Guida introduttiva all'utilizzo dei file criptati in Drive, Documenti, Fogli e Presentazioni

Tutti i file caricati su Drive o creati in Documenti, Fogli e Presentazioni vengono criptati in transito e a riposo con crittografia AES a 256 bit. Per maggiore riservatezza, la tua organizzazione può consentirti di criptare file di Drive, Documenti, Fogli e Presentazioni con la crittografia lato client di Workspace. I file criptati presentano alcune limitazioni rispetto ai file standard. Puoi anche caricare tutti i tipi di file di Drive, come PDF e file Office, come file di Drive criptati.

Importante: per criptare file di Drive, Documenti, Fogli e Presentazioni con la crittografia lato client di Workspace:

  • Devi avere un account Workspace.
  • L'amministratore deve attivare la crittografia lato client.
  • Devi verificare la tua identità.

Informazioni sulla crittografia

La crittografia è il processo di codifica delle informazioni che consente di proteggere i dati. Solo gli utenti per i quali l'amministratore ha attivato la crittografia lato client per Workspace e che hanno verificato la propria identità possono creare o copiare i file criptati. Gli utenti con i quali i file criptati sono stati condivisi possono accedervi utilizzando una chiave di crittografia univoca per ciascun file. Generalmente Google cripta i tuoi contenuti in transito e a riposo, ma con la crittografia lato client il tuo dominio ha scelto di aggiungere un ulteriore livello di protezione.

Cose da sapere sulla crittografia
  • L'amministratore di dominio ha il controllo sui gruppi e sulle persone che possono utilizzare la crittografia. Se vuoi spostare i file in posizioni con crittografia disattivata o attivare questa funzionalità per nuove posizioni, contatta l'amministratore.
  • L'amministratore ha anche la possibilità di consigliare la creazione di nuovi file in Drive, Documenti, Fogli e Presentazioni utilizzando la crittografia lato client tramite i prompt in-app. Consulta il tuo amministratore, se necessario, per assicurarti che le aspettative della tua organizzazione siano comprese.
  • La crittografia lato client offre un ulteriore livello di protezione per la tua organizzazione. I tuoi file sono criptati in modalità end-to-end e tra client. Google non può decriptare i tuoi file. Aspetti da considerare
    • Le applicazioni installate nel tuo computer con autorizzazioni sufficienti, ad esempio le estensioni di Chrome, potrebbero essere in grado di visualizzare ed esfiltrare i file criptati.
    • La crittografia non protegge i tuoi file dalle persone che possono visualizzare il tuo schermo.
  • La frequenza con cui devi ripetere l'accesso per aprire i file criptati sul lato client viene stabilita dall'amministratore. Se devi eseguire spesso l'accesso, contatta l'amministratore.
Scopri cosa c'è di diverso nei file criptati
  • Accanto a un file criptato viene visualizzato un lucchetto .
  • Un file criptato può essere modificato da una sola persona alla volta. Scopri come collaborare su file criptati.
  • Nei file criptati, il salvataggio automatico si avvia ogni 30 secondi, a meno che il dispositivo non sia inattivo o tu non esegua un'altra azione, come condividere un file o tentare di uscire da un file.
    • Se provi a chiudere un file non salvato, riceverai un avviso. Per evitare di perdere le modifiche non salvate, fai clic su Annulla.
  • Il salvataggio automatico può assumere tre stati:
    • Salvataggio in attesa: attende l'attivazione del salvataggio automatico o il timer di 30 secondi.
    • Salvataggio in corso: un'operazione di salvataggio è in corso. Puoi continuare a modificare il file.
    • Salvato in Drive: non hai apportato nessuna modifica. La tua versione è aggiornata.
  • Per creare file criptati è possibile procedere in diversi modi. Scopri come creare o copiare file criptati di seguito.
  • Per accedere ai file criptati, l'amministratore potrebbe chiederti di accedere due volte a un servizio SSO aggiuntivo, una volta per l'IDP della tua organizzazione e una volta con Google per Drive, Documenti, Fogli e Presentazioni.
  • Puoi stampare da Documenti o Fogli, ma non da Presentazioni.
  • Il controllo ortografico per Documenti e Presentazioni criptati è disponibile in italiano, inglese americano, inglese britannico, francese, tedesco e spagnolo.
  • Il controllo ortografico non è disponibile in Fogli.
  • Puoi esportare un file di Fogli in un file di Excel. Vai a File e poi Scarica.
  • Nella cronologia delle versioni dei file criptati vengono conservate al massimo 100 versioni. Se superi questo limite, le versioni meno significative vengono rimosse automaticamente. Le versioni denominate non sono ancora disponibili.
  • La dimensione massima consentita per i file criptati di Documenti, Fogli e Presentazioni è pari a 100 MB. I file di Drive criptati non hanno limiti di dimensione.
  • Il numero massimo di immagini in un documento è 3.000.
  • Le dimensioni di una singola immagine possono essere al massimo pari a 1 MB.
  • Il download di una cartella non riguarda i file con crittografia lato client.
Scopri cosa non è disponibile per i file criptati.

