외부 고객과 프로젝트 계획하기

과정 내용

조직의 외부 고객과 커뮤니케이션하는 방법을 알아봅니다. 파일 공유 및 검토, 작업 할당, 프로젝트 완료를 위한 권장사항도 제공합니다.

소요 시간

10분

 Google Workspace 계정: 계정이 없다면 지금 14일 무료 체험을 시작해 보세요.

이 튜토리얼에서 다루는 내용

고객과 연락 주고받기 고객의 요청 파악하기 업무 시작하기 업무 마무리하기

1  고객과 연락 주고받기

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1.1 동료로부터 정보 수집하기

외부 고객과 프로젝트 작업을 시작하기 전에 외부 고객 및 고객의 역할에 관한 정보를 제공할 수 있는 조직 동료에게 문의하세요. 다른 사용자에게 이메일 또는 빠른 메시지를 보내세요.

1. 컴퓨터에서 Gmail로 이동합니다.
2. 왼쪽 상단에서  편지쓰기를 클릭합니다.
3. '받는사람' 입력란에 수신자를 추가합니다. 다음과 같이 수신자를 추가할 수도 있습니다.
   • '참조' 및 '숨은참조' 입력란에 추가합니다.
   • 메일을 작성할 때 텍스트 입력란에 '+ 기호' 또는 '@멘션'과 연락처 이름을 입력합니다.
4. 제목을 추가합니다.
5. 메일을 작성합니다.
6. 페이지 하단에서 보내기를 클릭합니다.

도움말: 개별 수신자 및 라벨로 지정한 연락처 그룹을 추가하려면 받는사람:을 클릭합니다. 

사용자에게 채팅 메시지 보내기

1. Google Chat 또는 Gmail 계정으로 이동합니다.
2. 'Chat' 아래에 이름이 없으면 채팅 시작 을 클릭합니다.
3. 이름 또는 이메일 주소를 입력합니다. 텍스트를 입력하면 추천 목록이 표시됩니다.
   • 조직 외부 사용자에게 1:1 메시지를 보내려면 이메일 주소를 입력합니다.
4. 메시지의 수신자를 클릭합니다.
5. 메시지를 입력한 다음 보내기 를 클릭합니다.

그룹에 채팅 메시지 보내기

1. Google Chat 또는 Gmail 계정으로 이동합니다.
2. 'Chat'에서 기존 그룹 대화를 클릭하고 메시지를 입력한 다음 보내기 를 클릭합니다.
3. 그룹 대화가 'Chat'에 있지 않으면 채팅 시작 그룹 대화 시작을 클릭합니다.
4. 이름 또는 이메일 주소를 입력합니다. 텍스트를 입력하면 추천 목록이 표시됩니다.
5. 완료 를 클릭합니다.
6. 메시지를 입력한 다음 보내기 를 클릭합니다.

1.2 외부 고객과 커뮤니케이션하기

어떤 고객에게 연락을 취할지 정한 후 자신을 소개하는 이메일을 보내세요.

1. 컴퓨터에서 Gmail로 이동합니다.
2. 왼쪽 상단에서  편지쓰기를 클릭합니다.
3. '받는사람' 입력란에 수신자를 추가합니다. 다음과 같이 수신자를 추가할 수도 있습니다.
   • '참조' 및 '숨은참조' 입력란에 추가합니다.
   • 메일을 작성할 때 텍스트 입력란에 '+ 기호' 또는 '@멘션'과 연락처 이름을 입력합니다.
4. 제목을 추가합니다.
5. 메일을 작성합니다.
6. 페이지 하단에서 보내기를 클릭합니다.

도움말: 개별 수신자 및 라벨로 지정한 연락처 그룹을 추가하려면 받는사람:을 클릭합니다. 

2  고객의 요청 파악하기

2.1 회의 일정 예약하기

Google 계정이 없는 사용자와 일정 및 화상 회의를 예약할 수 있습니다. 참석자는 이메일 초대를 받게 되며 이에 응답할 수 있습니다. Google Meet를 사용하면 모든 참석자가 초대 링크를 클릭하여 회의에 참여할 수 있습니다. Google 캘린더에 없는 회의 요청을 받은 경우에도 응답하고 캘린더에 해당 회의를 추가할 수 있습니다.

