ดำเนินการตามผลการค้นหา

ฟีเจอร์นี้ใช้ได้กับ Cloud Identity รุ่น Premium เปรียบเทียบรุ่นต่างๆ 

หลังจากค้นหาในเครื่องมือตรวจสอบแล้ว คุณจะเลือกดำเนินการต่างๆ ได้ตามผลการค้นหาที่ได้รับ เช่น ค้นหาตามเหตุการณ์ในบันทึกของ Gmail แล้วใช้เครื่องมือตรวจสอบเพื่อลบข้อความที่ต้องการ, ทำเครื่องหมายข้อความว่าเป็นจดหมายขยะหรือฟิชชิง, ส่งข้อความไปที่เขตกักบริเวณ หรือส่งข้อความไปที่กล่องจดหมายของผู้ใช้

โปรดดูรายละเอียดและวิธีการใช้เครื่องมือตรวจสอบเพื่อดำเนินการต่างๆ ได้จากหัวข้อด้านล่าง

หมายเหตุ:

  • บันทึกที่มีให้จะแตกต่างกันไปตามรุ่นของ Google Workspace
  • ก่อนที่จะดำเนินการกับผลการค้นหา ผู้ดูแลระบบในองค์กรอาจมีตัวเลือกให้ป้อนข้อความแสดงเหตุผลเพื่อบันทึกสาเหตุของการดำเนินการ หากคุณเป็นผู้ดูแลระบบขั้นสูง คุณจะเปิดใช้งานตัวเลือกนี้ได้โดยปรับการตั้งค่าสำหรับเครื่องมือตรวจสอบ โปรดดูวิธีการที่หัวข้อกำหนดการตั้งค่าสำหรับการตรวจสอบ

การดำเนินการกับอุปกรณ์

เมื่อค้นหาตามอุปกรณ์หรือตามเหตุการณ์ในบันทึกอุปกรณ์ คุณจะเลือกอุปกรณ์ในผลการค้นหาแล้วดำเนินการต่อไปนี้ได้

  • อนุมัติอุปกรณ์ -- อนุมัติอุปกรณ์ หากเลือกเปิดใช้งานอุปกรณ์ไว้ อุปกรณ์ที่ลงทะเบียนหลังจากเปิดใช้การตั้งค่าการเปิดใช้งานอุปกรณ์จะต้องได้รับอนุมัติก่อนจึงจะเริ่มซิงค์กับโดเมนได้ การเปิดใช้งานอุปกรณ์จะบังคับให้ผู้ใช้อุปกรณ์ติดตั้งแอป Device Policy เพื่อซิงค์กับ Google Workspace
  • บล็อกอุปกรณ์ -- บล็อกการเข้าถึงข้อมูล Google Workspace (Gmail, ปฏิทิน และรายชื่อติดต่อ) ในอุปกรณ์ แต่ผู้ใช้ยังเข้าถึง Gmail, ปฏิทิน และรายชื่อติดต่อของตัวเองได้จากคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อปหรือเบราว์เซอร์ในอุปกรณ์เคลื่อนที่
  • บัญชีผู้ดูแลระบบล้างข้อมูลอุปกรณ์ -- ล้างเฉพาะข้อมูล Google Workspace ในอุปกรณ์จากระยะไกลได้ โปรดดูรายละเอียดเพิ่มเติมที่หัวข้อนำข้อมูลบริษัทออกจากอุปกรณ์เคลื่อนที่
  • ล้างข้อมูลอุปกรณ์จากระยะไกล -- ล้างข้อมูลทั้งหมดในอุปกรณ์จากระยะไกล โปรดดูรายละเอียดเพิ่มเติมที่หัวข้อนำข้อมูลบริษัทออกจากอุปกรณ์เคลื่อนที่
  • ยกเลิกการล้างข้อมูลอุปกรณ์จากระยะไกล -- ยกเลิกการล้างข้อมูลอุปกรณ์จากระยะไกล

การดำเนินการตามเหตุการณ์ในบันทึกของไดรฟ์

เมื่อค้นหาตามเหตุการณ์ในบันทึกของไดรฟ์ คุณจะเลือกไฟล์ในผลการค้นหา แล้วตรวจสอบสิทธิ์สำหรับไฟล์เหล่านั้น และไฟล์อื่นๆ ได้

