Guida introduttiva all'utilizzo dei file criptati in Drive, Documenti, Fogli e Presentazioni

Tutti i file caricati in Drive o creati in Documenti vengono criptati in transito e a riposo con la crittografia a AES256 bit. Per maggiore riservatezza, la tua organizzazione può consentirti di criptare file di Drive, Documenti, Fogli e Presentazioni con la crittografia lato client di Workspace. I file criptati presentano alcune limitazioni rispetto ai file standard. Puoi anche caricare qualsiasi tipo di file di Drive, come PDF e .docx, come file criptati di Drive e creare file criptati di Documenti, Fogli e Presentazioni.

Ulteriori informazioni sulla crittografia

La crittografia è il processo di codifica delle informazioni per proteggere i dati. Possono creare file solo gli utenti per i quali l'amministratore ha attivato la crittografia lato client e verificato la propria identità. In un file criptato, qualsiasi utente condiviso del file può accedervi utilizzando una chiave di crittografia univoca. Di solito, Google cripta i contenuti in transito e inattivi, ma con la crittografia lato client il tuo dominio aggiunge un ulteriore livello di protezione.

Scopri cosa c'è di diverso nei file criptati

  • Puoi riconoscere i file criptati in Drive dall'icona del lucchetto .
  • Un file criptato può essere modificato da una sola persona alla volta. Scopri di più su come collaborare su file criptati.
  • Il salvataggio automatico funziona in modo diverso per i file criptati. Viene avviato ogni 5 minuti, ma solo se il dispositivo è attivo o se tu non stai eseguendo un'altra azione, come condividere un file o tentare di chiudere il file.
    • Se provi a chiudere un file non salvato, riceverai un avviso. Per evitare di perdere le modifiche non salvate, fai clic su Annulla. Quando provi a chiuderlo di nuovo, il file dovrebbe essere stato salvato.
  • Il salvataggio automatico può assumere tre stati:
    • Salvataggio in attesa: in attesa di un attivatore di salvataggio automatico o del timer di 5 minuti.
    • Salvataggio in corso: un'operazione di salvataggio è in corso. Puoi continuare a modificare il file.
    • Salvate in Drive: non hai apportato nessuna modifica. La tua versione è aggiornata.
  • Per creare file criptati è possibile procedere in diversi modi. Scopri come creare o copiare file criptati di seguito.
  • L'amministratore potrebbe chiederti di accedere a un servizio SSO aggiuntivo per aprire i file criptati. Questo significa che potresti dover eseguire l'accesso due volte: una prima volta per l'IDP della tua organizzazione e una seconda volta con Google per Drive, Documenti, Fogli e Presentazioni.
  • Puoi stampare da Documenti o Fogli, ma non da Presentazioni.
  • Puoi esportare un file di Fogli in un file di Excel (beta). Vai in File e poi Scarica.
  • Nella cronologia delle versioni dei file criptati vengono conservate al massimo 100 versioni. Se superi questo limite, le versioni meno significative vengono rimosse automaticamente. Le versioni denominate non sono ancora disponibili.
  • La dimensione massima consentita per i file criptati di Documenti, Fogli e Presentazioni è pari a 100 MB. Non sono previsti limiti per i file criptati di Drive.
  • Numero massimo di immagini in un documento: 3.000.
  • Le dimensioni di una singola immagine possono essere al massimo pari a 1 MB.

Scopri cosa non è disponibile per i file criptati

Con i file criptati non è possibile:

  • Accedere alla modifica dei file di Office
  • Commentare
  • Utilizzare l'app per dispositivi mobili per modificare file di Documenti, Fogli e Presentazioni
  • Utilizzare le funzioni di Fogli che effettuano chiamate esterne
  • Importare i file di Microsoft Office in Documenti, Fogli o Presentazioni
  • Utilizzare alcuni strumenti, tra cui controllo ortografico, controllo grammaticale, traduzione e confronto di documenti, digitazione vocale e componenti aggiuntivi
  • Scaricare o utilizzare l'anteprima dei file di Documenti, Fogli o Presentazioni
  • Accedere ai file criptati offline

Creare o copiare file criptati

Importante: per creare o copiare file criptati, è necessario:

  • Accedere a un account di lavoro o della scuola
  • Che l'amministratore attivi la crittografia lato client
  • Verificare che l'account possa creare file

Creare un nuovo file criptato

Per creare un nuovo documento, un foglio di lavoro o una presentazione criptata, scegli un'opzione:

Da Google Drive

  1. Accedi a drive.google.com.
  2. Fai clic su Nuovo Aggiungi in alto a sinistra. 
  3. Passa il mouse sopra la freccia accanto a Documenti, Fogli o Presentazioni quindi, fai clic su Documento criptato vuoto/foglio di lavoro criptato vuoto/presentazione criptata vuota.  
  4. Nella finestra "Nuovo documento criptato", fai clic su Crea

Da Documenti, Fogli o Presentazioni Google:

  1. Apri un file di Documenti, Fogli o Presentazioni Google. 
  2. In alto, fai clic su File
  3. Posiziona il puntatore del mouse su Nuovo quindi, fai clic su Nuovo documento criptato/foglio di lavoro criptato/presentazione criptata
  4. Nella finestra "Nuovo documento criptato", fai clic su Crea

Per caricare un nuovo file criptato:

  1. Accedi a drive.google.com.
  2. Fai clic su Nuovo Aggiungi in alto a sinistra. 
  3. Passa il mouse sopra la freccia accanto a Caricamento file quindi, fai clic su Cripta e carica file

Per copiare un file criptato, fai clic con il pulsante destro del mouse o fai clic due volte sul file e seleziona "Crea una copia". Se il file non dispone già di una crittografia, puoi anche selezionare "Crea una copia criptata". Altrimenti, seleziona "Crea una copia decriptata" se il file è criptato. Nota : questa funzionalità attualmente è disponibile solo per i file di Drive, non per Documenti, Fogli o Presentazioni.

Suggerimento: se crei un nuovo file criptato in una cartella condivisa, chiunque abbia accesso alla cartella avrà accesso al file.

Cose da sapere sulla crittografia

  • L'amministratore di dominio ha il controllo sui gruppi e sulle persone che possono utilizzare la crittografia. Se vuoi spostare i file in posizioni con crittografia disattivata o attivare questa funzionalità per nuove posizioni, contatta l'amministratore
  • La crittografia offre un ulteriore livello di protezione per la tua organizzazione. I tuoi file sono criptati in modalità end-to-end e tra client. Google non può decriptare i tuoi file. Ricorda:
    • Le applicazioni installate nel tuo computer con autorizzazioni sufficienti, ad esempio le estensioni di Chrome, potrebbero essere in grado di visualizzare ed esfiltrare i file criptati.
    • La crittografia non protegge i tuoi file dalle persone che possono visualizzare il tuo schermo. 
  • La frequenza con cui devi ripetere l'accesso per aprire i file criptati sul lato client viene stabilita dall'amministratore. Se devi eseguire spesso l'accesso, contatta l'amministratore.

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