外部クライアントと連携してプロジェクトを計画する

内容

組織外のクライアントとコミュニケーションをとる方法。ファイルの共有と確認、タスクの割り当て、プロジェクトの完了に関するベスト プラクティスも紹介します。

必要なもの

10 分

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このチュートリアルの内容

クライアントとのやり取り クライアントからの要求の理解 作業の開始 作業の完了

1  クライアントとのやり取り

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1.1 同僚から情報を収集する

外部クライアントと共同でプロジェクトを開始する前に、外部クライアントとその業種をよく知っている社内の同僚に確認してください。同僚にメールまたは簡単なメッセージを送信します。

1. パソコンで Gmail にアクセスします。
2. 左上にある「メールを作成」アイコン をクリックします。
3. [宛先] に宛先を追加します。次の項目に宛先を追加することもできます。
   • [Cc] と [Bcc]
   • メッセージを作成する際に、テキスト欄に「+」または「@」記号に続けて連絡先の名前を入力して宛先を追加することもできます。
4. 件名を追加します。
5. メッセージを入力します。
6. ページの下部にある [送信] をクリックします。

ヒント: 個人の宛先やラベルを使用して作成した連絡先のグループを追加するには、[宛先] をクリックします。

他のユーザーにダイレクト メッセージを送信するには

1. Google Chat または Gmail アカウントにアクセスします。
2. [チャット] セクションに相手の名前が表示されていない場合は、チャットを開始アイコン をクリックします。
3. 名前またはメールアドレスを入力します。テキストを入力し始めると候補が表示されます。
   • 組織外のユーザーに 1 対 1 のメッセージを送信するには、相手のメールアドレスを入力します。
4. メッセージを送信する相手をクリックします。
5. メッセージを入力してから、送信アイコン をクリックします。

グループにダイレクト メッセージを送信するには

1. Google Chat または Gmail アカウントにアクセスします。
2. [チャット] で既存のグループの会話をクリックし、メッセージを入力 送信アイコン をクリックします。
3. [チャット] タブにグループの会話が表示されない場合は、「チャットを開始」アイコン [グループの会話を開始] をクリックします。
4. 名前またはメールアドレスを入力します。テキストを入力し始めると候補が表示されます。
5. 完了アイコン をクリックします。
6. メッセージを入力してから、送信アイコン をクリックします。

1.2 外部クライアントとコミュニケーションをとる

連絡する必要があるクライアントを把握したら、紹介メールを送信します。

1. パソコンで Gmail にアクセスします。
2. 左上にある「メールを作成」アイコン をクリックします。
3. [宛先] に宛先を追加します。次の項目に宛先を追加することもできます。
   • [Cc] と [Bcc]
   • メッセージを作成する際に、テキスト欄に「+」または「@」記号に続けて連絡先の名前を入力して宛先を追加することもできます。
4. 件名を追加します。
5. メッセージを入力します。
6. ページの下部にある [送信] をクリックします。

ヒント: 個人の宛先やラベルを使用して作成した連絡先のグループを追加するには、[宛先] をクリックします。

2  クライアントからの要求の理解

2.1 会議の予定を作成する

Google アカウントを持っていないユーザーとの予定やビデオ会議を作成し、ゲストにメールで招待状を送って返答してもらうことができます。Google Meet を使用すれば、すべてのゲストが招待状のリンクをクリックして会議に参加できます。Google カレンダーの予定にない会議のリクエストを受けた場合でも、リクエストに返答した後でカレンダーに会議を追加できます。

1. パソコンで Google カレンダーを開きます。
2. 省略可: 予定にゲストを追加するには、左側にある [ユーザーを検索] をクリックしてゲストの名前を入力します。
3. カレンダー上でまだ予定が入っていない時間をクリックします。
4. 予定のタイトルや詳細情報を追加します。
5. [保存] をクリックします。

ヒント: 期間の長い予定を作成するには、時間を選択したままマウスをページ下方にドラッグします。

2.2 会議に参加する

予定された会議をカレンダーで確認し、ビデオ会議に参加します。詳しくは、Google Meet クイック リファレンスをご覧ください。

1. Google カレンダーで、参加したい予定をクリックします。
2. [Google Meet に参加する] をクリックします。
3. 表示されたウィンドウで [今すぐ参加] をクリックします。

Gmail またはモバイル デバイスからビデオ会議に参加する方法については、ビデオ会議に参加するをご覧ください。

2.3 要件を把握する

クライアント側の要件をまとめたドキュメントを作成します。

1. パソコンで Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォームのいずれかのホーム画面を開きます。
2. 作成アイコン をクリックします。

