Wskazówki dotyczące optymalizacji skrzynki odbiorczej w Gmailu

Informacje dostępne na tej stronie

• Wskazówki dotyczące filtrowania i sortowania e-maili
• Porządkowanie e-maili według kategorii
• Zarządzanie wieloma kontami
• Przekazywanie dostępu do poczty e-mail

               

Chcesz skorzystać z zaawansowanych funkcji Google Workspace w swojej firmie?

Wypróbuj Google Workspace już dziś.

 

 

Rozwiń wszystko  |  Zwiń wszystko

Wskazówki dotyczące filtrowania i sortowania

Automatyczne sortowanie wiadomości i przypisywanie do nich etykiet

Za pomocą filtrów i etykiet Gmaila możesz automatycznie zarządzać wiadomościami przychodzącymi.

• Automatycznie dodawaj etykiety do opinii klientów lub wiadomości związanych z projektem.
• Automatycznie archiwizuj i oznaczaj etykietami wiadomości, które chcesz przeczytać później, np. newslettery.
• Oznaczaj ważne e-maile.
• Archiwizuj powiadomienia.

Więcej informacji

Krok 1. Utwórz etykietę

1. Otwórz Gmaila na komputerze.
2. Przewiń w dół po lewej stronie, a następnie kliknij Więcej.
3. Kliknij Utwórz nową etykietę.
4. Nazwij etykietę.
5. Kliknij Utwórz.

Więcej informacji znajdziesz w Centrum pomocy Gmaila.

Krok 2. Utwórz filtr, który będzie automatycznie oznaczał e-maile etykietą

1. W polu wyszukiwania u góry strony kliknij strzałkę w dół .
2. Wpisz wyszukiwane słowa, aby znaleźć konkretne wiadomości. Aby na przykład odfiltrować e-maile z określonego konta i dodać do nich etykietę, wpisz adres e-mail w polu Od.
3. W dolnej części okna wyszukiwania kliknij Utwórz filtr.
4. Przewiń do sekcji Zastosuj etykietę: i wybierz etykietę.
5. Kliknij Utwórz filtr.

Więcej informacji znajdziesz w Centrum pomocy Gmaila.

 

 

Automatyczne archiwizowanie wysyłanej wiadomości

Jeśli w Gmailu wysyłasz wiadomość, na którą nie oczekujesz odpowiedzi, możesz ją jednym kliknięciem wysłać i zarchiwizować. Najpierw musisz jednak włączyć przycisk Wyślij i archiwizuj w ustawieniach Gmaila.

Więcej informacji

Włączanie przycisku „Wyślij i archiwizuj”

1. Otwórz Gmaila.
2. W prawym górnym rogu kliknij Ustawienia   Zobacz wszystkie ustawienia.
3. Przewiń do sekcji Wyślij i archiwizuj, a następnie wybierz Pokaż przycisk „Wyślij i archiwizuj” w odpowiedzi.
4. Kliknij Zapisz zmiany.
5. Otwórz e-maila, na który chcesz odpowiedzieć, i kliknij Odpowiedz.
6. Napisz wiadomość i kliknij Wyślij+.

 

 

Ignorowanie nieistotnych wątków e-maili

Jeśli w Gmailu uczestniczysz w wątku, który nie jest już dla Ciebie istotny, możesz go zignorować. Po zignorowaniu wątku kolejne odpowiedzi nie będą trafiały do Twojej skrzynki odbiorczej, co umożliwi Ci skupienie uwagi na ważniejszych wiadomościach.

Więcej informacji znajdziesz w Centrum pomocy Gmaila.

 

 

Odkładanie e-maila na później

E-maile wymagające potwierdzenia w konkretnym terminie możesz odkładać do momentu, gdy będą potrzebne.Takie e-maile zostaną ponownie wyświetlone na górze Odebranych w wybranym przez Ciebie momencie, na przykład następnego dnia, za tydzień lub gdy wrócisz do domu.

• E-maila z potwierdzeniem rezerwacji możesz odłożyć do czasu, gdy będziesz meldować się w hotelu.
• Przypomnienie o wydarzeniu z Kalendarza Google możesz otrzymać dzień przed tym wydarzeniem.

Więcej informacji

1. Otwórz Gmaila na komputerze.
2. Wskaż e-maila.
3. Po prawej stronie kliknij Odłóż .
4. Wybierz późniejszy termin (dzień i godzinę) odebrania e-maila.

Aby odłożyć naraz więcej wiadomości, zaznacz je. U góry strony kliknij Odłóż .

Więcej informacji znajdziesz w Centrum pomocy Gmaila.

