איך למנוע חסימה או העברה לספאם של אימייל שנשלח למשתמשי Gmail

מאמר זה נקרא בעבר הנחיות לשולחים לרשימות תפוצה.

ההנחיות במאמר זה יעזרו לכם לוודא שההודעות שלכם יגיעו לתיבות הדואר הנכנס של Gmail. כדאי ליישם את הטיפים שבמאמר זה כדי להפחית את הסבירות ש-Gmail יחסום את ההודעות שלכם או יסמן אותן כספאם.

הנחיות אלה מיועדות לכל מי ששולח אימייל למשתמשי Gmail. משתמש Gmail הוא כל אדם עם חשבון Gmail מאחד הסוגים הבאים:

  • חשבון Gmail אישי, עם סיומת ‎@gmail.com.
  • חשבון Gmail בעבודה או במוסד הלימודים במסגרת חבילת G Suite. כתובות אימייל של חשבונות G Suite במקומות עבודה או במוסדות לימודים לא כוללות את הסיומת ‎@gmail.com.

יישום ההנחיות שבמאמר זה יקטין את הסיכויים ש-Gmail:

  • יגביל את קצב השליחה שלכם
  • יחסום את ההודעות שלכם
  • יסמן את ההודעות שלכם כספאם

הערה: Gmail לא מאשר בקשות להוספה לרשימת היתרים שמתקבלות משולחי אימייל. איננו יכולים להבטיח שהודעות יעברו את מסנני הספאם של Gmail.

האם אתם משתמשים בחשבון G Suite כדי לשלוח אימייל? חשוב לקרוא את המדיניות של G Suite בנושא ספאם ושימוש לרעה. מדיניות זו מהווה חלק ממדיניות השימוש המקובל של G Suite.

מאמר זה לא מספק פתרונות לבעיות הבאות:

אם אתם משתמשים בספק שירות אימייל לדומיין שלכם

אם אתם משתמשים בספק שירות אימייל עם הדומיין שלכם, חשוב לוודא שהספק פועל בהתאם להנחיות שבמאמר זה. ספקי אימייל גדולים, לדוגמה Gmail, ‏AOL ו-Yahoo, בדרך כלל פועלים בהתאם להנחיות אלה.

אם אתם משתמשים בספק דומיינים אבל אתם מנהלים את שירות האימייל שלכם בעצמכם, מומלץ:

  • לעיין בשיטות המומלצות לשליחת אימייל למשתמשי Gmail המפורטות במאמר זה וליישם אותן.
  • להשתמש בכלים לניהול אימייל כדי לעקוב אחר מידע על הודעות שנשלחות מהדומיין שלכם אל משתמשי Gmail.

יישום השיטות המומלצות לשליחה ל-Gmail

כדי להפחית את הסיכוי שהודעות מהדומיין שלכם יועברו לספאם או ייחסמו על ידי Gmail, כדאי ליישם את השיטות המומלצות המפורטות בסעיף זה.

מומלץ להגדיר רשומות DNS הפוכות חוקיות של כתובות ה-IP שלכם, שמפנות אל הדומיין שלכם.

באופן אידאלי, יש לשלוח את כל ההודעות מאותה כתובת IP. אם אתם חייבים לשלוח מכמה כתובות IP, כדאי להשתמש בכתובות IP שונות לסוגים שונים של הודעות. לדוגמה, אפשר להשתמש בכתובת IP אחת לשליחת התראות חשבון ובכתובת IP אחרת לשליחת הודעות של קידום מכירות.

אין לשלב סוגי תוכן שונים באותן הודעות. לדוגמה, אין לכלול תוכן על מבצעים קרובים בהודעות של קבלות רכישה.

הודעות מאותה קטגוריה צריכות לכלול את אותה כתובת אימייל בכותרת מאת:. לדוגמה, הודעות מדומיין שנקרא your-company.net עשויות לכלול כותרות מאת: כמו אלה:

  • הודעות של קבלות רכישה: receipt@your-company.net
  • הודעות לקידום מכירות: deals@your-company.net
  • הודעות של התראות חשבון: alerts@your-company.net

כדאי לבדוק באופן קבוע שהדומיין שלכם לא מסומן כלא בטוח בגלישה בטוחה של Google. כדי לבדוק את סטטוס הדומיין, מזינים את הדומיין בדף 'סטטוס גלישה בטוחה של אתר'. בנוסף, מומלץ לבדוק כל דומיין שמקושר לדומיין שלכם.

