Harici müşterilerle proje planlama

Öğrenecekleriniz

Kuruluşunuz dışından müşterilerle iletişime geçme. Ayrıca, dosya paylaşma ve inceleme, görev atama ve projeyi tamamlama ile ilgili en iyi uygulamalar.

Gerekenler

10 dakika

Google Workspacehesabı: Hesabınız yok mu? 14 günlük deneme sürümünüzü hemen kullanmaya başlayın.

Bu eğiticide

Müşterilerle bağlantı kurma Müşterilerin isteklerini anlama Çalışmaya başlama Çalışmayı tamamlama

1 Müşterilerle bağlantı kurma

Tümünü genişlet  |  Tümünü daraltTümünü daralt

1.1 İş arkadaşlarından bilgi toplama

Harici müşterilerle bir proje üzerinde çalışmaya başlamadan önce, bu harici müşteriler ve onların görevleri hakkında bilgi alabileceğiniz, kuruluşunuzdaki iş arkadaşlarınızla temasa geçin. Kullanıcıya e-posta veya kısa mesaj gönderin.

1. Bilgisayarınızda, Gmail'e gidin.
2. Sol üstte, E-posta oluştur'u tıklayın.
3. Alıcıları "Alıcı" alanına ekleyin. Şu alanlara da alıcı ekleyebilirsiniz:
   • "Cc" ve "Bcc" alanlarına.
   • İleti oluştururken metin alanına "+ işareti" veya "@bahis" ifadesi ile kişinin adını yazın.
4. Bir konu ekleyin.
5. İletinizi yazın.
6. Sayfanın en altındaki Gönder'i tıklayın.

İpucu: Oluşturduğunuz bireysel alıcıları ve kişi gruplarını etiketlerle eklemek için Alıcı: ifadesini tıklayın. 

Bir kullanıcıya doğrudan mesaj gönderme:

1. Google Chat veya Gmail hesabınıza gidin.
2. Ad hâlihazırda "Sohbet" bölümünde değilse Sohbet başlat'ı tıklayın.
3. Ad veya e-posta adresi girin. Siz metin girerken öneriler gösterilir.
   • Kuruluşunuzun dışından birisine bire bir mesaj göndermek için bu kişinin e-posta adresini girin.
4. Mesaj göndermek istediğiniz kişiyi tıklayın.
5. Bir mesaj girin ve Gönder'i tıklayın.

Bir gruba doğrudan mesaj gönderme:

1. Google Chat veya Gmail hesabınıza gidin.
2. "Sohbet" bölümünde, mevcut bir grup görüşmesini tıklayın, bir mesaj girin Gönder'i tıklayın.
3. Grup görüşmesi "Sohbet" bölümünde değilse Sohbet başlatın Grup görüşmesi başlat'ı tıklayın.
4. Ad veya e-posta adresi girin. Siz metin girerken öneriler gösterilir.
5. Bitti'yi tıklayın.
6. Bir mesaj girin ve Gönder'i tıklayın.

1.2 Harici müşterilerle iletişim kurma

İletişime geçmeniz gereken müşterileri belirledikten sonra onlara bir tanıtım e-postası gönderin.

1. Bilgisayarınızda, Gmail'e gidin.
2. Sol üstte, E-posta oluştur'u tıklayın.
3. Alıcıları "Alıcı" alanına ekleyin. Şu alanlara da alıcı ekleyebilirsiniz:
   • "Cc" ve "Bcc" alanlarına.
   • İleti oluştururken metin alanına "+ işareti" veya "@bahis" ifadesi ile kişinin adını yazın.
4. Bir konu ekleyin.
5. İletinizi yazın.
6. Sayfanın en altındaki Gönder'i tıklayın.

İpucu: Oluşturduğunuz bireysel alıcıları ve kişi gruplarını etiketlerle eklemek için Alıcı: ifadesini tıklayın. 

2 Müşterilerin isteklerini anlama

2.1 Toplantı planlama

Google Hesabı olmayan kullanıcılarla etkinlik ve görüntülü toplantı planlayabilirsiniz. Davetliler bir e-posta davetiyesi alır ve buna yanıt verebilirler. Davetiyedeki bağlantıyı tıklayan herhangi bir davetli Google Meet'le toplantıya katılabilir. Google Takvim’de olmayan bir toplantı isteği alırsanız bunu yine de yanıtlayabilir ve toplantıyı Takvim’e ekleyebilirsiniz.

