โปรดดูรายละเอียดและวิธีการใช้เครื่องมือตรวจสอบเพื่อดำเนินการต่างๆ ได้จากหัวข้อด้านล่าง
หมายเหตุ
- แหล่งข้อมูลที่ใช้ได้จะแตกต่างกันไปตามรุ่นของ Google Workspace
- ก่อนที่จะดำเนินการกับผลการค้นหา ผู้ดูแลระบบในองค์กรอาจมีตัวเลือกให้ป้อนข้อความแสดงเหตุผลเพื่อบันทึกสาเหตุของการดำเนินการ หากคุณเป็นผู้ดูแลระบบขั้นสูง คุณจะเปิดใช้งานตัวเลือกนี้ได้โดยปรับการตั้งค่าสำหรับเครื่องมือตรวจสอบ โปรดดูวิธีการที่หัวข้อกำหนดการตั้งค่าสำหรับการตรวจสอบ
- หากจำกัดช่วงวันที่ที่ต้องการค้นหาไว้ ผลการค้นหาจะปรากฏในเครื่องมือตรวจสอบเร็วขึ้น เช่น หากจำกัดขอบเขตการค้นหาไว้เฉพาะเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในสัปดาห์ที่ผ่านมา ระบบจะแสดงผลการค้นหาได้เร็วกว่าการค้นหาที่ไม่จำกัดกรอบเวลา
- หากการหมดเวลาเกิดขึ้นขณะที่กำลังดำเนินการกับหลายรายการพร้อมกัน ให้ลดช่วงวันที่สำหรับการค้นหาแล้วลองอีกครั้ง
สิทธิ์เข้าถึงเครื่องมือตรวจสอบความปลอดภัย
- รุ่นที่รองรับเครื่องมือตรวจสอบความปลอดภัย ได้แก่ Enterprise Plus, Education Standard, Education Plus และ Enterprise Essentials Plus
- ผู้ดูแลระบบที่มี Cloud Identity Premium, Frontline Standard, Enterprise Standard และ Education Standard ยังสามารถใช้เครื่องมือตรวจสอบสำหรับแหล่งข้อมูลบางส่วนได้
- ความสามารถในการค้นหาในเครื่องมือตรวจสอบจะขึ้นอยู่กับรุ่นของ Google, สิทธิ์ของผู้ดูแลระบบ และแหล่งข้อมูล หากค้นหาในเครื่องมือตรวจสอบของแหล่งข้อมูลที่ต้องการไม่ได้ คุณจะใช้หน้าการตรวจสอบและการสืบสวนแทนได้ โปรดดูข้อมูลเพิ่มเติมที่หัวข้อปรับปรุงประสบการณ์การตรวจสอบ
- คุณสามารถค้นหาผู้ใช้ทุกคนในเครื่องมือตรวจสอบได้ ไม่ว่าผู้ใช้จะใช้ Google รุ่นใดก็ตาม
ประเภทของการดําเนินการในเครื่องมือตรวจสอบ
การดำเนินการสำหรับอุปกรณ์เมื่อค้นหาตามอุปกรณ์หรือตามเหตุการณ์ในบันทึกอุปกรณ์ คุณจะเลือกอุปกรณ์ในผลการค้นหาแล้วดำเนินการต่อไปนี้ได้
- อนุมัติอุปกรณ์ -- อนุมัติอุปกรณ์ หากเลือกอนุญาตให้เปิดใช้งานอุปกรณ์ไว้ อุปกรณ์ที่ลงทะเบียนหลังจากอนุญาตให้ตั้งค่าการเปิดใช้งานอุปกรณ์จะต้องได้รับอนุมัติก่อนจึงจะเริ่มซิงค์กับโดเมนได้ การอนุญาตให้เปิดใช้งานอุปกรณ์จะบังคับให้ผู้ใช้อุปกรณ์ติดตั้งแอป Device Policy เพื่อซิงค์กับ Google Workspace
- บล็อกอุปกรณ์ -- บล็อกการเข้าถึงข้อมูล Google Workspace (Gmail, ปฏิทิน และรายชื่อติดต่อ) ในอุปกรณ์ แต่ผู้ใช้ยังเข้าถึง Gmail, ปฏิทิน และรายชื่อติดต่อของตัวเองได้จากคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อปหรือเบราว์เซอร์ในอุปกรณ์เคลื่อนที่