אל תשלחו הודעות פישינג לדוגמה ואל תבדקו קמפיינים מהדומיין שלכם. המוניטין של הדומיין שלכם עלול להיפגע כתוצאה מכך, וייתכן שהוא יתווסף לרשימות חסימה באינטרנט.

אל תתחזו לדומיין או לשולח אחר ללא רשות. התחזות כזו נקראת זיוף, והיא עלולה לגרום ל-Gmail לסווג את ההודעה כספאם.

כדי למנוע סימון של הודעות לגיטימיות כספאם:

  • הסיכוי לסימון הודעות כספאם קטן יותר אם הכתובת מאת: שלהן כלולה ברשימת אנשי הקשר של הנמען.
  • מדי פעם, ייתכן שהודעות לגיטימיות יסומנו כספאם. נמענים יכולים לסמן הודעות לגיטימיות כהודעות שאינן ספאם, כך שהודעות עתידיות מהשולח יועברו לתיבת הדואר הנכנס.

כדאי לבדוק שההודעות שלכם מאומתות

הסבירות שהודעות מאומתות יסומנו כספאם היא נמוכה יותר. הודעות מאומתות:

  • עוזרות להגן על נמענים מפני הודעות אימייל זדוניות, כגון הודעות פישינג.
  • מקטינות את הסיכוי לדחייה או לסימון כספאם על ידי Gmail.

שיטות האימות האלה מוגדרות אצל ספק הדומיין, לא ב-Gmail. אם אתם משתמשים בשירות לאירוח דומיינים או בספק אימייל, בצעו את הוראות הספק להגדרת אימות. יש להגדיר אימות לכל אחד מהדומיינים השולחים.

כדי למזער את הסיכוי שההודעות שלכם יסומנו כספאם, כדאי להשתמש בשיטות האימות הבאות:

  • לפרסם רשומת SPF בדומיין שלכם. SPF מונע משולחי ספאם לשלוח הודעות בלתי מורשות שנראות כאילו נשלחו מהדומיין שלכם.
  • להפעיל חתימת DKIM בהודעות. שרתים מקבלים משתמשים ב-DKIM כדי לאמת שבעל הדומיין אכן שלח את ההודעה. חשוב: הדרישה של Gmail היא מפתח DKIM באורך 1024 ביט לפחות.
  • לפרסם רשומת DMARC לדומיין שלכם. רשומת DMARC עוזרת לשולחים להגן על הדומיין שלהם מפני זיוף אימייל.

כדי שניתן יהיה לאמת הודעה באמצעות SPF ו-DKIM, הכותרת מאת: שלה צריכה להיות תואמת לדומיין השולח. הודעות יסומנו כמאומתות רק אחרי שיעברו את הבדיקה של SPF או DKIM.

שליחת אימייל למשתמשים שהביעו עניין

מומלץ לשלוח אימייל רק למשתמשים שבחרו לקבל ולקרוא את ההודעות שלכם. הסבירות שהם ידווחו על הודעות מהדומיין שלכם כספאם היא קטנה יותר.

אם הודעות מהדומיין שלכם מדווחות לעיתים קרובות כספאם, הסבירות שהודעות עתידיות יועברו לתיקיית הספאם גדלה. לאורך זמן, דוחות ספאם רבים יכולים לפגוע במוניטין של הדומיין שלכם.

מידע מפורט על המוניטין של הדומיין וה-IP שלכם זמין ב-כלים לניהול אימייל.

כדאי לוודא שהמשתמשים נרשמו לקבלת אימיילים

תוכלו להשתמש בשיטות הבאות כדי להבטיח שאתם שולחים אימייל למשתמשים שהביעו עניין:

  • מוודאים שהמשתמשים בחרו לקבל מכם אימייל.
  • בודקים את כתובת האימייל של כל אחד מהנמענים לפני שמוסיפים אותו לרשימת הדיוור.
  • כדאי לשלוח הודעות מדי פעם כדי לוודא שהמשתמשים מעוניינים להמשיך ולקבל מכם אימייל.
  • מומלץ להסיר מרשימת הדיוור משתמשים שלא קוראים את ההודעות שלכם.

