Mendelegasikan pekerjaan saat Anda tidak di kantor

Yang akan Anda pelajari

Cara menetapkan notifikasi dan mendelegasikan tugas sebelum Anda meninggalkan kantor. Juga, cara cepat mengejar ketertinggalan Anda saat kembali bekerja.

Yang Anda butuhkan

10 menit

 Akun Google Workspace—Belum punya akun? Mulai uji coba 14 hari Anda sekarang juga.

Dalam tutorial ini

Memberi tahu rekan kerja Menyiapkan dan menetapkan pekerjaan Terus memantau pekerjaan

1  Memberi tahu rekan kerja

Luaskan semua  |  Ciutkan semuaCiutkan semua

Berbagi detail saat tidak di kantor

Pilih alat komunikasi sesuai dengan orang yang akan Anda hubungi via email (misalnya, mengirim email ke atasan atau pesan singkat ke rekan tim).

1. Di komputer, buka Gmail.
2. Di kiri atas, klik Tulis.
3. Di kolom "Kepada", tambahkan penerima. Anda juga dapat menambahkan penerima:
   • Di kolom "Cc" dan "Bcc".
   • Ketika menulis pesan di kolom teks, menggunakan tanda "+" atau "@" diikuti dengan nama kontak.
4. Tambahkan subjek.
5. Tulis pesan Anda.
6. Di bagian bawah pesan, klik Kirim.

Tips: Untuk menambahkan penerima individu dan grup kontak yang Anda buat dengan label, klik Kepada:. 

Mengirim pesan langsung ke seseorang:

1. Buka Google Chat atau akun Gmail Anda.
2. Jika belum ada nama di bagian "Chat", klik Mulai chat .
3. Masukkan nama atau alamat email. Saran akan muncul saat Anda memasukkan teks.
   • Untuk mengirim pesan 1:1 kepada seseorang di luar organisasi Anda, masukkan alamat emailnya.
4. Klik nama orang yang ingin Anda kirimi pesan.
5. Masukkan pesan, lalu klik Kirim .

Memulai percakapan grup:

1. Buka Google Chat atau akun Gmail Anda.
2. Di bagian "Chat", klik percakapan grup yang ada, masukkan pesan klik Kirim .
3. Jika Anda tidak menemukan percakapan grup di bagian "Chat”, klik Mulai chat Mulai percakapan grup.
4. Masukkan nama atau alamat email. Saran akan muncul saat Anda memasukkan teks.
5. Klik Selesai .
6. Masukkan pesan, lalu klik Kirim .

Menambahkan tanggal tidak di kantor ke kalender

Jika Anda tidak berada di kantor, perbarui Google Kalender agar rekan kerja tahu bahwa Anda sedang tidak bekerja.

Jika jadwal saat Anda tidak di kantor ditampilkan, kalender Anda akan otomatis menolak semua rapat selama waktu tersebut.

1. Pada komputer, buka Google Kalender.
2. Di bagian atas kalender Anda, klik tanggal pertama Anda tidak berada di kantor.
3. Klik Tidak di kantor.
4. Pilih tanggal Anda tidak akan berada di kantor. Anda juga dapat menentukan waktunya.
5. Opsional: Untuk menjadwalkan acara tidak di kantor yang berulang, di bawah hari dan waktu yang Anda pilih, klik menu drop-down di samping "Tidak berulang"  pilih frekuensi.
6. Opsional: Ubah setelan penolakan dan edit pesan penolakan Anda.
7. Klik Simpan.

Membatalkan atau menjadwalkan ulang rapat

Anda juga perlu memastikan bahwa semua rapat telah dibatalkan atau dijadwalkan ulang. Anda dapat mengirim pesan ke tamu untuk menjelaskan ketidakhadiran Anda atau untuk menjadwalkan ulang rapat.

Mengirim catatan ke tamu:

1. Klik acara di kalender Anda.
2. Di samping "Mungkin", klik Panah bawah Tambahkan catatan.
3. Masukkan catatan Anda.
   Tips: Di samping “Hadir?”, Anda juga dapat memilih RSVP.
4. Klik Simpan.

Catatan: Semua tamu dapat mengusulkan waktu baru, kecuali untuk acara dengan lebih dari 200 tamu atau acara sepanjang hari.

Menjadwalkan ulang rapat:

Catatan: Jika penyelenggara acara telah memberi Anda akses untuk mengubah acara, Anda dapat menjadwalkan ulang acara tersebut secara langsung tanpa mengusulkan waktu baru.

