Preguntas frecuentes sobre facturas

Mostrar todas las instrucciones | Ocultar todas las instrucciones

General

¿Cómo debo procesar las facturas y las órdenes de compra que ya tengo después de la fecha de lanzamiento de Ariba?

Las órdenes de compra nuevas que se reciban a través de Ariba Network después de la fecha de lanzamiento del servicio en tu región se deben enviar de nuevo a Alphabet/Google a través de Ariba Network. Ten en cuenta que los métodos actuales para procesar órdenes de compra y facturas dejarán de estar disponibles en el futuro y todas las transacciones comerciales con Alphabet/Google se harán a través de Ariba Network. Para obtener más información, consulta esta página.

Las modificaciones de las órdenes de compra y las facturas anteriores que se hayan recibido a través de tu punto de contacto de Alphabet/Google antes del lanzamiento de Ariba en tu región se podrán seguir procesando mediante las herramientas y los métodos actuales (por ejemplo, el portal de envío de facturas de Google dejó de estar disponible en mayo del 2021). Alphabet/Google supervisará la información para asegurarse de que no se pierda ninguna orden de compra ni ninguna factura antiguas.

¿Qué ha cambiado con respecto al envío de facturas a Alphabet/Google por parte de los proveedores de Estados Unidos tras el lanzamiento de Ariba?

Alphabet/Google cambió a una solución de abastecimiento al pago de Ariba el 28 de octubre del 2019. Todos los proveedores deben crear una cuenta de Ariba Network para enviar las facturas de las nuevas órdenes de compra que se hayan recibido a través de dicho servicio. Consulta más información.

¿Cuándo se pagan las facturas normalmente? ¿Cuánto tiempo tarda en reflejarse el pago en una cuenta bancaria?

La mayoría de los pagos de facturas se procesan siguiendo las condiciones de pago estándar de Google, es decir, 45 días hábiles a partir de la fecha en que se recibe una factura válida. Ten en cuenta que la fecha real en que aparecerá el importe en la cuenta bancaria puede variar según las normativas bancarias.

Si haces transacciones con Google a través de Ariba Network, puedes consultar el estado de tu factura iniciando sesión en el sitio de Ariba Network para proveedores.

Nota: GIST dejó de estar disponible en mayo del 2021. Consulta este anuncio para obtener más información.

Estado

¿Cómo puedo consultar el estado de mi factura?

Ariba

Si haces transacciones con Google a través de Ariba Network, puedes consultar el estado de las facturas siguiendo estos pasos:

Proveedor estándar

1. Ve a la notificación que recibiste por correo electrónico después de enviar la factura.
2. Haz clic en View Invoice (Ver factura).
3. Introduce tus credenciales de inicio de sesión de Ariba para que aparezca el estado de la factura.

Proveedor empresarial

1. Inicia sesión en Ariba Network.
2. Haz clic en Outbox (Bandeja de salida) y, a continuación, en Invoices (Facturas).
3. Haz clic en la factura que quieras consultar.

El estado de la factura cambia al procesarse de los sistemas de planificación de recursos empresariales de Google a los de Ariba. Durante este proceso se muestran los siguientes estados:

• Sent (Enviada): indica que la factura se ha enviado a Google, pero aún no se ha verificado con las órdenes de compra y los recibos.
• Approved (Aprobada): indica que la factura se ha enviado a Google, y que aún no se ha verificado ni aprobado con las órdenes de compra y los recibos.
• Rejected (Rechazada): indica que Google ha rechazado la factura porque faltan datos o hay errores de validación.
• Paid (Pagada): indica que se ha pagado el importe al proveedor.
• Cancelled (Cancelada): indica que la factura se ha cancelado.

Nota: GIST dejó de estar disponible en mayo del 2021. Consulta este anuncio para obtener más información.

Los pagos de facturas se procesan según las condiciones de pago estándar de Google, es decir, 45 días naturales a partir de la fecha en que se recibe una factura válida.

¿Por qué aparece una factura retenida?

Estos son los motivos más habituales por los que una factura puede estar retenida:

• La orden de compra no tiene fondos suficientes para cubrir la factura.
• La cantidad de productos recibidos no coincide con la cantidad que se indica en la factura (se han recibido menos productos de los que se han facturado).
• La fecha de la factura es anterior a la fecha de aprobación de la orden de compra correspondiente.
• La factura se ha retenido manualmente porque el propietario de la orden de compra así lo ha solicitado.
• La factura está pendiente de aprobación por parte del propietario de la orden de compra.
• La fecha de la factura es anterior a la fecha de emisión de la orden de compra.

La mejor forma de solucionar rápidamente estos problemas es hablar directamente con el empleado de Alphabet/Google que haya pedido los productos o servicios.

¿Por qué se ha rechazado mi factura en el portal de Ariba?

Nota: GIST dejó de estar disponible en mayo del 2021. Consulta este anuncio para obtener más información.

Las facturas se rechazan cuando no cumplen los requisitos de facturación de Google. Comprueba que tu factura cumpla las siguientes directrices para que pueda procesarse correctamente:

• Incluye un encabezado adecuado.
• El nombre y la dirección del proveedor que figuran en ella son correctos.
• Incluye el número de orden de compra (si procede) correcto.
• La dirección de facturación es la dirección completa de la entidad de Google y el número de IVA (si procede).
• Incluye la fecha y el número de factura correspondientes (preferiblemente, sin caracteres especiales).
• Muestra el importe correspondiente: importe neto, impuestos o IVA (si procede) e importe bruto.
• Contiene una descripción de los productos o servicios adquiridos.

