建立群組和選擇群組設定

如果你登入的是公司或學校帳戶,看到的選項可能會有所不同。如需瞭解詳情,請聯絡系統管理員

機構、班級、團隊和其他群組都可以使用 Google 網路論壇執行下列操作:

  • 尋找嗜好或興趣類似的同好,並參與線上對話。
  • 使用群組電子郵件地址互相傳送電子郵件。
  • 共同處理專案。
  • 安排會議和活動。

建立群組

  1. 登入 Google 網路論壇
  2. 按一下左上角的 [建立群組]
  3. 輸入群組的相關資訊並選擇設定。
    設定參考資料
  4. 按一下 [建立群組]
    如果你要向新群組傳送郵件,請先稍候片刻,等系統啟用該群組。如果你在群組啟用前就寄出郵件,可能會收到無法傳送郵件的通知。
  5. (選用) 後續步驟:選擇群組的進階設定
設定參考資料

群組資訊

選項 說明
群組名稱
輸入可用於在清單和訊息中辨識群組的名稱。請按照以下指南設定名稱:
  • 名稱的長度上限為 73 個字元。
  • 請使用容易辨識群組用途的名稱。
群組電子郵件

輸入群組電子郵件地址。如果系統顯示多個網域,請從清單中選取適當的網域。電子郵件地址的長度上限為 63 個字元,地址的網域部分 (如 @gmail.com) 不在此限。

部分字詞為保留字詞,無法用於電子郵件地址。查看保留字詞

如果你透過公司或學校帳戶建立群組,你的電子郵件地址可能會包含「-user-created」這類字尾。舉例來說,如果你的群組名稱是「training」,實際的電子郵件地址可能是 training-user-created@<你的網域>

群組說明

輸入群組的目的或用途。這項資訊會顯示於群組的「關於」頁面上。你可以提供有關群組成員、群組內容、常見問題或是其他相關群組連結等資訊。

隱私權設定

選項 說明
誰可以搜尋群組

選擇所需選項,指定誰可以透過搜尋群組的名稱、電子郵件地址或會話群組來尋找群組。

  • 群組成員:如果你登入公司或學校帳戶,你的管理員必須選擇允許版主隱藏目錄中的群組,才能看到這個選項。
  • 機構成員:你必須登入公司或學校帳戶,才能看到這個選項。
  • 網路上的所有人:如要看到這個選項,你必須登入公司或學校帳戶,而管理員也必須選擇將群組設為公開。
誰可以加入群組

選擇下列其中一個選項:

  • 僅限受邀的使用者 - 使用者必須受到邀請才能加入群組,無法直接加入或要求加入群組。
  • 機構中的所有人皆可要求加入 - 貴機構的使用者可以要求加入群組。你必須登入公司或學校帳戶才能看到這個選項。
  • 機構中的所有人皆可加入 - 貴機構的使用者可以自行加入群組。你必須登入公司或學校帳戶才能看到這個選項。
  • 所有人皆可要求加入 - 網路上的所有人皆可要求加入群組。如要看到這個選項,你必須登入公司或學校帳戶,而管理員也必須啟用允許版主新增外部成員的相關設定。
  • 所有人皆可加入 - 網路上的所有人皆可自行加入群組。如要看到這個選項,你必須登入公司或學校帳戶,而管理員也必須啟用允許版主新增外部成員的相關設定。
誰可以查看會話群組 選擇哪些使用者可以查看張貼至群組的會話群組。
誰可以張貼內容 選擇可以傳送訊息至群組電子郵件地址的使用者。
誰可以查看成員 選取哪些使用者可以查看群組成員清單。

新增成員

選項 說明
群組成員 輸入你要新增並指派成員角色的使用者名稱或電子郵件地址。

根據預設,群組成員具備基本權限。這些權限可能包括查看和張貼訊息到會話群組,以及檢視成員 (視機構和群組設定而定)。群組的版主和管理員可以新增或限制成員的權限。系統會將成員角色的所有權限自動授予管理員和版主。

群組管理員 輸入你要新增並指派管理員角色的使用者名稱或電子郵件地址。 

根據預設,管理員具備的權限和版主大致相同,差別只在於管理員無法:

  • 刪除群組。
  • 將其他成員設為版主。
  • 變更版主的角色或訂閱設定。

版主可以將任何權限設定為僅限版主所有,進一步限制管理員的權限。不過,管理員仍可隨時調整權限,讓自己重新取得權限。

群組不可以是另一個群組的管理員。

版主 輸入你要新增並指派版主角色的使用者名稱或電子郵件地址。

根據預設,擔任版主的成員具有群組的所有權限,而其中的許多權限可以指派給其他使用者。查看所有成員和內容管理權限

只有版主可以進行以下操作:

  • 刪除群組。
  • 將其他群組成員設為版主。
  • 變更其他版主的設定。
  • 使用 Google 匯出功能,將群組訊息匯出。

只有群組的版主和管理員可以變更群組設定。

如果你登入公司或學校帳戶,系統管理員可以針對某個群組移除部分版主權限,其他則無法移除:

  • 可以移除:張貼訊息,或新增、邀請或核准新成員。
  • 無法移除:查看成員或會話群組,或與其他版主聯絡。

群組不可以是另一個群組的版主。

歡迎訊息 輸入在使用者未經邀請就加入群組時,系統傳送給對方的電子郵件訊息。只有在「直接新增成員」設為 [開啟] 時,才能使用這個選項。
邀請訊息 輸入傳送給使用者的加入群組電子郵件邀請函。邀請對象只要點選邀請函內的連結,即可加入群組。只有在「直接新增成員」設為 [關閉] 時,才能使用這個選項。
訂閱

指定接收群組電子郵件的偏好設定。選項包括:

  • 每封電子郵件
  • 摘要
  • 活動摘要

如要接收群組訊息的活動摘要或摘要,你必須為群組開啟會話群組記錄

直接新增成員

指定要直接在群組中新增成員,還是要邀請成員加入。

如果「直接新增成員」設為:

  • 開啟:系統會將指定的使用者加入群組,並套用你選取的訂閱設定。成員之後可以變更自己的訂閱設定。
  • 關閉:系統會傳送加入群組的電子郵件邀請函給指定的使用者。對方必須接受邀請,才能加入群組。
進階設定參考資料

建立群組後,你就可以選用訊息審核和電子郵件頁尾等其他設定,也可以更新在建立群組時選擇的一般設定。

一般 | 成員隱私權 | 張貼政策 | 電子郵件選項 | 成員審核

一般

設定 說明
群組名稱
輸入可用於在清單和訊息中辨識群組的名稱。請按照以下指南設定名稱:
  • 名稱的長度上限為 73 個字元。
  • 請使用容易辨識群組用途的名稱。
群組電子郵件

輸入群組電子郵件地址。如果系統顯示多個網域,請從清單中選取適當的網域。電子郵件地址的長度上限為 63 個字元,地址的網域部分 (如 @gmail.com) 不在此限。

部分字詞為保留字詞,無法用於電子郵件地址。查看保留字詞

如果你透過公司或學校帳戶建立群組,你的電子郵件地址可能會包含「-user-created」這類字尾。舉例來說,如果你的群組名稱是「training」,實際的電子郵件地址可能是 training-user-created@<你的網域>

群組說明

輸入群組的目的或用途。這項資訊會顯示於群組的「關於」頁面上。你可以提供有關群組成員、群組內容、常見問題或是其他相關群組連結等資訊。

歡迎訊息 輸入、編輯或刪除群組的歡迎訊息。請參閱新增或變更群組的歡迎訊息
啟用 Google 網路論壇的其他功能 選取將群組設為協作收件匣的選項。請參閱使用群組做為協作收件匣
共用標籤 勾選核取方塊,開啟為會話群組加上標籤的功能,以便更輕鬆進行整理及搜尋。請參閱建立及使用標籤一節。
誰可以查看群組

選擇所需選項,指定誰可以透過搜尋群組的名稱、電子郵件地址或會話群組來尋找群組。

  • 群組成員:如果你登入公司或學校帳戶,你的管理員必須選擇允許版主隱藏目錄中的群組,才能看到這個選項。
  • 機構成員:你必須登入公司或學校帳戶,才能看到這個選項。
  • 網路上的所有人:如要看到這個選項,你必須登入公司或學校帳戶,而管理員也必須選擇將群組設為公開。
誰可以加入群組

