אתם יכולים להשתמש במחשב כדי ליצור ביומן Google לוח זמנים לפגישות.
חשוב לדעת: אם אתם משתמשים ביומן Google עם חשבון לשימוש אישי, אתם יכולים ליצור דף אחד לקביעת מספר בלתי מוגבל של פגישות, ללא חיוב. כדי להשתמש בתכונות פרימיום נוספות בתשלום, צריך מינוי ל-Google Workspace או ל-Google One. רוצים לדעת מהן תכונות הפרימיום בתשלום של לוחות הזמנים לקביעת פגישות?
יצירת לוח זמנים לפגישות
שלב 1: יצירת לוח זמנים לפגישות
חשוב לדעת: בחלק מהמהדורות בתשלום של Google Workspace אפשר ליצור לוח זמנים לפגישות ביומן משני או להוסיף עוד מארחים ללוחות זמנים לפגישות. רוצים לדעת מהן תכונות הפרימיום בתשלום של לוחות הזמנים לקביעת פגישות?
- פותחים את יומן Google במחשב.
- לוחצים על סמל היצירה
בפינה הימנית העליונה.
- לוחצים על לוח זמנים לפגישות.
- כותבים שם ללוח הזמנים.
- כל מי שיש לו את הקישור לדף לקביעת פגישות יוכל לראות את השם הזה.
- הוא גם יופיע בלוח הזמנים ובפגישות שלכם ביומן.
- כדי לשנות את אורך הפגישה, לוחצים על החץ למטה
.
- הפגישות חייבות להימשך 5 דקות לפחות.
- בוחרים תאריך, שעות ואזור זמן לפגישות.
- אתם יכולים לקבוע פגישה חד פעמית או להגדיר שהיא תחזור על עצמה בזמן קבוע.
- כדאי לדעת: כדי להוסיף כמה משבצות זמן באותו יום, לוחצים על 'הוספת עוד פרק זמן ליום הזה'
.
- בוחרים הגדרות זמינוּת לפגישות, למשל חלון לפגישות או ימים שבהם אתם לא תהיו פנויים. איך מתאימים אישית את הזמינות?
- בוחרים לאיזה יומן ראשי או משני לוח הזמנים לפגישות יתווסף.
-
כדאי לדעת:
-
אחרי שיוצרים לוח זמנים לפגישות, אי אפשר להעביר אותו ליומן ראשי או משני אחר.
-
כל מי שיש לו הרשאת עריכה ביומן הראשי או המשני יוכל לערוך את לוח הזמנים ולראות את ההזמנות לפגישות שמגיעות. כאן תוכלו לקרוא מידע נוסף על הרשאות הגישה.
-
-
- רוצים למנוע התנגשויות עם אירועים שיצרתם או שאישרתם את ההזמנה אליהם ביומן הראשי או המשני? תוכלו לסמן את התיבה בדיקת הזמינות ביומנים בקטע 'יומנים' ואז לבחור את כל היומנים שבהם לא תופיע אפשרות לקבוע פגישה כשאתם לא פנויים.
- חשוב לדעת: אפשר לשריין כל משבצת בדף לקביעת פגישות רק פעם אחת, גם אם ההגדרה הזו לא מופעלת.
- אפשר לכתוב את השמות או כתובות האימייל של אנשים נוספים כדי להוסיף אותם כמארחים לפגישות.
-
כדאי לדעת: אפשר להוסיף עד 20 מארחים מאותו ארגון. אי אפשר להוסיף קבוצות ב-Google כמארחים.
-
- לוחצים על הבא.
בפינה הימנית העליונה.
.
שלב 2: הגדרת הדף לקביעת פגישות
חשוב לדעת:
- רק בחלק מהמהדורות של Google Workspace אפשר להשתמש בחובת האימות באימייל.
- בחלק מהמהדורות של Google Workspace והתוכניות של Google One אפשר לשלוח עד 5 תזכורות לפני כל פגישה.
- כדי לקבל תשלום על פגישות צריך חשבון Stripe. רוצים לדעת איך מקבלים תשלום?
- בודקים את התמונה ואת השם בדף לקביעת פגישות.
- התמונה נלקחת מחשבון Google שלכם. איך מחליפים את התמונה?
- בלוחות זמנים לפגישות שנוצרו ביומנים משניים, לא תופיע תמונה בדפים לקביעת פגישות.