Ten en cuenta que se envía una notificación explicando el motivo por el que se ha rechazado procesar la factura a la dirección de correo electrónico que se ha indicado para recibir el aviso de remesa. Además, puedes consultar los requisitos de facturación de Google por país. Si tu factura cumple todos los requisitos anteriores, ponte en contacto con nosotros a través del botón que aparece más abajo.

¿Por qué no aparece la factura en Ariba?

Nota: GIST dejó de estar disponible en mayo del 2021. Consulta este anuncio para obtener más información.

Las facturas suelen aparecer en Ariba al cabo de tres o cuatro días. Existen varios motivos habituales por los que una factura puede no aparecer en Ariba o en nuestra herramienta de búsqueda de facturas:

• Se ha rechazado procesar la factura.
• La factura se ha cancelado.
• El envío de la factura no es válido.

Para confirmar el estado de una factura, haz clic en el botón para ponerte en contacto con nosotros que aparece más abajo.

Envío

¿Cómo puedo enviar y subir facturas a Alphabet/Google?

Dado que el envío y la subida de facturas varía según la entidad de Google que utiliza cada proveedor, consulta los requisitos de facturación de Google por país. 

• Si tienes una cuenta estándar y quieres enviar una factura a través de Ariba Network, sigue estas instrucciones.
• Si tienes una cuenta de empresa y quieres enviar una factura a través de Ariba Network, sigue estas instrucciones.

Las facturas adjuntas deben cumplir los siguientes requisitos:

• Deben estar en formato PDF
• El nombre del archivo no puede incluir caracteres especiales: & “ ‘ < >
• El documento no puede tener un tamaño superior a 2 MB

¿Qué información debo incluir en mi factura para evitar retrasos?

Consulta los requisitos de facturación de Google por país. Algunos consejos que debes tener en cuenta:

• Envía las facturas después de que Google haya recibido los productos o servicios.
• En la factura, indica el número de orden de compra de Google.
• Asegúrate de que la información de la factura coincida con la de la orden de compra, por ejemplo, las ubicaciones de facturación y de envío, la descripción de los productos, el precio y la moneda.
• Asegúrate de que la factura no refleje una fecha futura y de que indique la fecha en la que se proporcionaron los servicios, no la primera fecha especificada en el presupuesto.

Nota: Si las facturas están incompletas o son imprecisas, es posible que se retrase el pago. Te enviaremos un correo electrónico si se necesita una factura rectificativa.

¿Dónde debo enviar la factura?

Es preferible que nos envíes las facturas en formato PDF de forma electrónica. Consulta los requisitos de facturación de Google por país. Si el país de la entidad de facturación que aparece en la orden de compra admite la facturación electrónica, envía la factura online únicamente; no envíes la copia impresa.

Si el país de la entidad de facturación que aparece en la orden de compra admite la facturación electrónica, sigue estos pasos:

• Envía la factura online.
• No envíes una copia impresa de la factura.

Si el país de la entidad de facturación que aparece en la orden de compra no admite la facturación electrónica:

• Envía la factura a la dirección de correo postal que se indica en la orden de compra.

Nota: El pago puede retrasarse si la factura se envía a la ubicación de envío, a la ubicación de facturación o directamente a tu contacto de Google. Cuando recibamos la factura nos aseguraremos de que el solicitante de Google pueda consultar una copia de esta.

¿Cuándo puedo enviar la factura?

Puedes enviar la factura una vez que Google haya recibido los productos o servicios en cuestión.

¿A qué dirección debo enviar las facturas impresas?

Las facturas impresas deben enviarse a la dirección de correo postal que se indica en la orden de compra. Si tienes más preguntas, haz clic en el botón para ponerte en contacto con nosotros que aparece más abajo.

Dado que el envío de facturas varía según la entidad de Google que utiliza cada proveedor, consulta la copia de la orden de compra que se te ha proporcionado para saber cómo enviar una copia impresa de la factura.

 

Orden de compra de Ariba:

Orden de compra estándar:

 

¿Cuánto tiempo tarda en aparecer mi factura en el sistema?

Una vez que se ha enviado la factura, puede tardar hasta cuatro días hábiles en procesarse.

Ariba

Una vez que se ha procesado la factura, puedes consultar su estado siguiendo estos pasos:

Proveedor estándar

1. Ve a la notificación que recibiste por correo electrónico después de enviar la factura.
2. Haz clic en View Invoice (Ver factura).
3. Introduce tus credenciales de inicio de sesión de Ariba para que aparezca el estado de la factura.

Proveedor empresarial

1. Inicia sesión en Ariba Network.
2. Haz clic en Outbox (Bandeja de salida) y, a continuación, en Invoices (Facturas).
3. Haz clic en la factura que quieras consultar.

¿Cómo puedo saber si Google/Alphabet ha recibido la factura impresa que he enviado por correo postal?

Nota: GIST dejó de estar disponible en mayo del 2021. Consulta este anuncio para obtener más información.

Una vez realizada la entrega, Google/Alphabet procesará la factura en un plazo de diez días hábiles.

Si no encuentras los datos de tu factura en Ariba Network al cabo de diez días hábiles, envía un correo a Google con el botón para ponerte en contacto con nosotros que aparece más abajo y proporciona lo siguiente:

• Número de orden de compra de Google (si procede)
• Número de factura
• Número de seguimiento y nombre de la empresa de mensajería
• Captura de pantalla de la sección del sitio de la empresa de mensajería donde se muestra la confirmación de entrega del documento