選擇下列其中一個選項:

  • 僅限受邀的使用者 - 使用者必須受到邀請才能加入群組,無法直接加入或要求加入群組。
  • 僅限機構使用者 - 貴機構的使用者可以自行加入群組。你必須登入公司或學校帳戶才能看到這個選項。
  • 機構使用者可以要求加入群組:貴機構的使用者可以要求加入群組。你必須登入公司或學校帳戶才能看到這個選項。
  • 機構使用者可以加入群組,且網路上的所有人皆可要求加入群組:貴機構的使用者可以自行加入群組,且網路上的所有人皆可要求加入群組。如要看到這個選項,你必須登入公司或學校帳戶,而管理員也必須啟用允許版主新增外部成員的相關設定。
  • 網路上的所有人都能要求加入群組:網路上的所有人皆可要求加入群組。如要看到這個選項,你必須登入公司或學校帳戶,而管理員也必須啟用允許版主新增外部成員的相關設定。
  • 網路上的所有人皆可加入:網路上的所有人皆可自行加入群組。如要看到這個選項,你必須登入公司或學校帳戶,而管理員也必須啟用允許版主新增外部成員的相關設定。
允許外部成員

選擇是否要讓機構外部使用者成為群組成員。

只有透過公司或學校帳戶建立的群組才會看到這個選項,同時管理員也必須啟用允許版主新增外部成員的相關設定。

誰可以查看會話群組 選擇哪些使用者可以查看張貼至群組的會話群組。
誰可以張貼內容 選擇可以傳送訊息至群組電子郵件地址的使用者。
誰可以查看成員 選取哪些使用者可以查看群組成員清單。
群組內容分類

選擇群組內容是否適合所有人,還是只適合成人。如果選擇只適合成人的選項,之後就無法進行變更。

只有在公開 googlegroups.com 網域中建立的群組才會看到這個選項。

成員隱私權

設定 說明
新成員必須提供身分識別

新成員必須採用下列身分形式。 

  • 顯示名稱或機構資料:成員可使用自己的 Google 帳戶個人資料名稱做為預設顯示名稱。成員可以變更自己的顯示名稱,也可以選擇是否要連結至個人 Google 帳戶。
  • 僅顯示名稱資料:系統會提供成員預設顯示名稱,此名稱是成員電子郵件地址的精簡版本。成員可以變更自己的顯示名稱,但無法連結至個人 Google 帳戶。
  • 只顯示機構資料:成員必須使用自己的 Google 帳戶個人資料名稱並連結至個人 Google 帳戶。

如果你變更這項設定,現有使用者的顯示名稱會受到下列影響:

  • 若將設定變更為機構資料,系統會將所有使用者更新為使用自己的 Google 帳戶個人資料名稱。
  • 若將機構資料變更為顯示名稱,系統會將所有顯示名稱更新為預設顯示名稱。
  • 若將其中一項變更為顯示名稱,系統會將所有已選擇機構資料的使用者更新為使用預設顯示名稱,已設好自訂顯示名稱的成員則不會受到影響。

勾選 [顯示名稱不可重複] 方塊,可避免多位成員使用相同的身分。

誰可以聯絡版主 選擇哪些使用者可以聯絡群組中具版主角色的成員。
誰可以查看成員的電子郵件地址 選擇哪些使用者可以查看群組成員的電子郵件地址。

張貼政策

設定 說明
允許透過電子郵件張貼訊息
勾選這個方塊即可允許使用者張貼訊息到群組。如果取消勾選這個方塊,使用者就無法使用群組的電子郵件地址傳送訊息到群組。
允許透過網路張貼 勾選這個方塊,即可允許使用者透過 Google 網路論壇介面 (groups.google.com) 傳送訊息到群組。
會話群組記錄
開啟會話群組記錄,好讓成員隨時瀏覽 Google 網路論壇中的留言。 