 

 

Filtrowanie zaproszeń z Kalendarza w skrzynce odbiorczej

Nie chcesz otrzymywać odpowiedzi z Kalendarza Google w skrzynce odbiorczej? Pozwól Gmailowi automatycznie je filtrować, aby zachować porządek w skrzynce odbiorczej.

Więcej informacji

Konfigurowanie filtra odpowiedzi z Kalendarza

1. Otwórz Gmaila.
2. W polu wyszukiwania u góry strony kliknij Pokaż opcje wyszukiwania .
3. W polu Do wpisz swój adres e-mail.
4. Obok Zawiera słowa wpisz invite.ics OR invite.vcs.
5. Zaznacz pole Ma załącznik.
6. Kliknij Utwórz filtr.
7. Zaznacz pole Zastosuj etykietę i wybierz etykietę, by automatycznie sortować przychodzące wiadomości z odpowiedziami na zdarzenia.
8. Zaznacz pole Pomiń folder Odebrane (Archiwizuj), by przenieść wiadomości z odpowiedziami ze skrzynki odbiorczej. W razie potrzeby nadal możesz je wyświetlić w późniejszym czasie.
9. Kliknij Utwórz filtr.

 

 

Korzystanie z zaawansowanych filtrów Gmaila w pracy lub w szkole

Gmail ma wiele filtrów, które są przydatne w organizacji.

• Oznaczaj etykietą e-maile od osób spoza organizacji.
• Dodawaj etykietę e-maile od przełożonego.
• Filtruj e-maile promocyjne ze skrzynki odbiorczej.

Więcej informacji o filtrach Gmaila przydatnych w pracy i w szkole oraz przykłady znajdziesz tutaj.

Porządkowanie e-maili według kategorii

Przenoszenie e-maili z kategorii Oferty i Społeczności na karty

Skrzynka odbiorcza z kartami jest przydatna dla osób, które chcą przenosić z głównej skrzynki odbiorczej mniej ważne e-maile, np. te w kategoriach Społeczności i Oferty. Gdy w głównej skrzynce odbiorczej jest porządek, łatwiej skupić się na tym, co ważne. Karty wyświetlają się u góry skrzynki odbiorczej i można szybko między nimi przechodzić.

Więcej informacji

Włączanie kart domyślnych

Włącz karty dla e-maili, które chcesz przenieść poza główną skrzynkę odbiorczą. Jeśli na przykład włączysz kartę Oferty, Gmail przeniesie do niej ze skrzynki odbiorczej wszystkie istniejące e-maile z ofertami. Nowe wiadomości z ofertami też będą trafiały bezpośrednio do tej karty.

1. Otwórz Gmaila na komputerze.
2. W prawym górnym rogu kliknij Ustawienia   Zobacz wszystkie ustawienia.
3. Kliknij kartę Odebrane.
4. W sekcji „Typ skrzynki odbiorczej” wybierz Domyślny. Uwaga: aby ukryć wszystkie karty, wybierz inny typ skrzynki odbiorczej.
5. W sekcji „Kategorie” zaznacz pola przy wszystkich kartach, które chcesz wyświetlać. Uwaga: nie możesz tworzyć nowych kart, tylko wyświetlać lub ukrywać istniejące.
6. Przewiń w dół, a następnie kliknij Zapisz zmiany.

Usprawnianie działania kart

Jeśli e-mail trafi na niewłaściwą kartę, możesz go przenieść. Przeciągnij e-maila na odpowiednią kartę.

Wskazówka: aby pamiętać o e-mailu, który znajduje się na innej karcie, oznacz go gwiazdką  – w ten sposób pojawi się również na karcie Główne.

Więcej informacji znajdziesz w Centrum pomocy Gmaila.

 

 

Dzielenie e-maili na sekcje przy użyciu skrzynki Priorytety

Gdy wybierzesz ustawienie „Priorytety”, e-maile będą automatycznie rozdzielane na trzy sekcje: Ważne i nieprzeczytane, Oznaczone gwiazdką oraz Wszystkie pozostałe.

Więcej informacji

Włączanie funkcji Priorytety

1. Otwórz Gmaila na komputerze.
2. Aby skonfigurować Odebrane, w prawym górnym rogu strony kliknij Ustawienia .
3. W sekcji „Typ skrzynki odbiorczej” wybierz Priorytety.
4. Aby dostosować Priorytety, kliknij Dostosuj. 
5. Wybierz sekcje skrzynki odbiorczej, które chcesz wyświetlić  Zapisz zmiany.

