課程內容
| 如何在離開辦公室前設定通知與委派工作，並在返回工作崗位後快速掌握狀況。 |
需求條件：
10 分鐘
Google Workspace 帳戶：還沒有帳戶嗎？立即開始 14 天試用期。
教學課程內容
|
1 通知您的同事 |
全部展開 | 全部收合全部收合 |
視您要聯絡的對象選擇適合的溝通工具，例如透過電子郵件與老闆聯絡，或傳送簡短的訊息給團隊成員。
- 在電腦上前往 Gmail。
- 按一下左上方的 [撰寫] 圖示
。
- 在「收件者」欄位中加入收件者。你也可以透過以下方式新增收件者：
- 在「副本」和「密件副本」欄位中加入收件者。
- 撰寫郵件內文時，在文字欄位中輸入「+」或「@」符號，後面加上聯絡人的名稱。
- 新增主旨。
- 撰寫郵件內文。
- 按一下頁面底部的 [傳送]。
提示：如要新增個別收件者，以及透過標籤所建立的聯絡人群組，請按一下「收件者：」。
傳送即時訊息給使用者：
- 前往 Google Chat 或 Gmail 帳戶。
- 如果在「Chat」下方找不到名稱，請按一下「發起即時通訊」圖示
。
- 輸入名稱或電子郵件地址。當你輸入文字時，畫面上會顯示相關建議。
- 如要傳送 1:1 訊息給機構外部人士，請輸入對方的電子郵件地址。
- 按一下你要傳送訊息的對象。
- 輸入要傳送的訊息，然後點選「傳送」圖示
。
發起群組對話：
- 前往 Google Chat 或 Gmail 帳戶。
- 在「Chat」下方，按一下現有群組對話並輸入訊息內容
按一下「傳送」圖示
- 如果在「Chat」下方找不到群組對話，請依序按一下「發起即時通訊」圖示
- 輸入名稱或電子郵件地址。當你輸入文字時，畫面上會顯示相關建議。
- 按一下「完成」圖示
。
- 輸入要傳送的訊息，然後按一下「傳送」圖示
按一下「傳送」圖示 如果您不在辦公室，請更新您的 Google 日曆，讓同事知道您哪些時段不在工作崗位上。
設定不在辦公室的狀態後，日曆將自動拒絕預定在這段期間召開的所有會議。
- 在電腦上開啟 Google 日曆。
- 在日曆最上方點選您不在辦公室的第一個日期。
- 按一下 [不在辦公室]。
- 選擇你不在辦公室的所有日期，也可以指定時間。
- 選用：如要排定重複的不在辦公室活動時間，請在所選日期和時間下方，依序按一下「不重複」旁的下拉式選單
選擇頻率。
- 選用：變更拒絕設定並編輯拒絕訊息。
- 按一下「儲存」。
選擇頻率。您也需確定要拒絕或重新安排會議時間。您可以傳送記事給邀請對象，說明無法出席的原因或要求重新安排會議。
如何傳送記事給邀請對象：
- 點選日曆上的活動。
- 在「不確定」旁邊依序點選向下箭頭
- 輸入附註內容。
提示：你也可以選擇「參加」旁邊的回覆選項。 - 按一下「儲存」。
注意：除了全天活動或是擁有超過 200 位邀請對象的活動以外，所有邀請對象都可以建議新時間。
重新安排會議：
注意：如果活動主辦人已經授予您修改活動的權限，您就可以直接重新安排活動時間，不需要建議新時間。
- 點選日曆上的活動。
- 在「不確定」旁邊依序點選向下箭頭
- 選取其他時間或日期。
提示：你也可以為建議的時間留下訊息。 - 按一下 [傳送提議]。
您可以在 Gmail 中針對來信設定自動回覆，讓同事知道您不在工作崗位上。
開啟或關閉休假回覆
注意：建立未滿 24 小時的帳戶無法使用休假回覆。
- 開啟 Gmail。
- 依序按一下右上方的「設定」圖示
[查看所有設定]。
- 向下捲動至「休假回覆」，然後選取 [開啟休假回覆] 或 [關閉休假回覆]。
- 如果您已開啟休假回覆，請輸入您不在的日期並新增訊息，然後選取會收到回覆的對象。
- 按一下底部的 [儲存變更]。
2 準備及指派工作 |
在 Google 文件或 Google 雲端硬碟中建立工作代理說明文件：說明您目前不在位子上，並列出要接替您工作的聯絡人，以及任何相關的專案檔案。
。您也可以執行下列動作：
如果您正在移交專案工作，需要與貴機構其他人員聯絡，例如審查者或管理員，可以在 Google Cloud Search 中搜尋人員。
-
請前往 cloudsearch.google.com 登入 Cloud Search。
如果不能登入，表示您的帳戶無法使用 Cloud Search。瞭解詳情