版主和管理員可以分別為每個群組開啟或關閉這項功能。

  • 開啟:選擇接收電子郵件通知的成員可以線上使用 Google 網路論壇、電子郵件 (或兩者併用) 來閱讀及回覆訊息。如果成員選擇不接收電子郵件通知,可以在線上閱讀及回覆訊息。
  • 關閉:群組成員可以在線上存取舊訊息 (即這項功能關閉之前新增至記錄中的訊息)。系統不會在記錄中加入新訊息。群組成員如果設定接收電子郵件通知,就可以透過電子郵件閱讀及回覆訊息。選擇不接收電子郵件通知的使用者可以存取現有貼文,但無法查看新貼文。

如果您使用的是舊版 G Suite (免費版),必須升級至 Google Workspace 才能取得這項功能。

誰可以私下回覆作者 選擇哪些使用者可以私下回覆作者,而不是回覆整個群組。
誰可以附加檔案 選擇哪些使用者可以附加檔案 (例如文件或相片)。
誰可以審核內容 選擇哪些使用者可以核准、封鎖及刪除群組中的訊息。
誰可以審核中繼資料 選擇哪些使用者可以使用協作收件匣功能。
誰可以用群組身分留言 選擇哪些使用者可以使用群組的電子郵件地址 (而非自己的電子郵件地址) 張貼訊息。

預設寄件者

選擇從群組傳送訊息的預設地址:

  • 作者地址:最適合討論群組使用。
  • 群組地址:最適合由許多使用者代表群組回覆時使用,例如產品支援群組。
訊息審核

選擇是否要先審查並核准訊息,再傳送到群組:

  • 不審核:收到訊息時不審查就張貼。
  • 審核來自非成員的訊息:先審查並核准來自非成員的訊息,再傳送到群組。
  • 審核所有訊息:先審查並核准所有訊息,再傳送到群組。

如要瞭解如何審核訊息,請參閱核准或封鎖新訊息

新成員限制

將新成員新增至群組後,選擇初始的張貼權限:

  • 不限制新成員的張貼權限:允許新成員不需經過審核,就能傳送訊息到群組。
  • 新成員的留言必須經過審核:新成員傳送的訊息要先經過審查與核准,才能張貼到群組中。
  • 新成員不可張貼內容:禁止新成員傳送訊息到群組。

你可以隨時對指定成員變更這些設定。

垃圾訊息處理

選擇當系統將傳送到群組的訊息標示為垃圾內容時要如何處理:

  • 拒絕標記為垃圾內容的所有訊息:不將任何標示為垃圾內容的訊息傳送到群組。這個選項是最嚴格的垃圾內容控管機制。有些合法訊息可能會因為被標示為垃圾內容而遭到拒絕。
  • 審核並通知內容審核員:將標示為垃圾內容的訊息送交審查,並通知擁有「誰可以審核內容」權限的成員。
  • 審核而不通知內容審核員:將標示為垃圾內容的訊息送交審查,但不通知內容審核員。
  • 張貼可疑的訊息至群組:將標示為垃圾內容的訊息傳送到群組。你必須登入公司或學校帳戶才能看到這個選項。
訊息遭拒通知 選擇是否要在訊息遭拒而未傳送到群組時通知寄件者。

電子郵件選項

設定 說明
主旨前置詞
自動為群組訊息的主旨行新增前置詞。前置詞可協助識別群組相關的電子郵件。
電子郵件頁尾

選擇群組電子郵件訊息頁尾顯示的內容:

  • 顯示標準網路論壇頁尾:這個選項會顯示 groups.google.com 的訊息連結和訂閱設定 (如適用)。你必須擁有 Google 網路論壇的存取權,才能透過連結查看訊息。
  • 顯示自訂頁尾:加入你指定的文字,例如法律聲明和機構的相關資訊。你最多只能新增 1,000 個字元的文字。
群組電子郵件語言 輸入通知和電子郵件頁尾等系統產生資訊所用的語言。
自動回覆

勾選這個方塊後,系統就會自動回覆來自群組成員或貴機構內/外部非成員的訊息。

你必須登入公司或學校帳戶才能看到這個選項。

留言回覆對象

選擇群組貼文回覆的傳送對象:

