機構、班級、團隊和其他群組都可以使用 Google 網路論壇執行下列操作：
- 尋找嗜好或興趣類似的同好，並參與線上對話。
- 使用群組電子郵件地址互相傳送電子郵件。
- 共同處理專案。
- 安排會議和活動。
建立群組
- 登入 Google 網路論壇。
- 按一下頂端的「建立群組」。
-
輸入群組的相關資訊並選擇設定。設定參考資料。
- 按一下 [建立群組]。
如果你要向新群組傳送郵件，請先稍候片刻，等系統啟用該群組。如果你在群組啟用前就寄出郵件，可能會收到無法傳送郵件的通知。 - (選用) 後續步驟：選擇群組的進階設定。
群組資訊
| 選項 | 說明 |
|---|---|
| 群組名稱 |
輸入可用於在清單和訊息中辨識群組的名稱。請按照以下指南設定名稱：
|
| 群組電子郵件 |
輸入群組電子郵件地址。如果系統顯示多個網域，請從清單中選取適當的網域。輸入電子郵件地址時，請遵循下列規範：
如果你透過公司或學校帳戶建立群組，你的電子郵件地址可能會包含「-user-created」這類字尾。舉例來說，如果你的群組名稱是「training」，實際的電子郵件地址可能是 training-user-created@<你的網域>。 |
| 群組說明 |
(選用) 輸入群組的目的或用途，即可在群組的「關於」頁面中新增資訊。你可以提供有關群組成員、群組內容、常見問題或是其他相關群組連結等資訊。 |
隱私權設定
| 選項 | 說明 |
|---|---|
| 誰可以搜尋群組 |
選擇所需選項，指定誰可以透過搜尋群組的名稱、電子郵件地址或會話群組來尋找群組。
|
| 誰可以加入群組 |
選擇下列其中一個選項：
|
| 誰可以查看會話群組 | 選擇哪些使用者可以查看張貼至群組的會話群組。 |
| 誰可以張貼內容 | 選擇可以傳送訊息至群組電子郵件地址的使用者。 |
| 誰可以查看成員 | 選取哪些使用者可以查看群組成員清單。 |
新增成員
| 選項 | 說明 |
|---|---|
| 群組成員 | 輸入你要新增並指派成員角色的使用者名稱或電子郵件地址。
根據預設，群組成員具備基本權限。這些權限可能包括查看和張貼訊息到會話群組，以及檢視成員 (視機構和群組設定而定)。群組的版主和管理員可以新增或限制成員的權限。系統會將成員角色的所有權限自動授予管理員和版主。 |
| 群組管理員 | 輸入你要新增並指派管理員角色的使用者名稱或電子郵件地址。
根據預設，管理員具備的權限和版主大致相同，差別只在於管理員無法：
版主可以將任何權限設定為僅限版主所有，進一步限制管理員的權限。不過，管理員仍可隨時調整權限，讓自己重新取得權限。 群組不可以是另一個群組的管理員。 |
| 版主 | 輸入你要新增並指派版主角色的使用者名稱或電子郵件地址。
根據預設，擔任版主的成員具有群組的所有權限，而其中的許多權限可以指派給其他使用者。查看所有成員和內容管理權限。 只有版主可以進行以下操作：
只有群組的版主和管理員可以變更群組設定。 如果你登入公司或學校帳戶，系統管理員可以針對某個群組移除部分版主權限，其他則無法移除：
群組不可以是另一個群組的版主。 |
| 歡迎訊息 | 輸入在使用者未經邀請就加入群組時，系統傳送給對方的電子郵件訊息。只有在「直接新增成員」設為 [開啟] 時，才能使用這個選項。 |
| 邀請訊息 | 輸入傳送給使用者的加入群組電子郵件邀請函。邀請對象只要點選邀請函內的連結，即可加入群組。只有在「直接新增成員」設為 [關閉] 時，才能使用這個選項。 |
| 訂閱 |
指定接收群組電子郵件的偏好設定。選項包括：
如要接收群組訊息的活動摘要或摘要，你必須為群組開啟會話群組記錄。 |
| 直接新增成員 |
指定要直接在群組中新增成員，還是要邀請成員加入。 如果「直接新增成員」設為：
|
建立群組後，你就可以選用訊息審核和電子郵件頁尾等其他設定，也可以更新在建立群組時選擇的一般設定。
一般 | 成員隱私權 | 張貼政策 | 電子郵件選項 | 成員審核
一般
| 設定 | 說明 |
|---|---|
| 群組名稱 |
輸入可用於在清單和訊息中辨識群組的名稱。請按照以下指南設定名稱：
|
| 群組電子郵件 |