1. 컴퓨터에서 Google Calendar를 엽니다.
2. 선택사항: 일정에 참석자를 추가하려면 왼쪽에서 '사용자 검색'을 클릭하고 참석자 이름을 입력하기 시작합니다.
3. 캘린더에서 일정이 없는 시간을 클릭합니다.
4. 일정 제목 및 세부정보를 추가합니다.
5. 저장을 클릭합니다.

도움말: 더 긴 일정을 만들려면 시간을 선택할 때 마우스를 페이지 아래로 드래그하세요.

2.2 회의 참여하기

Calendar에서 예약된 회의를 확인하고 신속하게 화상 회의에 참여하세요. 이 Google Meet 요약본을 사용하세요.

1. Google Calendar에서 참여하려는 일정을 클릭합니다.
2. Google Meet으로 참여를 클릭합니다.
3. 창이 열리면 지금 참여하기를 클릭합니다. 

Gmail 또는 휴대기기에서 화상 회의에 참여하려면 화상 회의 참여하기를 참고하세요.

2.3 요구사항 확인하기

고객의 요구사항을 간단히 설명하는 문서를 작성하세요.

1. 컴퓨터에서 Google Docs, Sheets, Slides, Forms 또는 Vids 홈 화면을 엽니다.
2. 만들기 를 클릭합니다.

그 외에 다음과 같은 작업도 하실 수 있습니다.

• 템플릿으로 파일 만들기
• Google Vids에서 템플릿 사용하기

2.4 고객에게 후속 이메일 보내기

회의가 끝난 후 회의록을 요약한 후속 이메일을 보내고 추가 정보를 요청하세요.

1. 컴퓨터에서 Gmail로 이동합니다.
2. 왼쪽 상단에서  편지쓰기를 클릭합니다.
3. '받는사람' 입력란에 수신자를 추가합니다. 다음과 같이 수신자를 추가할 수도 있습니다.
   • '참조' 및 '숨은참조' 입력란에 추가합니다.
   • 메일을 작성할 때 텍스트 입력란에 '+ 기호' 또는 '@멘션'과 연락처 이름을 입력합니다.
4. 제목을 추가합니다.
5. 메일을 작성합니다.
6. 페이지 하단에서 보내기를 클릭합니다.

도움말: 개별 수신자 및 라벨로 지정한 연락처 그룹을 추가하려면 받는사람:을 클릭합니다. 

3  업무 시작하기

3.1 고객의 정보 검토하기

고객에게 문서 및 기타 파일을 받으면 프로젝트 관련 정보를 한곳에 모두 보관하세요. Drive에 프로젝트 문서, 이미지, 기타 파일을 안전하게 저장할 수 있습니다. 사용자가 변경한 모든 사항이 클라우드에 동기화되기 때문에 모든 사용자에게 최신 콘텐츠가 표시됩니다.

1. Drive로 이동합니다.
2. 새로 만들기파일 업로드 또는 폴더 업로드를 클릭한 다음 업로드할 파일 또는 폴더를 선택합니다.
3. 열기를 클릭합니다.

최신 버전의 Chrome 또는 Firefox^®를 사용하면 간단하게 컴퓨터에서 브라우저의 Drive 페이지로 직접 파일을 드래그할 수 있습니다.

기존 파일 이름과 일치하는 파일을 업로드하면 Drive에서 중복되는 파일이 생성되지 않고 새 버전으로 추가됩니다. 파일의 이전 버전을 보려면 버전 관리를 할 수 있습니다.

업로드 완료가 표시되면 파일이 성공적으로 업로드되고 Drive가 설치된 모든 브라우저 또는 기기에서 액세스할 수 있습니다.

3.2 동료에게 작업 할당하기

할당된 업무를 처리할 사용자를 정한 후 이해관계자에게 작업을 할당할 수 있습니다.