- בוחרים מיקום לפגישה ואפשרויות לשיחת ועידה:
- שיחת ועידה בווידאו ב-Google Meet
- פגישה פנים אל פנים
- שיחת טלפון
- ללא/אעדכן מאוחר יותר
- מוסיפים כמה מילים כדי להסביר על השירות שאתם מציעים.
- התיאור הזה יופיע בדף לקביעת פגישות ובאימיילים שנשלחים לאישור.
- אתם יכולים להוסיף שדות שהאנשים שרוצים להיפגש איתכם יצטרכו למלא.
- מי שירצה לקבוע איתכם פגישה יצטרך לספק שם מלא וכתובת אימייל.
- כדי להוסיף עוד שדות:
- לוחצים על הוספת פריט.
- לוחצים על מספר טלפון או על פריט בהתאמה אישית.
- בוחרים אם השדות האלה הם חובה או אופציונליים.
- כדי לסנן בוטים, לוחצים על חובת אימות באימייל.
- אם רוצים, דורשים תשלום על הפגישות.
- מחברים ליומן Google חשבון Stripe.
- מסמנים את התיבה שליד 'הפגישות הן בתשלום'.
- ממלאים את הסכום והמטבע.
- מוסיפים את מדיניות הביטולים.
- מגדירים את התזכורות ואת הודעות האישור באימייל.
- אפשר לשלוח עד 5 תזכורות.
- לוחצים על שמירה.
כדאי לדעת:
- בתצוגת שבוע או בכל תצוגת יום, אפשר ללחוץ על כל אחת מהשעות ביומן כדי ליצור לוח זמנים חדש לפגישות או להוסיף זמינות ללוח קיים. לוחצים על לוח זמנים לפגישות בחלון שמופיע.
עריכת לוח הזמנים לפגישות
אתם יכולים לערוך שדות מסוימים בלוח הזמנים לפגישות.
איך משנים את השם והתמונה?
אתם יכולים לשנות את תמונת הפרופיל והשם שמופיעים בדף לקביעת פגישות. רוצים לדעת איך מתאימים אישית את הדף לקביעת פגישות?
אתם יכולים ליידע את המשתתפים איך הפגישות יתקיימו.
- פותחים את לוח הזמנים לפגישות.
- לוחצים על הבא בפינה השמאלית התחתונה.
- כדי להגדיר איך הפגישות יתקיימו, לוחצים על 'בחירת מיקום'
- בוחרים אפשרות:
- שיחת ועידה בווידאו ב-Google Meet
- פגישה פנים אל פנים
- שיחת טלפון
- ללא/אעדכן מאוחר יותר
- כדי לשמור את לוח הזמנים לפגישות, לוחצים על שמירה בפינה השמאלית התחתונה.
טיפ: כדי להשתמש בשירות חיצוני לשיחות וידאו, לוחצים על ללא/אעדכן מאוחר יותר. אחרי שמישהו קובע פגישה, עורכים את האירוע ומוסיפים את הפרטים של פגישת הווידאו. מומלץ להתקין תוסף מ-Google Workspace Marketplace.
אתם יכולים לכתוב בתיאור האירוע פרטים על השירות או האירוע שלכם.
- פותחים את לוח הזמנים לפגישות.
- לוחצים על הבא בפינה השמאלית התחתונה.
- בקטע 'תיאור', כותבים את הפרטים על השירות או האירוע.
- כדי לשמור את לוח הזמנים לפגישות, לוחצים על שמירה בפינה השמאלית התחתונה.
טיפ: התיאורים מופיעים בדף לקביעת פגישות, בהודעות האישור באימייל ובאירועים עצמם ביומן Google.
אתם יכולים להוסיף לטופס לקביעת פגישות שדות שהאנשים שרוצים להיפגש איתכם יצטרכו למלא.
חשוב: מי שירצה לקבוע איתכם פגישות יצטרך להזין את השם ואת כתובת האימייל שלו בטופס לקביעת פגישות.
- פותחים את לוח הזמנים לפגישות.
- לוחצים על הבא בפינה השמאלית התחתונה.
- לוחצים על טופס לקביעת פגישות
הוספת פריט
- בוחרים את השדה:
- מספר טלפון: מי שירצה לקבוע איתכם פגישה יצטרך למלא מספר טלפון.
- פריט בהתאמה אישית: כותבים בתיבת הטקסט את השאלה שעליה יצטרך לענות מי שירצה לקבוע פגישה.
- אם רוצים לחייב את מי שירצה לקבוע פגישה לענות על השאלה, מסמנים את התיבה שליד 'חובה'.