輸入群組電子郵件地址。如果系統顯示多個網域，請從清單中選取適當的網域。輸入電子郵件地址時，請遵循下列規範：
如果你透過公司或學校帳戶建立群組，你的電子郵件地址可能會包含「-user-created」這類字尾。舉例來說，如果你的群組名稱是「training」，實際的電子郵件地址可能是 training-user-created@<你的網域>。 |
| 群組說明 |
(選用) 輸入群組的目的或用途，即可在群組的「關於」頁面中新增資訊。你可以提供有關群組成員、群組內容、常見問題或是其他相關群組連結等資訊。 |
| 歡迎訊息 | 輸入、編輯或刪除群組的歡迎訊息。請參閱「新增或變更群組的歡迎訊息」。 |
| 啟用其他 Google 網路論壇功能 | 選取將群組設為協作收件匣的選項。請參閱「使用群組做為協作收件匣」。 |
| 共用標籤 | 勾選核取方塊，開啟為會話群組加上標籤的功能，以便更輕鬆進行整理及搜尋。請參閱「開啟共用標籤功能」。 |
| 誰可以查看群組 |
選擇所需選項，指定誰可以透過搜尋群組的名稱、電子郵件地址或會話群組來尋找群組。
|
| 誰可以加入群組 |
選擇下列任一選項：
|
| 允許外部成員 |
選擇是否要讓機構外部使用者成為群組成員。 只有透過公司或學校帳戶建立的群組才會看到這個選項，同時管理員也必須啟用允許版主新增外部成員的相關設定。 |
| 誰可以查看會話群組 | 選擇哪些使用者可以查看張貼至群組的會話群組。 |
| 誰可以張貼 | 選擇可以傳送訊息至群組電子郵件地址的使用者。 |
| 誰可以檢視成員 | 選取哪些使用者可以查看群組成員清單。 |
| 群組內容分類 |
選擇群組內容是否適合所有人，還是只適合成人。如果選擇只適合成人的選項，之後就無法進行變更。 只有在公開 googlegroups.com 網域中建立的群組才會看到這個選項。 |
成員隱私權
| 設定 | 說明 |
|---|---|
| 新成員必須提供身分識別 |
新成員必須採用下列身分形式。
如果你變更這項設定，現有使用者的顯示名稱會受到下列影響：
勾選 [顯示名稱不可重複] 方塊，可避免多位成員使用相同的身分。 |
| 誰可以聯絡版主 | 選擇哪些使用者可以聯絡群組中具版主角色的成員。 |
| 誰可以查看成員的電子郵件地址 | 選擇哪些使用者可以在網路論壇 UI 中查看成員的電子郵件地址。電子郵件地址仍可能在其他 Workspace 應用程式中顯示。 |
張貼政策
| 設定 | 說明 |
|---|---|
| 允許透過電子郵件張貼訊息 |
勾選這個方塊即可允許使用者張貼訊息到群組。如果取消勾選這個方塊，使用者就無法使用群組的電子郵件地址傳送訊息到群組。
|
| 允許透過網路張貼 | 勾選這個方塊，即可允許使用者透過 Google 網路論壇介面 (groups.google.com) 傳送訊息到群組。 |
| 會話群組記錄 |
開啟會話群組記錄，好讓成員隨時瀏覽 Google 網路論壇中的留言。
版主和管理員可以分別為每個群組開啟或關閉這項功能。
|
| 誰可以私下回覆作者 | 選擇哪些使用者可以私下回覆作者，而不是回覆整個群組。 |
| 誰可以附加檔案 | 選擇哪些使用者可以附加檔案 (例如文件或相片)。 |
| 誰可以審核內容 | 選擇哪些使用者可以核准、封鎖及刪除群組中的訊息。 |
| 誰可以審核中繼資料 | 選擇哪些使用者可以使用協作收件匣功能。 |
| 誰可以用群組身分留言 | 選擇哪些使用者可以使用群組的電子郵件地址 (而非自己的電子郵件地址) 張貼訊息。 |
|
預設寄件者 |
選擇從群組傳送訊息的預設地址：
|
| 訊息審核 |
選擇是否要先審查並核准訊息，再傳送到群組：
如要瞭解如何審核訊息，請參閱核准或封鎖新訊息。 |
| 新成員限制 |
將新成員新增至群組後，選擇初始的張貼權限：
你可以隨時對指定成員變更這些設定。 |
| 垃圾訊息處理 |
選擇當系統將傳送到群組的訊息標示為垃圾內容時要如何處理：
|
| 訊息遭拒通知 | 選擇是否要在訊息遭拒而未傳送到群組時通知寄件者。 |
電子郵件選項
| 設定 | 說明 |
|---|---|
