Как предоставить доступ к файлам и папкам на Google Диске

Над файлами и папками, которые хранятся на Google Диске, можно работать вместе с другими пользователями.

Открывая доступ к файлам на Google Диске, вы можете решать, что с ними можно делать другим пользователям: редактировать, комментировать или только просматривать. На совместный доступ к материалам на Google Диске распространяются Правила программы.

Шаг 1. Выберите объекты

Как предоставить доступ к одному файлу

Откройте Google Диск, Документы, Таблицы или Презентации на компьютере.
Выберите нужный файл.
Нажмите на значок "Открыть доступ" .

Как предоставить доступ к нескольким файлам

На компьютере откройте страницу drive.google.com.
Выберите файлы, удерживая клавишу Shift.
В правом верхнем углу экрана нажмите на значок "Открыть доступ" .

Узнайте, как упорядочить файлы и предоставить доступ к папкам на Google Диске.

Как отправить форму Google и открыть к ней доступ

Настройки доступа к формам Google отличаются от настроек для других типов файлов.

Шаг 2. Выберите, с кем вы хотите поделиться

Как предоставить доступ отдельным пользователям или группам

Важно! В рабочих и учебных аккаунтах Google может быть отключена возможность предоставлять доступ к файлам пользователям за пределами домена.

Откройте Google Диск на компьютере.
Выберите нужный файл "Открыть доступ" .
Введите адрес электронной почты пользователя, которому вы хотите предоставить доступ. Если вы используете рабочий или учебный аккаунт, вы можете предоставить доступ предлагаемым получателям.
- Совет. Чтобы вам не предлагали получателей, откройте настройки Диска и снимите флажок "Показывать предлагаемых получателей в диалоговом окне предоставления доступа".
Задайте уровень доступа к файлу, выбрав один из следующих вариантов:
- Читатель;
- Комментатор;
- Редактор.
Вы можете указать срок действия доступа, нажав Добавить срок действия, если используете рабочий или учебный аккаунт, у которого есть разрешение на это.
На адрес электронной почты пользователя, которому вы предоставили доступ к файлу, будет отправлено уведомление.
- Необязательно. Вы можете добавить к этому почтовому уведомлению собственное сообщение.
- Если вы не хотите никого оповещать, снимите этот флажок.
Выберите Отправить или Открыть доступ.

Как предоставить доступ группе пользователей

Доступ для участников группы Google

Вы можете предоставить доступ к файлам не отдельным пользователям, а участникам группы Google.

Если вы добавите участника в группу, он получит разрешение на доступ к файлам и папкам, которое есть у группы.
Если вы удалите участника из группы, он потеряет разрешение на доступ к файлам и папкам, которое есть у группы.

Чтобы открыть доступ к файлу участнику группы Google, выполните следующие действия:

Создайте группу Google.
Добавьте в нее пользователей.
Предоставьте группе доступ к файлу.

Примечание. Чтобы файл появился в разделе "Доступные мне", его необходимо открыть из приглашения или по ссылке.

Доступ для чат-группы Google Chat

Вы можете добавить файл прямо в чат-группу Google Chat.

Для этого выполните описанные ниже действия.

Вариант 1:

Откройте Google Chat на компьютере.
Выберите нужную чат-группу Google Chat.
В левой нижней части страницы нажмите на значок плюса "Файл с Диска" .
Выберите нужный файл.
Нажмите Вставка.

Вариант 2:

Откройте Google Диск на компьютере.
Нажмите правой кнопкой мыши на нужный файл.
Нажмите Получить ссылку Скопировать ссылку Готово.
Откройте Google Chat.
Выберите нужную чат-группу Google Chat.
Вставьте скопированную ссылку в текстовое поле.

Примечания

Когда вы отправляете файл в чат-группу Google Chat, появляется запрос на предоставление доступа.
- Если вы предоставили доступ чат-группе Google Chat, работать с общими файлами смогут и те, кто присоединился к ней позже.
После выхода из чат-группы Google Chat пользователь теряет доступ к файлам, если только доступ не был предоставлен:
- отдельно;
- в другой группе.
Чтобы вы могли предоставить доступ к файлу, у вас должны быть права на его редактирование.

Подробнее о правах доступа…

Как добавить срок действия доступа

Функция управления сроком действия доступна только совместимым рабочим и учебным аккаунтам.

Вы не вошли в аккаунт.

Войти в рабочий/учебный аккаунт

Как открыть общий доступ к файлу

Вы можете открыть общий доступ к файлу или предоставить его только выбранным вами пользователям. Если установить доступ для всех, у кого есть ссылка, то ограничения, заданные для папки, не будут распространяться на файл.

Выберите нужный файл.
Выберите Настройки доступа или нажмите на значок "Открыть доступ к объекту" .
В разделе "Общий доступ" нажмите на стрелку вниз .
Укажите, кому разрешен доступ к файлу.