1. 문서, 스프레드시트 또는 프레젠테이션에서 댓글을 작성할 텍스트를 선택합니다.
2. 댓글 추가 를 클릭합니다.
3. 입력란에 댓글을 입력합니다.
4. (선택사항) 할 일 또는 댓글을 특정 사용자에게 전달하려면 + 기호와 이메일 주소를 입력합니다. 사용자는 원하는 수만큼 추가할 수 있습니다. 각 사용자에게 댓글과 파일 링크가 포함된 이메일이 전송됩니다.
5. (선택사항) 특정 사용자에게 댓글을 할당하려면 [사용자]에게 할당 체크박스를 선택합니다.
6. 댓글 또는 할당을 클릭합니다.

참고: 파일이 최대 댓글 수에 도달하면 댓글을 복사하지 않고 파일의 사본을 만들 수 있습니다.

3.3 업데이트 및 변경사항 추적하기

조건부 서식 규칙을 사용하면 한눈에 프로젝트 작업이 어떻게 진행되는지 볼 수 있습니다. 예를 들어, 완료된 작업에 색을 추가하면 시작되지 않은 작업이나 진행 중인 작업과 구별할 수 있습니다.

진행 상태 추적기 설정하기

1. Google 스프레드시트를 열고 서식 규칙을 적용할 열을 선택합니다.
2. 서식조건부 서식을 선택합니다.
3. 규칙을 설정합니다. 이 예에서 완료, 시작하지 않음 또는 진행 중에 다른 색을 지정합니다.

	단색 탭에서 다음 경우 셀 서식 지정에서 텍스트에 포함을 선택합니다.
	텍스트에 포함 아래의 입력란에 완료를 입력합니다.
	배경 또는 텍스트 색상을 지정하려면 서식 지정 스타일에서 목록을 클릭하여 선택합니다.
	맞춤 텍스트 또는 배경 색상을 지정하려면 텍스트 색상 또는 채우기 색상 을 클릭합니다. 필요한 경우 텍스트 색 및 배경 색상을 지정할 수 있습니다.
	규칙을 더 추가하려면 다른 규칙 추가를 클릭하고 동일한 절차를 따릅니다. 예를 들어 시작하지 않음 작업에는 빨간 배경, 진행 중 작업에는 주황색 배경을 할당합니다.
	완료를 클릭합니다.

3.4 공유 폴더에 산출물 저장하기

프로젝트 문서, 이미지 및 기타 파일을 Drive에 저장하고 동료나 고객과 안전하게 즉시 공유할 수 있습니다. 파일의 모든 변경사항이 클라우드에 동기화되므로 모든 사용자에게 최신 콘텐츠가 표시됩니다.

공유 드라이브에 파일을 저장하고 공유하려면 공유 드라이브 시작하기를 참조하세요.

폴더 만들기:

1. 드라이브를 엽니다.
2.  새로 만들기폴더를 클릭합니다.

특정 사용자와 파일 또는 폴더 공유하기:

1. 공유하려는 파일을 선택합니다.
2. 공유 또는 공유 를 클릭합니다.
3. 사용자 및 그룹과 공유 아래에서 공유하려는 사용자의 이메일 주소를 입력합니다.

   참고: 조직에 방문자 공유가 사용 설정되어 있는 경우 Google 계정이 없는 사용자를 초대하여 Google 드라이브 파일 및 폴더에서 공동작업할 수 있습니다. 방문자와 문서 공유하기를 참고하세요.

4. 다른 사용자가 내 파일에 수행할 수 있는 작업을 변경하려면 오른쪽에서 아래쪽 화살표 뷰어, 댓글 작성자 또는 편집자를 클릭합니다.
5. 사용자에게 알림을 보낼지 선택합니다.
   • 파일을 공유했음을 사용자에게 알리려면 이메일 알림 보내기 체크박스를 선택합니다. 알림을 보내면 입력하는 각 이메일 주소가 이메일에 포함됩니다.
   • 사용자에게 알리고 싶지 않다면 이메일 알림 보내기 체크박스를 선택 해제합니다.
6. 공유 또는 보내기를 클릭합니다.