1. Bilgisayarınızda Google Takvim'i açın.
2. İsteğe bağlı: Etkinliğinize davetli eklemek istiyorsanız, sol tarafta Kişi arayın'ı tıklayın ve davetlilerin adlarını yazmaya başlayın.
3. Takviminizde, henüz etkinlik atanmamış saatlerden birini tıklayın.
4. Etkinliğinize başlık ve varsa etkinlik ayrıntılarını ekleyin.
5. Kaydet'i tıklayın.

İpucu: Daha uzun bir etkinlik oluşturmak istiyorsanız saati seçerken farenizi sayfanın altına doğru sürükleyin.

2.2 Toplantıya katılma

Takvim'de planlanmış toplantınızı görebilir ve görüntülü toplantıya hızlıca katılabilirsiniz. Google Meet'le ilgili yardımcı kısa bilgilerden yararlanın.

1. Google Takvim'de, katılmak istediğiniz etkinliği tıklayın.
2. Google Meet ile katılın'ı tıklayın.
3. Açılan pencerede Hemen katıl'ı tıklayın.

Gmail veya mobil cihazdan görüntülü toplantıya katılmak için Görüntülü toplantıya katılma başlıklı makaleyi inceleyin.

2.3 Gereksinimleri yakalama

Müşterinizin ihtiyaçlarını ana hatlarıyla belirlemek için bir doküman oluşturun.

1. Bilgisayarınızda Google Dokümanlar, E-Tablolar, Slaytlar veya Formlar ana ekranını açın.
2. Oluştur simgesini tıklayın.

Ayrıca, şablondan da doküman oluşturabilirsiniz.

2.4 Müşterilere takip e-postası gönderme

Toplantıdan sonra, toplantı notlarını özetleyen ve gerekiyorsa ek bilgi isteyen bir takip e-postası gönderin.

1. Bilgisayarınızda, Gmail'e gidin.
2. Sol üstte, E-posta oluştur'u tıklayın.
3. Alıcıları "Alıcı" alanına ekleyin. Şu alanlara da alıcı ekleyebilirsiniz:
   • "Cc" ve "Bcc" alanlarına.
   • İleti oluştururken metin alanına "+ işareti" veya "@bahis" ifadesi ile kişinin adını yazın.
4. Bir konu ekleyin.
5. İletinizi yazın.
6. Sayfanın en altındaki Gönder'i tıklayın.

İpucu: Oluşturduğunuz bireysel alıcıları ve kişi gruplarını etiketlerle eklemek için Alıcı: ifadesini tıklayın. 

3 Çalışmaya başlama

3.1 Müşterilerden gelen bilgileri gözden geçirme

Müşterinizden dokümanlar ve diğer dosyalar aldığınızda ilgili tüm proje bilgilerini tek bir yerde saklayın. Proje dokümanlarınızı, resimleri ve diğer dosyaları Drive'da güvenli bir şekilde saklayabilirsiniz. Kişilerin yaptıkları değişiklikler buluta senkronize edildiğinden herkes en güncel içeriği görür.

1. Drive'a gidin.
2.  YeniDosya yükleme veya Klasör yükleme seçeneğini tıklayın ve yüklemek istediğiniz dosyayı ya da klasörü seçin.
3. Aç'ı tıklayın.

Chrome veya Firefox^®'un en son sürümünü kullanıyorsanız, dosyaları doğrudan bilgisayarınızdan tarayıcınızın Drive sayfasına sürükleyebilirsiniz.

Mevcut bir dosyanın adıyla eşleşen bir dosya yüklerseniz Drive, kopya oluşturmak yerine bu dosyayı yeni sürüm olarak ekler. Dosyanın önceki sürümünü görmek için sürümleri yönetebilirsiniz.

Yükleme tamamlandı bildirimini gördüğünüzde dosyalarınız başarıyla yüklendi ve Drive yüklü bir tarayıcıda veya cihazda bu dosyalara erişilebiliyor demektir.

3.2 İş arkadaşlarına görev atama

Görevde çalışması gereken kişileri belirledikten sonra paydaşlara görev atayabilirsiniz.