- บัญชีผู้ดูแลระบบล้างข้อมูลอุปกรณ์ -- ล้างเฉพาะข้อมูล Google Workspace ในอุปกรณ์จากระยะไกล โปรดดูรายละเอียดเพิ่มเติมที่หัวข้อนำข้อมูลบริษัทออกจากอุปกรณ์เคลื่อนที่
- ล้างข้อมูลอุปกรณ์จากระยะไกล -- ล้างข้อมูลทั้งหมดในอุปกรณ์จากระยะไกล โปรดดูรายละเอียดเพิ่มเติมที่หัวข้อนำข้อมูลบริษัทออกจากอุปกรณ์เคลื่อนที่
- ยกเลิกการล้างข้อมูลอุปกรณ์จากระยะไกล -- ยกเลิกการล้างข้อมูลอุปกรณ์จากระยะไกล
เมื่อค้นหาตามเหตุการณ์ในบันทึกของไดรฟ์ คุณสามารถเลือกไฟล์ในผลการค้นหา ตรวจสอบสิทธิ์สำหรับไฟล์เหล่านั้น และดำเนินการอื่นๆ ได้
วิธีทำ
- หลังจากทำการค้นหาในเครื่องมือตรวจสอบตามเหตุการณ์ในบันทึกของไดรฟ์ ให้เลือกช่องของไฟล์ที่เกี่ยวข้องจากผลการค้นหา
- เปิดหน้าสิทธิ์โดยคลิกที่การดำเนินการ > สิทธิ์การตรวจสอบไฟล์
แท็บไฟล์ที่ปรากฏเป็นค่าเริ่มต้นจะแสดงไฟล์ที่รวมอยู่ในผลการค้นหา คุณจะจัดการการเข้าถึงไฟล์เหล่านั้นได้จากแท็บนี้ ส่วนไฟล์ในไดรฟ์ที่แชร์จะยังไม่ปรากฏในมุมมองนี้ - คลิกบุคคลเพื่อดูผู้ใช้และกลุ่มที่มีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์
บุคคลในรายชื่อนี้มีสิทธิ์เข้าถึงรายการจากผลการค้นหาได้อย่างน้อย 1 รายการ ให้ใช้มุมมองนี้จัดการการเข้าถึงของบุคคล (ผู้ใช้และกลุ่ม) - คลิกลิงก์เพื่อดูหรือแก้ไขการตั้งค่าการแชร์ลิงก์ของไฟล์ที่เลือก
- หากต้องการให้สิทธิ์การเข้าถึงไฟล์กับผู้ใช้รายอื่น ให้คลิกเพิ่มผู้ใช้ คุณสามารถเพิ่มผู้ใช้หลายรายด้วยรายการที่คั่นด้วยคอมมา รวมทั้งเลือกระดับการเข้าถึงสำหรับผู้ใช้ที่คุณเพิ่มได้
หมายเหตุ: สำหรับการดำเนินการในแท็บไดรฟ์ที่แชร์ คุณจะมีสิทธิ์แก้ไขได้เฉพาะไฟล์ภายในไดรฟ์ที่แชร์เท่านั้น ส่วนไฟล์ที่ไม่อยู่ในไดรฟ์ที่แชร์จะไม่ปรากฏในแท็บนี้
- คลิกการเปลี่ยนแปลงที่รอดำเนินการเพื่อตรวจทานการเปลี่ยนแปลงก่อนที่จะบันทึก
การดำเนินการสำหรับไดรฟ์ที่แชร์
หากคุณมีเครื่องมือตรวจสอบความปลอดภัย สิทธิ์อัปเดตไดรฟ์หรือลบ คุณจะยังแก้ไขไดรฟ์ที่แชร์และไฟล์ภายในไดรฟ์ที่แชร์ได้อีกด้วยดังนี้
- คุณจะเปลี่ยนแปลง นำออก หรือเพิ่มระดับการเข้าถึงสำหรับสมาชิกของไดรฟ์ที่แชร์ได้
- คุณจะเปลี่ยนแปลง นำออก หรือเพิ่มสิทธิ์เข้าถึงที่ผู้ใช้ได้รับสำหรับไฟล์เดียวหรือหลายไฟล์ในไดรฟ์ที่แชร์ได้โดยตรง
หมายเหตุ: แม้ว่า Google ไดรฟ์จะอนุญาตให้แชร์โฟลเดอร์และเปลี่ยนแปลงการเป็นเจ้าของโฟลเดอร์ แต่เครื่องมือตรวจสอบจะไม่อนุญาตให้ผู้ดูแลระบบดำเนินการเหล่านี้
เมื่อทำการค้นหาตามข้อความ Gmail หรือตามเหตุการณ์ในบันทึกของ Gmail คุณสามารถเลือกข้อความในผลการค้นหาแล้วดําเนินการต่อไปนี้ได้ (การดําเนินการที่ใช้ได้จะมีผลกับข้อความใน Gmail เท่านั้นและไม่รวมข้อความใน Google Groups)