מספקים למשתמשים אפשרות להפסיק לקבל מכם אימיילים

תמיד צריך לאפשר למשתמשים לבטל את ההרשמה להודעות שלכם, ולוודא שיוכלו להם לעשות זאת בקלות. הוספת אפשרות לביטול ההרשמה להודעות שלכם יכולה לשפר את שיעורי הפתיחה של ההודעות, שיעורי הקליקים ויעילות השליחה.

הנה כמה שיטות מומלצות לביטול ההרשמה:

  • לכלול קישור בולט בהודעה, שלחיצה עליו תעביר את המשתמשים לדף לביטול ההרשמה.
  • לספק למשתמשים אפשרות לבדוק מהן רשימות הדיוור שאליהן הם מנויים. לספק להם אפשרות לבטל את ההרשמה לרשימות מסוימות או לכל הרשימות בבת אחת.
  • לבטל באופן אוטומטי את ההרשמה של משתמשים שאתם מקבלים מהם הרבה הודעות חוזרות.
  • לשלוח מדי פעם הודעת אישור למשתמשים כדי לוודא שהם רוצים להמשיך לקבל את ההודעות שלכם.

שימוש בלחיצה אחת לביטול ההרשמה

כדי לאפשר למשתמשים לבטל את ההרשמה מתוך Gmail, צריך להגדיר ביטול הרשמה בלחיצה אחת. יש לכלול בהודעות אחת מהכותרות הבאות או את שתיהן:

List-Unsubscribe-Post: List-Unsubscribe=One-Click
List-Unsubscribe: <https://your-company-net/unsubscribe/example>

אם כוללים את שתי הכותרות, Gmail משתמש בזו שמופיעה ראשונה.

כשמשתמש יבטל את ההרשמה בלחיצה אחת, תקבלו את בקשת ה-POST הבאה:

‎"POST /unsubscribe/example HTTP/1.1
Host: your-company.net
Content-Type: application/x-www-form-urlencoded
Content-Length: 26
List-Unsubscribe=One-Click"‎

למידע נוסף על כותרות List-Unsubscribe:

מומלץ להימנע מהשיטות הבאות

  • רכישת כתובות אימייל מחברות אחרות.
  • שליחת אימייל למשתמשים שלא נרשמו לקבלת הודעות מכם. נמענים כאלה עלולים לסמן הודעות לא רצויות כספאם. הודעות עתידיות מהשרת שלכם אל המשתמשים האלה יסומנו כספאם.
  • שימוש בטופסי הצטרפות שמסומנים כברירת מחדל ומצרפים משתמשים באופן אוטומטי. במדינות/אזורים מסוימים יש הגבלות לגבי צירוף אוטומטי. יש לבדוק את החוקים במדינה/באזור שלכם לפני צירוף משתמשים באופן אוטומטי.

פיקוח על שולחים שמשתמשים בשירות האימייל שלכם

הערה: שיטה מומלצת זו מיועדת לספקים של שירותי אימייל.

כאשר שולחים משתמשים בשירות האימייל שלכם כדי לשלוח אימייל, אתם אחראים על פעילות האימייל שלהם. אתם צריכים:

  • לספק כתובת אימייל לנמעני ההודעות שבה יוכלו לדווח על שימוש לרעה באימייל, לדוגמה: abuse@your-company.net
  • לציין פרטים עדכניים ליצירת קשר ברשומת WHOIS שלכם ובאתר abuse.net.
  • להסיר מיד כל משתמש או לקוח ששולח ספאם באמצעות השירות שלכם.

פיקוח על שותפי שיווק

תוכניות של שיווק שותפים מציעות תגמול לחברות או לאנשים ששולחים מבקרים לאתר שלכם. שולחי ספאם יכולים לנצל לרעה תוכניות כאלה.

אם אנשים יקשרו את המותג שלכם עם ספאם שיווקי, גם אימייל אחר שתשלחו עלול להיות מסומן כספאם. כדאי לפקח על שותפי שיווק ולהסיר שותפים ששולחים ספאם.