파일 또는 폴더 링크 공유하기:

1. 드라이브에서 파일 또는 폴더를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 공유 를 클릭합니다.

   문서, 스프레드시트 또는 프레젠테이션의 상단에서 공유를 클릭합니다.

   참고: 내가 소유하거나 수정 권한이 있는 파일만 공유할 수 있습니다.

2. (선택사항) 파일을 공유할 때 사용자가 내 파일로 할 수 있는 작업을 지정하려면 조직 이름 아래에서 변경을 클릭합니다.
   • 권한을 변경하려면 오른쪽에서 아래쪽 화살표 를 클릭하고 뷰어, 댓글 작성자, 편집자를 선택합니다.
   • 조직 외부에 링크를 공유하도록 허용하려면 조직 이름 옆에 있는 아래쪽 화살표 공개를 클릭합니다.

     참고: 이 옵션이 표시되지 않으면 관리자에게 문의하세요.

3. 링크 복사를 클릭합니다.
4. 완료를 클릭합니다.
5. 링크를 이메일, 웹사이트 또는 공유해야 할 위치에 붙여넣습니다.

3.5 검토 및 의견 수렴을 위해 고객에게 작업 보내기

1. 공유하려는 파일을 선택합니다.
2. 공유 또는 공유 를 클릭합니다.
3. 사용자 및 그룹과 공유 아래에서 공유하려는 사용자의 이메일 주소를 입력합니다.

   참고: 조직에 방문자 공유가 사용 설정되어 있는 경우 Google 계정이 없는 사용자를 초대하여 Google 드라이브 파일 및 폴더에서 공동작업할 수 있습니다. 방문자와 문서 공유하기를 참고하세요.

4. 다른 사용자가 내 파일에 수행할 수 있는 작업을 변경하려면 오른쪽에서 아래쪽 화살표 뷰어, 댓글 작성자 또는 편집자를 클릭합니다.
5. 사용자에게 알림을 보낼지 선택합니다.
   • 파일을 공유했음을 사용자에게 알리려면 이메일 알림 보내기 체크박스를 선택합니다. 알림을 보내면 입력하는 각 이메일 주소가 이메일에 포함됩니다.
   • 사용자에게 알리고 싶지 않다면 이메일 알림 보내기 체크박스를 선택 해제합니다.
6. 공유 또는 보내기를 클릭합니다.

3.6 댓글 타겟팅 및 작업 할당하기

1. 문서, 스프레드시트 또는 프레젠테이션에서 댓글을 작성할 텍스트를 선택합니다.
2. 댓글 추가 를 클릭합니다.
3. 입력란에 댓글을 입력합니다.
4. (선택사항) 할 일 또는 댓글을 특정 사용자에게 전달하려면 + 기호와 이메일 주소를 입력합니다. 사용자는 원하는 수만큼 추가할 수 있습니다. 각 사용자에게 댓글과 파일 링크가 포함된 이메일이 전송됩니다.
5. (선택사항) 특정 사용자에게 댓글을 할당하려면 [사용자]에게 할당 체크박스를 선택합니다.
6. 댓글 또는 할당을 클릭합니다.

참고: 파일이 최대 댓글 수에 도달하면 댓글을 복사하지 않고 파일의 사본을 만들 수 있습니다.

4  업무 마무리하기

4.1 고객과의 최종 미팅 예약하기

할당된 모든 작업이 완료되면 고객과 최종 회의를 예약합니다.

1. 컴퓨터에서 Google Calendar를 엽니다.
2. 선택사항: 일정에 참석자를 추가하려면 왼쪽에서 '사용자 검색'을 클릭하고 참석자 이름을 입력하기 시작합니다.
3. 캘린더에서 일정이 없는 시간을 클릭합니다.
4. 일정 제목 및 세부정보를 추가합니다.
5. 저장을 클릭합니다.

도움말: 더 긴 일정을 만들려면 시간을 선택할 때 마우스를 페이지 아래로 드래그하세요.