วิธีทำ

  1. หลังจากทำการค้นหาในเครื่องมือตรวจสอบตามเหตุการณ์ในบันทึกของไดรฟ์ ให้เลือกช่องของไฟล์ที่เกี่ยวข้องจากผลการค้นหา
  2. เปิดหน้าสิทธิ์โดยคลิกที่การดำเนินการ > สิทธิ์การตรวจสอบไฟล์
    แท็บไฟล์ที่ปรากฏเป็นค่าเริ่มต้นจะแสดงไฟล์ที่รวมอยู่ในผลการค้นหา คุณจะจัดการการเข้าถึงไฟล์เหล่านั้นได้จากแท็บนี้ ส่วนไฟล์ในไดรฟ์ที่แชร์จะยังไม่ปรากฏในมุมมองนี้
  3. คลิกบุคคลเพื่อดูผู้ใช้และกลุ่มที่มีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์
    บุคคลในรายชื่อนี้มีสิทธิ์เข้าถึงรายการจากผลการค้นหาได้อย่างน้อย 1 รายการ ให้ใช้มุมมองนี้จัดการการเข้าถึงของผู้ใช้และกลุ่ม
  4. คลิกลิงก์เพื่อดูหรือแก้ไขการตั้งค่าการแชร์ลิงก์ของไฟล์ที่เลือก
  5. หากต้องการให้สิทธิ์การเข้าถึงไฟล์กับผู้ใช้รายอื่น ให้คลิกเพิ่มผู้ใช้ คุณเพิ่มผู้ใช้หลายรายด้วยรายการที่คั่นด้วยจุลภาคได้ และคุณเลือกระดับการเข้าถึงสำหรับผู้ใช้ที่คุณเพิ่มได้

    หมายเหตุ: สำหรับการดำเนินการในแท็บไดรฟ์ที่แชร์ คุณจะมีสิทธิ์แก้ไขได้เฉพาะไฟล์ภายในไดรฟ์ที่แชร์เท่านั้น ส่วนไฟล์ที่ไม่อยู่ในไดรฟ์ที่แชร์จะไม่ปรากฏในแท็บนี้
     
  6. คลิกการเปลี่ยนแปลงที่รอดำเนินการเพื่อตรวจทานการเปลี่ยนแปลงก่อนที่จะบันทึก

การดำเนินการสำหรับไดรฟ์ที่แชร์

หากคุณมีเครื่องมือตรวจสอบความปลอดภัย จากนั้น สิทธิ์อัปเดตไดรฟ์หรือลบ คุณจะยังแก้ไขไดรฟ์ที่แชร์และไฟล์ภายในไดรฟ์ที่แชร์ได้อีกด้วยดังนี้

  • คุณจะเปลี่ยนแปลง นำออก หรือเพิ่มระดับการเข้าถึงสำหรับสมาชิกของไดรฟ์ที่แชร์ได้
  • คุณจะเปลี่ยนแปลง นำออก หรือเพิ่มการเข้าถึงที่ผู้ใช้ได้รับสิทธิ์เข้าถึงไฟล์เดียวหรือหลายไฟล์โดยตรงในไดรฟ์ที่แชร์ได้

หมายเหตุ: แม้ว่า Google ไดรฟ์จะอนุญาตให้แชร์โฟลเดอร์และเปลี่ยนแปลงการเป็นเจ้าของโฟลเดอร์ แต่เครื่องมือตรวจสอบจะไม่อนุญาตให้ผู้ดูแลระบบดำเนินการเหล่านี้

การดำเนินการสำหรับข้อความใน Gmail และเหตุการณ์ในบันทึกของ Gmail

เมื่อทำการค้นหาตามข้อความ Gmail หรือตามเหตุการณ์ในบันทึกของ Gmail คุณสามารถเลือกข้อความในผลการค้นหาแล้วดําเนินการต่อไปนี้ได้ (การดําเนินการที่ใช้ได้จะมีผลกับข้อความใน Gmail เท่านั้นและไม่รวมข้อความใน Google Groups)

  • ดูส่วนหัว
  • ดูข้อความ
  • ลบข้อความ
  • กู้คืนข้อความ
  • ทำเครื่องหมายข้อความว่าเป็นจดหมายขยะ
  • ทำเครื่องหมายข้อความว่าเป็นฟิชชิง
  • ส่งข้อความไปยังกล่องจดหมาย (นำการจัดประเภทสแปมหรือฟิชชิงออกด้วย)
  • ส่งข้อความไปยังเขตกักบริเวณ (ระบบจะส่งข้อความไปยังเขตกักบริเวณเริ่มต้น)

