Nguyên tắc dành cho người gửi hàng loạt

Khắc phục sự cố gửi thư với Công cụ Postmaster

Công cụ Postmaster của Gmail cung cấp cho người gửi chỉ số về các thông số như uy tín, tỷ lệ spam, vòng phản hồi, v.v... Công cụ có thể giúp bạn kiểm tra việc tuân thủ các nguyên tắc dành cho người gửi hàng loạt của Gmail, cũng như xác định các sự cố có thể gây ra rắc rối với bộ lọc spam.

Chúng tôi đã nhận được yêu cầu từ những người gửi hàng loạt muốn biết thêm về các phương pháp hay nhất để đảm bảo thư của họ được gửi tới người dùng Gmail. Gmail phân loại thư đến theo những cách sau:

  • Spam so với không phải spam: Thư spam được đặt trong thư mục spam, trong khi thư không phải là spam được đặt trong hộp thư đến.
  • Danh mục thư: Hầu hết người dùng sử dụng hộp thư đến mặc định của Gmail, vốn có chức năng tiếp tục phân loại các thư không phải spam vào các danh mục - Chính, Xã hội, Quảng cáo, Nội dung cập nhật và Diễn đàn. Danh mục Chính, Xã hội và Quảng cáo được bật theo mặc định, nhưng người dùng có thể chọn để bật tất cả năm danh mục cho đến không bật danh mục nào. Danh mục Chính bao gồm những cuộc hội thoại trực tiếp và các danh mục thư hiện chưa được bật.

Việc phân loại thư phụ thuộc rất nhiều vào các báo cáo từ người dùng. Người dùng Gmail có thể đánh dấu và hủy đánh dấu thư là spam và có thể di chuyển các thư không phải spam giữa các tab trong hộp thư đến. Trong cả hai trường hợp Gmail học hỏi từ các sửa chữa của người dùng và tự động điều chỉnh cách phân loại theo thời gian để phù hợp với tùy chọn của người dùng.

Các nguyên tắc sau đây có thể giúp bạn dự đoán được kết quả phân loại và làm cho người nhận hài lòng.

Phân loại hộp thư đến

Danh mục trong hộp thư đến

Phân loại spam

Xác thực và nhận dạng
Đăng ký
Hủy đăng ký
Định dạng
Gửi được thư
Người gửi bên thứ ba
Chương trình tiếp thị đơn vị liên kết
 

Không đúng chỗ?

  • Nếu bạn nhận được thông báo lỗi khi gửi email đến một nhóm G Suite, hãy nhấp vào đây.
  • Bạn vừa mới gửi thư cho bạn bè hoặc cộng sự kinh doanh? Hãy nhấp vào đây để được trợ giúp thêm.
 
Danh mục trong hộp thư đến

Danh mục trong hộp thư đến của Gmail giúp người dùng sắp xếp và kiểm soát hộp thư đến tốt hơn bằng cách phân loại thư vào các danh mục và đặt thư từ các danh mục đó vào các tab.

Người dùng có thể chọn để luôn đưa các thư và người gửi cụ thể vào một danh mục riêng biệt và có thể bật hoặc tắt từng danh mục. Việc gắn dấu sao một thư sẽ đưa thư đó vào danh mục Chính. Gmail học hỏi từ các sửa chữa của người dùng và tự động điều chỉnh cách phân loại theo thời gian để phù hợp với tùy chọn của người dùng.

Dưới đây là những gì bạn có thể làm để giúp Gmail phân loại thư chính xác hơn:

  • Gửi các thư thuộc các danh mục khác nhau (ví dụ: quảng cáo, thông báo giao dịch, cập nhật xã hội) từ các địa chỉ người gửi khác nhau và cố gắng giữ cho các địa chỉ đó nhất quán theo thời gian.
  • Tránh kết hợp các loại nội dung khác nhau trong một email. Ví dụ: việc đưa quảng cáo vào một thư thông báo giao dịch có thể làm cho hệ thống phân loại thư đó là quảng cáo.

 

Xác thực và nhận dạng

Tại sao xác thực thư của bạn là quan trọng?

Xác thực đảm bảo rằng thư của bạn có thể được phân loại chính xác. Email thiếu xác thực có nhiều khả năng bị từ chối hoặc đặt trong thư mục spam, vì có khả năng cao đó là những thư giả mạo được sử dụng để lừa đảo.

Ngoài ra, email không được xác thực có tệp đính kèm có thể bị từ chối thẳng thừng vì lý do bảo mật.

Để đảm bảo rằng Gmail có thể nhận dạng bạn:

  • Hãy sử dụng địa chỉ IP nhất quán để gửi thư hàng loạt.
  • Giữ các bản ghi DNS ngược hợp lệ cho (các) địa chỉ IP mà bạn gửi thư từ đó và trỏ tới miền của bạn.
  • Sử dụng cùng một địa chỉ trong tiêu đề 'Từ:' trên mỗi thư hàng hoạt bạn gửi.