- ดูส่วนหัว
- ดูข้อความ
- ลบข้อความ
- กู้คืนข้อความ
- ทำเครื่องหมายข้อความว่าเป็นจดหมายขยะ
- ทำเครื่องหมายข้อความว่าเป็นฟิชชิง
- ส่งข้อความไปยังกล่องจดหมาย (นำการจัดประเภทจดหมายขยะหรือฟิชชิงออกด้วย)
- ส่งข้อความไปยังเขตกักบริเวณ (ระบบจะส่งข้อความไปยังเขตกักบริเวณเริ่มต้น)
สำคัญ: ระบบจะลบข้อความที่ส่งไปยังเขตกักบริเวณโดยอัตโนมัติเมื่อนโยบายการเก็บรักษาของห้องนิรภัยทำงาน ดังนั้นถ้าข้อความเก่ากว่านโยบายการเก็บรักษาของห้องนิรภัย ระบบจะลบข้อความเหล่านี้แทนที่จะส่งไปยังเขตกักบริเวณ การเก็บรักษาเริ่มต้นจะตั้งค่าเป็น 30 วันหลังจากที่ส่งหรือได้รับอีเมลในตอนแรก นอกจากนี้คุณยังใช้ห้องนิรภัยเพื่อตั้งค่ากฎการเก็บรักษาที่กำหนดเองได้อีกด้วย
ตัวอย่างเช่น หากต้องการส่งข้อความไปยังกล่องจดหมายของผู้ใช้ให้ทำดังนี้
- หลังจากทำการค้นหาในเครื่องมือตรวจสอบแล้ว ให้เลือกข้อความที่เกี่ยวข้องในผลการค้นหา
- คลิกการดำเนินการ
- เลือกส่งข้อความไปยังกล่องจดหมาย
- คลิกส่งไปยังกล่องจดหมายเพื่อยืนยัน
- คลิกดูที่ด้านล่างของหน้าเพื่อดูผลการดำเนินการ
คุณจะดูสถานะของการดำเนินการได้ในคอลัมน์ผลลัพธ์ เช่น ส่งข้อความไปยังกล่องจดหมายเรียบร้อยแล้ว
หมายเหตุ: คุณยังดูเนื้อหาของข้อความ Gmail ได้อีกด้วย โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อดูเนื้อหาของข้อความ Gmail
เมื่อทำการค้นหาตามผู้ใช้ คุณจะดำเนินการกับผู้ใช้ที่เลือกมาจากผลการค้นหาได้ดังนี้
- กู้คืนผู้ใช้
- ระงับผู้ใช้
ตัวอย่างการระงับผู้ใช้บางรายในผลการค้นหา
- หลังจากทำการค้นหาในเครื่องมือตรวจสอบแล้ว ให้เลือกช่องของผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องในผลการค้นหา
- คลิกการดำเนินการ
- เลือกระงับผู้ใช้
- คลิกระงับผู้ใช้เพื่อยืนยัน
คุณอาจใช้ขั้นตอนที่คล้ายกันนี้เพื่อกู้คืนผู้ใช้ได้
เมื่อทำการค้นหาตามเหตุการณ์ในบันทึกของผู้ใช้ คุณสามารถเลือกผู้ใช้ที่พบในผลการค้นหาแล้วดำเนินการต่อไปนี้ได้
- บังคับเปลี่ยนรหัสผ่าน
- กู้คืนผู้ใช้
- ระงับผู้ใช้
ตัวอย่างการระงับผู้ใช้บางรายในผลการค้นหา
- หลังจากทำการค้นหาในเครื่องมือตรวจสอบแล้ว ให้เลือกช่องของผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องในผลการค้นหา
- คลิกการดำเนินการ
- เลือกระงับผู้ใช้
- คลิกระงับผู้ใช้เพื่อยืนยัน
คุณอาจใช้ขั้นตอนที่คล้ายกันนี้เพื่อกู้คืนผู้ใช้ได้
เมื่อทําการค้นหาตามเหตุการณ์ในบันทึกของ Meet คุณสามารถใช้การดําเนินการปิดการประชุมสําหรับทุกคนเพื่อนําผู้ใช้ทั้งหมดออกจากการประชุมที่เลือกภายในองค์กรได้ เช่น คุณอาจต้องการป้องกันไม่ให้ผู้ใช้เข้าร่วมการประชุมที่ไม่มีการควบคุมดูแลโดยผู้จัดการประชุมหรือเข้าร่วมหลังจากที่กิจกรรมเสร็จสิ้นแล้ว
