부재중 상태일 때 업무 위임하기

과정 내용

퇴근 전에 알림을 설정하고 작업을 위임하는 방법과 다시 복귀했을 때 빠르게 업무를 파악하는 방법을 알아봅니다.

소요 시간

10분

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이 튜토리얼에서 다루는 내용

동료에게 알리기 업무 준비 및 할당하기 업무 확인하기

1  동료에게 알리기

모두 펼치기  |  모두 접기모두 접기

부재중 상태에 관한 세부정보 공유하기

상대방에 따라 커뮤니케이션 도구를 선택하세요(예를 들어 상사에게는 이메일을, 팀원에게는 간단한 채팅 메시지를 전송).

1. 컴퓨터에서 Gmail로 이동합니다.
2. 왼쪽 상단에서  편지쓰기를 클릭합니다.
3. '받는사람' 입력란에 수신자를 추가합니다. 다음과 같이 수신자를 추가할 수도 있습니다.
   • '참조' 및 '숨은참조' 입력란에 추가합니다.
   • 메일을 작성할 때 텍스트 입력란에 '+ 기호' 또는 '@멘션'과 연락처 이름을 입력합니다.
4. 제목을 추가합니다.
5. 메일을 작성합니다.
6. 페이지 하단에서 보내기를 클릭합니다.

도움말: 개별 수신자 및 라벨로 지정한 연락처 그룹을 추가하려면 받는사람:을 클릭합니다. 

사용자에게 채팅 메시지 보내기:

1. Google Chat 또는 Gmail 계정으로 이동합니다.
2. 'Chat' 아래에 이름이 없으면 채팅 시작 을 클릭합니다.
3. 이름 또는 이메일 주소를 입력합니다. 텍스트를 입력하면 추천 목록이 표시됩니다.
   • 조직 외부 사용자에게 1:1 메시지를 보내려면 이메일 주소를 입력합니다.
4. 메시지의 수신자를 클릭합니다.
5. 메시지를 입력한 다음 보내기 를 클릭합니다.

그룹 대화 시작하기

1. Google Chat 또는 Gmail 계정으로 이동합니다.
2. 'Chat'에서 기존 그룹 대화를 클릭하고 메시지를 입력한 다음 보내기 를 클릭합니다.
3. 그룹 대화가 'Chat'에 있지 않으면 채팅 시작 그룹 대화 시작을 클릭합니다.
4. 이름 또는 이메일 주소를 입력합니다. 텍스트를 입력하면 추천 목록이 표시됩니다.
5. 완료 를 클릭합니다.
6. 메시지를 입력한 다음 보내기 를 클릭합니다.

캘린더에 부재중 날짜 추가하기

부재중일 때 동료들도 나의 부재중 상태를 알 수 있도록 Google Calendar를 업데이트하세요.

사용자가 부재중 상태임을 표시하면 그 시간 동안 캘린더에서 모든 회의가 자동으로 거절됩니다.

1. 컴퓨터에서 Google Calendar를 엽니다.
2. 캘린더 상단에서 부재중인 기간의 첫 번째 날을 클릭합니다.
3. 부재중을 클릭합니다.
4. 부재중인 날짜를 선택합니다. 시간을 지정할 수도 있습니다.
5. 선택사항: 반복되는 부재중 일정을 예약하려면 선택하는 날짜 및 시간 아래에서 '반복 안함' 옆의 드롭다운 메뉴를 클릭한 다음 반복 주기를 선택합니다.
6. 선택사항: 거부 설정을 변경하고 거부 메시지를 수정합니다.
7. 저장을 클릭합니다.

회의 취소 또는 일정 변경하기

또한 회의가 있다면 거절하거나 일정을 재조정할 필요가 있습니다. 참석자에게 메모를 보내 부재중임을 설명하거나 회의 일정을 조정할 수 있습니다.

참석자에게 메모 보내기:

1. 캘린더에서 일정을 클릭합니다.
2. '미정' 옆에 있는 '위쪽 화살표 ' '메모 추가'를 클릭합니다.
3. 메모를 작성합니다.
   도움말: '참석하시겠습니까?' 옆에서 참석 여부를 선택할 수도 있습니다.
4. 저장을 클릭합니다.

참고: 참석자가 200명 이상인 일정 또는 종일 일정이 아닌 경우 모든 참석자가 새로운 시간을 제안할 수 있습니다.

회의 일정을 변경하려면 다음 안내를 따르세요.

참고: 일정 주최자로부터 일정 수정 권한을 부여받았다면 새로운 시간을 제안하는 대신 직접 일정 시간을 변경할 수 있습니다.