1. Dokümanlar, E-Tablolar veya Slaytlar'da yorum eklemek istediğiniz metni seçin.
2. Yorum ekle'yi tıklayın.
3. Yorumunuzu kutuya girin.
4. (İsteğe bağlı) Görev veya yorumunuzu belirli bir kişiye yönelik olarak girmek istiyorsanız, yorum metninde bu kişinin e-posta adresini, başına artı işareti (+) ekleyerek yazın. İstediğiniz kadar kullanıcı ekleyebilirsiniz. Her kullanıcıya yorumunuzu ve dosyanın bağlantısını içeren bir e-posta gönderilir.
5. (İsteğe bağlı) Yorumu belirli bir kullanıcıya atamak için Şu kullanıcıya ata: kutusunu işaretleyin.
6. Yorum yap veya Ata'yı tıklayın.

Not: Bir dosya maksimum yorum sayısına ulaşırsa dosyanın kopyasını yorumları kopyalamadan oluşturabilirsiniz.

3.3 Güncellemeleri ve değişiklikleri izleme

Koşullu biçimlendirme kuralları kullanarak proje görevlerinin nasıl ilerlediğini bir bakışta görün. Örneğin, tamamlanan görevleri, başlatılmayan veya devam eden görevlerden ayrıştırmak için renkler ekleyin.

İlerleme durumu izleyicileri ayarlama:

1. E-Tablolar'ı açın ve biçimlendirme kurallarını uygulamak istediğiniz sütunu seçin.
2. BiçimKoşullu biçimlendirme'yi seçin.
3. Kuralları oluşturun. Bu örnekte; Tamamlandı, Başlatılmadı veya Devam Ediyor durumundaki görevlere farklı bir renk atanmaktadır:

	Tek renk sekmesinde, Şu koşulun geçerli olması durumunda hücreleri biçimlendir: seçeneğinin altında Metin şunları içeriyor: değerini seçin.
	Metin şunları içeriyor: ifadesinin altındaki kutuya Tamamlandı yazın.
	Biçimlendirme stili altında, arka plan veya metnin hangi renkte olacağını belirleyin.
	Özel bir metin veya arka plan rengi atamak için Metin rengi ya da Dolgu rengi'ni tıklayın. Gerekirse, metin ve arka plan için bir renk belirtebilirsiniz.
	Daha fazla kural eklemek istiyorsanız Başka kural ekle'yi tıklayın ve aynı adımları uygulayın. Örneğin, Başlatılmadı durumundaki görevlere kırmızı bir arka plan, Devam ediyor durumundakilere ise turuncu arka plan atayın.
	Bitti'yi tıklayın.

3.4 Çıktıları paylaşılan bir klasöre kaydetme

Proje dokümanlarını, resimleri ve diğer dosyaları Drive'da depolayın ve bunları anında (ve güvenli bir şekilde) iş arkadaşları veya müşterilerle paylaşın. Dosyalarda yapılan değişiklikler buluta senkronize edildiğinden herkes en güncel içeriği görür.

Ortak drive'da dosya depolamak ve bunları paylaşmak için Ortak drive'ları kullanmaya başlama başlıklı makaleye göz atın.

Klasör oluşturma:

1. Drive'ı açın.
2. YeniKlasör'ü tıklayın.

Belirli kişilerle dosya veya klasör paylaşma:

1. Paylaşmak istediğiniz dosyayı seçin.
2. Paylaş'ı veya Paylaş simgesini tıklayın.
3. Kişi ve gruplarla paylaş bölümünde, paylaşımda bulunmak istediğiniz e-posta adresini girin.

   Not: Kuruluşunuzda ziyaretçi paylaşımı etkinse Google Hesabı olmayan kişileri Google Drive dosya ve klasörlerinizde ortaklaşa çalışmak için davet edebilirsiniz. Ziyaretçilerle doküman paylaşma başlıklı makaleyi inceleyin.

4. Kullanıcıların dosyanızda yapabileceği işlemleri değiştirmek için sağdaki Aşağı ok simgesini Görüntüleyen, Yorumcu veya Düzenleyen'i tıklayın.
5. Kullanıcıları bilgilendirmeyi seçin:
   • Onlarla bir dosya paylaştığınızı kullanıcılara bildirmek istiyorsanız Kullanıcıları bilgilendir kutusunu işaretleyin. Kullanıcıları bilgilendirirseniz girdiğiniz her e-posta adresi e-postaya dahil edilir.
   • Kullanıcıları bilgilendirmek istemiyorsanız Kullanıcıları bilgilendir kutusunun işaretini kaldırın.
6. Paylaş veya Gönder'i tıklayın.