Zmienianie kolejności istniejących sekcji

1. Na komputerze otwórz Gmaila.
2.  W prawym górnym rogu kliknij Ustawienia   Zobacz wszystkie ustawienia.
3. U góry kliknij Odebrane.
4. Znajdź Sekcje skrzynki odbiorczej i obok sekcji, którą chcesz zmienić, kliknij Opcje.
5. Wybierz nową sekcję, której chcesz używać.
   Uwaga: sekcja „Wszystkie pozostałe” zawsze jest ostatnia.
6. U dołu strony kliknij Zapisz zmiany.

Usprawnianie działania Priorytetów

Gmail korzysta z różnych informacji, aby określać, które e-maile należy automatycznie oznaczyć jako ważne. Te informacje to między innymi:

• do kogo wysyłasz e-maile i jak często to robisz;
• które e-maile otwierasz;
• na które e-maile odpowiadasz;
• jakie słowa kluczowe zawierają e-maile, które otwierasz;
• które e-maile oznaczasz gwiazdką, archiwizujesz lub usuwasz.

Aby zobaczyć, dlaczego e-mail został oznaczony jako ważny, najedź kursorem na oznaczenie ważności .

Uwaga: jeśli e-mail został oznaczony jako ważny, ale według Ciebie taki nie jest, kliknij oznaczenie ważności , aby je zmienić. Dzięki temu Gmail uczy się też, które e-maile są dla Ciebie ważne.

Więcej informacji znajdziesz w Centrum pomocy Gmaila.

 

 

Dodawanie sekcji etykiety do skrzynki odbiorczej Priorytety

Po wybraniu ustawienia „Priorytety” możesz opcjonalnie utworzyć dodatkową sekcję na podstawie jednej z etykiet, np. Od przełożonego.

Więcej informacji

Krok 1. Włącz skrzynkę odbiorczą Priorytety

1. Otwórz Gmaila na komputerze.
2. Aby skonfigurować Odebrane, w prawym górnym rogu strony kliknij Ustawienia .
3. W sekcji „Typ skrzynki odbiorczej” wybierz Priorytety.
4. Aby dostosować Priorytety, kliknij Dostosuj. 
5. Wybierz sekcje skrzynki odbiorczej, które chcesz wyświetlić  Zapisz zmiany.

Krok 2. Utwórz sekcję opartą na etykiecie

Zanim zaczniesz: utwórz etykietę.

1. Na komputerze otwórz Gmaila.
2. W prawym górnym rogu kliknij Ustawienia   Zobacz wszystkie ustawienia.
3. U góry kliknij Odebrane.
4. Obok sekcji z odebranymi, którą chcesz oznaczyć etykietą, kliknij Opcje lub Dodaj sekcję.
5. Kliknij Więcej opcji.
6. Kliknij etykietę, której chcesz użyć. Możesz wyszukać nazwę etykiety.
7. Kliknij Zapisz zmiany.

 

 

Tworzenie oddzielnej skrzynki odbiorczej dla etykiety

Możesz utworzyć osobną skrzynkę odbiorczą na podstawie etykiety, a następnie dodać odpowiednią etykietę podczas tworzenia lub czytania e-maila. Dzięki temu e-mail i odpowiedź automatycznie trafią do właściwej skrzynki odbiorczej.

Aby poćwiczyć metodę pustej skrzynki odbiorczej, utwórz skrzynkę odbiorczą dla każdej z tych etykiet:

• Działanie – sprawy wymagające natychmiastowej uwagi.
• Do zrobienia – sprawy, które wymagają dalszej współpracy.
• Później – sprawy, które nie wymagają natychmiastowej uwagi.

Zarezerwuj 30 minut każdego ranka na sortowanie e-maili. Wyślij wszystkie odpowiedzi, których napisanie zajmie mniej niż 5 minut, i zastosuj do tych e-maili etykietę Działanie. W pozostałych przypadkach dodaj do wiadomości etykietę Do zrobienia lub Później, aby przenieść je do właściwej skrzynki odbiorczej i zareagować na nie później.

Więcej informacji

Krok 1. Utwórz etykietę, do której chcesz przypisać skrzynkę odbiorczą

1. Otwórz Gmaila na komputerze.
2. Przewiń w dół po lewej stronie, a następnie kliknij Więcej.
3. Kliknij Utwórz nową etykietę.
4. Nazwij etykietę.
5. Kliknij Utwórz.

Krok 2. Utwórz skrzynkę odbiorczą dla etykiety

Postępuj zgodnie z instrukcjami w Centrum pomocy Gmaila, aby utworzyć skrzynkę odbiorczą. Jako kryterium wyszukiwania wpisz label:nazwa etykiety.