Задайте уровень доступа, выбрав вариант Читатель, Комментатор или Редактор.
- Подробнее о правах доступа…
Нажмите Готово.

Как сделать файл общедоступным

Выберите нужный файл.
Выберите Настройки доступа или нажмите на значок "Открыть доступ к объекту" .
В разделе "Общий доступ" нажмите на стрелку вниз .
Выберите Все, у кого есть ссылка.
Задайте уровень доступа, выбрав вариант Читатель, Комментатор или Редактор.
Нажмите Копировать ссылку.
Нажмите Готово.
Вставьте ссылку в письмо или передайте ее нужным пользователям другим способом.

Когда люди, не вошедшие в аккаунт Google, просматривают файл одновременно с вами, вместо их фото профиля отображаются значки с изображением различных животных Подробнее…

Совместная работа над файлом с большим числом пользователей

Файл в Google Документах, Таблицах или Презентациях можно одновременно открыть для редактирования на сотне вкладок или устройств, но не более. Если это ограничение будет превышено, то работать с файлом смогут только его владелец и некоторые пользователи с разрешением на редактирование.

Чтобы привлечь к работе широкую аудиторию, можно выполнить описанные ниже действия.

Опубликуйте файл

Чтобы одновременно просматривать файл могли несколько пользователей, опубликуйте его и создайте ссылку для доступа к нему. Вы можете предоставить права на редактирование пользователям, которым нужно изменять или комментировать контент. Подробнее о том, как опубликовать документ, таблицу, презентацию или форму Google…
Настройки аккаунта определяют, кому будет виден опубликованный файл: всем в интернете, всем в вашей организации или только некоторым пользователям. Следите за тем, чтобы случайно не раскрыть личную или конфиденциальную информацию.
- Важно! Если у вас рабочий или учебный аккаунт, ваш администратор может ограничить круг пользователей, которым разрешено просматривать опубликованные файлы. Если вы администратор, узнайте, как управлять разрешениями на публикацию документов в интернете.
Чтобы удалить файл из интернета, отмените его публикацию.
Если вы хотите отменить доступ к файлу для соавторов, прочитайте о том, как изменить настройки совместного доступа.

Создайте сайт на платформе Google

Создав сайт на платформе Google, вы сможете размещать на его страницах документы, таблицы и презентации. Этот вариант удобен, если вам нужно просто предоставить информацию большому количеству пользователей. Подробнее о том, как добавлять на сайт документы…
Если вы опасаетесь, что ваш сайт может привлечь слишком большой трафик, советуем сначала опубликовать файл в Google Документах, Таблицах или Презентациях, а потом добавить его URL на свою страницу в Google Сайтах. Подробнее о процедуре публикации…

Используйте Google Формы

Если вам необходимо собрать много данных, создайте форму Google. Отправленные с ее помощью ответы будут добавляться в таблицу Google. Предоставьте доступ к таблице только тем, кто будет обрабатывать ответы. Если нужно показать ответы более чем 100 пользователям, опубликуйте таблицу и откройте к ней доступ по ссылке. Подробнее о процедуре публикации…

Что делать, если возникают проблемы с документом, который доступен большому количеству пользователей

Если при работе с документом возникают сбои или он недостаточно быстро обновляется, попробуйте устранить неполадки следующими способами:

Вместо того чтобы разрешать пользователям комментировать контент документа или таблицы, создайте форму Google для сбора данных. Подробнее о том, как создать форму Google…
При создании копии документа не включайте в нее закрытые обсуждения и уже рассмотренные советы. Подробнее о том, как скопировать файл…
Удалите устаревшую информацию или перенесите ее в отдельный документ.
Попросите читателей не оставлять документ открытым, когда он им не нужен.
Сохраните в опубликованном документе только самую важную информацию. Файлы, в которых меньше данных, загружаются быстрее.
Ограничьте количество пользователей, которым разрешено редактировать документ.
Если сведения собираются из нескольких документов, создайте новый файл, который вы будете предоставлять большому числу людей только для просмотра.

Настройка прав доступа

Как выбрать уровень доступа

При настройке доступа вы предоставляете пользователям определенные права.

Читатель может открывать файл, но ему запрещено его редактировать и открывать к нему доступ.
Комментатор может оставлять комментарии и предлагать изменения, но не вправе редактировать файл или делиться им с кем-то ещё.
Редактор может вносить исправления в файл, принимать и отклонять предложенные правки, а также изменять настройки доступа.

Как настроить общий доступ к файлу

Вы можете предоставить возможность работать с файлом любым пользователям. Настройки доступа зависят от того, какой аккаунт Google вы используете: корпоративный, учебный или личный.

Все в интернете: любой пользователь может найти файл в Google и открыть его, не входя в аккаунт Google.
Все, у кого есть ссылка: любой пользователь, обладающий ссылкой, может получить доступ к файлу, не входя в аккаунт Google.

Ограниченный доступ: открывать файл могут только пользователи, которым предоставлено право на работу с ним.