Dosya veya klasör bağlantısı paylaşma:

1. Drive'da, paylaşmak istediğiniz dosya veya klasörü sağ tıklayıp Paylaş'ı  seçin.

   Dokümanlar, E-Tablolar veya Slaytlar'da, en üstteki Paylaş'ı tıklayın.

   Not: Yalnızca sahibi olduğunuz veya düzenleme erişiminiz olan dosyaları paylaşabilirsiniz.

2. (İsteğe bağlı) Dosyayı paylaştığınızda kullanıcıların dosyanızla ne yapabileceğini belirtmek için kuruluş adınızın altındaki Değiştir'i tıklayın:
   • İzni değiştirmek için sağdaki Aşağı oku  tıklayın ve Görüntüleyen, Yorumcu veya Düzenleyen'i seçin.
   • Bağlantının kuruluşunuzun dışında paylaşılmasına izin vermek için kuruluş adınızın yanındaki Aşağı oku  Herkese açık'ı tıklayın.

     Not: Bu seçeneği görmüyorsanız yöneticinizle iletişime geçin.

3. Bağlantıyı kopyala'yı tıklayın.
4. Bitti'yi tıklayın.
5. Bağlantıyı bir e-postaya, web sitesine veya paylaşmak istediğiniz herhangi bir yere yapıştırın.

3.5 Çalışmayı, incelemeleri ve geri bildirim vermeleri için müşterilere gönderme

1. Paylaşmak istediğiniz dosyayı seçin.
2. Paylaş'ı veya Paylaş simgesini tıklayın.
3. Kişi ve gruplarla paylaş bölümünde, paylaşımda bulunmak istediğiniz e-posta adresini girin.

   Not: Kuruluşunuzda ziyaretçi paylaşımı etkinse Google Hesabı olmayan kişileri Google Drive dosya ve klasörlerinizde ortaklaşa çalışmak için davet edebilirsiniz. Ziyaretçilerle doküman paylaşma başlıklı makaleyi inceleyin.

4. Kullanıcıların dosyanızda yapabileceği işlemleri değiştirmek için sağdaki Aşağı ok simgesini Görüntüleyen, Yorumcu veya Düzenleyen'i tıklayın.
5. Kullanıcıları bilgilendirmeyi seçin:
   • Onlarla bir dosya paylaştığınızı kullanıcılara bildirmek istiyorsanız Kullanıcıları bilgilendir kutusunu işaretleyin. Kullanıcıları bilgilendirirseniz girdiğiniz her e-posta adresi e-postaya dahil edilir.
   • Kullanıcıları bilgilendirmek istemiyorsanız Kullanıcıları bilgilendir kutusunun işaretini kaldırın.
6. Paylaş veya Gönder'i tıklayın.

3.6 Yorumları ele alma ve görevleri atama

1. Dokümanlar, E-Tablolar veya Slaytlar'da yorum eklemek istediğiniz metni seçin.
2. Yorum ekle'yi tıklayın.
3. Yorumunuzu kutuya girin.
4. (İsteğe bağlı) Görev veya yorumunuzu belirli bir kişiye yönelik olarak girmek istiyorsanız, yorum metninde bu kişinin e-posta adresini, başına artı işareti (+) ekleyerek yazın. İstediğiniz kadar kullanıcı ekleyebilirsiniz. Her kullanıcıya yorumunuzu ve dosyanın bağlantısını içeren bir e-posta gönderilir.
5. (İsteğe bağlı) Yorumu belirli bir kullanıcıya atamak için Şu kullanıcıya ata: kutusunu işaretleyin.
6. Yorum yap veya Ata'yı tıklayın.

Not: Bir dosya maksimum yorum sayısına ulaşırsa dosyanın kopyasını yorumları kopyalamadan oluşturabilirsiniz.

4 Çalışmayı tamamlama

4.1 Müşterilerle son bir toplantı planlama

Tüm görevler tamamlandığında müşterilerinizle son bir toplantı planlayın.

1. Bilgisayarınızda Google Takvim'i açın.
2. İsteğe bağlı: Etkinliğinize davetli eklemek istiyorsanız, sol tarafta Kişi arayın'ı tıklayın ve davetlilerin adlarını yazmaya başlayın.
3. Takviminizde, henüz etkinlik atanmamış saatlerden birini tıklayın.
4. Etkinliğinize başlık ve varsa etkinlik ayrıntılarını ekleyin.
5. Kaydet'i tıklayın.