    สำคัญ: ระบบจะลบข้อความที่ส่งไปยังเขตกักบริเวณโดยอัตโนมัติเมื่อนโยบายการเก็บรักษาของห้องนิรภัยทริกเกอร์ ดังนั้นถ้าข้อความเก่ากว่านโยบายการเก็บรักษาของห้องนิรภัย ระบบจะลบข้อความเหล่านี้แทนที่จะส่งไปยังเขตกักบริเวณ การเก็บรักษาเริ่มต้นจะตั้งค่าเป็น 30 วันหลังจากที่ส่งหรือได้รับอีเมลในตอนแรก นอกจากนี้คุณยังใช้ห้องนิรภัยเพื่อตั้งค่ากฎการเก็บรักษาที่กำหนดเองได้อีกด้วย

ตัวอย่างเช่น หากต้องการส่งข้อความไปยังกล่องจดหมายของผู้ใช้ให้ทำดังนี้

  1. หลังจากทำการค้นหาในเครื่องมือตรวจสอบแล้ว ให้เลือกข้อความที่เกี่ยวข้องในผลการค้นหา
  2. คลิกการดำเนินการ
  3. เลือกส่งข้อความไปยังกล่องจดหมาย
  4. คลิกส่งไปยังกล่องจดหมายเพื่อยืนยัน
  5. คลิกดูที่ด้านล่างของหน้าเพื่อดูผลการดำเนินการ
    คุณจะดูสถานะของการดำเนินการได้ในคอลัมน์ผลลัพธ์ เช่น ส่งข้อความไปยังกล่องจดหมายเรียบร้อยแล้ว

หมายเหตุ: คุณยังดูเนื้อหาของข้อความ Gmail ได้อีกด้วย โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อดูเนื้อหาของข้อความ Gmail

การดำเนินการกับผู้ใช้

เมื่อทำการค้นหาตามผู้ใช้ คุณจะดำเนินการกับผู้ใช้ที่เลือกมาจากผลการค้นหาได้ดังนี้

  • กู้คืนผู้ใช้
  • ระงับผู้ใช้

ตัวอย่างการระงับผู้ใช้บางรายในผลการค้นหา

  1. หลังจากทำการค้นหาในเครื่องมือตรวจสอบแล้ว ให้เลือกช่องของผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องในผลการค้นหา
  2. คลิกการดำเนินการ
  3. เลือกระงับผู้ใช้
  4. คลิกระงับผู้ใช้เพื่อยืนยัน

คุณอาจใช้ขั้นตอนที่คล้ายกันนี้เพื่อกู้คืนผู้ใช้ได้

การดำเนินการสำหรับเหตุการณ์ในบันทึกของผู้ใช้

เมื่อทำการค้นหาตามเหตุการณ์ในบันทึกของผู้ใช้ คุณจะเลือกผู้ใช้ที่พบในผลการค้นหาแล้วดำเนินการต่อไปนี้ได้

  • ลบผู้ใช้
  • กู้คืนผู้ใช้
  • รีเซ็ตรหัสผ่าน
  • ระงับผู้ใช้

ตัวอย่างการระงับผู้ใช้บางรายในผลการค้นหา

  1. หลังจากทำการค้นหาในเครื่องมือตรวจสอบแล้ว ให้เลือกช่องของผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องในผลการค้นหา
  2. คลิกการดำเนินการ
  3. เลือกระงับผู้ใช้
  4. คลิกระงับผู้ใช้เพื่อยืนยัน

คุณอาจใช้ขั้นตอนที่คล้ายกันนี้เพื่อกู้คืนผู้ใช้ได้

การดำเนินการกับหลายรายการพร้อมกันในผลการค้นหา

นอกเหนือจากการเลือกรายการที่ต้องการในผลการค้นหาแล้วดำเนินการกับรายการเหล่านั้น คุณยังดำเนินการกับทุกรายการในหน้าปัจจุบันหรือดำเนินการกับผลการค้นหาทั้งหมดในทุกหน้าได้ด้วย

