Configurer un planning de rendez-vous

Pour que les autres utilisateurs puissent réserver vos services ou prendre rendez-vous avec vous, créez des pages de réservation en ligne dans Agenda avec Google Workspace Individual.

 

Pour faciliter votre propre organisation et celle des personnes qui prennent rendez-vous avec vous, Google Agenda envoie automatiquement :

  • des e-mails de confirmation ;
  • des e-mails de rappel ;
  • des e-mails d'annulation ;
  • des e-mails de modification d'événement.

Avant de commencer

Créer un planning de rendez-vous

  1. Sur un ordinateur, ouvrez Google Agenda.
  2. En haut à gauche, cliquez sur Créer Ajouter.
  3. Cliquez sur Planning des rendez-vous.
  4. Saisissez un titre.
    • Le titre est visible par toute personne disposant du lien vers votre page de réservation.
    • Ce titre est appliqué à vos plannings et à vos réservations dans votre agenda.
  5. Définissez la durée de vos rendez-vous.
    • Pour définir une durée personnalisée, cliquez sur la flèche vers le bas Liste déroulante à côté de "30 minutes".
    • Les rendez-vous doivent durer au moins 15 minutes.
  6. Définissez la date et l'heure de vos rendez-vous.
    • Vous pouvez configurer un rendez-vous ponctuel ou un planning récurrent.
  7. Pour définir le délai de réservation à l'avance, cliquez sur la flèche vers le bas Flèche vers le bas à côté de "Période de planification".
    • Par défaut, un utilisateur peut prendre rendez-vous avec vous entre 12 heures et 60 jours à l'avance.
  8. Appuyez sur Suivant.
  9. Facultatif : Vous pouvez modifier votre photo, définir le lieu de la réunion et bien plus encore. Découvrez comment modifier votre planning de rendez-vous.
  10. Après avoir modifié votre planning de rendez-vous, cliquez sur Enregistrer.

Astuces :

  • Pour créer un planning de rendez-vous, vous pouvez également cliquer sur un horaire de votre agenda pour lequel aucun événement n'est encore planifié. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur Planning des rendez-vous puis Créer un planning de rendez-vous ou Ajouter votre disponibilité à un planning existant.
  • Google Agenda évite les conflits de planning. Si vous répondez "Oui" ou "Peut-être" à un événement dans Google Agenda, ce créneau horaire n'apparaîtra pas comme disponible sur votre page de réservation.
  • Les nouveaux rendez-vous s'affichent dans votre agenda principal.

Modifier votre planning de rendez-vous

Vous pouvez modifier certains champs de votre planning de rendez-vous.
Modifier votre photo et votre nom
Vous pouvez changer la photo et le nom affichés sur votre page de réservation. Découvrez comment personnaliser votre page de réservation de rendez-vous.
Définir le lieu du rendez-vous
Vous pouvez informer les invités du lieu d'un rendez-vous.
  1. Suivez les étapes 1 à 7 de la section Créer un planning de rendez-vous ou ouvrez un planning de rendez-vous existant.
  2. En bas à droite, cliquez sur Suivant.
  3. Pour définir le lieu de la réunion, sous "Lieu et conférence", cliquez sur Choisir un lieu Liste déroulante.
  4. Sélectionnez une option :
    • Visioconférence Google Meet
    • Réunion en présentiel
    • Appel téléphonique
    • Aucun/Je l'indiquerai plus tard
  5. Pour enregistrer votre planning de rendez-vous, cliquez sur Enregistrer en bas à droite.
Astuce : Pour utiliser un service d'appel vidéo tiers, cliquez sur Aucun/Je l'indiquerai plus tard. Une fois que quelqu'un a réservé un rendez-vous, modifiez l'événement pour y ajouter les informations concernant la visioconférence. Il est recommandé d'installer un module complémentaire Google Workspace Marketplace.
Ajouter une description
Vous pouvez saisir plus de détails sur votre service ou événement dans la description de l'événement.
  1. Suivez les étapes 1 à 7 de la section Créer un planning de rendez-vous ou ouvrez un planning de rendez-vous existant.
  2. En bas à droite, cliquez sur Suivant.
  3. Sous "Description", saisissez les informations sur votre service ou votre événement.
  4. Pour enregistrer votre planning de rendez-vous, cliquez sur Enregistrer en bas à droite.
Astuce : Les descriptions s'affichent sur votre page de réservation, dans les e-mails de confirmation et dans les descriptions d'événements dans Google Agenda.
Modifier le formulaire de réservation
Vous pouvez ajouter des champs que les participants doivent remplir dans le formulaire de réservation.
Important : Les personnes qui prennent rendez-vous avec vous doivent saisir leur nom et leur adresse e-mail dans le formulaire de réservation.

