Planowanie projektu z klientami zewnętrznymi

Czego się nauczysz

Jak komunikować się z klientami spoza organizacji. Poznasz też sprawdzone metody udostępniania i weryfikowania plików, przypisywania zadań oraz finalizowania projektu.

Co będzie Ci potrzebne

10 minut

Konto  Google Workspace account — jeszcze go nie masz? Rozpocznij 14-dniowy okres próbny.

W tym samouczku

Kontaktowanie się z klientami Zapoznawanie się z prośbami klientów Rozpoczynanie pracy Kończenie pracy

1 Kontaktowanie się z klientami

Rozwiń wszystko  |  Zwiń wszystkoZwiń wszystko

1.1 Zbieranie informacji od współpracowników

Przed rozpoczęciem pracy nad projektem z klientami zewnętrznymi skontaktuj się ze współpracownikami w organizacji, którzy mogą pomóc w dostarczeniu informacji o klientach zewnętrznych i ich rolach. Wyślij e-maila lub krótką wiadomość.

1. Otwórz Gmaila na komputerze.
2. W lewym górnym rogu kliknij Utwórz .
3. W polu „Do” dodaj adresatów. Możesz ich także dodać:
   • w polach „DW” i „UDW”;
   • podczas tworzenia wiadomości ze znakiem „+” lub „@wzmianką” i nazwą kontaktu w polu tekstowym.
4. Dodaj temat.
5. Wpisz wiadomość.
6. Na dole strony kliknij Wyślij.

Wskazówka: aby dodać pojedynczych adresatów i grupy kontaktów utworzone za pomocą etykiet, kliknij Do:.

Wysyłanie wiadomości na czacie do jednej osoby:

1. Otwórz Google Chat lub konto Gmail.
2. Jeśli nazwy nie ma jeszcze w sekcji „Czat”, kliknij Rozpocznij czat .
3. Wpisz nazwę lub adres e-mail. Podczas wpisywania tekstu wyświetlą się sugestie.
   • Aby wysłać wiadomość 1:1 do osoby spoza organizacji, wpisz jej adres e-mail.
4. Wybierz osobę, do której chcesz wysłać wiadomość.
5. Wpisz wiadomość, a potem kliknij Wyślij .

Wysyłanie wiadomości na czacie do grupy:

1. Otwórz Google Chat lub swoje konto Gmail.
2. W sekcji „Czat” kliknij istniejącą rozmowę grupową, wpisz wiadomość  kliknij Wyślij .
3. Jeśli rozmowy grupowej nie ma w sekcji „Czat”, kliknij Rozpocznij czat   Rozpocznij rozmowę grupową.
4. Wpisz nazwę lub adres e-mail. Podczas wpisywania tekstu wyświetlą się sugestie.
5. Kliknij Gotowe .
6. Wpisz wiadomość, a potem kliknij Wyślij .

1.2 Komunikowanie się z klientami zewnętrznymi

Po ustaleniu, z którymi klientami chcesz się skontaktować, wyślij im e-maila z wprowadzeniem.

1. Otwórz Gmaila na komputerze.
2. W lewym górnym rogu kliknij Utwórz .
3. W polu „Do” dodaj adresatów. Możesz ich także dodać:
   • w polach „DW” i „UDW”;
   • podczas tworzenia wiadomości ze znakiem „+” lub „@wzmianką” i nazwą kontaktu w polu tekstowym.
4. Dodaj temat.
5. Wpisz wiadomość.
6. Na dole strony kliknij Wyślij.

Wskazówka: aby dodać pojedynczych adresatów i grupy kontaktów utworzone za pomocą etykiet, kliknij Do:.

2. Zapoznawanie się z prośbami klientów

2.1 Planowanie spotkania

Możesz planować wydarzenia i spotkania wideo z osobami, które nie mają kont Google. Goście otrzymają e-maila z zaproszeniem, na które mogą odpowiedzieć. Korzystając z Google Meet, każdy gość może dołączyć do spotkania przez kliknięcie linku w zaproszeniu. Jeśli otrzymasz prośbę o spotkanie spoza Kalendarza Google, możesz na nią odpowiedzieć, a następnie dodać spotkanie do Kalendarza.

