta más información en el artículo Crear y gestionar asuntos.
- Haz clic en Elegir servicio
- Selecciona los datos de origen que quieres buscar:
- Todos los datos: busca en todos los eventos de tu organización.
- Datos retenidos: busca eventos del asunto que estén retenidos.
- Selecciona la entidad en la que quieres realizar la búsqueda:
- Cuentas concretas: introduce hasta 5000 direcciones de correo electrónico de cuenta.
- Unidad organizativa: busca en las cuentas de una unidad organizativa concreta.
Si la unidad organizativa tiene unidades organizativas secundarias, se buscará en las cuentas de la unidad superior y de la secundaria.
- Selecciona una zona horaria.
Para obtener más información, consulta la sección ¿Cómo gestiona Vault las zonas horarias y el horario de verano?
- Selecciona un periodo:
- Todos los eventos hasta el momento: busca todos los eventos (opción predeterminada).
- Periodo personalizado: busca eventos entre una fecha de inicio y una de finalización.
- (Opcional) Para introducir términos de búsqueda, haz clic en Términos y escribe uno o varios términos de búsqueda.
Para obtener más información, consulta la sección Términos de búsqueda de eventos de Calendar (más adelante en esta página).
- (Opcional) Para usar opciones de búsqueda avanzada (por ejemplo, buscar por invitado, sala o estado de respuesta), haz clic en Opciones avanzadas e introduce las opciones de búsqueda que quieras.
Para obtener más información, consulta la sección Términos de búsqueda de eventos de Calendar (más adelante en esta página).
- (Opcional) Para hacer la búsqueda y obtener una lista con los eventos que coincidan con tu consulta, haz clic en Buscar.
Consulta información detallada en la sección Revisar los resultados de búsqueda (más adelante en esta página).
- (Opcional) Para exportar los resultados de búsqueda y saltarte la vista previa de los resultados, haz clic en Exportar.
Consulta más información en el artículo Exportar datos desde Vault.
Buscar términos de eventos de Calendar
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Términos de búsqueda de CalendarCuando buscas eventos de Calendar en un asunto de Vault, puedes introducir hasta 2000 caracteres. No se admiten comodines ni operadores de búsqueda.
Por ejemplo, para buscar:
- Palabras clave (título, descripción, invitados, organizador, ubicaciones o salas del evento): introduce palabras separadas por un espacio.
Por ejemplo: Sincronización diaria (la búsqueda coincide con eventos que contengan tanto "diario" como "sincronización")
- Una frase: escribe la frase entre comillas.
Ejemplo: "Toda la empresa"
Para buscar al creador, organizador o invitados, introduce uno o varios nombres de usuario separados por espacios.
Ejemplo: usuario1@example.com usuario2@example.com
Para buscar eventos futuros, haz clic en Periodo personalizado y deja la fecha de finalización en blanco o usa una fecha posterior a la actual.
Puedes buscar eventos en los que los invitados han respondido que sí, que no, que quizá asistan o no han respondido. Debes especificar los invitados en el campo Entidad.
Cuando hagas búsquedas, utiliza los siguientes parámetros:
- Para buscar por datos de origen, selecciona Todos los datos.
- (Opcional) Para acotar la búsqueda, añade términos como los siguientes:
- Para buscar eventos de un periodo concreto, haz clic en Periodo personalizado e introduce las fechas de inicio y finalización.
- Para buscar eventos con palabras clave específicas, haz clic en Términos y añade palabras clave.
- Haz clic en Opciones avanzadas y, en Estado de respuesta, selecciona el estado de respuesta que quieras devolver.
Para ver eventos con cualquier respuesta, desmarca todas las casillas.
Revisar los resultados de búsqueda
Cuando finalice la búsqueda, haz clic en el título del evento para abrir una vista previa:
- Los eventos con
tienen uno o varios archivos de Drive con hiperenlaces. Para acceder al archivo de Drive con hiperenlace, haz clic en el evento para obtener un enlace de Drive y, a continuación, haz clic en el enlace para acceder al archivo en Drive.
Que puedas acceder al archivo de Drive con hiperenlace depende de los permisos que tengas asignados al archivo.
- Los eventos con
tienen cifrado del lado del cliente.
Para obtener más información, consulta el artículo Acerca de las descripciones de eventos con cifrado por parte del cliente (que aparece más arriba en esta página).
Para ver la lista de invitados, haz clic en el evento. Si el evento tiene más de 200 participantes, exporta el evento para ver los participantes. Consulta más información en el artículo Exportar datos desde Vault.
También puedes hacer lo siguiente:- Editar la búsqueda: haz clic en Editar consulta, edita la consulta de búsqueda y haz clic en Buscar.
- Guarda la consulta: haz clic en Guardar.
Consulta más información en el artículo Guardar consultas de búsqueda en Vault.
- Para borrar todos los campos e iniciar una nueva búsqueda, haz clic en Borrar.
- Si quieres crear una exportación de los resultados de búsqueda, haz clic en Exportar.
Consulta más información en el artículo Exportar datos desde Vault.