การดำเนินการกับหลายรายการในหน้าผลการค้นหาที่ดูอยู่

  1. คลิกที่ช่องทำเครื่องหมายทางด้านบนของคอลัมน์ซ้ายสุด
    ซึ่งจะเป็นการเลือกทุกรายการในหน้าปัจจุบัน
  2. คลิกการดำเนินการในแถบส่วนหัว

ขั้นตอนการดำเนินการกับผลการค้นหาทั้งหมดในทุกหน้า

  1. คลิกที่ช่องทำเครื่องหมายทางด้านบนของคอลัมน์ซ้ายสุด
  2. คลิกเลือกผลลัพธ์ทั้งหมด
    ซึ่งนี้จะเป็นการเลือกช่องผลการค้นหาทั้งหมดในทุกหน้า
  3. คลิกการดำเนินการในแถบส่วนหัว

    หมายเหตุ: หากคุณคลิกหน้าถัดไปในผลการค้นหาในระหว่างนี้ ระบบจะยกเลิกการเลือกผลการค้นหาทุกหน้าและคุณจะต้องเริ่มต้นใหม่

ตรวจสอบสถานะของการดำเนินการหลายรายการพร้อมกัน

คุณตรวจสอบสถานะของงานขนาดใหญ่ได้ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google เพื่อดูว่ากำลังดำเนินการหรือเสร็จเรียบร้อยแล้ว

เช่น หากการดำเนินการหนึ่งจากหลายรายการในเครื่องมือตรวจสอบใช้เวลานาน คุณจะออกจากคอนโซลผู้ดูแลระบบและกลับไปตรวจสอบสถานะของการดำเนินการได้ในภายหลัง

ที่ด้านบนของคอนโซลผู้ดูแลระบบ ให้คลิกงาน "" เพื่อดูสถานะของงานขนาดใหญ่

ตำแหน่งที่จะคลิกงาน

โปรดดูรายละเอียดเพิ่มเติมที่หัวข้อตรวจสอบสถานะของงานขนาดใหญ่

การสร้างตาราง Pivot จากคอลัมน์ในผลการค้นหา

คุณจะสร้างตาราง Pivot จากคอลัมน์ในผลการค้นหาของเครื่องมือตรวจสอบเพื่อดูข้อมูลรายการที่เกี่ยวข้องกับแหล่งข้อมูลอื่นได้ เช่น ค้นหาตามเหตุการณ์ในบันทึกของ Gmail แล้วคลิกผู้รับคนไหนก็ได้ในคอลัมน์ผู้รับเพื่อสร้างคำค้นหาเหตุการณ์ในไดรฟ์โดยอ้างอิงตามเจ้าของ ซึ่งจะช่วยให้คุณวิเคราะห์ข้อมูลผู้ใช้ที่ต้องการได้จากแหล่งข้อมูล 2 แหล่ง ซึ่งได้แก่ เหตุการณ์ในบันทึกของ Gmail และเหตุการณ์ในบันทึกของไดรฟ์

วิธีสร้างตาราง Pivot จากผลการค้นหาโดยสร้างจากเหตุการณ์ในบันทึกของ Gmail ไปยังเหตุการณ์ในบันทึกของไดรฟ์

  1. หลังจากทำการค้นหาในเครื่องมือตรวจสอบแล้ว ให้วางเมาส์เหนือผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องในคอลัมน์ผู้รับ
  2. คลิกไอคอนเมนู (จุดแนวตั้ง 3 จุด) สำหรับผู้ใช้รายนั้น
  3. เลือกเหตุการณ์ในบันทึกของไดรฟ์ จากนั้น เจ้าของ
    ระบบจะป้อนเกณฑ์สำหรับการค้นหาเหตุการณ์ในบันทึกของไดรฟ์โดยอัตโนมัติ
  4. ระบุเงื่อนไขเพิ่มเติมในการค้นหา เช่น ชื่อเรื่องหรือระดับการเข้าถึง
  5. คลิกค้นหา

คุณจะดำเนินการตามตาราง Pivot แบบอื่นสำหรับผลการค้นหาหลายๆ รายการได้ เช่น สร้างตาราง Pivot จากทั้งคอลัมน์ หรือสร้างตาราง Pivot จากเรื่องของข้อความ รหัสข้อความ ผู้ส่ง และอื่นๆ