Con i file criptati non è possibile:

  • Apri Microsoft Office in modalità di modifica per Documenti o Presentazioni.
  • Aggiungere commenti a file di Fogli, Presentazioni e Drive
  • Utilizzare l'app per dispositivi mobili per modificare file di Documenti, Fogli e Presentazioni
  • Utilizzare le funzioni di Fogli che effettuano chiamate esterne
  • Importare i file di Microsoft Office in Documenti o Presentazioni
  • Utilizzare alcuni strumenti, tra cui:
    • Controllo grammaticale
    • Traduttore e Confronta documenti
    • Digitazione vocale
    • Componenti aggiuntivi
  • Scaricare documenti o presentazioni
  • Utilizzare l'anteprima dei file di Documenti, Fogli o Presentazioni

Creare o copiare file criptati

Importante: per creare o copiare file criptati, è necessario:

  • Accedere a un account di lavoro o della scuola
  • Che l'amministratore attivi la crittografia lato client
  • Verificare che l'account possa creare file
Creare un nuovo file criptato

Per creare un documento, un foglio di lavoro o una presentazione criptata, scegli un'opzione:

Da Google Drive

  1. Accedi a drive.google.com.
  2. Fai clic su in alto a sinistra.
  3. Posiziona il cursore sulla freccia accanto a Documenti, Fogli o Presentazioni e poi fai clic su Documento/foglio di lavoro/presentazione criptato vuoto.
  4. Nella finestra "Nuovo documento criptato", fai clic su Crea.

Da Documenti, Fogli o Presentazioni Google:

  1. Apri un file di Documenti, Fogli o Presentazioni Google.
  2. Fai clic su File in alto.
  3. Posiziona il puntatore del mouse su Nuovo e poi, fai clic su Nuovo documento criptato/foglio di lavoro criptato/presentazione criptata.
  4. Nella finestra "Nuovo documento criptato", fai clic su Crea.

Suggerimenti:

  • Se l'amministratore attiva la crittografia lato client per impostazione predefinita, viene visualizzata l'opzione consigliata "Documento/foglio di lavoro/presentazione criptato vuoto File e poi Nuovo menu.
  • Se crei un file criptato in una cartella condivisa, chiunque abbia accesso alla cartella avrà accesso al file.
  • Se le opzioni Documento/foglio di lavoro/presentazione criptato vuoto o Nuovo documento/foglio di lavoro/presentazione criptato non sono disponibili:
Caricare un nuovo file criptato
  1. Accedi a drive.google.com.
  2. Fai clic su in alto a sinistra.
  3. Posiziona il cursore sulla freccia accanto a Caricamento file e poi fai clic su Cripta e carica file.

Suggerimenti:

  • Se l'amministratore attiva la crittografia lato client per impostazione predefinita, nel menu Nuova+ viene visualizzata l'opzione consigliata.
  • Se carichi un file criptato in una cartella condivisa, chiunque abbia accesso alla cartella avrà accesso al file.
  • Se l'opzione Cripta e carica file non è disponibile:
Copiare un file criptato

Da Google Drive

  1. Fai clic sul file con il pulsante destro del mouse.
  2. Fai clic su Crea una copia e poi Crea una copia (disponibile solo per i file di Drive, non per Documenti, Fogli o Presentazioni Google).
  3. Se un file:
    • Dispone di crittografia aggiuntiva, puoi anche selezionare l'opzione Crea una copia decriptata.
    • Non dispone di crittografia aggiuntiva, puoi anche selezionare l'opzione Crea una copia criptata.