  • 所有群組成員
  • 僅限群組管理員
  • 僅限版主
  • 僅限原始訊息的作者
  • 寄件者選擇的收件者
  • 你指定的自訂地址
會話群組模式

開啟或關閉會話群組模式。如果新訊息的主旨與最近有活動的現有會話串主旨相同,但並不是傳送給會話串的回覆,會話群組模式可決定在這種情況下如何處理新訊息。

如果開啟會話群組模式,系統會將這些類型的訊息新增為會話串的回覆。如果關閉這個模式,這些貼文就會產生新的會話串。

如果你關閉對話模式,會話串中的既有所有貼文將維持不變,只有新貼文會受到影響。

成員審核

設定 說明
誰可以管理成員 選擇可以新增或移除成員的使用者。
誰可以修改自訂角色 選擇可以變更群組角色權限的使用者。
自訂角色 建立及編輯群組的自訂角色。請參閱建立或編輯自訂角色

將群組設為協作收件匣

必須具備「版主」或「管理員」身分。

如果你是透過公司或學校帳戶登入,就必須啟用 Google 網路論壇企業版才能使用這項功能。

如要啟用協作收件匣功能,你必須開啟會話群組記錄。詳情請參閱開啟或關閉會話群組記錄

  1. 登入 Google 網路論壇
  2. 按一下群組名稱。
  3. 按一下左側的 [群組設定]
  4. 在「啟用 Google 網路論壇的其他功能」內,選取 [協作收件匣]

更改群組的名稱、說明和電子郵件設定

必須具備「版主」或「管理員」身分。

  1. 登入 Google 網路論壇
  2. 按一下群組名稱。
  3. 按一下左側的 [群組設定]
  4. 在「一般」部分中進行變更。
  5. 按一下 [儲存變更]。

設定群組的電子郵件選項

必須具備「版主」或「管理員」身分。

  1. 登入 Google 網路論壇
  2. 按一下群組名稱。
  3. 依序前往左側的 [群組設定 ]接下來 [電子郵件選項]

  4. 設定電子郵件選項:
    • 主旨前置詞:有助於辨別群組發送的電子郵件
    • 電子郵件頁尾:協助使用者存取訂閱設定及尋找 Google 網路論壇中的訊息
    • 會話群組模式:以會話串的形式顯示相同主旨的訊息,而不是在每則訊息張貼後分別顯示
    • 留言回覆對象:設定透過電子郵件回覆群組訊息時的預設回覆對象。
      你在這裡選取的選項會自動填入回覆訊息時的「收件者」欄位。你可以手動變更該則訊息的收件者。
  5. 按一下 [儲存變更]。

設定成員身分顯示方式

必須具備「版主」或「管理員」身分。

你可以讓成員使用顯示名稱留言,或是要求所有成員連結自己的 Google 個人資料。

  1. 登入 Google 網路論壇
  2. 按一下群組名稱。
  3. 依序按一下左側的 [群組設定] 接下來 [成員隱私權]
  4. 選擇其中一種必要的身分識別形式。
  5. 按一下 [儲存變更]。

設定哪些人能張貼訊息、查看會話群組及加入群組

必須具備「版主」或「管理員」身分。

  1. 登入 Google 網路論壇
  2. 按一下群組名稱。
  3. 依序按一下左側的 [群組設定] 接下來 [張貼政策]
  4. 選擇你要授予群組的權限。
  5. 按一下 [儲存變更]。

設定哪些人能管理成員和角色

必須具備「版主」或「管理員」身分。

  1. 登入 Google 網路論壇
  2. 按一下群組名稱。
  3. 依序按一下左側的 [群組設定] 接下來 [成員審核]
  4. 選擇你要授予群組的權限。
  5. 按一下 [儲存變更]。

變更自己的訂閱設定

  1. 登入 Google 網路論壇
  2. 按一下群組名稱。
  3. 按一下左側 [我的成員設定]。
  4. 在「訂閱」部分,選擇下列其中一個選項:
    • 每封電子郵件:張貼至群組的訊息,會透過電子郵件一一傳送。
    • 摘要:可將最多 25 則完整訊息合併為一封電子郵件,且每日傳送。
    • 活動摘要:可將最多 150 則訊息合併為一封電子郵件,且每日傳送。
    • 不要接收電子郵件:不傳送群組的訊息。

    如要接收群組訊息的活動摘要或摘要,你必須為群組開啟會話群組記錄

  5. 按一下 [儲存變更]。
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