1. 캘린더에서 일정을 클릭합니다.
2. '미정' 옆의 '위쪽 화살표 ' '새로운 시간 제안'을 클릭합니다.
3. 다른 시간 또는 날짜를 선택합니다.
   도움말: 시간을 제안하면서 메시지를 추가할 수도 있습니다.
4. '제안 보내기'를 클릭합니다.

부재중 자동응답 설정하기

동료들이 내가 부재중 상태임을 알 수 있도록 Gmail에서 받은 메일에 대해 자동 답장을 설정하세요.

부재중 자동응답을 사용하거나 사용 중지하려면 다음 안내를 따르세요.

참고: 부재중 자동응답을 사용하려면 계정을 만든지 최소 24시간이 지나야 합니다.

1. Gmail을 엽니다.
2. 오른쪽 상단에서 설정 '모든 설정 보기'를 클릭합니다.
3. 부재중 자동응답으로 스크롤하고 부재중 자동응답 켜기 또는 부재중 자동응답 끄기를 선택합니다.
4. 부재중 자동응답을 사용 설정한 경우 부재중인 날짜를 입력하고 메시지를 추가합니다. 그런 다음 응답을 받을 사용자를 선택합니다.
5. 하단에 있는 변경사항 저장을 클릭합니다.

2 업무 준비 및 할당하기

인수인계 문서 만들기

Google Docs 또는 Google Drive에서 인수인계 문서를 만들어 부재중임을 설명하고 업무를 인계받는 동료의 연락처 및 관련 프로젝트 파일 목록을 제공하세요.

1. 컴퓨터에서 Google Docs, Sheets, Slides 또는 Forms 홈 화면을 엽니다.
2. 만들기 를 클릭합니다.

템플릿으로 문서를 작성할 수도 있습니다.

동료 검색하기

프로젝트를 인계할 예정이며 검토자나 관리자와 같이 조직의 다른 사용자를 찾아야 하는 경우 Google Cloud Search에서 사용자를 검색하세요.

1. cloudsearch.google.com에서 Cloud Search에 로그인합니다.

   로그인을 할 수 없으면 계정에 Cloud Search가 없는 것입니다. 자세히 알아보기
2. 이름으로 사용자를 검색합니다.
3. 결과 카드에서 이메일을 보내려면 사용자의 이메일 주소를 클릭합니다.
4. 다른 연락처 옵션이나 보고 정보가 더 필요하면 해당 사용자의 이름을 클릭하여 프로필 정보 페이지를 엽니다. 
5. 프로필 정보 페이지에서 사용자에게 연락할 방법을 클릭합니다.
   • 이메일을 보내려면 이메일 또는 사용자의 이메일 주소를 클릭합니다.
   • 회의를 예약하려면 일정 을 클릭합니다.
   • 채팅하려면 행아웃 을 클릭합니다.
   • 영상 통화를 시작하려면 영상 통화 를 클릭합니다.
6. 프로필 정보 페이지를 열어 관리자 또는 관리자에게 보고하는 다른 사용자에게 연락하려면 관리자나 해당 사용자의 이름을 클릭합니다.

작업 할당 및 동료와 파일 공유하기

프로젝트 계획에서 작업 할당하기:

1. 문서, 스프레드시트 또는 프레젠테이션에서 댓글을 작성할 텍스트를 선택합니다.
2. 댓글 추가 를 클릭합니다.
3. 입력란에 댓글을 입력합니다.
4. (선택사항) 할 일 또는 댓글을 특정 사용자에게 전달하려면 + 기호와 이메일 주소를 입력합니다. 사용자는 원하는 수만큼 추가할 수 있습니다. 각 사용자에게 댓글과 파일 링크가 포함된 이메일이 전송됩니다.
5. (선택사항) 특정 사용자에게 댓글을 할당하려면 [사용자]에게 할당 체크박스를 선택합니다.
6. 댓글 또는 할당을 클릭합니다.

참고: 파일이 최대 댓글 수에 도달하면 댓글을 복사하지 않고 파일의 사본을 만들 수 있습니다.

특정 사용자와 파일 또는 폴더 공유하기:

1. 공유하려는 파일을 선택합니다.
2. 공유 또는 공유 를 클릭합니다.
3. 사용자 및 그룹과 공유 아래에서 공유하려는 사용자의 이메일 주소를 입력합니다.

   참고: 조직에 방문자 공유가 사용 설정되어 있는 경우 Google 계정이 없는 사용자를 초대하여 Google 드라이브 파일 및 폴더에서 공동작업할 수 있습니다. 방문자와 문서 공유하기를 참고하세요.

