Rechnungen-FAQs

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Allgemein

Was muss ich nach der Veröffentlichung von Ariba bei der Bearbeitung bestehender Rechnungen und Aufträge beachten?

Alle neuen Aufträge, die nach dem Veröffentlichungsdatum von Ariba für Ihre Region empfangen wurden, müssen über das Ariba Network an Alphabet/Google zurückgesendet werden. Bitte beachten Sie, dass die aktuellen Methoden zur Verarbeitung von Aufträgen und Rechnungen perspektivisch eingestellt werden. Alle Geschäftstransaktionen mit Alphabet/Google sind dann über das Ariba Network abzuwickeln. Weitere Informationen

Bestehende Aufträge und Rechnungen, die Sie vor dem Veröffentlichungsdatum für Ihre Region über Ihren Ansprechpartner bei Alphabet/Google erhalten haben, können weiterhin mit den aktuellen Tools und Methoden verarbeitet werden. Das Google Invoice Submission Portal wird zum Mai 2021 vollständig eingestellt. Alphabet/Google sorgt dafür, dass keine alten Aufträge oder Rechnungen übersehen werden.

Was hat sich mit der Einführung von Ariba in Bezug darauf geändert, wie US-Lieferanten Rechnungen an Alphabet/Google senden?

Alphabet/Google wurde am 28. Oktober 2019 auf eine Source-to-Pay-Lösung von Ariba umgestellt. Alle Lieferanten müssen sich für ein Ariba Network-Konto registrieren, um Rechnungen für neue Aufträge zu senden, die sie über das Ariba Network erhalten haben. Weitere Informationen

Wann werden meine Rechnungen normalerweise bezahlt? Wie lange dauert es, bis die Zahlung auf einem Bankkonto eingeht?

Die meisten Rechnungen werden gemäß den standardmäßigen Zahlungsbedingungen von Google innerhalb von 45 Kalendertagen ab Rechnungseingang bei uns bezahlt, sofern die Rechnung gültig ist. Beachten Sie, dass das tatsächliche Datum, an dem eine Zahlung einem Bankkonto gutgeschrieben wird, von den jeweiligen Bankbestimmungen abhängt.

Wenn Sie Transaktionen mit Google über das Ariba Network abwickeln, können Sie den Status Ihrer Rechnung prüfen, indem Sie sich auf der Ariba Network-Website für die Lieferantenanmeldung anmelden.

Hinweis: GIST wird ab Mai 2021 vollständig eingestellt. Weitere Informationen finden Sie in dieser Bekanntgabe.

Status

Wie prüfe ich den Status meiner Rechnung?

Ariba

Wenn Sie Transaktionen mit Google über das Ariba Network abwickeln, können Sie den Status Ihrer Rechnung folgendermaßen prüfen:

Lieferant mit Standardkonto

1. Rufen Sie die E-Mail-Benachrichtigung auf, die Sie nach dem Einreichen der Rechnung erhalten haben.
2. Klicken Sie auf „View Invoice“ (Rechnung anzeigen).
3. Geben Sie Ihre Ariba-Anmeldeinformationen ein. Nach der erfolgreichen Anmeldung wird der Rechnungsstatus angezeigt.

Lieferant mit Unternehmenskonto

1. Melden Sie sich im Ariba Network an.
2. Klicken Sie auf „Outbox“ (Postausgang) und dann auf „Invoices“ (Rechnungen).
3. Klicken Sie auf die Rechnung, die Sie prüfen möchten.

Der Status einer Rechnung ändert sich, wenn die Daten von den ERP-Systemen von Google verarbeitet und in Ariba importiert werden. Während dieses Vorgangs werden folgende Status angezeigt:

• Sent (Gesendet): Gibt an, dass die Rechnung an Google gesendet wurde, aber noch nicht mit Aufträgen und Belegen abgeglichen wurde.
• Approved (Genehmigt): Gibt an, dass die Rechnung an Google gesendet wurde und mit Aufträgen und Belegen abgeglichen wurde.
• Rejected (Zurückgewiesen): Gibt an, dass Google die Rechnung aufgrund fehlender Daten oder fehlgeschlagener Validierungen abgelehnt hat.
• Paid (Bezahlt): Gibt an, dass der Rechnungsbetrag dem Lieferanten ausbezahlt wurde.
• Cancelled (Storniert): Gibt an, dass die Rechnung storniert wurde.

Hinweis: GIST wird ab Mai 2021 vollständig eingestellt. Weitere Informationen finden Sie in dieser Bekanntgabe.

Rechnungen werden gemäß den standardmäßigen Zahlungsbedingungen von Google innerhalb von 45 Kalendertagen ab Rechnungseingang bei uns bezahlt, sofern die Rechnung gültig ist.