テンプレートからドキュメントを作成することもできます。

2.4 クライアントにフォローアップ メールを送信する

会議の後で、会議メモをまとめたフォローアップ メールを送信し、追加する情報がないか確認します。

1. パソコンで Gmail にアクセスします。
2. 左上にある「メールを作成」アイコン をクリックします。
3. [宛先] に宛先を追加します。次の項目に宛先を追加することもできます。
   • [Cc] と [Bcc]
   • メッセージを作成する際に、テキスト欄に「+」または「@」記号に続けて連絡先の名前を入力して宛先を追加することもできます。
4. 件名を追加します。
5. メッセージを入力します。
6. ページの下部にある [送信] をクリックします。

ヒント: 個人の宛先やラベルを使用して作成した連絡先のグループを追加するには、[宛先] をクリックします。

3  作業の開始

3.1 クライアントからの情報を確認する

クライアントからドキュメントやその他のファイルを受け取ったら、関連のあるプロジェクト情報をすべて 1 か所にまとめて保存します。プロジェクトのドキュメント、画像、その他のファイルをドライブに保存すれば、変更内容はすべてクラウドに同期されるため、全員が最新のコンテンツを確認できます。

1. ドライブに移動します。
2. [ 新規] [ファイルのアップロード] または [フォルダのアップロード] をクリックし、アップロードするファイルまたはフォルダを選択します。
3. [開く] をクリックします。

最新バージョンの Chrome または Firefox^® をお使いの場合は、パソコンのファイルをブラウザのドライブのページに直接ドラッグできます。

既存のファイルと同じ名前のファイルをアップロードすると、そのファイルは新しい版として追加されます。ファイルのコピーは作成されません。ファイルの以前の版を表示するには、ドキュメントの以前の版を確認する、または以前の版に戻すをご覧ください。

ファイルのアップロードが正常に完了すると [アップロードが完了しました] と表示され、ドライブがインストールされているデバイスまたはあらゆるブラウザでアクセスできるようになります。

3.2 同僚にタスクを割り当てる

適任の同僚が決まったら、その人にタスクを割り当てます。

1. ドキュメント、スプレッドシート、スライドのいずれかで、コメントを追加するテキストを選択します。
2. コメント追加アイコン をクリックします。
3. ボックスにコメントを入力します。
4. （省略可）特定のユーザー宛てにコメントを付けるには、プラス記号（+）の後に相手のメールアドレスを入力します。追加できるユーザーの数に制限はありません。ファイルへのリンクとコメント内容を含むメールが、各ユーザーに送信されます。
5. （省略可）コメントを特定のユーザーに割り当てるには、[割り当て先] のチェックボックスをオンにします。
6. [コメント] または [割り当て] をクリックします。

注: ファイル内のコメント数が上限に達した場合は、コメントをコピーすることなくファイルのコピーを作成できます。

3.3 更新と変更を確認する

条件付き書式ルールを使用すると、プロジェクト タスクの進捗状況が一目でわかります。たとえば、完了したタスクを未処理または処理中のタスクと区別できるように色を追加します。

進捗状況がわかるように設定するには

1. Google スプレッドシートでファイルを開き、書式ルールを適用する列を選択します。
2. [表示形式] [条件付き書式] を選択します。
3. ルールを設定します。この例では、完了、未処理、処理中のそれぞれのタスクに異なる色を割り当てます。

	[単一色] タブにある [セルの書式設定の条件] で、[次を含むテキスト] を選択します。
	[次を含むテキスト] の下のボックスに、「完了」と入力します。
	[書式設定のスタイル] で、背景やテキストに色を付けるかどうかを選択します。
	テキストや背景にカスタムの色を割り当てるには、テキストの色アイコン または塗りつぶしアイコン をクリックします。必要に応じて、テキストと背景のそれぞれの色を指定できます。
	さらにルールを追加する場合は、[条件を追加] をクリックし、同様の手順を踏みます。たとえば、未開始のタスクに赤色の背景色を割り当てたり、進行中のタスクにオレンジ色の背景色を割り当てたりします。
	[完了] をクリックします。