Pour ajouter un champ de numéro de téléphone :

  1. Suivez les étapes 1 à 7 de la section Créer un planning de rendez-vous ou ouvrez un planning de rendez-vous existant.
  2. En bas à droite, cliquez sur Suivant.
  3. Cliquez sur Formulaire de réservation Flèche vers le bas puis Ajouter un élément puis Numéro de téléphone Liste déroulante puis Numéro de téléphone.
    • Facultatif : Pour exiger un numéro de téléphone, cochez la case "Obligatoire".
  4. Pour enregistrer le formulaire, cliquez sur Ajouter un élément.
  5. Pour enregistrer votre planning de rendez-vous, cliquez sur Enregistrer en bas à droite.

Pour ajouter un champ de texte personnalisé :

  1. Suivez les étapes 1 à 7 de la section Créer un planning de rendez-vous ou ouvrez un planning de rendez-vous existant.
  2. En bas à droite, cliquez sur Suivant.
  3. Cliquez sur Formulaire de réservation Flèche vers le bas puis Ajouter un élément puis Numéro de téléphone Liste déroulante puis Élément personnalisé.
  4. Dans la zone de texte, saisissez la question à laquelle le participant doit répondre.
    • Facultatif : Pour exiger une réponse, cochez la case "Obligatoire".
  5. Pour enregistrer le formulaire, cliquez sur Ajouter un élément.
  6. Pour enregistrer votre planning de rendez-vous, cliquez sur Enregistrer en bas à droite.
Astuce : Vous ne pouvez ajouter qu'un seul champ de texte personnalisé.
Modifier les e-mails de rappel

Pour définir le délai d'envoi des rappels par e-mail :

  1. Suivez les étapes 1 à 7 de la section Créer un planning de rendez-vous ou ouvrez un planning de rendez-vous existant.
  2. En bas à droite, cliquez sur Suivant.
  3. Cliquez sur Confirmations et rappels des réservations Flèche vers le bas.
  4. Sous "Rappel par e-mail", cliquez sur la flèche vers le bas Liste déroulante.
  5. Indiquez à quel moment vous souhaitez que le participant reçoive un rappel par e-mail.
  6. Pour enregistrer l'heure du rappel, cliquez sur Terminé.
  7. Pour enregistrer votre planning de rendez-vous, cliquez sur Enregistrer en bas à droite.
Astuce : Vous pouvez définir un nombre illimité de rappels. Vous ne pouvez pas modifier le texte des e-mails de rappel.

Pour choisir de ne pas envoyer de rappel par e-mail au participant avant son rendez-vous :

  1. Suivez les étapes 1 à 7 de la section Créer un planning de rendez-vous ou ouvrez un planning de rendez-vous existant.
  2. En bas à droite, cliquez sur Suivant.
  3. Cliquez sur Confirmations et rappels des réservations Flèche vers le bas.
  4. Décochez la case "Rappel par e-mail".

Synchronisation de votre planning de rendez-vous avec votre agenda

Votre planning de rendez-vous se synchronise automatiquement avec Google Agenda.
  • Votre planning de rendez-vous et les créneaux réservés s'affichent automatiquement dans votre agenda.
  • Par défaut, les conflits de planning pour les événements auxquels vous avez répondu "Oui" ou "Peut-être" sont évités.
  • La disponibilité affichée sur votre page de réservation est automatiquement mise à jour afin d'éviter les conflits avec d'autres événements sur votre agenda principal.

Visibilité du planning de rendez-vous

  • Si vous partagez votre agenda avec d'autres personnes, elles ne peuvent pas voir votre planning de rendez-vous.
  • Toute personne disposant du lien vers votre page de réservation peut voir les horaires auxquels vous êtes disponible.
  • Si vous partagez votre page de réservation, mais pas votre agenda, les utilisateurs ne peuvent pas voir les événements de votre agenda.

Autres ressources

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