Delegare il lavoro quando sei fuori sede

Cosa imparerai a fare

Come impostare le notifiche e delegare le attività prima di uscire dall'ufficio e come mettersi rapidamente in pari col lavoro al ritorno.

Che cosa ti serve

10 minuti

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In questo tutorial

Inviare una notifica ai colleghi Preparare e assegnare il lavoro Monitorare il lavoro

1  Inviare una notifica ai colleghi

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Condividi i dettagli sul tuo fuori sede

Scegli lo strumento di comunicazione in base al destinatario della corrispondenza, ad esempio, invia un'email al tuo superiore o un messaggio rapido ai colleghi del team.

1. Accedi a Gmail da un computer.
2. In alto a sinistra, fai clic su  Scrivi.
3. Nel campo "A", aggiungi i destinatari. Puoi anche aggiungere destinatari:
   • Nei campi "Cc" e "Ccn".
   • Quando scrivi un messaggio, inserendo il segno "+" o "@menzione" e il nome del contatto nel campo di testo.
4. Aggiungi l'oggetto del messaggio.
5. Scrivi il messaggio.
6. Nella parte inferiore della pagina, fai clic su Invia.

Suggerimento: per aggiungere singoli destinatari e gruppi di contatti creati con le etichette, fai clic su A:. 

Inviare un messaggio diretto a qualcuno:

1. Vai a Google Chat o al tuo account Gmail.
2. Se il nome non è già presente in "Chat", fai clic su Avvia una chat .
3. Inserisci un nome o un indirizzo email. Quando inserisci del testo vengono visualizzati dei suggerimenti.
   • Per inviare un messaggio 1:1 a una persona esterna alla tua organizzazione, inserisci il suo indirizzo email.
4. Fai clic sulla persona a cui vuoi inviare un messaggio.
5. Inserisci un messaggio e fai clic su Invia .

Avviare una conversazione di gruppo:

1. Vai a Google Chat o al tuo account Gmail.
2. In "Chat", fai clic su una conversazione di gruppo esistente, inserisci un messaggio fai clic su Invia .
3. Se la conversazione di gruppo non si trova in "Chat", fai clic su Avvia una chat Avvia conversazione di gruppo.
4. Inserisci un nome o un indirizzo email. Quando inserisci del testo vengono visualizzati dei suggerimenti.
5. Fai clic su Fine .
6. Inserisci un messaggio e fai clic su Invia .

Aggiungere le date fuori sede al proprio calendario

Se non sei in ufficio, aggiorna Google Calendar in modo che i colleghi sappiano che sei fuori sede.

Quando indichi che sei fuori sede, il calendario rifiuterà automaticamente tutte le riunioni pianificate per quel periodo.

1. Apri Google Calendar sul computer.
2. Nella parte superiore del calendario, fai clic sulla prima data in cui non sarai disponibile.
3. Fai clic su Fuori sede.
4. Seleziona le date in cui sarai fuori sede. Puoi anche specificare un orario.
5. (Facoltativo) Per pianificare eventi fuori sede che si ripetono, sotto il giorno e l'ora selezionati, fai clic sul menu a discesa accanto a "Non si ripete" scegli una frequenza.
6. (Facoltativo) Modifica le impostazioni di rifiuto e il messaggio di rifiuto.
7. Fai clic su Salva.

Annulla o riprogramma le riunioni

Devi anche assicurarti di rifiutare o riprogrammare le eventuali riunioni. Puoi inviare una nota agli invitati per spiegare la tua assenza o riprogrammare la riunione.

Inviare una nota agli invitati:

1. Fai clic sull'evento nel tuo calendario.
2. Accanto a "Forse", fai clic sulla Freccia su Aggiungi nota.
3. Inserisci la nota.
   Suggerimento: accanto a "Parteciperai?", puoi anche scegliere la risposta.
4. Fai clic su Salva.

Nota: tutti gli invitati possono proporre un orario alternativo, tranne che per gli eventi con più di 200 invitati o che durano tutto il giorno.

Riprogrammare una riunione:

Nota: se l'organizzatore dell'evento ti ha autorizzato ad accedere per modificare gli eventi, puoi riprogrammarli direttamente senza proporre un nuovo orario.

