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使用模板
在文档中使用模板,从而节省时间,避免错误。您可以选择现有模板来创建提案,也可以创建自己的模板。与您的团队共享模板:用户对原始文件所做的任何更改都会自动更新。
选择现有模板
提示:如果您选择的模板旁边有“插件”字样,则必须安装插件才能使用模板。详细了解插件。
创建自己的模板
只有贵单位支持此功能时,您才能使用此功能。如需帮助,请与管理员联系。- 选择一个选项:
- 创建新的文档、电子表格、演示文稿、表单或网站。
- 打开现有文档、电子表格、演示文稿、表单或网站,然后根据需要对模板进行更改。
- 在 Google 文档、表格、幻灯片、表单或协作平台的首页顶部,点击模板库 <贵单位名称>。
- 点击提交模板。
重要提示:如果您无权修改模板的共享设置,或模板共享设置已被设为禁止查看者和评论者下载文件,则您将无法提交模板。 - 点击选择文档,然后选择您创建的模板文件。
- 点击打开。
- (可选)要提交文件副本而不是原始文件,请勾选相应复选框。
- 选择文件类别。
- 点击提交。
若要查找新模板,请前往模板库 选择您的模板。
显示或隐藏模板库
添加引用
需要在您的提案中引用相关来源?无需离开提案即可快速添加引用内容和参考书目。
了解如何添加引用和来源
借助可视化内容提升文档
如果您正在创建复杂的提案,请添加图片以帮助传递信息。您无需使用其他软件,也无需离开文档,而可以直接在文档中添加和编辑图片。
添加图片
- 使用计算机在 Google 文档或幻灯片中打开文档或演示文稿。
- 点击插入 图片。
- 选择从哪里添加图片。
- 从计算机中上传:插入保存在设备上的图片。
- 在网络上搜索:在网络上搜索图片。
- GIF 和贴纸:在幻灯片中插入 GIF 图片或贴纸。
- 云端硬盘:使用保存在 Google 云端硬盘中的图片。
- 照片:使用您的 Google 相册媒体库中的图片。
- 通过网址:插入图片的链接或插入 GIF (.gif) 图片。
- 点击插入或打开。
了解如何在表格中添加图片。
剪裁图片
您可以修剪图片边缘,或者剪除不想要的部分。
- 在计算机上打开所需文档或演示文稿。
- 点击您想剪裁的图片。
- 点击“剪裁”图标 。
- 点击并拖动边框周围的蓝色方框,调整到您需要的形状。
- 完成后,请在键盘上按下 Enter,或者点击文件的任意位置。
获取关于图片的建议
- 使用计算机在 Google 文档中打开所需文档。
- 点击右下角的“探索”图标 。
- 在顶部,搜索文档、演示文稿、图片、图表或网页。搜索结果将会按以下类别显示:
- 网页:与您的文档相关的来自网络的信息。
- 图片:与您的文档相关的来自网络的图片。
- 云端硬盘:您 Google 云端硬盘中保存的文档。
- 添加您搜索结果中的内容:
- 添加图片或图表:点击您要添加的内容,然后点击顶部的“插入”。
- 添加脚注:将鼠标指向您的搜索结果,点击“引作脚注”图标 。
- 添加链接:将鼠标指向您的搜索结果,点击“插入链接”图标 。
随时随地进行更改
您可以在手机或平板电脑上使用文档应用编辑提案。无论您是在前往机场还是在拜访客户的途中,都可以轻松更新您的提案,而不受地点限制。您所做的任何更改都会自动同步到您的所有设备上,因此您始终可以查看最新版本。此外,您甚至可以在匆忙时通过语音快速在页面上输入内容。
为便于阅读而添加大纲
为帮助读者快速浏览您的提案,Google 文档可以自动为您创建大纲。Google 文档会根据您用于整理文档的标题来构建大纲。要进一步改进文档设计,您可以自定义标题样式、添加项目符号列表等。读者可以快速浏览您的提案所涵盖的内容,并跳转到需要的部分。
在 Google 文档中创建自动大纲
- 要暂时关闭文档大纲,请点击左侧“大纲”旁边的关闭文档大纲图标 。