- כדי לשמור את הטופס, לוחצים על הוספת פריט.
- כדי לשמור את לוח הזמנים לפגישות, לוחצים על שמירה בפינה השמאלית התחתונה.
הוספת פריט אתם יכולים לבחור מתי יישלחו תזכורות באימייל לאנשים שקבעו איתכם פגישות.
- פותחים את לוח הזמנים לפגישות.
- לוחצים על הבא בפינה השמאלית התחתונה.
- לוחצים על 'אישורי קביעה ותזכורות'
.
- לוחצים על החץ למטה
- בוחרים מתי המשתתפים יקבלו תזכורת באימייל.
- כדי לשמור את מועד התזכורת, לוחצים על סיום.
- כדי לשמור את לוח הזמנים לפגישות, לוחצים על שמירה בפינה השמאלית התחתונה.
טיפים:
- אפשר לשלוח עד 5 תזכורות.
- אי אפשר לערוך את הטקסט של התזכורות באימייל.
- פותחים את לוח הזמנים לפגישות.
- לוחצים על הבא בפינה השמאלית התחתונה.
- לוחצים על 'אישורי קביעה ותזכורות'
- מבטלים את הסימון בתיבה שליד 'תזכורת באימייל'.
כדי להראות או להסתיר את לוחות הזמנים לפגישות, פותחים את יומן Google במחשב ואז:
- למעלה, ליד סמל ההגדרות
, לוחצים על התפריט הנפתח לשינוי הגדרות התצוגה.
- לוחצים על הצגת לוחות הזמנים לפגישות.
, לוחצים על התפריט הנפתח לשינוי הגדרות התצוגה.טיפים:
- גם אם לוחות הזמנים לפגישות מוסתרים, הפגישות שקבעו איתכם עדיין מופיעות ביומן.
- אם לוחות הזמנים לפגישות מוסתרים ותיצרו לוח זמנים חדש או תוסיפו שעות ללוח זמנים קיים, לוחות הזמנים לפגישות יחזרו להופיע.
- לוחות הזמנים לפגישות תמיד מופיעים באפליקציה לנייד.
איך לוח הזמנים לפגישות מסתנכרן עם היומן שלכם?
לוח הזמנים לפגישות מסתנכרן אוטומטית עם יומן Google.
- לוח הזמנים והפגישות שנקבעו מופיעים אוטומטית ביומן.
- תוכלו לסמן את התיבה 'בדיקת הזמינות ביומנים' כדי למנוע התנגשויות בין אירועים ביומן Google. אם תענו 'כן' או 'אולי' להזמנה לאירוע ביומן Google, אי אפשר יהיה לקבוע איתכם פגישות בשעות האלה באמצעות הדף לקביעת פגישות. הזמינות שלכם מתעדכנת אוטומטית בדף לקביעת פגישות, כדי למנוע התנגשויות בלו"ז עם אירועים אחרים. למנויי Google Workspace ו-Google One שעומדים בקריטריונים, הזמינות נבדקת ביומנים כדי למנוע התנגשויות בלו"ז. רוצים לדעת איך אפשר למנוע התנגשויות בלוח הזמנים לפגישות?
הסבר על הרשאות הגישה בלוחות זמנים לפגישות
- כל מי שיש לו הרשאת עריכה ביומן שבו נוצר לוח הזמנים לפגישות יוכל לערוך את לוח הזמנים ולראות את הפגישות.
- כל מי שיש לו את הקישור לדף לקביעת פגישות יוכל לראות מתי אתם פנויים.
- אם תשתפו עם מישהו את הדף לקביעת פגישות אבל לא את היומן, הוא לא יוכל לראות את האירועים שביומן שלכם.
- באמצעות התפריט לשינוי התצוגה תוכלו להסתיר או להציג את לוחות הזמנים לפגישות. אם הסתרתם לוחות זמנים לפגישות, כשתיצרו לוח זמנים חדש או תוסיפו שעות ללוח זמנים קיים, הלוחות שהוסתרו יחזרו להופיע.
- אם משביתים את ההגדרה 'בדיקת הזמינות ביומנים', כל המשבצות בדפים לקביעת פגישות יופיעו כפנויות, למעט משבצות של פגישות או אירועים אחרים שכבר אישרתם.
- חשוב לדעת: אפשר לשריין כל משבצת בדף לקביעת פגישות רק פעם אחת, גם אם ההגדרה הזו לא מופעלת.