1. Na komputerze otwórz Kalendarz Google.
2. Opcjonalnie: jeśli chcesz dodać gości do wydarzenia, po lewej stronie kliknij Szukaj osób i zacznij wpisywać ich imiona lub nazwiska.
3. Kliknij w kalendarzu wolny termin, czyli taki, w którym nie masz zaplanowanego żadnego wydarzenia.
4. Wpisz tytuł wydarzenia i dodaj odpowiednie informacje na jego temat.
5. Kliknij Zapisz.

Wskazówka: aby utworzyć dłuższe wydarzenie, przeciągnij myszką w dół strony przy wybieraniu godziny.

2.2 Dołączanie do spotkania

Znajdź zaplanowane spotkanie w Kalendarzu i szybko dołącz do spotkania wideo. Użyj tej ściągawki dotyczącej Google Meet.

1. W Kalendarzu Google kliknij wydarzenie, do którego chcesz dołączyć.
2. Kliknij Dołącz w Google Meet.
3. W wyświetlonym oknie kliknij Dołącz teraz.

Informacje o dołączaniu do spotkania wideo w Gmailu lub na urządzeniu mobilnym znajdziesz w artykule Dołączanie do spotkania wideo.

2.3 Zapisywanie wymagań klientów

Utwórz dokument, aby określić wymagania klienta.

1. Na komputerze otwórz ekran główny Dokumentów, Arkuszy, Prezentacji lub Formularzy Google.
2. Kliknij Utwórz .

Możesz też utworzyć dokument na podstawie szablonu.

2.4 Wysyłanie e-maila z podsumowaniem spotkania do klientów

Po zakończeniu spotkania wyślij e-maila z podsumowaniem spotkania i prośbą o dodatkowe informacje.

1. Otwórz Gmaila na komputerze.
2. W lewym górnym rogu kliknij Utwórz .
3. W polu „Do” dodaj adresatów. Możesz ich także dodać:
   • w polach „DW” i „UDW”;
   • podczas tworzenia wiadomości ze znakiem „+” lub „@wzmianką” i nazwą kontaktu w polu tekstowym.
4. Dodaj temat.
5. Wpisz wiadomość.
6. Na dole strony kliknij Wyślij.

Wskazówka: aby dodać pojedynczych adresatów i grupy kontaktów utworzone za pomocą etykiet, kliknij Do:.

3 Rozpoczynanie pracy

3.1 Sprawdzanie informacji od klientów

Gdy otrzymujesz dokumenty i inne pliki od klienta, przechowuj wszystkie informacje powiązane z projektem w jednym miejscu. Bezpiecznie przechowuj dokumenty, zdjęcia i inne pliki dotyczące projektu na Dysku. Wszelkie zmiany wprowadzane przez użytkowników są synchronizowane z chmurą, dzięki czemu każdy widzi aktualne materiały.

1. Otwórz Dysk.
2. Kliknij NowyPrześlij plik lub Prześlij folder, a następnie wybierz plik lub folder, który chcesz przesłać.
3. Kliknij Otwórz.

Jeśli używasz najnowszej wersji przeglądarki Chrome lub Firefox^®, możesz po prostu przeciągnąć pliki bezpośrednio z komputera na stronę Dysku w przeglądarce.

Jeśli przesyłasz plik, który ma taką samą nazwę jak już istniejący dokument, Dysk doda go jako nową wersję zamiast tworzyć duplikat. Aby wyświetlić poprzednią wersję pliku, możesz zarządzać wersjami.

Po zakończeniu przesyłania możesz otwierać pliki w dowolnej przeglądarce i na każdym urządzeniu z zainstalowanym Dyskiem.

3.2 Przypisywanie zadań współpracownikom

Gdy ustalisz, kto będzie pracować nad projektem, możesz przypisać zadania odpowiednim osobom.