Warum wird die Zahlung einer Rechnung ausgesetzt?

Häufige Gründe für eine Zahlungsaussetzung sind:

• Der Auftrag ist nicht ausreichend gedeckt, um die Rechnung zu begleichen.
• Die Menge der erhaltenen Waren stimmt nicht mit den Angaben auf der Rechnung überein, d. h., es wurden weniger Waren geliefert, als in Rechnung gestellt sind.
• Das Datum auf der Rechnung liegt vor dem Genehmigungsdatum des entsprechenden Auftrags.
• Die Zahlung wurde manuell ausgesetzt, weil der Eigentümer des Auftrags dies angefordert hat.
• Der Eigentümer des Auftrags hat die Rechnung noch nicht genehmigt.
• Das Rechnungsdatum liegt vor dem Ausstellungsdatum des Auftrags.

Probleme dieser Art können Sie am besten und schnellsten lösen, indem Sie direkt mit dem Mitarbeiter von Alphabet oder Google zusammenarbeiten, der die Produkte und/oder Dienstleistungen bei Ihnen bestellt hat.

Warum wurde meine Rechnung im Ariba-Portal zurückgewiesen?

Hinweis: GIST wird ab Mai 2021 vollständig eingestellt. Weitere Informationen finden Sie in dieser Bekanntgabe.

Rechnungen werden immer dann zurückgewiesen, wenn sie nicht den Anforderungen zur Rechnungsstellung von Google entsprechen. Lesen Sie die folgenden Richtlinien, um sicherzugehen, dass Ihre Rechnung erfolgreich verarbeitet wird:

• Die Rechnung hat eine ordnungsgemäße Kopfzeile.
• Sie enthält den korrekten Namen des Lieferanten und die korrekte Adresse.
• Auf der Rechnung ist die richtige Auftragsnummer angegeben (falls zutreffend).
• Die Rechnungsadresse enthält die vollständige Unternehmensadresse von Google und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (falls zutreffend).
• Das richtige Rechnungsdatum und die Rechnungsnummer (vorzugsweise ohne Sonderzeichen) sind sichtbar.
• Auf der Rechnung ist der richtige Betrag (Nettobetrag, ggf. Steuern oder Umsatzsteuer, Bruttobetrag) angegeben.
• Die Rechnung enthält eine Beschreibung der gekauften Waren und/oder Dienstleistungen.

An die hinterlegte E-Mail-Adresse für Überweisungsbescheide wird eine Benachrichtigung mit Details zu den Gründen für die Zurückweisung einer Rechnung gesendet. Welche Anforderungen Google an Rechnungen in den einzelnen Ländern stellt, erfahren Sie hier. Wenn Ihre Rechnung alle oben aufgeführten Anforderungen erfüllt, nehmen Sie bitte über die Schaltfläche unten Kontakt mit uns auf.

Warum wird die Rechnung nicht in Ariba angezeigt?

Hinweis: GIST wird ab Mai 2021 vollständig eingestellt. Weitere Informationen finden Sie in dieser Bekanntgabe.

Rechnungen werden in der Regel nach drei bis vier Tagen in Ariba angezeigt. Wenn eine Rechnung nicht in Ariba oder in unserem Tool zur Rechnungssuche angezeigt wird, kann dies verschiedene Gründe haben:

• Zurückweisung der Verarbeitung
• Stornierung
• Ungültige Einreichung

Wenn Sie nähere Informationen zum Status einer Rechnung haben möchten, klicken Sie unten auf die Schaltfläche „Kontakt“.

Einreichung

Wie kann ich Rechnungen für Alphabet/Google einreichen und hochladen?

Da sich das Einreichen und Hochladen von Rechnungen bei den verschiedenen Google-Konzerngesellschaften, an die Lieferanten Rechnungen stellen, unterscheidet, finden Sie hier eine Auflistung der Anforderungen zur Rechnungsstellung von Google nach Ländern. 

• Wenn Sie ein Standardkonto haben und eine Rechnung über das Ariba Network einreichen möchten, folgen Sie dieser Anleitung.
• Wenn Sie ein Unternehmenskonto haben und eine Rechnung über das Ariba Network einreichen möchten, folgen Sie dieser Anleitung.

Angehängte Rechnungen müssen den folgenden Vorgaben entsprechen:

• Sie müssen im PDF-Format vorliegen.
• Die Dateinamen dürfen keine Sonderzeichen enthalten: &, “, ', <, >
• Die Dateien dürfen maximal 2 MB groß sein.

Welche Informationen sollte meine Rechnung enthalten, um Zahlungsverzögerungen zu vermeiden?