1. Di kalender Anda, klik acara.
2. Di samping "Mungkin", klik Panah bawah Usulkan waktu baru.
3. Pilih waktu atau hari yang berbeda.
   Tips: Anda juga dapat menambahkan pesan ke waktu yang diusulkan.
4. Klik Kirim Usulan.

Menyiapkan penjawab saat libur

Di Gmail, siapkan balasan otomatis untuk pesan masuk agar rekan kerja tahu bahwa Anda sedang tidak dapat bekerja.

Mengaktifkan atau menonaktifkan penjawab saat libur:

Catatan: Agar dapat menggunakan Penjawab saat libur, akun Anda harus dibuat setidaknya 24 jam yang lalu.

1. Buka Gmail .
2. Di kanan atas, klik Setelan Lihat semua setelan.
3. Scroll ke bawah ke Penjawab saat libur dan pilih Penjawab saat libur aktif atau Penjawab saat libur nonaktif.
4. Jika Anda mengaktifkan penjawab saat libur, masukkan tanggal saat Anda pergi dan tambahkan pesan. Lalu, pilih siapa yang akan mendapatkan tanggapan.
5. Di bagian bawah, klik Simpan Perubahan.

2  Menyiapkan dan menetapkan pekerjaan

Membuat dokumen transisi

Buat dokumen transisi di Google Dokumen atau Google Drive. Jelaskan bahwa Anda tidak berada di kantor, cantumkan kontak yang menggantikan Anda untuk sementara waktu, dan file project yang relevan.

1. Di komputer, buka layar utama Google Dokumen, Spreadsheet, Slide, Formulir, atau Vids.
2. Klik Buat .

Anda juga dapat:

• Membuat file dari template
• Menggunakan template di Google Vids

Menelusuri rekan kerja

Jika Anda akan menyerahkan project dan perlu menemukan orang lain di organisasi, seperti peninjau atau manajer, Anda dapat menelusuri orang di Google Cloud Search.

1. Login ke Cloud Search di cloudsearch.google.com.

   Jika tidak dapat login, akun Anda tidak memiliki Cloud Search. Pelajari lebih lanjut

2. Telusuri orang menggunakan namanya.
3. Di kartu hasil penelusuran, klik alamat email orang tersebut untuk mengirim email.
4. Untuk mendapatkan opsi kontak atau informasi pelaporan lainnya, klik nama orang tersebut untuk membuka halaman informasi profilnya. 
5. Di halaman informasi profil, klik cara yang ingin Anda gunakan untuk menghubungi orang tersebut:
   • Untuk mengirim email, klik Email atau alamat email orang tersebut.
   • Untuk menyiapkan rapat, klik Jadwalkan .
   • Untuk melakukan chat, klik Hangout .
   • Untuk memulai video call, klik Video call .
6. Untuk membuka halaman informasi profil dan menghubungi manajer atau bawahan langsung orang tersebut, klik nama manajer atau bawahan.

Memberikan tugas dan berbagi file dengan rekan kerja

Memberikan tugas dalam rencana project:

1. Di Dokumen, Spreadsheet, atau Slide, pilih teks yang ingin dikomentari.
2. Klik Tambahkan komentar .
3. Masukkan komentar Anda di kotak.
4. (Opsional) Untuk mengarahkan tugas atau komentar ke orang tertentu, masukkan tanda tambah (+) yang diikuti dengan alamat email mereka. Anda dapat menambahkan orang sebanyak mungkin. Setiap orang akan mendapatkan email yang berisi komentar dan link ke file tersebut.
5. (Opsional) Untuk menetapkan komentar ke pengguna tertentu, centang kotak Tugaskan kepada.
6. Klik Komentar atau Tugaskan.

Catatan: Jika file mencapai jumlah komentar maksimum, Anda dapat membuat salinan file tanpa menyalin komentar apa pun.

Berbagi file atau folder dengan orang tertentu:

1. Pilih file yang ingin Anda bagikan.
2. Klik Bagikan atau Bagikan .
3. Pada Bagikan dengan orang dan grup, masukkan alamat email yang ingin Anda ajak berbagi.

   Catatan: Jika fitur berbagi dengan pengunjung diaktifkan untuk organisasi, Anda dapat mengundang seseorang yang tidak memiliki Akun Google untuk berkolaborasi dalam file dan folder Google Drive. Lihat Berbagi dokumen dengan pengunjung.