Chúng tôi cũng khuyên bạn nên làm những điều sau đây:

  • Ký thư bằng DKIM. Chúng tôi không xác thực thư được ký bằng các khóa sử dụng ít hơn 1024 bit.
  • Xuất bản bản ghi SPF .
  • Xuất bản chính sách DMARC.

Tìm hiểu thêm về xác thực email.

Nguyên tắc bổ sung cho IPv6

  • IP gửi phải có bản ghi PTR (ví dụ: DNS ngược của IP gửi) và nó phải khớp với IP thu được thông qua quá trình phân giải DNS chuyển tiếp của tên máy chủ được chỉ định trong bản ghi PTR. Nếu không, thư sẽ bị đánh dấu là spam hoặc có thể bị từ chối.
  • Miền gửi phải vượt qua kiểm tra SPF hoặc kiểm tra DKIM. Nếu không, thư có thể bị đánh dấu là spam.

 

Đăng ký

Mỗi người dùng trong danh sách phân phối của bạn phải chọn để nhận thư từ bạn bằng một trong những cách sau đây (chọn đồng ý):

  • Thông qua một email yêu cầu đăng ký vào danh sách của bạn.
  • Bằng cách chọn thủ công một hộp trong một biểu mẫu web hoặc trong một phần mềm.

Chúng tôi cũng khuyên bạn nên xác minh từng địa chỉ email trước khi đăng ký chúng vào danh sách của bạn.

Các phương pháp thu thập địa chỉ sau đây không được xem là 'chọn đồng ý' và không được khuyên dùng:

  • Sử dụng danh sách địa chỉ email mua từ bên thứ ba.
  • Thiết lập hộp kiểm trong một biểu mẫu web hoặc trong một phần mềm để đăng ký tất cả người dùng theo mặc định (yêu cầu người dùng phải chọn cụ thể là không đồng ý nhận thư).

 

Hủy đăng ký

Người dùng phải có thể hủy đăng ký khỏi danh sách gửi thư của bạn bằng một trong những cách sau:

  • Một liên kết nổi bật nằm trong phần nội dung của email dẫn người dùng đến một trang xác nhận việc hủy đăng ký của mình (không yêu cầu dữ liệu đầu vào từ người dùng, ngoại trừ việc xác nhận).
  • Bằng cách trả lời email của bạn với yêu cầu hủy đăng ký.

Để đảm bảo người nhận có thể hủy đăng ký mà không phải rời khỏi Gmail, chúng tôi khuyên bạn nên thêm tiêu đề 'List-Unsubscribe' bằng một trong các cách sau:

  • Một lần nhấp: Thêm các tiêu đề sau như được mô tả trong RFC 8058:
  •      List-Unsubscribe-Post: List-Unsubscribe=One-Click
         List-Unsubscribe: <https://example.com/unsubscribe/opaquepart>

                Nếu người nhận hủy đăng ký, bạn sẽ nhận được yêu cầu POST này:

         POST /unsubscribe/opaquepart HTTP/1.1
         Host: example.com
         Content-Type: application/x-www-form-urlencoded
         Content-Length: 26

         List-Unsubscribe=One-Click

  • mailto: Cung cấp tiêu đề Hủy bỏ Danh sách-Hủy đăng ký trỏ đến một địa chỉ email sử dụng phương thức 'mailto:'
     

Lưu ý: nếu cả phương pháp một lần nhấp chuột và mailto được hiển thị trong tiêu đề List-Unsubscribe, Gmail sẽ sử dụng phương pháp được chỉ định đầu tiên.

Để giúp đảm bảo thư của bạn không bị đánh dấu là spam, chúng tôi cũng khuyên bạn nên:

  • Tự động hủy đăng ký những người dùng có địa chỉ trả lại nhiều thư.
  • Gửi thư xác nhận định kỳ cho người dùng.
  • Bao gồm từng danh sách gửi thư họ đã đăng ký và tạo cơ hội để hủy đăng ký khỏi những danh sách họ không còn quan tâm nữa.

Có khả năng người dùng của bạn chuyển tiếp thư từ các tài khoản khác, vì vậy chúng tôi khuyên bạn nên:

  • Biểu thị rõ ràng địa chỉ email được đăng ký vào danh sách của bạn.
  • Hỗ trợ phương pháp hủy đăng ký khỏi danh sách gửi thư của bạn bằng URL (điều này là có lợi nếu người quản lý danh sách gửi thư của bạn không thể nhận biết là ai hủy đăng ký dựa trên địa chỉ 'Trả lời:').