1. W Dokumentach, Arkuszach lub Prezentacjach wybierz tekst, który chcesz skomentować.
2. Kliknij Dodaj komentarz .
3. Wpisz swój komentarz w polu.
4. Aby skierować zadanie lub komentarz do określonej osoby, wpisz znak plus (+) oraz jej adres e-mail. Możesz dodać dowolną liczbę osób. Każda osoba otrzyma e-maila z komentarzem i linkiem do pliku.
5. (Opcjonalnie) Aby przypisać komentarz do danej osoby, zaznacz pole Przypisz do.
6. Kliknij Skomentuj lub Przypisz.

Uwaga: po osiągnięciu maksymalnej liczby komentarzy do pliku możesz utworzyć jego kopię bez kopiowania komentarzy.

3.3 Śledzenie aktualności i zmian

Postępy realizacji zadań w projekcie będzie można łatwo sprawdzić, jeśli użyjesz reguł formatowania warunkowego. Możesz na przykład dodać kolory, aby wykonane zadania wyróżniały się na tle tych, które nie zostały jeszcze rozpoczęte lub są w toku.

Konfigurowanie śledzenia postępów:

1. Otwórz Arkusze i wybierz kolumnę, do której chcesz zastosować reguły formatowania.
2. Wybierz Formatuj Formatowanie warunkowe.
3. Skonfiguruj reguły. W tym przykładzie przypisujesz odmienne kolory zadaniom, które są ukończone, nieukończone lub w toku.

	Na karcie Jeden kolor w sekcji Formatuj komórki, jeśli wybierz Tekst zawiera.
	W polu w sekcji Tekst zawiera wpisz Ukończone.
	W sekcji Styl formatowania kliknij listę, by określić kolor tła lub tekstu.
	Aby przypisać niestandardowy kolor tekstu lub tła, kliknij Kolor tekstu lub Kolor wypełnienia . W razie potrzeby możesz oddzielnie określić kolor tekstu i kolor tła.
	Jeśli chcesz dodać więcej reguł, kliknij Dodaj kolejną regułę i wykonaj te same czynności. Możesz na przykład przypisać czerwone tło do zadań Nierozpoczętych, a pomarańczowe do zadań W toku.
	Kliknij Gotowe.

3.4 Zapisywanie rezultatów w folderze udostępnionym

Przechowuj dokumenty, zdjęcia i inne pliki dotyczące projektu na Dysku, a następnie udostępniaj je bezpiecznie współpracownikom lub klientom. Wszystkie zmiany wprowadzone w plikach są synchronizowane z chmurą, dzięki czemu każdy widzi aktualne materiały.

Informacje na temat zapisywania i udostępniania plików na dysku współdzielonym zawiera artykuł Pierwsze kroki z dyskami współdzielonymi.

Tworzenie folderu:

1. Otwórz Dysk.
2. Kliknij  Nowy  Folder.

Udostępnianie pliku lub folderu wybranym użytkownikom:

1. Wybierz plik, który chcesz udostępnić.
2. Kliknij Udostępnij lub Udostępnij .
3. W sekcji Udostępnij innym osobom i grupom wpisz adres e-mail użytkownika, któremu chcesz udostępnić plik.

   Uwaga: jeśli w organizacji jest włączone udostępnianie plików gościom, możesz zaprosić kogoś, kto nie ma konta Google, do współpracy nad plikami i folderami na Twoim Dysku Google. Zobacz Udostępnianie dokumentów użytkownikom.

4. Aby określić, co inne osoby mogą zrobić z Twoim plikiem, po prawej stronie kliknij strzałkę w dół   Przeglądający, Komentator lub Edytor.
5. Wybierz opcję powiadamiania innych osób:
   • Jeśli chcesz powiadomić inne osoby o udostępnieniu im pliku, zaznacz pole Powiadom innych. Jeśli wyślesz takie powiadomienie, każdy wpisany adres e-mail będzie widoczny w tej wiadomości.
   • Jeśli nie chcesz powiadamiać innych osób, odznacz pole Powiadom innych.
6. Kliknij Udostępnij lub Wyślij.