Da Documenti, Fogli o Presentazioni Google:

  1. Apri un file criptato di Documenti, Fogli o Presentazioni Google.
  2. In alto a sinistra, fai clic su File e poi Crea una copia e poi Crea una copia.
  3. Se un file:
    • Dispone di crittografia aggiuntiva, puoi anche selezionare l'opzione Crea una copia decriptata.
    • Non dispone di crittografia aggiuntiva, puoi anche selezionare l'opzione Crea una copia criptata.

Suggerimenti:

  • Se l'amministratore attiva la crittografia lato client per impostazione predefinita, nel menu File e poi Crea una copia viene visualizzata l'opzione consigliata Crea una copia criptata.
  • Se le opzioni Crea una copia criptata o Crea una copia decriptata non sono disponibili:
    • Verifica di aver eseguito l'accesso al tuo account di lavoro o della scuola.
    • Controlla se l'amministratore ha attivato la crittografia lato client.
Aggiungere la crittografia a un documento
  1. Apri un file di Documenti, Fogli o Presentazioni Google.
  2. In alto, fai clic su File e poi Crea una copia e poi Aggiungi ulteriore crittografia.

Suggerimenti:

  • Se l'amministratore attiva la crittografia lato client per impostazione predefinita, l'opzione consigliata "Crea una copia criptata" viene visualizzata nel menu File e poi Crea una copia .
  • Le funzionalità non supportate dalla crittografia lato client vengono rese statiche o rimosse.
    • Funzionalità rese statiche:
      • Elenchi di controllo
      • Disegni, grafici e tabelle incorporati
      • Moduli collegati
      • Funzioni dei dati esterni come GOOGLEFINANCE
      • Fogli connessi
      • WordArt
    • Funzionalità rimosse dal documento:
      • Campi della firma elettronica
      • Commenti e suggerimenti
      • Intervalli protetti
      • Apps Script e componenti aggiuntivi
  • Se non viene visualizzata l'opzione Aggiungi crittografia:
    • Verifica di aver eseguito l'accesso al tuo account di lavoro o della scuola.
    • Controlla che l'amministratore abbia attivato la crittografia lato client.
    • Conferma di essere il proprietario del documento in Il mio Drive o il gestore del Drive condiviso.
    • Verifica la tua identità. Scopri come contattare il tuo provider di identità.
Rimuovere la crittografia da un documento
  1. Apri un file di Documenti, Fogli o Presentazioni Google.
  2. In alto, fai clic su File e poi Crea una copia e poi Rimuovi crittografia aggiuntiva.

Suggerimenti:

  • Se non vedi l'opzione Rimuovi crittografia aggiuntiva:
    • Verifica di aver eseguito l'accesso al tuo account di lavoro o della scuola.
    • Controlla che l'amministratore abbia attivato la crittografia lato client.
    • Conferma di essere il proprietario del documento in Il mio Drive o il gestore del Drive condiviso.
    • Verifica la tua identità. Scopri come contattare il tuo provider di identità.

Scopri come lavorare con file di Excel criptati su Drive

Puoi lavorare con i file di Excel criptati in diversi modi. Puoi:

  • Importare dati di Excel in Fogli.
  • Scaricare la copia di un file di Fogli in formato Excel.
Scopri come importare dati di Excel in Fogli

Puoi importare i dati da un file Excel in un file di Fogli criptato disponibile. Anche se modifichi il file di Fogli criptato, il file di Excel non cambierà.

  1. In Fogli, crea un nuovo file Excel criptato o apri un file criptato disponibile.
  2. In alto a sinistra, fai clic su File e poi Importa.
  3. Scegli il file di Excel.
  4. Fai clic su Seleziona.
  5. Scegli un'opzione di importazione:
    • Crea nuovo foglio di lavoro.
    • Inserisci uno o più nuovi fogli.
  6. Fai clic su Importa dati.

Suggerimenti:

  • Puoi importare solo file Excel con estensione .xlsx.
  • Durante l'importazione, le funzionalità di Excel non supportate in Fogli vengono ignorate.
  • Dimensioni massime file: 100 MB
  • Numero massimo di celle: 10 M
  • Numero massimo di immagini: 3000
Scopri come scaricare un file di Fogli in un file di Excel

Puoi scaricare una copia di un file di Fogli criptato in formato Excel.

  1. In Fogli, fai clic su File e poi Scarica e decripta in alto a sinistra.
  2. Fai clic su Microsoft Excel (.xlsx).

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