- 要完全隐藏文档大纲,请点击顶部的查看 显示文档大纲。
提示:如果“显示大纲”旁边有对勾标记,则文档左上方仍会显示文档大纲图标 。
集中跟踪草稿
过去,您可能会保留多份文件草稿,以防日后需要参考或恢复到早期版本。云端硬盘将所有草稿保存在一个文件中。借助版本历史记录功能,您可以快速查看并恢复到早期版本。因此,您可以放心进行大幅修改。如果您之后改变主意,可以恢复到之前的版本。
查看或还原为 Google 文档、表格和幻灯片文件的早期版本
注意:您需要拥有所有者或编辑者权限才能查看版本记录。
- 在云端硬盘中打开您的文件。
- 点击文件 版本历史记录 查看版本历史记录。
- 点击时间戳即可查看该文件之前的版本。在时间戳下方,您会看到:
- 编辑了文档的人的姓名。
- 每个人的姓名旁边会显示一种颜色,其所编辑的内容会以相应颜色显示。
- (可选)要还原为某个版本,请点击恢复此版本。
注意:您需要拥有所有者或可以编辑权限才能查看版本历史记录。
将文件的新版本上传到云端硬盘
- 在计算机上访问 drive.google.com。
- 点击要替换的文件。
- 在右上角,点击“更多”图标 管理版本 上传新版本。
实时协作处理提案
想在创建提案时获取不同团队的意见?您可以在文档中起草提案,添加主要目标和项目里程碑。然后,与您的团队共享提案,以便所有人可以同时创建内容,实时查看编辑的内容,并提供反馈。
共享云端硬盘中的文件
在云端硬盘中:
- 选择您要共享的文件。
- 点击共享或“共享”图标 。
- 输入共享对象的电子邮件地址或者您要与之共享内容的 Google 群组。
- 选择查看者、评论者或编辑者,指定共享对象对文件所具备的角色。
- 如果您的帐号符合条件,您可以添加访问权限的到期日期。
- 选择是否通知共享对象。
- 如果您想通知对方您与其共享了内容,请勾选“通知对方”旁边的复选框。如果您选择通知对方,则通知电子邮件会发送至您输入的每个电子邮件地址。
- 如果您不想通知对方,请取消选中该复选框。
- 点击发送或共享。
快速查看谁更改了哪些内容
在文档上进行协作时,您可以想查看自您上次编辑后,文档发生了什么变化。借助文档,您可以即时查看更改内容、更改者以及更改时间。如果您需要恢复到早期版本的文档,请使用版本历史记录。
查看谁评论、编辑、移动或共享了文件
您可以在“我的云端硬盘”或共享云端硬盘中查看文件的活动。
- 在计算机上访问 drive.google.com。
- 点击左侧的我的云端硬盘。
- 点击右上方的“查看详细信息”图标 。
- 要查看近期更改,请点击操作记录。
- 要查看特定文件或文件夹的操作记录,请点击相应文件或文件夹。
- 要查看最近的更改,请在右侧向下滚动。
为机密提案设置失效日期
如果您将提案发送给外部客户或机构,在项目完成后,您可能希望限制他们的访问权限。请为文件设置失效日期,让他们在项目结束后无法查看文件。
- 在 Google 云端硬盘、Google 文档、Google 表格或 Google 幻灯片中打开所需文件。
- 点击共享 找到您要授予临时访问权限的用户。
- 如果您未曾与此人共享文件,请添加对方的电子邮件地址,然后点击发送或共享。再次点击文档右上角的共享。
- 在此人的姓名旁边,点击向下箭头 添加到期日期。
- 在“访问权限到期日期:”旁边,点击一个日期以将其设为到期日期。请选择从当天起一年内的任意日期。
- 点击保存。
在团队网站上共享提案
想与您的团队共享提案草稿?您可以在协作平台创建内部团队网站,然后将您的提案添加到网站上。您随时可以通过任何设备访问该网站。您在文档中所做的更改也会自动显示在团队网站上。
如需了解操作方法,请参阅协作平台使用入门
“Google”、Google Workspace 以及相关标志和徽标是 Google LLC 的商标。其他所有公司名和产品名是其各自相关公司的商标。