Udostępnianie linku do pliku lub folderu:

1. Na Dysku kliknij prawym przyciskiem myszy plik lub folder, który chcesz udostępnić, i wybierz Udostępnij .

   W Dokumentach, Arkuszach lub Prezentacjach u góry kliknij Udostępnij.

   Uwaga: pliki możesz udostępniać tylko wtedy, gdy jesteś ich właścicielem lub gdy masz uprawnienia do ich edycji.

2. (Opcjonalnie) Aby określić, co inne osoby mogą zrobić z udostępnionym przez Ciebie plikiem, pod nazwą organizacji kliknij Zmień:
   • Aby zmienić uprawnienia, po prawej stronie kliknij strzałkę w dół  i wybierz Przeglądający, Komentator lub Edytor.
   • Aby zezwolić na udostępnianie linku poza organizację, obok jej nazwy kliknij strzałkę w dół   Publiczny.

     Uwaga: jeśli nie widzisz tej opcji, skontaktuj się z administratorem.

3. Kliknij Skopiuj link.
4. Kliknij Gotowe.
5. Wklej link w e-mailu, na stronie lub w dowolnym miejscu, w którym chcesz go udostępnić.

3.5 Przesyłanie klientom zadań do sprawdzenia i zaopiniowania

1. Wybierz plik, który chcesz udostępnić.
2. Kliknij Udostępnij lub Udostępnij .
3. W sekcji Udostępnij innym osobom i grupom wpisz adres e-mail użytkownika, któremu chcesz udostępnić plik.

   Uwaga: jeśli w organizacji jest włączone udostępnianie plików gościom, możesz zaprosić kogoś, kto nie ma konta Google, do współpracy nad plikami i folderami na Twoim Dysku Google. Zobacz Udostępnianie dokumentów użytkownikom.

4. Aby określić, co inne osoby mogą zrobić z Twoim plikiem, po prawej stronie kliknij strzałkę w dół   Przeglądający, Komentator lub Edytor.
5. Wybierz opcję powiadamiania innych osób:
   • Jeśli chcesz powiadomić inne osoby o udostępnieniu im pliku, zaznacz pole Powiadom innych. Jeśli wyślesz takie powiadomienie, każdy wpisany adres e-mail będzie widoczny w tej wiadomości.
   • Jeśli nie chcesz powiadamiać innych osób, odznacz pole Powiadom innych.
6. Kliknij Udostępnij lub Wyślij.

3.6 Kierowanie komentarzy i przypisywanie zadań

1. W Dokumentach, Arkuszach lub Prezentacjach wybierz tekst, który chcesz skomentować.
2. Kliknij Dodaj komentarz .
3. Wpisz swój komentarz w polu.
4. Aby skierować zadanie lub komentarz do określonej osoby, wpisz znak plus (+) oraz jej adres e-mail. Możesz dodać dowolną liczbę osób. Każda osoba otrzyma e-maila z komentarzem i linkiem do pliku.
5. (Opcjonalnie) Aby przypisać komentarz do danej osoby, zaznacz pole Przypisz do.
6. Kliknij Skomentuj lub Przypisz.

Uwaga: po osiągnięciu maksymalnej liczby komentarzy do pliku możesz utworzyć jego kopię bez kopiowania komentarzy.

4 Kończenie pracy

4.1 Planowanie finalnego spotkania z klientami

Po wykonaniu wszystkich zadań zaplanuj finalne spotkanie z klientami.

1. Na komputerze otwórz Kalendarz Google.
2. Opcjonalnie: jeśli chcesz dodać gości do wydarzenia, po lewej stronie kliknij Szukaj osób i zacznij wpisywać ich imiona lub nazwiska.
3. Kliknij w kalendarzu wolny termin, czyli taki, w którym nie masz zaplanowanego żadnego wydarzenia.
4. Wpisz tytuł wydarzenia i dodaj odpowiednie informacje na jego temat.
5. Kliknij Zapisz.

Wskazówka: aby utworzyć dłuższe wydarzenie, przeciągnij myszką w dół strony przy wybieraniu godziny.