Aby zastosować metodę pustej skrzynki odbiorczą, utwórz oddzielną skrzynkę odbiorczą dla każdego z tych kryteriów wyszukiwania:

• label:działanie
• label:do zrobienia
• label:później

Krok 3. Zastosuj etykiety podczas czytania poczty e-mail

Aby zastosować etykiety utworzone z myślą o metodzie pustej skrzynki odbiorczej:

1. Na komputerze otwórz Gmaila.
2. Podczas czytania wiadomości kliknij Etykiety  u góry ekranu.
3. Wybierz jedną z tych etykiet: Działanie, Do zrobienia lub Później.

Odpowiedz od razu na e-maile z etykietą Działanie, a jeśli masz czas, zajrzyj do innych skrzynek odbiorczych.

Zarządzanie wieloma kontami

Łatwe przełączanie się między kontami Gmail

Jeśli masz kilka kont e-mail, na przykład konta służbowe i osobiste, możesz łatwo przełączać się między nimi bez wylogowywania się. Dodaj wszystkie konta jako profile na komputerze, aby szybko przełączać się między nimi.

Więcej informacji

Dodawanie i przełączanie kont w przeglądarce (Chrome)

1. Na komputerze otwórz Chrome.
2. W prawym górnym rogu kliknij Profil .
3. Kliknij Dodaj.
4. Jeśli wybierzesz synchronizację z kontem Google, nazwa Twojego profilu stanie się automatycznie nazwą konta.

5. Wybierz nazwę, zdjęcie i schemat kolorów.

Jeśli w Chrome włączysz synchronizację nowego profilu z kontem Google, zakładki, historia, hasła i inne ustawienia będą automatycznie synchronizowane.

Uwaga: jeśli nie wiesz, którego konta używasz, możesz to sprawdzić, klikając swoją nazwę w górnej części strony.

Dodawanie i przełączanie kont z poziomu Gmaila

1. W Gmailu kliknij w górnym rogu swoje zdjęcie profilowe, a następnie kliknij Dodaj konto.
2. Zaloguj się na inne konto.
3. W prawym górnym rogu kliknij swoją nazwę i wybierz inny profil, by przełączyć konta.

 

 

Zarządzanie różnymi kontami w jednej skrzynce odbiorczej

Jeśli masz kilka kont e-mail, możesz skonfigurować Gmaila tak, aby wysyłać wiadomości z dowolnego konta bez konieczności przełączania się między skrzynkami odbiorczymi.

Adresaci e-maila zobaczą w polu nadawcy wybrany przez Ciebie adres.

• Odpowiadaj na e-maile klientów, używając aliasu przeznaczonego dla klientów (np. [e-mail]) zamiast zwykłego adresu służbowego (np. [e-mail]).
• Odpowiadaj na służbowe e-maile ze służbowego adresu, korzystając jednak z osobistej skrzynki odbiorczej.
• Zarządzaj różnymi kontami w jednej skrzynce odbiorczej.

Więcej informacji znajdziesz w Centrum pomocy Gmaila.

 

 

Tworzenie osobnej skrzynki odbiorczej dla innego konta

Jeśli masz kilka kont e-mail, którymi chcesz zarządzać oddzielnie, możesz utworzyć osobną skrzynkę odbiorczą dla każdego adresu.

Więcej informacji

Wykonaj czynności opisane w Centrum pomocy Gmaila, aby:

1. Wysyłać wiadomości z innego adresu lub aliasu.
2. Utworzyć osobną skrzynkę odbiorczą dla tego adresu lub aliasu. Jako kryterium wyszukiwania wpisz to:[e-mail].

Wiadomości wysyłane na ten adres będą trafiać do niestandardowej skrzynki odbiorczej.

 

 

Zarządzanie wieloma podpisami

Chcesz używać różnych podpisów w e-mailach w firmie i poza nią? W Gmailu możesz utworzyć wiele różnych podpisów. Przy pisaniu następnego e-maila po prostu wybierz szablon z podpisem, którego chcesz użyć.

Więcej informacji

Tworzenie podpisu

1. Otwórz Gmaila.
2. W prawym górnym rogu kliknij Ustawienia   Zobacz wszystkie ustawienia.
3. Na karcie Ogólne przewiń do opcji Podpis i kliknij Utwórz nową.
4. Wpisz nazwę podpisu i kliknij Utwórz.
   Nie jest to Twój prawdziwy podpis, ale nazwa szablonu podpisu.
5. W polu tekstowym po prawej stronie wpisz tekst podpisu.
6. Użyj paska formatowania, by dodać kolory tekstu, linki i obrazy.
7. Na dole strony kliknij Zapisz zmiany.

