借助 Google Chat 中的聊天室,您可以让所有人在同一位置讨论主题或团队项目。这类聊天室可以由管理员或聊天室创建者管理,成员则可以在聊天室中关注话题、协作处理文档,以及安排会议。
使用内嵌话题跟踪工作进展
除了主要对话以外,聊天室中的消息还可以分成多个子对话,我们称之为“话题”。当对话偏离主题或需要进行深入讨论时,话题会非常有用。
使用内嵌话题功能,您可以:
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有关话题的最佳做法:
- 确保内嵌话题紧紧围绕相应的主题。如果对话涉及多个方面,可以考虑创建新话题。
- 邀请其他用户提供或查看对他们有影响的信息。
- 快速查看聊天室的规则和准则。
使用聊天室整理文件和任务
您可以使用聊天室来整理和协作处理利用 Google Workspace 工具(例如 Google 文档、Google 日历和 Google Meet)开展的项目。聊天室窗口的顶部会显示“文件”和“任务”标签页。
在“文件”标签页中,您可以执行以下操作:
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在“任务”标签页中,您可以执行以下操作:
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创建和管理聊天室
创建聊天室后,您将成为该聊天室的管理员。管理员与用户的区别在于前者的名字旁边会显示 图标。聊天室管理员具备以下权限:
- 聊天室管理 - 管理员可以修改聊天室的名称、说明和准则。
- 分配 Chat 角色 - 管理员可以向其他用户分配管理权限。
- 成员管理 - 管理员可以在聊天室中添加或移除用户。
- 消息控制 - 管理员可以删除消息。
管理聊天室的最佳做法
正确做法 | 应避免的做法 |
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在设置聊天室时更新聊天室准则和说明,也可以根据需要更新,例如:
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更改准则而不提醒用户。 |
移除违反单位准则或聊天室准则的聊天消息。 | 移除消息而不通知用户相应原因。 |
将新用户添加到/邀请新用户加入对其工作有重要价值或有帮助的聊天室。添加在组织中使用聊天室时需遵从的所有准则、规定或协议。 | 希望用户能够自行主动寻找相关的聊天室和指南。 |
使用开放型聊天室,让每个人都能同步掌握最新的信息和进度
只有贵单位支持此功能时,您才能使用此功能。如需帮助,请与管理员联系。
对于不需要局限于特定个人或团队的主题,您可以使用开放型聊天室。在开放型聊天室中,信息更加透明,便于更轻松地开展基于主题的讨论和协作。
您在创建开放型聊天室时,就需要设置访问权限级别。您可以选择:
- 受限 - 只有直接添加的用户和受邀的用户可以访问该聊天室。
- “<您的组织>”中的所有人 - 您组织中的所有用户都可以访问该聊天室,而且他们只要知道该聊天室的链接,即可加入进来。
创建聊天室后,只有您和其他聊天室管理员可以更改访问权限级别。您可以在查看和添加成员窗口中添加新成员,也可以向用户发送聊天室的共享链接。
您可以通过下列方式找到聊天室的分享链接:
- 在查看和添加成员窗口中
- 在聊天室标题下拉菜单中
- 创建或更新开放型聊天室后显示的系统消息窗口中
从聊天室的下拉菜单中,您可以执行以下操作:
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如需了解如何设置开放型聊天室,请参阅创建具有不同访问权限级别的聊天室。
有关创建开放型聊天室的最佳做法
创建聊天室之前,请与您的管理员一起:
- 确定聊天室的范围。
- 根据聊天室的用途确定访问权限级别,将聊天室设为团队、项目和群组专用,或者开放聊天室进行主题讨论。
- 添加关于聊天室用途的明确说明。添加聊天室说明后,用户就可以更轻松地通过搜索栏找到该聊天室。
注意:只有直接受邀加入聊天室的用户才能通过搜索栏搜索该聊天室。
- 为聊天室创建一套准则。如果有聊天室管理员,请与其探讨相关准则,因为将由他们负责执行这些准则。如果聊天室规模较小,您可能不需要制定准则。
聊天室示例
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