Как предоставлять посетителям доступ к документам

Если это разрешено правилами организации, вы можете приглашать пользователей, не имеющих аккаунта Google, совместно работать с вашими файлами и папками на Диске в качестве посетителей. Отключить доступ к файлам и папкам можно в любой момент. Вы также можете выбрать, какой уровень доступа предоставить – "Читатель", "Комментатор" или "Редактор".

Примечание. Посетители на Диске отличаются от гостей Workspace. У гостей, в отличие от посетителей, есть аккаунты в вашем домене. Чтобы сохранить доступ к общим файлам, гостям нужно периодически проходить повторную проверку.

Как предоставить посетителям доступ к файлам

Когда в вашей организации будет включена функция доступа для посетителей, вы сможете делиться документами с пользователями, у которых нет аккаунта Google. Посетители могут просматривать, изменять и комментировать ваши документы в течение семи дней после подтверждения своего адреса электронной почты. Если им потребуется больше времени, они могут воспользоваться ссылкой из исходного письма с приглашением и повторно подтвердить свою личность. Чтобы узнать, с какими аккаунтами вы можете делиться файлами, обратитесь к администратору.

1. Войдите в рабочий или учебный аккаунт на компьютере.
2. Откройте Google Диск, Документы, Таблицы или Презентации.
3. Выберите нужный файл"Открыть доступ" .
4. В диалоговом окне "Предоставьте доступ пользователям и группам" введите адреса электронной почты и нажмите Ввод.
5. Чтобы выбрать уровень доступа к файлу, справа нажмите на стрелку вниз Читатель, Комментатор или Редактор.
6. Нажмите Отправить.

Совет. Если пользователь уже является гостем в Chat или Группах ([имя пользователя]_[гостевой домен]@[основной домен].guest.google.com), поделитесь файлом, указав его адрес электронной почты. Это позволит избежать отправки повторного приглашения с PIN-кодом.

Типы файлов, которыми можно делиться с доменами, не относящимися к Google

• Файлы Google Документов, Таблиц, Презентаций, Сайтов, Картинок, PDF и Office
• Папки и подпапки на общем диске

Удаление пользователя домена, не относящегося к Google

Отменить доступ посетителя можно в любое время.

1. Войдите в рабочий или учебный аккаунт на компьютере.
2. Откройте Google Диск, Документы, Таблицы или Презентации.
3. Нажмите на файл, доступ к которому предоставлен посетителю.
4. В правом верхнем углу экрана нажмите Настройки доступа Расширенные.
5. Найдите пользователя и рядом с его именем нажмите Удалить.
6. Нажмите Сохранить изменения Готово.

Как присоединиться к работе над файлом в качестве посетителя

Получив приглашение к совместной работе над файлом Google, вы должны подтвердить свою личность с помощью PIN-кода. После этого вы сможете совместно работать над общим файлом или папкой в течение 7 дней. Если вам потребуется больше времени, то вы можете воспользоваться ссылкой из исходного письма с приглашением и повторно подтвердить свою личность.

Как посетитель, вы можете:

• комментировать и просматривать файлы, а также предлагать правки;
• создавать файлы Документов, Таблиц, Презентаций и Форм в папках и подпапках на общем диске;
• загружать файлы и папки в папки или подпапки на общем диске;
• скачивать файлы из раздела "Мой диск" или с общих дисков.

Как посетитель, вы не можете:

• быть владельцем файлов или папок на Диске;
• иметь право собственности на данные или быть добавленным в качестве пользователя общего диска на корневом уровне;
• создавать файлы и папки в разделе "Мой диск" и загружать их в этот раздел;
• скачивать папки из раздела "Мой диск" или с общих дисков.

Как участвовать в совместной работе в качестве посетителя

1. Откройте электронное письмо с приглашением.
2. Нажмите кнопку Открыть.
3. Откройте письмо с кодом подтверждения.
4. Скопируйте этот код.
5. Вернитесь на вкладку "Проверка".
6. Укажите код подтверждения в специальном поле.
7. Нажмите Далее.

Теперь вы можете работать с общим файлом или общей папкой вместе с другими пользователями. Подробнее о том, как использовать комментарии и задачи…

Совет. Чтобы найти документ в дальнейшем, откройте письмо, полученное от Google.

Как определить гостевые аккаунты

Гости используют адрес электронной почты в формате [имя пользователя]_[гостевой домен]@[основной домен].guest.google.com. На Диске их можно узнать по значку "Гость" голубого цвета, который отображается в диалоговых окнах предоставления доступа, чипах пользователя и комментариях.

Как удалить свой сеанс посетителя

Сеанс посетителя можно удалить в любой момент. Если вы это сделаете, из файлов исчезнет ваше имя. В качестве автора ваших изменений и комментариев будет указан неизвестный пользователь. 

Важно! Если вы удалите свой сеанс посетителя, то потеряете доступ к файлам, которыми с вами поделились. Чтобы снова работать с ними, потребуется ещё раз запросить к ним доступ.

1. Начните сеанс посетителя, используя ссылку из электронного письма с приглашением.
2. В правом верхнем углу нажмите на свои инициалы.
3. Выберите Удалить сеанс посетителя > Отправить.
4. Откройте письмо с кодом подтверждения.
5. Скопируйте этот код.
6. Вернитесь на вкладку "Проверка".
7. Укажите код подтверждения в специальном поле.
8. Выберите Далее и установите флажок Удалить.

Как создать аккаунт Google

Чтобы можно было преобразовать сеанс посетителя в аккаунт Google с тем же адресом электронной почты, сначала вы должны предоставить посетителям доступ к файлам. Затем вы можете либо создать аккаунт Google, либо зарегистрироваться в Google Workspace. Подробнее о том, как удалить свой сеанс посетителя…

Примечание. Преобразовать сеанс посетителя в группу Google нельзя. Если администратор создаст группу Google, используя адрес электронной почты с сеансом посетителя, этот сеанс будет удален.

Информация по теме

• Как использовать комментарии, задачи и эмодзи
• О гостевых аккаунтах в Google Chat