Weitere Informationen zu den Anforderungen von Google zur Rechnungsstellung nach Land Einige Tipps, die Sie beachten sollten:

• Senden Sie Rechnungen erst, nachdem Google die Waren oder Dienstleistungen erhalten hat.
• Die Rechnung sollte die Auftragsnummer von Google enthalten.
• Achten Sie darauf, dass die Rechnungsinformationen den Angaben im Auftrag entsprechen, wie die Rechnungs- und Versandadresse, die Artikelbeschreibung, der Preis und die Währung.
• Das Rechnungsdatum darf nicht in der Zukunft liegen. Sie sollte das Datum angeben, an dem die Dienstleistungen erbracht wurden, und nicht das erste Angebotsdatum.

Hinweis: Unvollständige oder ungenaue Rechnungen können die Zahlung verzögern. Wir senden Ihnen eine E-Mail, wenn eine überarbeitete Rechnung erforderlich ist.

Wohin sende ich meine Rechnung?

Wir bevorzugen PDF-Rechnungen, die Sie uns in elektronischer Form zusenden. Weitere Informationen zu den Anforderungen von Google zur Rechnungsstellung nach Land. Wenn die elektronische Rechnungsstellung (e-Rechnungen) im Land des Rechnungsempfängers zulässig ist, sollte die Rechnung online eingereicht werden und KEIN Exemplar der Rechnung per Post gesendet werden.

Wenn e-Rechnungen im Land des Rechnungsempfängers zulässig sind:

• Bitte reichen Sie Ihre Rechnung online ein.
• Senden Sie uns die Rechnung NICHT per Post zu.

Wenn im Land des Rechnungsempfängers e-Rechnungen nicht zulässig sind:

• Senden Sie Rechnungen an die Postadresse, die im Auftrag angegeben ist.

Hinweis: Die Zahlung kann sich verzögern, wenn die Rechnung an die Lieferadresse, die Rechnungsadresse oder direkt an Ihren Ansprechpartner bei Google gesendet wird. Sobald wir Ihre Rechnung erhalten haben, wird veranlasst, dass der Antragsteller bei Google eine Kopie der Rechnung aufrufen kann.

Wann kann ich meine Rechnung senden?

Sie können Ihre Rechnung senden, nachdem Google die Waren oder Dienstleistungen erhalten hat, für die Sie eine Zahlung anfordern.

An wen soll ich Rechnungen per Post senden?

Rechnungen per Post sollten an die Postadresse gesendet werden, die im Auftrag angegeben ist. Wenn Sie weitere Fragen haben, klicken Sie unten auf die Schaltfläche „Kontakt“.

Da sich das Einreichen von Rechnungen bei den verschiedenen Google-Konzerngesellschaften, an die Lieferanten Rechnungen stellen, unterscheidet, lesen Sie bitte die Informationen zum Versenden einer Rechnung per Post auf dem Auftrag, den Sie erhalten haben.

 

Ariba-Auftrag:

Standardauftrag:

 

Wie lange dauert es, bis meine Rechnung im System angezeigt wird?

Ab Einreichen einer Rechnung kann es bis zu vier Werktage dauern, bis die Rechnung verarbeitet wird.

Ariba

Nach der Verarbeitung können Sie den Status Ihrer Rechnung folgendermaßen überprüfen:

Lieferant mit Standardkonto

1. Rufen Sie die E-Mail-Benachrichtigung auf, die Sie nach dem Einreichen der Rechnung erhalten haben.
2. Klicken Sie auf „View Invoice“ (Rechnung anzeigen).
3. Geben Sie Ihre Ariba-Anmeldeinformationen ein und der Rechnungsstatus wird angezeigt.

Lieferant mit Unternehmenskonto

1. Melden Sie sich im Ariba Network an.
2. Klicken Sie auf „Outbox“ (Postausgang) und dann auf „Invoices“ (Rechnungen).
3. Klicken Sie auf die Rechnung, die Sie prüfen möchten.

Wie kann ich feststellen, ob Google/Alphabet eine ausgedruckte Rechnung per Post erhalten hat?

Hinweis: GIST wird ab Mai 2021 vollständig eingestellt. Weitere Informationen finden Sie in dieser Bekanntgabe.

Die Verarbeitung Ihrer Rechnung bei Google/Alphabet dauert etwa zehn Werktage.

Wenn Sie Ihre Rechnung nach zehn Werktagen nicht im Ariba Network finden, senden Sie über die Schaltfläche „Kontakt“ unten eine E-Mail an Google und geben Sie folgende Informationen an:

• Google-Auftragsnummer (falls zutreffend)
• Rechnungsnummer
• Sendungsverfolgungsnummer und Kurierdienst
• Screenshot der Website Ihres Kurierdiensts, auf dem die Bestätigung der Zustellung des Dokuments zu sehen ist