Puedes usar los espacios de Google Chat para reunir a todos los participantes en un mismo lugar y tratar un tema o un proyecto de equipo. Los espacios los puede gestionar un administrador o la persona que los haya creado. Sus miembros pueden seguir conversaciones, colaborar en documentos y organizar reuniones dentro del espacio.
Casos prácticos de empresas
Utiliza espacios si quieres:
- Centralizar conversaciones
- Organizar grupos por tareas, programaciones y archivos compartidos
- Tener espacios dedicados a diferentes conversaciones
Consulta cómo crear un espacio.
Concéntrate en cada tarea con conversaciones integradas
Además de la conversación principal de un espacio, los mensajes pueden contener conversaciones secundarias. Estas conversaciones son útiles cuando se tratan temas no relacionados o se requiere un debate detallado.
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Con las conversaciones integradas, puedes hacer lo siguiente:
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Prácticas recomendadas de conversación:
- Centra las conversaciones integradas en el tema tratado. Si hay varios temas, crea conversaciones diferentes.
- Invita a otros usuarios a que aporten o revisen información que les afecte.
- Consulta rápidamente las reglas y directrices del espacio.
Organizar archivos y tareas con espacios
Utiliza espacios para organizar y colaborar en proyectos en los que se usen herramientas de Google Workspace, como Documentos de Google, Calendar y Meet. Las pestañas Archivos y Tareas están en la parte superior de la ventana del espacio.
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En la pestaña Archivos, puedes hacer lo siguiente:
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En la pestaña Tareas, puedes hacer lo siguiente:
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Crear y gestionar espacios
Cuando creas un espacio, te conviertes en su administrador. Puedes diferenciar a un administrador de un usuario por el icono que aparece junto a su nombre. Los administradores de los espacios tienen privilegios para hacer lo siguiente:
- Administrar el espacio: los administradores de los espacios pueden editar el nombre, la descripción y las directrices de un espacio.
- Asignar roles de Chat: los administradores de los espacios pueden asignar privilegios de administración a otros usuarios.
- Administrar miembros: los administradores de los espacios pueden añadir o quitar usuarios de un espacio.
- Controlar mensajes: los administradores de los espacios pueden eliminar mensajes.
Prácticas recomendadas de administración
| Qué debes hacer | Qué debes evitar |
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Actualizar las directrices y la descripción del espacio al configurar un espacio o si es necesario en estos casos:
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Hacer cambios en las directrices sin avisar a los usuarios. |
| Eliminar los mensajes de chat que infrinjan las directrices de la organización o del espacio. | Eliminar mensajes sin informar a su autor del motivo. |
| Añadir e invitar a nuevos usuarios a espacios que sean importantes o útiles para su trabajo. Incluir directrices, reglas o protocolos para usar los espacios en tu organización. | Esperar que los usuarios encuentren de forma proactiva espacios y directrices relevantes. |
Mantener a todos los usuarios en la misma línea con los espacios visibles
Solo puedes usar esta función si tu organización la tiene habilitada. Si necesitas ayuda, ponte en contacto con el administrador.
Puedes utilizar espacios visibles para tratar temas que no necesiten limitarse a personas o equipos específicos. Gracias a los espacios visibles, la información es más transparente, lo que facilita mantener conversaciones sobre temas concretos y trabajar en equipo.
El nivel de acceso se define como un espacio visible cuando lo creas. Tienes estas opciones:
- Restringido: solo los usuarios invitados y añadidos directamente tienen acceso al espacio.
- Todos los usuarios de tu organización: todos los usuarios de tu organización tienen acceso al espacio y pueden unirse a él mediante el enlace.
Después de crear un espacio, solo tú y otros administradores del espacio podéis cambiar el nivel de acceso. Puedes añadir nuevos miembros en la ventana Ver y añadir miembros, o enviar a un usuario el enlace para compartir el espacio.
Encontrarás el enlace para compartir el espacio:
- En la ventana Ver y añadir miembros
- En el menú desplegable del encabezado del espacio
- En la ventana de mensaje del sistema, después de que se cree o actualice un espacio visible
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En el menú desplegable del espacio, puedes:
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Para obtener más información sobre cómo hacer que un espacio sea visible, consulta cómo crear espacios con diferentes niveles de acceso.
Prácticas recomendadas para crear un espacio visible
Antes de crear espacios, lleva a cabo las siguientes tareas en colaboración con tu administrador:
- Decidir el ámbito del espacio.
- Determinar el nivel de acceso en función del uso que se le va a dar al espacio: cerrado para equipos, proyectos y grupos, o abierto para debatir temas.
- Describir de forma clara para qué sirve el espacio. La descripción del espacio hará que sea más fácil para los usuarios encontrarlo a través de la barra de búsqueda.
Nota: Solo los usuarios invitados directamente a un espacio pueden buscar el espacio a través de la barra de búsqueda.
- Crear un conjunto de directrices para el espacio. Si tienes administradores de espacios, habla con ellos sobre las directrices, pues serán quienes las apliquen. Si el espacio es pequeño, es posible que no necesites directrices.
Ejemplos de espacios
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Más información
- Empezar a utilizar Gmail
- Hoja resumen de Gmail
- Crear espacios con diferentes niveles de acceso
- Acerca de los espacios y las conversaciones de grupo