4. Untuk mengubah hal yang dapat dilakukan orang ke file Anda, di sebelah kanan, klik Panah bawah Pengakses lihat saja, Pemberi Komentar, atau Editor.
5. Pilih untuk beri tahu pengguna.
   • Jika Anda ingin memberi tahu orang bahwa Anda berbagi file dengan mereka, centang kotak Beri tahu orang. Jika Anda memilih untuk memberi tahu orang, setiap alamat email yang Anda masukkan akan disertakan dalam email.
   • Jika Anda tidak ingin memberi tahu orang, hapus centang kotak Beri tahu orang.
6. Klik Bagikan atau Kirim.

Berbagi link ke file atau folder:

1. Di Drive, klik kanan file atau folder yang ingin Anda bagikan, lalu pilih Bagikan .

   Di Dokumen, Spreadsheet, atau Slide, klik Bagikan di bagian atas.

   Catatan: Anda hanya dapat berbagi file yang Anda miliki atau yang akses editnya Anda miliki.

2. (Opsional) Untuk menentukan tindakan yang dapat dilakukan penerima file saat Anda membagikannya, pada bagian nama organisasi, klik Ubah:
   • Untuk mengubah izin, di sebelah kanan, klik Panah bawah  dan pilih Pengakses Lihat Saja, Pemberi Komentar, atau Editor.
   • Untuk mengizinkan berbagi link di luar organisasi, di samping nama organisasi, klik Panah bawah Publik.

     Catatan: Jika Anda tidak melihat opsi ini, hubungi administrator Anda.

3. Klik Salin link.
4. Klik Selesai.
5. Tempel link di email, situs, atau di mana pun Anda perlu membagikannya.

Menjelaskan orang yang bertanggung jawab atas pekerjaan Anda

Setelah menentukan orang yang perlu dihubungi, tulis email atau kirimkan pesan ke pemangku kepentingan.

1. Di komputer, buka Gmail.
2. Di kiri atas, klik Tulis.
3. Di kolom "Kepada", tambahkan penerima. Anda juga dapat menambahkan penerima:
   • Di kolom "Cc" dan "Bcc".
   • Ketika menulis pesan di kolom teks, menggunakan tanda "+" atau "@" diikuti dengan nama kontak.
4. Tambahkan subjek.
5. Tulis pesan Anda.
6. Di bagian bawah pesan, klik Kirim.

Tips: Untuk menambahkan penerima individu dan grup kontak yang Anda buat dengan label, klik Kepada:. 

3  Memantau pekerjaan

Mengecek pekerjaan saat Anda sedang cuti

Saat Anda sedang cuti, Anda mungkin perlu sesekali mengecek pekerjaan lewat email atau pesan langsung untuk mengetahui kemajuan project.

1. Di komputer, buka Gmail.
2. Di kiri atas, klik Tulis.
3. Di kolom "Kepada", tambahkan penerima. Anda juga dapat menambahkan penerima:
   • Di kolom "Cc" dan "Bcc".
   • Ketika menulis pesan di kolom teks, menggunakan tanda "+" atau "@" diikuti dengan nama kontak.
4. Tambahkan subjek.
5. Tulis pesan Anda.
6. Di bagian bawah pesan, klik Kirim.

Tips: Untuk menambahkan penerima individu dan grup kontak yang Anda buat dengan label, klik Kepada:. 

Mengirim pesan langsung ke seseorang:

1. Buka Google Chat atau akun Gmail Anda.
2. Jika belum ada nama di bagian "Chat", klik Mulai chat .
3. Masukkan nama atau alamat email. Saran akan muncul saat Anda memasukkan teks.
   • Untuk mengirim pesan 1:1 kepada seseorang di luar organisasi Anda, masukkan alamat emailnya.
4. Klik nama orang yang ingin Anda kirimi pesan.
5. Masukkan pesan, lalu klik Kirim .

Memulai percakapan grup:

1. Buka Google Chat atau akun Gmail Anda.
2. Di bagian "Chat", klik percakapan grup yang ada, masukkan pesan klik Kirim .
3. Jika Anda tidak menemukan percakapan grup di bagian "Chat”, klik Mulai chat Mulai percakapan grup.
4. Masukkan nama atau alamat email. Saran akan muncul saat Anda memasukkan teks.
5. Klik Selesai .
6. Masukkan pesan, lalu klik Kirim .

_{Google, Google Workspace, serta merek dan logo yang terkait adalah merek dagang Google LLC. Semua nama perusahaan dan produk lainnya adalah merek dagang masing-masing perusahaan yang terkait.}