Wybieranie podpisu dla wiadomości

Wskazówka: aby zmienić podpis podczas pisania e-maila, u dołu okna kliknij Wstaw podpis .

Więcej informacji znajdziesz w Centrum pomocy Gmaila.

 

 

 Tworzenie odmian adresu e-mail

Możesz tworzyć odmiany adresu e-mail, na który trafiają wszystkie wiadomości w obecnej skrzynce odbiorczej. Wystarczy, że dodasz przed znakiem @ w adresie znak plusa (+) i dowolne słowo. Wiadomości wysyłane na Twój obecny adres lub dowolną jego wersję ze znakiem plusa będą trafiać do obecnej skrzynki odbiorczej. Następnie możesz skonfigurować filtry służące do kierowania i obsługi wiadomości na podstawie adresu.

Jeśli Twój adres e-mail Google Workspace to [e-mail], możesz:

• subskrybować newslettery za pomocą adresu [e-mail];
• umożliwić potencjalnym klientom lub kontrahentom kontakt pod adresem [e-mail];
• poprosić członków zespołu, aby zgłaszali pilne sprawy pod adresem [e-mail];

Możesz łatwo znajdować lub oznaczać wiadomości wysyłane na każdy adres.

Więcej informacji

Krok 1. Utwórz odmianę adresu

Wystarczy, że dodasz przed znakiem @ w adresie znak plusa (+) i dowolne słowo.

Jeśli na przykład Twój adres e-mail to [e-mail], użyj adresu [e-mail] lub [e-mail].

Krok 2. Skonfiguruj automatyczne sortowanie wiadomości przychodzących na podstawie adresu

Skonfiguruj filtr, aby automatycznie oznaczać etykietami i sortować wiadomości na podstawie adresu.

Filtr może na przykład automatycznie archiwizować wszystkie newslettery przesłane na adres [e-mail] i dodawać do nich etykietę Newsletter. Aby je przeczytać, kliknij Newsletter na liście etykiet.

1. Otwórz Gmaila.
2. W polu wyszukiwania u góry strony kliknij Pokaż opcje wyszukiwania .
3. W sekcji Do wpisz swój adres e-mail dla zadania, np. [e-mail].
4. Kliknij Utwórz filtr.
5. Określ, co Gmail ma robić z tymi wiadomościami – może na przykład je archiwizować, dodawać do nich etykiety lub oznaczać je jako ważne.
6. Kliknij Utwórz filtr.

 

 

Przekazywanie dostępu do poczty e-mail

Zarządzanie wspólnym kontem e-mail grupy

Jeśli chcesz, aby kilka osób współpracowało za pomocą wspólnego konta e-mail, możesz utworzyć grupę dyskusyjną Google – jej członkowie będą mogli zarządzać tym kontem.

• Przypisuj odpowiedzialność za dany wątek sobie lub innemu członkowi grupy.
• Wyszukuj wątki na podstawie tego, komu zostały przypisane.
• Oznaczaj wątki jako zakończone.

Więcej informacji znajdziesz w artykule Grupy ze wspólną skrzynką odbiorczą.

 

 

Przyznawanie komuś dostępu do skrzynki odbiorczej

Jeśli chcesz zezwolić jednej osobie lub kilku użytkownikom na czytanie, wysyłanie lub usuwanie Twoich e-maili, możesz im przyznać odpowiednie uprawnienia. Pole nadawcy może zawierać imię i nazwisko przedstawiciela lub Twoje dane.

Więcej informacji

1. W prawym górnym rogu kliknij Ustawienia   Ustawienia.
2. Kliknij Konta i importowanie.
3. W sekcji Przyznaj dostęp do swojego konta kliknij Dodaj następne konto.

   
   Uwaga: Twoja organizacja może ograniczyć przekazywanie dostępu do poczty e-mail. Jeśli nie widzisz tego ustawienia, skontaktuj się z administratorem G Suite.

4. Wpisz adres e-mail osoby, którą chcesz dodać, i kliknij Dalej.
5. Kliknij Wyślij e-maila, aby przyznać dostęp.

Więcej informacji znajdziesz w Centrum pomocy Gmaila.

_{Google, Google Workspace oraz powiązane znaki i logotypy są znakami towarowymi firmy Google LLC. Wszystkie inne nazwy firm i produktów są znakami towarowymi odpowiednich podmiotów.}