1. Nel tuo calendario, fai clic sull'evento.
2. Accanto a "Forse", fai clic sulla Freccia su  Proponi un nuovo orario.
3. Seleziona un altro orario o giorno.
   Suggerimento: puoi anche aggiungere un messaggio all'ora proposta.
4. Fai clic su Invia proposta.

Imposta un risponditore automatico

In Gmail, configura una risposta automatica ai messaggi in arrivo in modo che i colleghi sappiano che non sei disponibile.

Attivare o disattivare il risponditore automatico:

Nota: per utilizzare il risponditore automatico, il tuo account deve essere attivo da almeno 24 ore.

1. Apri Gmail.
2. In alto a destra, fai clic su Impostazioni  Visualizza tutte le impostazioni.
3. Scorri verso il basso fino a Risponditore automatico e seleziona Attiva risponditore automatico o Disattiva risponditore automatico.
4. Se hai attivato il risponditore automatico, inserisci le date in cui sarai assente e aggiungi un messaggio. Quindi, seleziona le persone che devono ricevere la risposta.
5. In fondo alla pagina, fai clic su Salva modifiche.

2  Preparare e assegnare il lavoro

Crea un documento di transizione

Crea un documento di transizione in Documenti Google o su Google Drive: spiega che sei fuori sede, indica i contatti che seguiranno il tuo lavoro e gli eventuali file di progetto pertinenti.

1. Apri la schermata Home di Documenti, Fogli, Presentazioni o Moduli Google sul computer.
2. Fai clic su Crea .

Puoi anche creare un documento da un modello.

Cerca i colleghi

Se devi affidare un progetto ad altri e devi trovare altre persone nella tua organizzazione, come revisori o gestori, puoi cercarli in Google Cloud Search.

1. Accedi a Cloud Search all'indirizzo cloudsearch.google.com.

   Se non riesci a eseguire l'accesso, significa che il tuo account non ha Cloud Search. Ulteriori informazioni
2. Cerca la persona per nome.
3. Nella scheda dei risultati, per inviare un messaggio alla persona, fai clic sul suo indirizzo email.
4. Per visualizzare altre opzioni di contatto o altre informazioni sui dipendenti subordinati, fai clic sul nome della persona per aprire la pagina dei dati del profilo. 
5. Nella pagina dei dati del profilo, fai clic su una delle seguenti modalità di contatto:
   • Per inviare un'email, fai clic su Email o sull'indirizzo email della persona.
   • Per organizzare una riunione, fai clic su Programma .
   • Per chattare, fai clic su Hangout .
   • Per avviare una videochiamata, fai clic su Videochiamata .
6. Per aprire la pagina dei dati del profilo e contattare il responsabile o i dipendenti subordinati della persona, fai clic sul nome del responsabile o del dipendente.

Assegna i compiti e condividi file con i colleghi

Assegnare le attività nel piano di progetto:

1. In Documenti, Fogli o Presentazioni, seleziona il testo che vuoi commentare.
2. Fai clic su Aggiungi commento .
3. Inserisci il commento nella casella.
4. Per indirizzare l'attività o il commento a una persona specifica, inserisci un segno più (+) seguito dal suo indirizzo email. Puoi aggiungere un numero illimitato di persone. Ciascuna persona riceverà un'email con il tuo commento e un link al file.
5. (Facoltativo) Per assegnare il commento a una persona specifica, seleziona la casella Assegna a.
6. Fai clic su Commenta o Assegna.

Nota: se un file raggiunge il numero massimo di commenti, puoi crearne una copia senza copiare i commenti.

Condividere un file o una cartella con persone specifiche:

1. Seleziona il file che vuoi condividere.
2. Fai clic su Condividi o sull'icona Condividi .
3. In Condividi con persone e gruppi, inserisci l'indirizzo email con cui vuoi condividere il file.

   Nota: se la condivisione con i visitatori è attiva nella tua organizzazione, puoi invitare una persona che non ha un Account Google a collaborare ai tuoi file e alle tue cartelle su Google Drive. Vedi Condividere documenti con i visitatori.