עיצוב הודעות בפורמט שמתאים למסירה לתיבת דואר נכנס

ההנחיות הבאות בנושא עיצוב הודעות מגדילות את הסיכוי ש-Gmail יעביר את ההודעות שלכם לתיבת הדואר הנכנס ולא לתיקיית הספאם:

  • יש לעצב הודעות בהתאם לתקן העיצוב באינטרנט (RFC 5322).
  • אם ההודעות שלכם הן ב-HTML, יש לעצב אותן בהתאם לתקני HTML.
  • אל תשתמשו ב-HTML וב-CSS כדי להסתיר תוכן בהודעות. הסתרת תוכן עלולה לגרום לסימון ההודעות כספאם.
  • כותרות מאת: של ההודעות צריכות לכלול כתובת אימייל אחת בלבד, כמו בדוגמה הזו:
    מאת: notifications@your-company.net 
  • יש לכלול שדה כותרת Message-ID חוקי בכל הודעה (RFC 5322).
  • קישורים בגוף ההודעה צריכים להיות גלויים וקלים להבנה. המשתמשים צריכים לדעת לאן הם יגיעו אחרי שילחצו על קישורים.
  • פרטי השולח צריכים להיות ברורים וגלויים לעין.
  • נושא ההודעה צריך להיות רלוונטי ולא מטעה.
  • יש לציין דומיינים בינלאומיים בפורמט שתואם להנחיות המגבילות ביותר המפורטות בסעיף 5.2 של התקן הטכני של Unicode מס' 39:
    • דומיין מאמת
    • דומיין Envelope from
    • דומיין Payload
    • דומיין לתשובה
    • דומיין השולח

הגדלת נפח השליחה בהדרגה

אם אתם שולחים הרבה הודעות, מומלץ:

  • לשלוח אימייל במנות קטנות ובהדרגה. אל תשלחו הרבה אימיילים בבת אחת.
  • כדאי להתחיל עם נפח שליחה נמוך ולהגדיל את הנפח בהדרגה עם הזמן.
  • כשתגדילו את נפח השליחה, עליכם לעקוב באופן קבוע אחר קצב השליחה והתשובות שתקבלו. מעקב שוטף מאפשר להקטין את נפח השליחה כאשר קצב השליחה מוגבל או כאשר מתחילות להופיע שגיאות.

כשמגדילים בהדרגה את נפח שליחת האימייל, כדאי להשתמש בכלים לניהול אימייל כדי לעקוב אחר ביצועי האימייל.

חשוב: הגדלת נפח השליחה מהר מדי עלולה לגרום לבעיות במסירה.

הגורמים האלה משפיעים על המהירות שבה תוכלו להגדיל את נפח השליחה:

  • כמות הודעות האימייל ששולחים: ככל שתשלחו יותר הודעות אימייל, כך תוכלו להגדיל את נפח השליחה באיטיות רבה יותר.
  • תדירות השליחה: אפשר להגדיל את נפח השליחה מהר יותר אם שולחים מדי יום ולא מדי שבוע.
  • משוב של נמענים לגבי ההודעות שלכם: הקפידו לשלוח רק למשתמשים שנרשמו לקבלת הודעות אימייל מכם, ותנו למשתמשים אפשרות לבטל את ההרשמה.

יישום שיטות מומלצות לגבי כתובות IP

כדאי ליישם את השיטות המומלצות הבאות לגבי שרתי אימייל ששולחים אימייל למשתמשי Gmail:

לאמת את רשומת ה-PTR של השרת השולח

חשוב: כתובת ה-IP שממנה נשלח האימייל צריכה להיות זהה לכתובת ה-IP של שם המארח המצוין ברשומת המצביע (PTR). רשומות PTR נקראות גם רשומות DNS הפוכות.

לכתובת ה-IP שממנה נשלח האימייל חייבת להיות רשומת PTR. רשומות PTR מוודאות ששם המארח השולח משויך לכתובת ה-IP שממנה נשלח האימייל. כל כתובת IP צריכה למפות לשם מארח ברשומת ה-PTR.

אפשר לחפש רשומת PTR באמצעות הכלי intoDNS.

לעקוב אחר נפח השליחה

חשוב: בחשבונות בעבודה ובמוסדות לימודים יש מגבלות שליחה גם כאשר הנמענים נמצאים בדומיינים אחרים של G Suite. לדוגמה, נניח שאתם שולחים אימייל למשתמשים עם כתובות אימייל עם הדומיינים your-company.net ו-other-company.com. אף על פי שהדומיינים שונים, אם רשומת ה-MX של שניהם היא google.com, הודעות שיישלחו לדומיינים האלה ייספרו כחלק מההגבלה.

אם אתם משתמשים ב-G Suite או ב-Gmail לשליחה: כשתגיעו למגבלת השליחה, G Suite יגביל את קצב שליחת ההודעות מאותה כתובת IP.