โปรดดูรายละเอียดเพิ่มเติมที่หัวข้อใช้เครื่องมือตรวจสอบเพื่อจบการประชุม
การดำเนินการกับหลายรายการพร้อมกันในผลการค้นหา
นอกจากจะเลือกรายการที่ต้องการในผลการค้นหาและดำเนินการกับรายการเหล่านั้นได้ทีละรายการแล้ว คุณยังดำเนินการกับทุกรายการในหน้าปัจจุบันพร้อมกันหรือดำเนินการกับผลการค้นหาทั้งหมดในทุกหน้าพร้อมกันได้ด้วย
หมายเหตุ: หากการหมดเวลาเกิดขึ้นขณะที่กำลังดำเนินการกับหลายรายการพร้อมกัน ให้ลดขอบเขตวันที่สำหรับการค้นหาแล้วลองดำเนินการอีกครั้ง
ขั้นตอนการดำเนินการกับผลการค้นหาทั้งหมดในหน้าที่กำลังดูอยู่
- คลิกที่ช่องทำเครื่องหมายทางด้านบนของคอลัมน์ซ้ายสุด
ซึ่งจะเป็นการเลือกทุกรายการในหน้าปัจจุบัน - คลิกการดำเนินการในแถบส่วนหัว
ขั้นตอนการดำเนินการกับผลการค้นหาทั้งหมดในทุกหน้า
- คลิกที่ช่องทำเครื่องหมายทางด้านบนของคอลัมน์ซ้ายสุด
- คลิกเลือกผลลัพธ์ทั้งหมด
ซึ่งนี้จะเป็นการเลือกช่องผลการค้นหาทั้งหมดในทุกหน้า - คลิกการดำเนินการในแถบส่วนหัว
หมายเหตุ: หากคุณคลิกหน้าถัดไปในผลการค้นหาในระหว่างนี้ ระบบจะยกเลิกการเลือกผลการค้นหาทุกหน้าและคุณจะต้องเริ่มต้นใหม่
ตรวจสอบสถานะของการดำเนินการหลายรายการพร้อมกัน
คุณตรวจสอบสถานะของงานขนาดใหญ่ได้ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google เพื่อดูว่ากำลังดำเนินการหรือเสร็จเรียบร้อยแล้ว
เช่น หากการดำเนินการหนึ่งจากหลายรายการในเครื่องมือตรวจสอบใช้เวลานาน คุณจะออกจากคอนโซลผู้ดูแลระบบและกลับไปตรวจสอบสถานะของการดำเนินการได้ในภายหลัง
ที่ด้านบนของคอนโซลผู้ดูแลระบบ ให้คลิกงาน เพื่อดูสถานะของงานขนาดใหญ่
โปรดดูรายละเอียดเพิ่มเติมที่หัวข้อตรวจสอบสถานะของงานขนาดใหญ่
การสร้างตาราง Pivot จากคอลัมน์ในผลการค้นหา
คุณจะสร้างตาราง Pivot จากคอลัมน์ในผลการค้นหาของเครื่องมือตรวจสอบเพื่อดูข้อมูลรายการที่เกี่ยวข้องกับแหล่งข้อมูลอื่นได้ เช่น ค้นหาตามเหตุการณ์ในบันทึกของ Gmail แล้วคลิกผู้รับคนไหนก็ได้ในคอลัมน์ผู้รับเพื่อสร้างคำค้นหาเหตุการณ์ในไดรฟ์โดยอ้างอิงตามเจ้าของ ซึ่งจะช่วยให้คุณวิเคราะห์ข้อมูลผู้ใช้ที่ต้องการได้จากแหล่งข้อมูล 2 แหล่ง ซึ่งได้แก่ เหตุการณ์ในบันทึกของ Gmail และเหตุการณ์ในบันทึกของไดรฟ์
วิธีสร้างตาราง Pivot จากผลการค้นหาโดยสร้างจากเหตุการณ์ในบันทึกของ Gmail ไปยังเหตุการณ์ในบันทึกของไดรฟ์
- หลังจากทำการค้นหาในเครื่องมือตรวจสอบแล้ว ให้วางเมาส์เหนือผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องในคอลัมน์ผู้รับ
- คลิกไอคอนเมนู (จุดแนวตั้ง 3 จุด) สำหรับผู้ใช้รายนั้น