4.2 Dołączanie do spotkania

Znajdź zaplanowane spotkanie w Kalendarzu i szybko dołącz do spotkania wideo. Użyj tej ściągawki dotyczącej Google Meet.

1. W Kalendarzu Google kliknij wydarzenie, do którego chcesz dołączyć.
2. Kliknij Dołącz w Google Meet.
3. W wyświetlonym oknie kliknij Dołącz teraz.

Informacje o dołączaniu do spotkania wideo w Gmailu lub na urządzeniu mobilnym znajdziesz w artykule Dołączanie do spotkania wideo.

4.3 Udostępnianie i prezentowanie treści podczas spotkania wideo

Organizatorzy spotkań korzystający z Google Workspace for Education mogą uniemożliwiać uczestnikom udostępnianie ekranu.

Podczas spotkania wideo udostępnij ekran, aby przedstawić końcowe dokumenty, prezentacje, arkusze kalkulacyjne i inne treści.

1. Na Dysku Google otwórz plik Dokumentów Google, Arkuszy Google lub Prezentacji Google, który chcesz udostępnić lub zaprezentować.
2. (Opcjonalnie) Aby edytować dokument, arkusz kalkulacyjny lub prezentację jednocześnie z gośćmi:
   1. W prawym górnym rogu kliknij Udostępnij.
   2. Dodaj tytuł dokumentu i kliknij Zapisz.
   3. Dodaj gości spotkania i daj wszystkim uprawnienia Edytor.
   4. Kliknij Wyślij.
3. Otwórz Google Meet i dołącz do spotkania.
4. Kliknij Zaprezentuj teraz i wybierz, co chcesz udostępnić:
   • cały ekran,
   • okno,
   • kartę.
5. Kliknij Udostępnij.

Wskazówka: jeśli nie używasz przeglądarki Chrome (która automatycznie ukrywa wyskakujące okienka z powiadomieniami), wycisz lub wyłącz powiadomienia, aby nie wyświetlały się podczas prezentacji.

4.4 Przesyłanie ostatecznych rezultatów do klientów

Jeśli udostępniasz pliki poufne z Dysku klientom zewnętrznym, możesz uniemożliwić ich pobieranie, drukowanie i kopiowanie. Możesz też ustawić datę wygaśnięcia dostępu do plików, by uniemożliwić agencjom i partnerom zewnętrznym dostęp do nich po zakończeniu projektu.

Aby uniemożliwić przeglądającym i komentującym drukowanie, kopiowanie lub pobieranie pliku:

1. Znajdź plik lub folder na Dysku Google albo w Dokumentach Google, Arkuszach Google lub Prezentacjach Google.
2. Wybierz co najmniej jeden plik, dla którego mają obowiązywać ograniczenia.
3. Kliknij Udostępnij lub Udostępnij .
4. U góry kliknij Ustawienia .
5. Odznacz Przeglądający i komentujący mają dostęp do opcji pobierania, drukowania i kopiowania plików.

4.5 Wysyłanie e-maila z podsumowaniem spotkania do klientów

Po zakończeniu spotkania wyślij e-maila z podsumowaniem i wszystkimi dodatkowymi zadaniami.

1. Otwórz Gmaila na komputerze.
2. W lewym górnym rogu kliknij Utwórz .
3. W polu „Do” dodaj adresatów. Możesz ich także dodać:
   • w polach „DW” i „UDW”;
   • podczas tworzenia wiadomości ze znakiem „+” lub „@wzmianką” i nazwą kontaktu w polu tekstowym.
4. Dodaj temat.
5. Wpisz wiadomość.
6. Na dole strony kliknij Wyślij.

Wskazówka: aby dodać pojedynczych adresatów i grupy kontaktów utworzone za pomocą etykiet, kliknij Do:.

_{Google, Google Workspace oraz powiązane znaki i logotypy są znakami towarowymi firmy Google LLC. Wszystkie inne nazwy firm i produktów są znakami towarowymi odpowiednich podmiotów.}