4. Per cambiare le azioni che le persone possono eseguire nel file, a destra, fai clic sulla Freccia giù Visualizzatore, Commentatore o Editor.
5. Scegli di inviare notifiche alle persone:
   • Se vuoi comunicare alle persone che hai condiviso un file con loro, seleziona la casella Invia notifiche. Se scegli di inviare le notifiche, tutti gli indirizzi email che inserisci verranno inclusi nell'email.
   • Se non vuoi inviare notifiche, deseleziona la casella Invia notifiche.
6. Fai clic su Condividi o Invia.

Condividere un link a un file o a una cartella:

1. In Drive, fai clic con il pulsante destro del mouse sul file o sulla cartella che vuoi condividere e seleziona Condividi .

   In alto in Documenti, Fogli o Presentazioni, fai clic su Condividi.

   Nota: puoi condividere solo i file di tua proprietà o per i quali disponi dell'accesso in modifica.

2. (Facoltativo) Per specificare quali azioni possono effettuare gli utenti sul file che hai condiviso, fai clic su Modifica sotto il nome della tua organizzazione:
   • Per cambiare l'autorizzazione, fai clic sulla Freccia giù  sulla destra e seleziona Visualizzatore, Commentatore o Editor.
   • Per consentire la condivisione del link all'esterno dell'organizzazione, fai clic sulla Freccia giù Pubblico.

     Nota: se non vedi questa opzione, contatta il tuo amministratore.

3. Fai clic su Copia link.
4. Fai clic su Fine.
5. Incolla il link in un messaggio email, su un sito web o dovunque tu debba condividerlo.

Spiegare chi prenderà in carico il tuo lavoro

Dopo aver stabilito chi devi contattare, scrivi un'email o invia un messaggio alle persone interessate.

1. Accedi a Gmail da un computer.
2. In alto a sinistra, fai clic su  Scrivi.
3. Nel campo "A", aggiungi i destinatari. Puoi anche aggiungere destinatari:
   • Nei campi "Cc" e "Ccn".
   • Quando scrivi un messaggio, inserendo il segno "+" o "@menzione" e il nome del contatto nel campo di testo.
4. Aggiungi l'oggetto del messaggio.
5. Scrivi il messaggio.
6. Nella parte inferiore della pagina, fai clic su Invia.

Suggerimento: per aggiungere singoli destinatari e gruppi di contatti creati con le etichette, fai clic su A:. 

3  Monitorare il lavoro

Controllare il lavoro mentre sei assente

Mentre sei assente, potresti dover comunicare occasionalmente via email o con un messaggio diretto per vedere come procedono i progetti.

1. Accedi a Gmail da un computer.
2. In alto a sinistra, fai clic su  Scrivi.
3. Nel campo "A", aggiungi i destinatari. Puoi anche aggiungere destinatari:
   • Nei campi "Cc" e "Ccn".
   • Quando scrivi un messaggio, inserendo il segno "+" o "@menzione" e il nome del contatto nel campo di testo.
4. Aggiungi l'oggetto del messaggio.
5. Scrivi il messaggio.
6. Nella parte inferiore della pagina, fai clic su Invia.

Suggerimento: per aggiungere singoli destinatari e gruppi di contatti creati con le etichette, fai clic su A:. 

Inviare un messaggio diretto a qualcuno:

1. Vai a Google Chat o al tuo account Gmail.
2. Se il nome non è già presente in "Chat", fai clic su Avvia una chat .
3. Inserisci un nome o un indirizzo email. Quando inserisci del testo vengono visualizzati dei suggerimenti.
   • Per inviare un messaggio 1:1 a una persona esterna alla tua organizzazione, inserisci il suo indirizzo email.
4. Fai clic sulla persona a cui vuoi inviare un messaggio.
5. Inserisci un messaggio e fai clic su Invia .

Avviare una conversazione di gruppo:

1. Vai a Google Chat o al tuo account Gmail.
2. In "Chat", fai clic su una conversazione di gruppo esistente, inserisci un messaggio fai clic su Invia .
3. Se la conversazione di gruppo non si trova in "Chat", fai clic su Avvia una chat Avvia conversazione di gruppo.
4. Inserisci un nome o un indirizzo email. Quando inserisci del testo vengono visualizzati dei suggerimenti.
5. Fai clic su Fine .
6. Inserisci un messaggio e fai clic su Invia .

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