3.4 成果物を共有フォルダに保存する

プロジェクトのドキュメント、画像、その他のファイルをドライブに保存すれば、すぐに、かつ安全に同僚やクライアントと共有できます。ファイルの変更内容はすべてクラウドに同期されるため、全員が最新のコンテンツを確認できます。

共有ドライブでファイルを保存、共有する方法について詳しくは、共有ドライブ スタートガイドをご覧ください。

フォルダを作成するには:

1. ドライブを開きます。
2. [ 新規] フォルダ] をクリックします。

特定のユーザーとファイルまたはフォルダを共有するには:

1. 共有するファイルを選択します。
2. [共有] または共有アイコン をクリックします。
3. [ユーザーやグループと共有] に、共有相手のメールアドレスを入力します。

   注: 組織でビジターとのドキュメント共有がオンになっている場合は、Google アカウントを持っていないユーザーを招待して、Google ドライブのファイルやフォルダを共同で編集することができます。詳しくは、ドキュメントをビジターと共有するをご覧ください。

4. ファイルに対するユーザーの権限を変更する場合は、下矢印アイコン [閲覧者]、[閲覧者（コメント可）]、[編集者] をクリックします。
5. 通知を送信するかどうかを選択します。
   • ファイルを共有した相手に通知する場合は、[通知] チェックボックスをオンにします。メールで通知する場合は、入力したすべてのメールアドレス宛に通知メールが送信されます。
   • 共有した相手に通知しない場合は、[通知] チェックボックスをオフにします。
6. [共有] または [送信] をクリックします。

ファイルまたはフォルダへのリンクを共有するには:

1. ドライブで、共有するファイルまたはフォルダを右クリックし、共有アイコン  を選択します。

   ドキュメント、スプレッドシート、またはスライドで、上部にある [共有] をクリックします。

   注: 自分がオーナーであるか、自分に編集権限があるファイルのみを共有できます。

2. （省略可）共有相手の権限を指定するには、組織名の下にある [変更] をクリックします。
   • 権限を変更するには、右にある下矢印アイコン  をクリックして [閲覧者]、[コメント可]、または [編集者] をクリックします。
   • 組織外とのリンクの共有を許可するには、組織名の横にある下矢印 [公開] をクリックします。

     注: このオプションが表示されない場合は、管理者にお問い合わせください。

3. [リンクをコピー] をクリックします。
4. [完了] をクリックします。
5. リンクをメール、ウェブサイトなどの共有する場所に貼り付けます。

3.5 レビューとフィードバックのためにファイルをクライアントに送信する

1. 共有するファイルを選択します。
2. [共有] または共有アイコン をクリックします。
3. [ユーザーやグループと共有] に、共有相手のメールアドレスを入力します。

   注: 組織でビジターとのドキュメント共有がオンになっている場合は、Google アカウントを持っていないユーザーを招待して、Google ドライブのファイルやフォルダを共同で編集することができます。詳しくは、ドキュメントをビジターと共有するをご覧ください。

4. ファイルに対するユーザーの権限を変更する場合は、下矢印アイコン [閲覧者]、[閲覧者（コメント可）]、[編集者] をクリックします。
5. 通知を送信するかどうかを選択します。
   • ファイルを共有した相手に通知する場合は、[通知] チェックボックスをオンにします。メールで通知する場合は、入力したすべてのメールアドレス宛に通知メールが送信されます。
   • 共有した相手に通知しない場合は、[通知] チェックボックスをオフにします。
6. [共有] または [送信] をクリックします。

3.6 コメント先を指定する、タスクを割り当てる

1. ドキュメント、スプレッドシート、スライドのいずれかで、コメントを追加するテキストを選択します。
2. コメント追加アイコン をクリックします。
3. ボックスにコメントを入力します。
4. （省略可）特定のユーザー宛てにコメントを付けるには、プラス記号（+）の後に相手のメールアドレスを入力します。追加できるユーザーの数に制限はありません。ファイルへのリンクとコメント内容を含むメールが、各ユーザーに送信されます。
5. （省略可）コメントを特定のユーザーに割り当てるには、[割り当て先] のチェックボックスをオンにします。
6. [コメント] または [割り当て] をクリックします。