- 搜尋使用者姓名。
- 如要傳送電子郵件，請在搜尋結果資訊卡中按一下對方的電子郵件地址。
- 如要取得其他聯絡選項或更多回報關係資訊，請按一下使用者的姓名，開啟對方的個人資料頁面。
- 在個人資料頁面中，按一下您想與對方聯絡的方式：
- 如要傳送電子郵件，請按一下「電子郵件」圖示
或對方的電子郵件地址。
- 如要安排會議，請按一下「時間表」圖示
。
- 如要進行即時通訊，請按一下「Hangouts」圖示
。
- 如要發起視訊通話，請按一下「視訊通話」圖示
。
- 如要傳送電子郵件，請按一下「電子郵件」圖示
- 如要開啟對方的個人資料頁面以便與對方的主管或直屬部屬聯絡，請按一下該主管或直屬部屬的姓名。
在專案計畫中指派工作：
- 在 Google 文件、試算表或簡報中，選取您要加上註解的文字。
- 按一下「新增註解」圖示
。
- 在方塊中輸入註解內容。
- (選用) 如要指定工作或註解的接收對象，請輸入加號 (+) 再接著對方的電子郵件地址。您想指定多少人都沒問題，所有接收對象都會收到一封包含註解內容和檔案連結的電子郵件。
- (選用) 如要將註解指派給特定使用者，請勾選 [指派給] 方塊。
- 按一下 [註解] 或 [指派]。
注意：如果檔案中的註解數量達到上限，您可以另外建立不含註解的檔案副本。
與特定使用者共用檔案或資料夾：
- 選取要共用的檔案。
- 按一下 [共用] 或「共用」圖示
。
- 在「與使用者和群組共用」之下，輸入共用對象的電子郵件地址。
注意：如果貴機構已啟用訪客共用功能，您就能邀請沒有 Google 帳戶的使用者在 Google 雲端硬碟檔案和資料夾上進行協作。請參閱與協作者共用文件。
- 如要變更共用對象對檔案的操作權限，請依序按一下右側的向下箭頭
- 選擇是否要通知對方。
- 如果想向共用對象發送通知，請勾選 [通知使用者] 方塊。如果您這麼做，共用對象就會在通知電子郵件中看到您輸入的所有電子郵件地址。
- 如果不想通知對方，請取消勾選 [通知使用者] 方塊。
- 按一下 [共用] 或 [傳送]。
共用檔案或資料夾的連結：
決定您要聯絡的對象後，可以撰寫郵件或傳送郵件給相關人員。
- 在電腦上前往 Gmail。
- 按一下左上方的 [撰寫] 圖示
- 在「收件者」欄位中加入收件者。你也可以透過以下方式新增收件者：
- 在「副本」和「密件副本」欄位中加入收件者。
- 撰寫郵件內文時，在文字欄位中輸入「+」或「@」符號，後面加上聯絡人的名稱。
- 新增主旨。
- 撰寫郵件內文。
- 按一下頁面底部的 [傳送]。
提示：如要新增個別收件者，以及透過標籤所建立的聯絡人群組，請按一下「收件者：」。
3 掌握工作狀況 |
您不在辦公室時，可能會需要透過電子郵件或即時訊息 (DM) 偶爾確認專案狀況。
- 在電腦上前往 Gmail。
- 按一下左上方的 [撰寫] 圖示
- 在「收件者」欄位中加入收件者。你也可以透過以下方式新增收件者：
- 在「副本」和「密件副本」欄位中加入收件者。
- 撰寫郵件內文時，在文字欄位中輸入「+」或「@」符號，後面加上聯絡人的名稱。
- 新增主旨。
- 撰寫郵件內文。
- 按一下頁面底部的 [傳送]。
提示：如要新增個別收件者，以及透過標籤所建立的聯絡人群組，請按一下「收件者：」。
傳送即時訊息給使用者：
- 前往 Google Chat 或 Gmail 帳戶。
- 如果在「Chat」下方找不到名稱，請按一下「發起即時通訊」圖示
- 輸入名稱或電子郵件地址。當你輸入文字時，畫面上會顯示相關建議。
- 如要傳送 1:1 訊息給機構外部人士，請輸入對方的電子郵件地址。
- 按一下你要傳送訊息的對象。
- 輸入要傳送的訊息，然後點選「傳送」圖示
發起群組對話：
- 前往 Google Chat 或 Gmail 帳戶。
- 在「Chat」下方，按一下現有群組對話並輸入訊息內容
- 如果在「Chat」下方找不到群組對話，請依序按一下「發起即時通訊」圖示
- 輸入名稱或電子郵件地址。當你輸入文字時，畫面上會顯示相關建議。
- 按一下「完成」圖示
- 輸入要傳送的訊息，然後按一下「傳送」圖示
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