כדי לא לחרוג ממגבלות השליחה של כתובת ה-IP, מומלץ ליישם את ההמלצות הבאות:

  • שימו לב למגבלות של שליחת אימייל כששולחים מדומיינים שמארח MX שלהם הוא Google.com.
  • את שליחת האימייל מכתובת IP יחידה מגבילים על סמך הדומיין של רשומת ה-MX ולא הדומיין שמופיע בכתובת האימייל של הנמען.
  • מעקב אחר התשובות מאפשר לשנות את קצב השליחה לפי הצורך ולא לחרוג מהמגבלות.

לעקוב אחר המוניטין של כתובת IP משותפת

כתובת IP משותפת היא כתובת IP שמשמשת יותר משולח אימייל אחד. הפעילות של כל השולחים בכתובת ה-IP המשותפת משפיעה על המוניטין של כל מי שמשתמש בכתובת הזו.

אם אתם משתמשים בכתובת IP משותפת לשליחת אימייל, מוניטין שלילי של שולח אחר משפיע על המוניטין שלכם. מוניטין שלילי עלול להשפיע על שיעור המסירה שלכם.

אם אתם משתמשים בכתובת IP משותפת לשליחת אימייל, מומלץ לבצע את הפעולות הבאות:

  • מוודאים שכתובת ה-IP אינה כלולה ברשימת חסימה כלשהי באינטרנט. הודעות שנשלחות מכתובות IP הכלולות ברשימת חסימה עלולות להיות מסומנות כספאם.
  • אם אתם משתמשים בכתובת ה-IP המשותפת דרך ספק שירות אימייל, תוכלו להשתמש בכלים לניהול אימייל כדי לעקוב אחר המוניטין שלה.

שימוש בכלים לניהול אימייל למעקב אחר דואר שנשלח

בעזרת כלים לניהול אימייל ניתן לקבל מידע על האימייל ששולחים למשתמשי Gmail. לדוגמה:

  • כאשר משתמשים מסמנים את ההודעות כספאם
  • סיבות אפשריות לכך שההודעות שלכם לא נמסרות
  • אם ההודעות שלכם מאומתות
  • המוניטין של כתובת ה-IP או הדומיין שלכם והשפעתו על שיעורי המסירה של ההודעות

פתרון בעיות במסירת דואר

אם אתם משתמשים בספק שירות אימייל

אם אתם משתמשים בספק שירות אימייל ונתקלתם בבעיות במסירה, פנו לספק שלכם. נסו לברר אם הספק מיישם את השיטות המומלצות המתוארות במאמר זה.

שימוש בארגז הכלים לרשומות MX לבדיקת הגדרות הדומיין

בעזרת ארגז הכלים של G Suite ניתן לבדוק ולתקן הגדרות של הדומיין.

תיקון המקור של אימייל שנדחה

אם ההודעות שלכם נדחות, ייתכן שתקבלו הודעת שגיאה. כדי שתוכלו לתקן את הבעיה, נדרש לכם מידע נוסף על השגיאה. הודעות השגיאה הנפוצות הן:

  • 421, "4.7.0": ההודעות נדחות מפני שכתובת ה-IP של השרת השולח לא כלולה ברשימת ההיתרים של הדומיין של הנמען.
  • 550, "5.7.1": ההודעות נדחות מפני שכתובת ה-IP של השרת השולח כלולה ברשימה של כתובות IP מושעות. השגיאה הזו עשויה להופיע אם אתם שולחים אימייל מכתובת IP משותפת עם מוניטין גרוע.

למידע נוסף על הודעות שגיאה של SMTP ואימייל:

תיקון שגיאות הרשאה של IPv6

המשמעות של שגיאת הרשאה של IPv6 עשויה להיות שרשומת ה-PTR של השרת השולח לא משתמשת ב-IPv6. אם אתם משתמשים בספק שירות אימייל, יש לוודא שהוא משתמש ברשומת PTR של IPv6.

דוגמה לשגיאת הרשאה של IPv6:
550-5.7.1: ההודעה לא עומדת בהנחיות השליחה של IPv6 לגבי רשומות PTR ואימות.

שימוש בכלי לפתרון בעיות

אם אתם עדיין נתקלים בבעיות במסירת האימייל לאחר שביצעתם את ההנחיות המפורטות במאמר זה, תוכלו לעיין במאמר פתרון בעיות לשולחים שנתקלים בבעיות מסירה.