注: ファイル内のコメント数が上限に達した場合は、コメントをコピーすることなくファイルのコピーを作成できます。

4  作業の完了

4.1 クライアントとの最終的な会議の計画を立てる

すべての作業が完了したら、クライアントとの最終的な会議の計画を立てます。

1. パソコンで Google カレンダーを開きます。
2. 省略可: 予定にゲストを追加するには、左側にある [ユーザーを検索] をクリックしてゲストの名前を入力します。
3. カレンダー上でまだ予定が入っていない時間をクリックします。
4. 予定のタイトルや詳細情報を追加します。
5. [保存] をクリックします。

ヒント: 期間の長い予定を作成するには、時間を選択したままマウスをページ下方にドラッグします。

4.2 会議に参加する

予定された会議をカレンダーで確認し、ビデオ会議に参加します。詳しくは、Google Meet クイック リファレンスをご覧ください。

1. Google カレンダーで、参加したい予定をクリックします。
2. [Google Meet に参加する] をクリックします。
3. 表示されたウィンドウで [今すぐ参加] をクリックします。

Gmail またはモバイル デバイスからビデオ会議に参加する方法については、ビデオ会議に参加するをご覧ください。

4.3 ビデオ会議中にドキュメントを共有して固定表示を行う

会議の主催者が Google Workspace for Education を使用している場合、主催者は参加者による画面共有を禁止できます。

自分の画面を共有し、最終的なドキュメント、プレゼンテーション、スプレッドシートなどをビデオ会議の場で見てもらうことができます。

1. Google ドライブで、共有または固定表示する Google ドキュメント、Google スプレッドシート、Google スライドのファイルを開きます。
2. （省略可）ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションをゲストと同時に共同編集するには、次の手順を行います。
   1. 右上にある [共有] をクリックします。
   2. ドキュメントにタイトルを追加して、[保存] をクリックします。
   3. 会議のゲストを追加し、全員に [編集者] のアクセス権を付与します。
   4. [送信] をクリックします。
3. Google Meet を開き、会議に参加します。
4. [画面を共有] をクリックし、共有する範囲を以下から選択します。
   • 自分の画面全体
   • ウィンドウ
   • タブ
5. [共有] をクリックします。

ヒント: Chrome ブラウザではポップアップ通知が自動的に非表示になります。Chrome ブラウザをご使用でない場合は、通知をミュートするか無効にして、画面共有中に表示されないようにしてください。

4.4 最終成果物をクライアントに送信する

ドライブにある機密性の高いファイルを外部クライアントと共有する際は、ファイルのダウンロード、印刷、コピーを禁止できます。プロジェクトが終わった後は外部のパートナーや代理店がアクセスできないように、ファイルの有効期限を設定することも可能です。

閲覧者やコメント投稿者がファイルを印刷、コピー、ダウンロードできないようにするには:

1. Google ドライブ、Google ドキュメント、Google スプレッドシート、Google スライドのいずれかでファイルまたはフォルダを見つけます。
2. 制限するファイルを 1 つ以上選択します。
3. [共有] または共有アイコン をクリックします。
4. 上部にある設定アイコン  をクリックします。
5. [閲覧者と閲覧者（コメント可）に、ダウンロード、印刷、コピーの項目を表示する] チェックボックスをオフにします。

4.5 フォローアップ メールをクライアントに送信する

会議が終わったら、会議メモと追加タスクをまとめたフォローアップ メールを送信します。

1. パソコンで Gmail にアクセスします。
2. 左上にある「メールを作成」アイコン をクリックします。
3. [宛先] に宛先を追加します。次の項目に宛先を追加することもできます。
   • [Cc] と [Bcc]
   • メッセージを作成する際に、テキスト欄に「+」または「@」記号に続けて連絡先の名前を入力して宛先を追加することもできます。
4. 件名を追加します。
5. メッセージを入力します。
6. ページの下部にある [送信] をクリックします。

ヒント: 個人の宛先やラベルを使用して作成した連絡先のグループを追加するには、[宛先] をクリックします。

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