Menggunakan ruang di Google Chat

Anda dapat menggunakan ruang di Google Chat agar semua orang dapat berkolaborasi untuk membahas sebuah topik atau project tim. Ruang ini dapat dikelola oleh admin atau pembuat ruang. Anggota dapat mengikuti rangkaian percakapan, berkolaborasi di dokumen, dan mengatur rapat di ruang.

Kasus penggunaan  Business

Gunakan ruang jika Anda ingin:

• Menyimpan rangkaian percakapan di satu tempat
• Mengatur grup berdasarkan file, tugas, dan penjadwalan bersama
• Menyediakan ruang yang dikhususkan untuk percakapan yang berbeda-beda

Pelajari cara membuat ruang.

Tetap fokus pada tugas dengan rangkaian pesan sisipan

Selain percakapan utama di ruang, pesan dapat berisi sub-percakapan yang disebut rangkaian pesan. Rangkaian pesan berguna saat percakapan keluar dari topik atau memerlukan diskusi mendalam.

Dengan rangkaian pesan sisipan, Anda dapat: Melihat semua rangkaian pesan di ruang dari tab rangkaian pesan Membalas pesan di rangkaian pesan Mengikuti rangkaian pesan

Praktik terbaik rangkaian pesan:

• Jaga agar rangkaian pesan sisipan tidak melenceng dari topik. Jika ada beberapa percakapan, pertimbangkan untuk membuat rangkaian pesan baru.
• Undang pengguna lain untuk berkontribusi atau meninjau informasi yang memengaruhi mereka.
• Tinjau cepat aturan dan panduan ruang.

Mengatur file dan tugas dengan ruang

Gunakan ruang untuk mengatur dan berkolaborasi pada project yang menggunakan alat Google Workspace, seperti Google Dokumen, Kalender, dan Meet. Tab File dan Tugas ada di bagian atas jendela ruang.

	Di tab File, Anda dapat: Menambahkan file Membuka file di jendela samping Memindahkan lokasi penyimpanan file di Google Drive Membuka rangkaian pesan tempat file dilampirkan
	Pada tab Tugas, Anda dapat: Membuat tugas Menandai tugas sebagai selesai Memberi tugas Menetapkan batas waktu penyelesaian tugas Membuka rangkaian pesan tempat tugas dilampirkan

Membuat dan mengelola ruang

Saat membuat ruang, Anda akan menjadi pengelola ruang. Anda dapat membedakan pengelola dari pengguna melalui ikon  di samping nama. Pengelola ruang memiliki hak istimewa berikut:

• Pengelolaan ruang—Pengelola ruang dapat mengedit nama, deskripsi, dan panduan ruang.
• Menetapkan peran Chat—Pengelola ruang dapat menetapkan hak istimewa pengelolaan untuk pengguna lainnya.
• Pengelolaan anggota: Pengelola ruang dapat menambahkan atau menghapus pengguna dari ruang.
• Kontrol pesan—Pengelola ruang dapat menghapus pesan.

Praktik terbaik pengelolaan

Lakukan	Hindari
Perbarui panduan dan deskripsi ruang saat menyiapkan ruang atau sesuai kebutuhan, Saat jumlah pengguna ruang bertambah Saat kegunaan ruang berubah Saat aturan organisasi baru memengaruhi chat	Melakukan perubahan pada panduan tanpa memberi tahu pengguna.
Hapus pesan chat yang melanggar pedoman organisasi atau panduan ruang.	Menghapus pesan tanpa memberi tahu pengguna alasan pesan mereka dihapus.
Tambahkan dan undang pengguna baru ke ruang yang penting atau berguna bagi tugas. Sertakan panduan, aturan, atau protokol apa pun untuk menggunakan ruang di organisasi Anda.	Mengharapkan pengguna untuk secara proaktif menemukan sendiri ruang dan panduan yang relevan.

Menyamakan persepsi semua orang dengan ruang yang dapat ditemukan

Anda dapat menggunakan fitur ini hanya jika organisasi mendukungnya. Untuk mendapatkan dukungan, hubungi administrator untuk mendapatkan bantuan. 

Anda dapat menggunakan ruang yang dapat ditemukan untuk topik yang tidak perlu dibatasi bagi individu atau tim tertentu. Dengan ruang yang dapat ditemukan, informasi menjadi lebih transparan dan menjalankan diskusi serta kolaborasi berbasis topik jadi lebih mudah.

Anda dapat menetapkan tingkat akses ke ruang yang dapat ditemukan saat membuatnya. Anda dapat memilih:

• Dibatasi—Hanya pengguna yang ditambahkan secara langsung dan diundang yang memiliki akses ke ruang.
• Semua organisasi Anda—Semua pengguna di organisasi Anda memiliki akses ke ruang dan dapat bergabung dengan link ruang tersebut.

Setelah ruang dibuat, hanya Anda dan pengelola ruang lain yang dapat mengubah tingkat akses. Anda dapat menambahkan anggota baru di jendela Lihat dan tambahkan anggota, atau dengan membagikan link ruang kepada pengguna.

Anda dapat menemukan link berbagi untuk ruang tersebut:

• Di jendela Lihat dan tambahkan anggota
• Di menu drop-down header ruang
• Di jendela pesan sistem setelah ruang yang dapat ditemukan dibuat atau diperbarui

Dari menu drop-down ruang, Anda dapat: Melihat dan menambahkan anggota Menambahkan orang & aplikasi Melihat detail ruang Menyalin link ke ruang ini Mengelola webhook (khusus developer)

 Untuk mempelajari cara membuat ruang yang dapat ditemukan, baca Membuat ruang dengan tingkat akses yang berbeda.

Praktik terbaik saat membuat ruang yang dapat ditemukan

Sebelum membuat ruang, hubungi administrator untuk:

1. Menentukan cakupan ruang.
2. Menentukan tingkat akses berdasarkan ruang yang digunakan, tertutup untuk tim, project, dan grup, atau terbuka untuk diskusi berdasarkan topik.
3. Membuat deskripsi yang jelas untuk tujuan ruang tersebut. Deskripsi ruang akan mempermudah pengguna menemukan ruang Anda melalui kotak penelusuran.

   Catatan: Hanya pengguna yang diundang langsung ke ruang yang dapat menelusuri ruang melalui kotak penelusuran.

4. Membuat serangkaian panduan untuk ruang Anda. Jika Anda memiliki pengelola ruang, diskusikan panduan dengan mereka, karena mereka yang akan menerapkannya. Jika ruang tersebut kecil, Anda mungkin tidak memerlukan panduan.

Contoh ruang Grup budaya perusahaan Ruang grup tim Ruang perencanaan project Tim olahraga perusahaan Berita perusahaan Ruang santai Ruang karyawan baru Bantuan IT Kotak saran perusahaan

Pelajari lebih lanjut

• Mulai menggunakan Gmail
• Tips praktis Gmail
• Membuat ruang dengan tingkat akses yang berbeda
• Tentang ruang dan percakapan grup