İpucu: Daha uzun bir etkinlik oluşturmak istiyorsanız saati seçerken farenizi sayfanın altına doğru sürükleyin.

4.2 Toplantıya katılma

Takvim'de planlanmış toplantınızı görebilir ve görüntülü toplantıya hızlıca katılabilirsiniz. Google Meet'le ilgili yardımcı kısa bilgilerden yararlanın.

1. Google Takvim'de, katılmak istediğiniz etkinliği tıklayın.
2. Google Meet ile katılın'ı tıklayın.
3. Açılan pencerede Hemen katıl'ı tıklayın.

Gmail veya mobil cihazdan görüntülü toplantıya katılmak için Görüntülü toplantıya katılma başlıklı makaleyi inceleyin.

4.3 Görüntülü toplantı sırasında paylaşımda bulunma ve sunum yapma

Toplantı düzenleyen ve Google Workspace for Education sürümüne sahip olan kullanıcılar, katılımcıların ekranlarını paylaşmalarını engelleyebilir.

Görüntülü toplantıda ekranınızı paylaşarak son versiyon dokümanları, sunuları, e-tabloları ve daha fazlasını sunabilirsiniz.

1. Paylaşmak ya da sunmak istediğiniz Google Dokümanlar, Google E-Tablolar veya Google Slaytlar dosyasını Google Drive'da açın.
2. (İsteğe bağlı) Doküman, e-tablo veya sunuyu katılımcılarla beraber aynı anda düzenlemek için:
   1. Sağ üst köşede Paylaş'ı tıklayın.
   2. Dokümanınıza bir ad ekleyin ve Kaydet'i tıklayın.
   3. Toplantı davetlilerinizi ekleyin ve herkese Düzenleyen erişimi verin.
   4. Gönder'i tıklayın.
3. Google Meet'i açın ve toplantıya katılın.
4. Şimdi göster'i tıklayın ve neyin paylaşılacağını seçin:
   • Ekranınızın tamamı
   • Pencere
   • Sekme
5. Paylaş'ı tıklayın.

İpucu: Chrome tarayıcı (tüm pop-up bildirimlerini otomatik olarak gizler) kullanmıyorsanız siz ekranınızı gösterirken bildirim görünmemesi için bildirimleri yoksayın veya devre dışı bırakın.

4.4 Müşterilere son çıktıları gönderme

Harici müşterilerle hassas Drive dosyalarını paylaşırken, kişilerin bunları indirmesini, yazdırmasını veya kopyalamasını engelleyebilirsiniz. Bir proje sona erdiğinde harici iş ortakları ve ajansların dosyalara erişmesini engellemek için bir son kullanma tarihi de belirleyebilirsiniz.

Görüntüleyenlerin ve yorumcuların dosyanızı yazdırmasını, kopyalamasını veya indirmesini engellemek için:

1. Google Drive, Google Dokümanlar, Google E-Tablolar veya Google Slaytlar'da dosya veya klasörü bulun.
2. Erişimi kısıtlamak istediğiniz bir veya daha fazla dosyayı seçin.
3. Paylaş'ı veya Paylaş simgesini  tıklayın.
4. Üstteki Ayarlar simgesini  tıklayın.
5. Görüntüleyenler ve yorumcular indirme, yazdırma ve kopyalama seçeneğini görebilir'in işaretini kaldırın.

4.5 Müşterilere takip e-postası gönderme

Toplantı sonrası toplantı notlarını ve ek görevleri özetlemek için bir takip e-postası gönderin.

1. Bilgisayarınızda, Gmail'e gidin.
2. Sol üstte, E-posta oluştur'u tıklayın.
3. Alıcıları "Alıcı" alanına ekleyin. Şu alanlara da alıcı ekleyebilirsiniz:
   • "Cc" ve "Bcc" alanlarına.
   • İleti oluştururken metin alanına "+ işareti" veya "@bahis" ifadesi ile kişinin adını yazın.
4. Bir konu ekleyin.
5. İletinizi yazın.
6. Sayfanın en altındaki Gönder'i tıklayın.

İpucu: Oluşturduğunuz bireysel alıcıları ve kişi gruplarını etiketlerle eklemek için Alıcı: ifadesini tıklayın. 

_{Google, Google Workspace ve ilgili markalarla logolar Google LLC'nin ticari markalarıdır. Diğer tüm şirket ve ürün adları, ilişkili oldukları şirketlerin ticari markalarıdır.}