- เลือกเหตุการณ์ในบันทึกของไดรฟ์
เจ้าของ
ระบบจะป้อนเกณฑ์สำหรับการค้นหาเหตุการณ์ในบันทึกของไดรฟ์โดยอัตโนมัติ - ระบุเงื่อนไขเพิ่มเติมในการค้นหา เช่น ชื่อเรื่องหรือระดับการเข้าถึง
- คลิกค้นหา
คุณจะดำเนินการตามตาราง Pivot แบบอื่นสำหรับผลการค้นหาหลายๆ รายการได้ เช่น สร้างตาราง Pivot จากทั้งคอลัมน์ หรือสร้างตาราง Pivot จากเรื่องของข้อความ รหัสข้อความ ผู้ส่ง และอื่นๆ
ยกเลิกการดำเนินการ
คุณเลือกที่จะยกเลิกการดำเนินการในระหว่างที่เครื่องมือตรวจสอบกำลังทำงานอยู่ได้ ตัวอย่างเช่น หากคุณเริ่มดำเนินการระงับผู้ใช้จำนวนหลายราย คุณจะคลิกยกเลิกที่ด้านล่างของหน้าการตรวจสอบก็ได้
หากยกเลิกการดำเนินการที่ทำพร้อมกันหลายรายการและหากงานมีสถานะเป็น "กำลังดำเนินการ" คุณจะได้รับผลลัพธ์เพียงบางส่วน
หมายเหตุ: สำหรับการดำเนินการส่งออก ผู้ดูแลระบบที่ดำเนินการส่งออกเท่านั้นที่ยกเลิกได้ สำหรับการดำเนินการอื่นๆ ทั้งหมด ผู้ดูแลระบบที่มีสิทธิ์พิเศษในการดำเนินการที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลนั้นๆ เท่านั้นที่จะยกเลิกได้ เช่น ไดรฟ์, Gmail หรืออุปกรณ์เคลื่อนที่
ลองดำเนินการอีกครั้ง
คุณอาจพบข้อผิดพลาดในการค้นหาได้ในบางครั้ง หากดำเนินการพร้อมกันหลายรายการ เช่น ผู้ใช้บางคนไม่อยู่ในผลการค้นหา ในกรณีนี้คุณอาจลองดำเนินการอีกครั้งดังนี้
- หลังจากดำเนินการในเครื่องมือตรวจสอบเสร็จแล้ว ให้คลิกดูรายละเอียด
- คลิกลองใหม่ในแผงรายละเอียดการดำเนินการ
- คลิกการดำเนินการในหน้าต่างรายการ เช่น คลิกทำเครื่องหมายว่าเป็นจดหมายขยะ
ส่งออกผลการดำเนินการไปยังไฟล์ชีตในโฟลเดอร์ไดรฟ์ของฉัน
วิธีบันทึกผลการดำเนินการลงในโฟลเดอร์ไดรฟ์ของฉัน
- คลิกปุ่มส่งออก
ที่ด้านบนของตารางเพื่อส่งออกผลการดำเนินการ
- พิมพ์ชื่อการส่งออก
- คลิกส่งออก
ที่ด้านบนของตารางเพื่อส่งออกผลการดำเนินการดูผลการดำเนินการที่ส่งออก
โปรดทราบสิ่งต่อไปนี้เมื่อดูผลลัพธ์การดำเนินการที่ส่งออก
- หลังจากคลิกปุ่มส่งออก
- ขณะกำลังส่งออก ระบบจะสร้าง Google ชีตที่มีชื่อชั่วคราว เช่น TMP-1-<title> หากระบบสร้าง Google ชีตหลายรายการ ไฟล์ที่สร้างเพิ่มใหม่จะมีชื่อเป็น TMP-2-<ชื่อ>, TMP-3-<ชื่อ> แบบนี้ไปเรื่อยๆ เมื่อการส่งออกเสร็จสมบูรณ์ ไฟล์จะเปลี่ยนชื่อโดยอัตโนมัติเป็น <ชื่อ> [1 จาก N], <ชื่อ> [2 จาก N] เป็นต้น หากมีแค่สเปรดชีตเดียวที่มีข้อมูลส่งออก ระบบจะเปลี่ยนชื่อไฟล์เป็น <ชื่อ>
- สิทธิ์ในการแชร์สำหรับไฟล์ที่มีผลการดำเนินการที่ส่งออกจะเป็นไปตามการกำหนดค่าของโดเมน เช่น หากค่าเริ่มต้นกำหนดให้แชร์ไฟล์ที่สร้างขึ้นกับทุกคนในบริษัท ข้อมูลที่ส่งออกก็จะมีระดับการเข้าถึงเดียวกัน