4.2 회의 참여하기

Calendar에서 예약된 회의를 확인하고 신속하게 화상 회의에 참여하세요. 이 Google Meet 요약본을 사용하세요.

1. Google Calendar에서 참여하려는 일정을 클릭합니다.
2. Google Meet으로 참여를 클릭합니다.
3. 창이 열리면 지금 참여하기를 클릭합니다. 

Gmail 또는 휴대기기에서 화상 회의에 참여하려면 화상 회의 참여하기를 참고하세요.

4.3 화상 회의 중에 공유 및 발표 진행하기

Google Workspace for Education을 사용하는 회의 주최자는 참여자가 화면을 공유하지 못하도록 차단할 수 있습니다. 

화상 회의에서 화면을 공유하여 최종 문서, 프레젠테이션, 스프레드시트 등을 표시하세요.

1. Google Drive에서 공유하거나 발표할 Google Docs, Google Sheets 또는 Google Slides 중 하나의 파일을 엽니다.
2. (선택사항) 참석자와 동시에 문서, 스프레드시트 또는 프레젠테이션을 수정하려면 다음 단계를 따릅니다.
   1. 오른쪽 상단 모서리에서 공유를 클릭합니다.
   2. 문서에 제목을 추가하고 저장을 클릭합니다.
   3. 회의 참석자를 추가하고 모든 사용자에게 편집자 액세스 권한을 부여합니다.
   4. 보내기를 클릭합니다.
3. Google Meet을 열고 회의에 참여합니다.
4. 발표 시작을 클릭하고 다음 중 공유하려는 항목을 선택합니다.
   • 내 전체 화면
   • 창
   • 탭
5. 공유를 클릭합니다.

도움말: 팝업 알림이 자동으로 숨겨지는 Chrome 브라우저를 사용하지 않는 경우, 발표할 때 알림이 표시되지 않도록 알림을 숨기거나 사용 중지하세요.

4.4 최종 산출물을 고객에게 전송하기

민감한 Drive 파일을 외부 고객과 공유하는 경우 사용자가 파일을 다운로드, 인쇄 또는 복사하지 못하도록 할 수 있습니다. 프로젝트가 끝난 후 외부 파트너 및 대행사에서 파일에 액세스할 수 없도록 파일에 만료일을 설정할 수도 있습니다.

뷰어 및 댓글 작성자가 파일을 인쇄, 복사, 다운로드하지 못하게 하려면 다음 단계를 따르세요.

1. Google Drive, Google Docs, Google Sheets 또는 Google Slides에서 파일 또는 폴더를 찾습니다.
2. 제한하려는 파일을 한 개 이상 선택합니다.
3. 공유 또는 공유 를 클릭합니다.
4. 상단에서 설정 을 클릭합니다.
5. 뷰어 및 댓글 작성자에게 다운로드, 인쇄, 복사 옵션 표시를 선택 해제합니다.

4.5 고객에게 후속 이메일 보내기

회의가 끝난 후 회의록 및 추가 작업을 요약한 후속 이메일을 보내세요.

1. 컴퓨터에서 Gmail로 이동합니다.
2. 왼쪽 상단에서  편지쓰기를 클릭합니다.
3. '받는사람' 입력란에 수신자를 추가합니다. 다음과 같이 수신자를 추가할 수도 있습니다.
   • '참조' 및 '숨은참조' 입력란에 추가합니다.
   • 메일을 작성할 때 텍스트 입력란에 '+ 기호' 또는 '@멘션'과 연락처 이름을 입력합니다.
4. 제목을 추가합니다.
5. 메일을 작성합니다.
6. 페이지 하단에서 보내기를 클릭합니다.

도움말: 개별 수신자 및 라벨로 지정한 연락처 그룹을 추가하려면 받는사람:을 클릭합니다. 

_{Google, Google Workspace 및 관련 마크와 로고는 Google LLC의 상표입니다. 기타 모든 회사명 및 제품명은 해당 업체의 상표입니다.}