ยกเลิกการดำเนินการ

คุณเลือกที่จะยกเลิกการดำเนินการในระหว่างที่เครื่องมือตรวจสอบกำลังทำงานอยู่ได้ ตัวอย่างเช่น หากคุณเริ่มดำเนินการระงับผู้ใช้จำนวนหลายราย คุณจะคลิกยกเลิกที่ด้านล่างของหน้าการตรวจสอบก็ได้

หากยกเลิกการดำเนินการที่ทำพร้อมกันหลายรายการและหากงานมีสถานะเป็น "กำลังดำเนินการ" คุณจะได้รับผลลัพธ์เพียงบางส่วน

หมายเหตุ: สำหรับการดำเนินการส่งออก ผู้ดูแลระบบที่ดำเนินการส่งออกเท่านั้นที่ยกเลิกได้ สำหรับการดำเนินการอื่นๆ ทั้งหมด ผู้ดูแลระบบที่มีสิทธิ์พิเศษในการดำเนินการที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลนั้นๆ เท่านั้นที่จะยกเลิกได้ เช่น ไดรฟ์, Gmail หรืออุปกรณ์เคลื่อนที่

ลองดำเนินการอีกครั้ง

คุณอาจพบข้อผิดพลาดในการค้นหาได้ในบางครั้ง หากดำเนินการพร้อมกันหลายรายการ เช่น ผู้ใช้บางคนไม่อยู่ในผลการค้นหา ในกรณีนี้คุณอาจลองดำเนินการอีกครั้งดังนี้

  1. หลังจากดำเนินการในเครื่องมือตรวจสอบเสร็จแล้ว ให้คลิกดูรายละเอียด
  2. คลิกลองใหม่ในแผงรายละเอียดการดำเนินการ
  3. คลิกการดำเนินการในหน้าต่างรายการ เช่น คลิกทำเครื่องหมายว่าเป็นจดหมายขยะ

ส่งออกผลการดำเนินการไปยังไฟล์ชีตในโฟลเดอร์ไดรฟ์ของฉัน

วิธีบันทึกผลการดำเนินการลงในโฟลเดอร์ไดรฟ์ของฉัน

  1. คลิกปุ่มส่งออก file_download_grey600_24dp.png ที่ด้านบนของตารางเพื่อส่งออกผลการดำเนินการ
  2. พิมพ์ชื่อการส่งออก
  3. คลิกส่งออก

ดูผลการดำเนินการที่ส่งออก

โปรดทราบสิ่งต่อไปนี้เมื่อดูผลลัพธ์การดำเนินการที่ส่งออก

  • หลังจากคลิกปุ่มส่งออก file_download_grey600_24dp.png ที่ด้านบนของตาราง ระบบจะเก็บผลการค้นหาไว้ในไฟล์ Google ชีตที่สร้างไว้ในโฟลเดอร์ไดรฟ์ของฉัน กระบวนการส่งออกอาจใช้เวลาสักครู่และระบบอาจสร้างแผ่นงาน Google ชีตขึ้นหลายไฟล์ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขนาดของผลลัพธ์ ผลการส่งออกทั้งหมดจำกัดอยู่ที่ 30 ล้านแถว
  • ขณะกำลังส่งออก ระบบจะสร้าง Google ชีตที่มีชื่อชั่วคราว เช่น TMP-1-<title> หากระบบสร้าง Google ชีตหลายรายการ ไฟล์ที่สร้างเพิ่มใหม่จะมีชื่อเป็น TMP-2-<ชื่อ>, TMP-3-<ชื่อ> แบบนี้ไปเรื่อยๆ เมื่อการส่งออกเสร็จสมบูรณ์ ไฟล์จะเปลี่ยนชื่อโดยอัตโนมัติเป็น <ชื่อ> [1 จาก N], <ชื่อ> [2 จาก N] เป็นต้น หากมีแค่สเปรดชีตเดียวที่มีข้อมูลส่งออก ระบบจะเปลี่ยนชื่อไฟล์เป็น <ชื่อ>
  • สิทธิ์ในการแชร์สำหรับไฟล์ที่มีผลการดำเนินการที่ส่งออกจะเป็นไปตามการกำหนดค่าของโดเมน เช่น หากค่าเริ่มต้นกำหนดให้แชร์ไฟล์ที่สร้างขึ้นกับทุกคนในบริษัท ข้อมูลที่ส่งออกก็จะมีระดับการเข้าถึงเดียวกัน
ข้อมูลนี้มีประโยชน์ไหม
เราจะปรับปรุงได้อย่างไร