| 主旨前置詞 |
自動為群組訊息的主旨行新增前置詞。前置詞可協助識別群組相關的電子郵件。
|
| 電子郵件頁尾 |
選擇群組電子郵件訊息頁尾顯示的內容：
|
| 群組電子郵件語言 | 輸入通知和電子郵件頁尾等系統產生資訊所用的語言。 |
| 自動回覆 |
勾選這個方塊後，系統就會自動回覆來自群組成員或貴機構內/外部非成員的訊息。 你必須登入公司或學校帳戶才能看到這個選項。 |
| 留言回覆對象 |
選擇群組貼文回覆的傳送對象：
|
| 會話群組模式 |
開啟或關閉會話群組模式。如果新訊息的主旨與最近有活動的現有會話串主旨相同，但並不是傳送給會話串的回覆，會話群組模式可決定在這種情況下如何處理新訊息。 如果開啟會話群組模式，系統會將這些類型的訊息新增為會話串的回覆。如果關閉這個模式，這些貼文就會產生新的會話串。 如果你關閉對話模式，會話串中的既有所有貼文將維持不變，只有新貼文會受到影響。 |
成員審核
| 設定 | 說明 |
|---|---|
| 誰可以管理成員 | 選擇可以新增或移除成員的使用者。 |
| 誰可以修改自訂角色 | 選擇可以變更群組角色權限的使用者。 |
| 自訂角色 | 建立及編輯群組的自訂角色。請參閱建立或編輯自訂角色。 |
將群組設為協作收件匣
必須具備「版主」或「管理員」身分。
如果你是透過公司或學校帳戶登入，就必須啟用 Google 網路論壇企業版才能使用這項功能。
如要啟用協作收件匣功能，你必須開啟會話群組記錄。詳情請參閱開啟或關閉會話群組記錄。
- 登入 Google 網路論壇。
- 按一下群組名稱。
- 按一下左側的 [群組設定]。
- 在「啟用 Google 網路論壇的其他功能」內，選取 [協作收件匣]。
更改群組的名稱、說明和電子郵件設定
必須具備「版主」或「管理員」身分。
- 登入 Google 網路論壇。
- 按一下群組名稱。
- 按一下左側的 [群組設定]。
- 在「一般」部分中進行變更。
- 按一下 [儲存變更]。
設定群組的電子郵件選項
必須具備「版主」或「管理員」身分。
- 登入 Google 網路論壇。
- 按一下群組名稱。
-
依序前往左側的 [群組設定 ]
[電子郵件選項]。
- 設定電子郵件選項：
- 主旨前置詞：有助於辨別群組發送的電子郵件
- 電子郵件頁尾：協助使用者存取訂閱設定及尋找 Google 網路論壇中的訊息
- 會話群組模式：以會話串的形式顯示相同主旨的訊息，而不是在每則訊息張貼後分別顯示
- 留言回覆對象：設定透過電子郵件回覆群組訊息時的預設回覆對象。
你在這裡選取的選項會自動填入回覆訊息時的「收件者」欄位。你可以手動變更該則訊息的收件者。
- 按一下 [儲存變更]。
設定成員身分顯示方式
必須具備「版主」或「管理員」身分。
你可以讓成員使用顯示名稱留言，或是要求所有成員連結自己的 Google 個人資料。
- 登入 Google 網路論壇。
- 按一下群組名稱。
- 依序按一下左側的 [群組設定]
- 選擇其中一種必要的身分識別形式。
- 按一下 [儲存變更]。
設定哪些人能張貼訊息、查看會話群組及加入群組
必須具備「版主」或「管理員」身分。
- 登入 Google 網路論壇。
- 按一下群組名稱。
- 依序按一下左側的 [群組設定]
- 選擇你要授予群組的權限。
- 按一下 [儲存變更]。
設定哪些人能管理成員和角色
必須具備「版主」或「管理員」身分。
- 登入 Google 網路論壇。
- 按一下群組名稱。
- 依序按一下左側的 [群組設定]
- 選擇你要授予群組的權限。
- 按一下 [儲存變更]。
變更自己的訂閱設定
- 登入 Google 網路論壇。
- 按一下群組名稱。
- 按一下左側 [我的成員設定]。
- 在「訂閱」部分，選擇下列其中一個選項：
- 每封電子郵件：張貼至群組的訊息，會透過電子郵件一一傳送。
- 摘要：可將最多 25 則完整訊息合併為一封電子郵件，且每日傳送。
- 活動摘要：可將最多 150 則訊息合併為一封電子郵件，且每日傳送。
- 不要接收電子郵件：不傳送群組的訊息。
如要接收群組訊息的活動摘要或摘要，你必須為群組開啟會話群組記錄。
- 按一下 [儲存變更]。