 

Định dạng
  • Tất cả thư phải được định dạng theo RFC 5322 và nếu sử dụng HTML thì định dạng theo tiêu chuẩn HTML.
  • Thư phải có trường tiêu đề 'Message-ID:' hợp lệ.
  • Thư phải biểu thị chúng là thư hàng loạt bằng cách sử dụng trường tiêu đề 'Precedence: bulk'.
  • Việc cố tình giấu người gửi thư thực sự hoặc trang đích thực sự cho bất kỳ liên kết web nào trong thư có thể gây hậu quả là không gửi thư được.
  • Chủ đề của mỗi thư phải phù hợp với nội dung và không gây hiểu nhầm.
  • Miền xác thực, miền Từ phong bì, miền Từ tải dữ liệu, miền trả lời và miền của người gửi không vi phạm các nguyên tắc của Hồ sơ bảo mật Unicode có tính hạn chế cao dành cho miền quốc tế.

 

Gửi được thư

Tuy Gmail nỗ lực để gửi tất cả các thư hợp lệ tới hộp thư đến của người dùng, nhưng có khả năng là một số thư hợp lệ có thể bị đánh dấu là spam. Gmail không chấp nhận yêu cầu 'danh sách trắng' từ những người gửi hàng loạt và chúng tôi không thể đảm bảo rằng tất cả thư của bạn sẽ qua các bộ lọc spam của chúng tôi. Để đảm bảo rằng người dùng của chúng tôi nhận được tất cả các thư họ muốn, chúng tôi đã cung cấp cho người dùng một phương pháp để gửi cho chúng tôi phản hồi về các thư bị gắn cờ là spam -- người dùng có tùy chọn nhấp vào nút 'Không phải spam' cho mỗi thư bị các bộ lọc spam của chúng tôi gắn cờ. Chúng tôi lắng nghe báo cáo của người dùng và khắc phục vấn đề để mang lại cho họ trải nghiệm người dùng tốt nhất. Miễn là người dùng của chúng tôi không xem thư của bạn là spam, bạn sẽ không gặp vấn đề nào khi gửi thư vào hộp thư đến.

Có hai yếu tố quan trọng, trong trường hợp thông thường, giúp thư tới được hộp thư đến của người dùng Gmail ':

  • Địa chỉ 'Từ:' được liệt kê trong danh sách liên hệ của người dùng.
  • Một người dùng nhấp vào 'Không phải spam' để báo cho Gmail là thư được gửi từ địa chỉ được chấp nhận.

Nếu bạn gửi cả thư quảng cáo và thư giao dịch có liên quan đến tổ chức của bạn, chúng tôi khuyên bạn nên chia thư theo mục đích càng rõ ràng càng tốt. Bạn có thể làm điều này bằng cách:

  • Sử dụng địa chỉ email riêng biệt cho từng chức năng.
  • Gửi thư từ các miền và/hoặc địa chỉ IP khác nhau cho từng chức năng.

Khi sử dụng những mẹo này, thư giao dịch quan trọng sẽ có nhiều khả năng được gửi tới hộp thư đến của người dùng hơn. Các nguyên tắc của chúng tôi nhằm mục đích giúp bạn xây dựng danh tiếng tốt hơn trong hệ thống Gmail, qua đó giúp bạn gửi thư liên tục tới các hộp thư đến trong Gmail.

Người gửi bên thứ ba

Nếu người khác sử dụng dịch vụ của bạn để gửi thư (ví dụ: các ISP), bạn có trách nhiệm theo dõi người dùng của bạn và/hoặc hành vi của khách hàng.  

  • Bạn phải có một địa chỉ email cho người dùng và/hoặc khách hàng để báo cáo lạm dụng (abuse@yourdomain.com).
  • Bạn phải duy trì thông tin liên hệ được cập nhật trong hồ sơ WHOIS của bạn và trên abuse.net.
  • Bạn phải chấm dứt kịp thời tất cả người dùng và/hoặc khách hàng sử dụng dịch vụ của bạn để gửi thư spam.

 

Chương trình tiếp thị đơn vị liên kết

Các chương trình tiếp thị đơn vị liên kết sẽ thưởng cho các bên thứ ba để đưa khách truy cập đến trang web của bạn. Tuy nhiên, những chương trình này có thể bị những đối tượng gửi spam thành thạo lợi dụng và có thể gây hại nhiều hơn lợi. Vui lòng lưu ý những điều sau:

  • Nếu thương hiệu của bạn gắn với spam tiếp thị đơn vị liên kết, điều này có thể ảnh hưởng đến thư được bạn và những đơn vị liên kết khác của bạn gửi.
  • Bạn có trách nhiệm theo dõi các đơn vị liên kết của bạn và loại bỏ những đơn vị liên kết này nếu họ gửi spam.


Nếu bạn đang gửi thư theo các nguyên tắc của chúng tôi và Gmail tiếp tục đánh dấu thư của bạn là spam, hãy khắc phục sự cố sâu hơn.

Andrea là một chuyên gia Gmail và là tác giả của trang trợ giúp này. Hãy để lại phản hồi của bạn về trang trợ giúp này cho cô ấy.

Bài viết này có hữu ích không?
Chúng tôi có thể cải thiện trang này bằng cách nào?