4. 다른 사용자가 내 파일에 수행할 수 있는 작업을 변경하려면 오른쪽에서 아래쪽 화살표 뷰어, 댓글 작성자 또는 편집자를 클릭합니다.
5. 사용자에게 알림을 보낼지 선택합니다.
   • 파일을 공유했음을 사용자에게 알리려면 이메일 알림 보내기 체크박스를 선택합니다. 알림을 보내면 입력하는 각 이메일 주소가 이메일에 포함됩니다.
   • 사용자에게 알리고 싶지 않다면 이메일 알림 보내기 체크박스를 선택 해제합니다.
6. 공유 또는 보내기를 클릭합니다.

파일 또는 폴더 링크 공유하기:

1. 드라이브에서 파일 또는 폴더를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 공유 를 클릭합니다.

   문서, 스프레드시트 또는 프레젠테이션의 상단에서 공유를 클릭합니다.

   참고: 내가 소유하거나 수정 권한이 있는 파일만 공유할 수 있습니다.

2. (선택사항) 파일을 공유할 때 사용자가 내 파일로 할 수 있는 작업을 지정하려면 조직 이름 아래에서 변경을 클릭합니다.
   • 권한을 변경하려면 오른쪽에서 아래쪽 화살표 를 클릭하고 뷰어, 댓글 작성자, 편집자를 선택합니다.
   • 조직 외부에 링크를 공유하도록 허용하려면 조직 이름 옆에 있는 아래쪽 화살표 공개를 클릭합니다.

     참고: 이 옵션이 표시되지 않으면 관리자에게 문의하세요.

3. 링크 복사를 클릭합니다.
4. 완료를 클릭합니다.
5. 링크를 이메일, 웹사이트 또는 공유해야 할 위치에 붙여넣습니다.

누가 내 업무를 인수하는지 설명하기

연락할 사용자를 정한 후 이해관계자에게 이메일을 작성하거나 메시지를 전송하세요.

1. 컴퓨터에서 Gmail로 이동합니다.
2. 왼쪽 상단에서  편지쓰기를 클릭합니다.
3. '받는사람' 입력란에 수신자를 추가합니다. 다음과 같이 수신자를 추가할 수도 있습니다.
   • '참조' 및 '숨은참조' 입력란에 추가합니다.
   • 메일을 작성할 때 텍스트 입력란에 '+ 기호' 또는 '@멘션'과 연락처 이름을 입력합니다.
4. 제목을 추가합니다.
5. 메일을 작성합니다.
6. 페이지 하단에서 보내기를 클릭합니다.

도움말: 개별 수신자 및 라벨로 지정한 연락처 그룹을 추가하려면 받는사람:을 클릭합니다. 

3 업무 상태 확인하기

부재중일 때 업무 상태 확인하기

부재중일 때 이메일 또는 채팅 메시지를 사용해 프로젝트가 어떻게 진행되고 있는지 확인해야 할 경우가 간혹 있습니다.

1. 컴퓨터에서 Gmail로 이동합니다.
2. 왼쪽 상단에서  편지쓰기를 클릭합니다.
3. '받는사람' 입력란에 수신자를 추가합니다. 다음과 같이 수신자를 추가할 수도 있습니다.
   • '참조' 및 '숨은참조' 입력란에 추가합니다.
   • 메일을 작성할 때 텍스트 입력란에 '+ 기호' 또는 '@멘션'과 연락처 이름을 입력합니다.
4. 제목을 추가합니다.
5. 메일을 작성합니다.
6. 페이지 하단에서 보내기를 클릭합니다.

도움말: 개별 수신자 및 라벨로 지정한 연락처 그룹을 추가하려면 받는사람:을 클릭합니다. 

사용자에게 채팅 메시지 보내기:

1. Google Chat 또는 Gmail 계정으로 이동합니다.
2. 'Chat' 아래에 이름이 없으면 채팅 시작 을 클릭합니다.
3. 이름 또는 이메일 주소를 입력합니다. 텍스트를 입력하면 추천 목록이 표시됩니다.
   • 조직 외부 사용자에게 1:1 메시지를 보내려면 이메일 주소를 입력합니다.
4. 메시지의 수신자를 클릭합니다.
5. 메시지를 입력한 다음 보내기 를 클릭합니다.

그룹 대화 시작하기

1. Google Chat 또는 Gmail 계정으로 이동합니다.
2. 'Chat'에서 기존 그룹 대화를 클릭하고 메시지를 입력한 다음 보내기 를 클릭합니다.
3. 그룹 대화가 'Chat'에 있지 않으면 채팅 시작 그룹 대화 시작을 클릭합니다.
4. 이름 또는 이메일 주소를 입력합니다. 텍스트를 입력하면 추천 목록이 표시됩니다.
5. 완료 를 클릭합니다.
6. 메시지를 입력한 다음 보내기 를 클릭합니다.

_{Google, Google Workspace 및 관련 마크와 로고는 Google LLC의 상표입니다. 기타 모든 회사명 및 제품명은 해당 업체의 상표입니다.}