Merencanakan project dengan klien eksternal

Yang akan Anda pelajari

Cara berkomunikasi dengan klien di luar organisasi Anda. Juga, praktik terbaik untuk berbagi dan meninjau file, menetapkan tugas, dan memfinalisasi project.

Yang Anda butuhkan

10 menit

 Akun Google Workspace—Belum punya akun? Mulai uji coba 14 hari Anda sekarang juga.

Dalam tutorial ini

Menghubungi klien Memahami permintaan klien Mulai bekerja Memfinalisasi pekerjaan

1  Menghubungi klien

Luaskan semua  |  Ciutkan semuaCiutkan semua

1.1 Mengumpulkan informasi dari rekan kerja

Sebelum mulai mengerjakan project dengan klien eksternal, hubungi rekan kerja di organisasi Anda yang dapat membantu memberikan informasi tentang klien eksternal dan peran mereka. Kirimkan email atau pesan singkat kepada seseorang.

1. Di komputer, buka Gmail.
2. Di kiri atas, klik  Tulis.
3. Di kolom "Kepada", tambahkan penerima. Anda juga dapat menambahkan penerima:
   • Di kolom "Cc" dan "Bcc".
   • Ketika menulis pesan di kolom teks, menggunakan tanda "+" atau "@" diikuti dengan nama kontak.
4. Tambahkan subjek.
5. Tulis pesan Anda.
6. Di bagian bawah halaman, klik Kirim.

Tips: Untuk menambahkan penerima individual dan grup kontak yang Anda buat dengan label, klik Kepada:. 

Mengirim pesan langsung ke seseorang:

1. Buka Google Chat atau akun Gmail Anda.
2. Jika belum ada nama di bagian "Chat", klik Mulai chat .
3. Masukkan nama atau alamat email. Saran akan muncul saat Anda memasukkan teks.
   • Untuk mengirim pesan 1:1 kepada seseorang di luar organisasi Anda, masukkan alamat emailnya.
4. Klik nama orang yang ingin Anda kirimi pesan.
5. Masukkan pesan, lalu klik Kirim .

Mengirim pesan langsung ke grup:

1. Buka Google Chat atau akun Gmail Anda.
2. Di bagian "Chat", klik percakapan grup yang ada, masukkan pesan klik Kirim .
3. Jika Anda tidak menemukan percakapan grup di bagian "Chat”, klik Mulai chat Mulai percakapan grup.
4. Masukkan nama atau alamat email. Saran akan muncul saat Anda memasukkan teks.
5. Klik Selesai .
6. Masukkan pesan, lalu klik Kirim .

1.2 Berkomunikasi dengan klien eksternal

Setelah menentukan klien yang perlu Anda hubungi, kirimkan email perkenalan kepada mereka.

1. Di komputer, buka Gmail.
2. Di kiri atas, klik  Tulis.
3. Di kolom "Kepada", tambahkan penerima. Anda juga dapat menambahkan penerima:
   • Di kolom "Cc" dan "Bcc".
   • Ketika menulis pesan di kolom teks, menggunakan tanda "+" atau "@" diikuti dengan nama kontak.
4. Tambahkan subjek.
5. Tulis pesan Anda.
6. Di bagian bawah halaman, klik Kirim.

Tips: Untuk menambahkan penerima individual dan grup kontak yang Anda buat dengan label, klik Kepada:. 

2  Memahami permintaan klien

2.1 Menjadwalkan rapat

Anda dapat menjadwalkan acara dan video meeting dengan orang yang tidak memiliki Akun Google. Tamu akan mendapat undangan email dan dapat merespons. Dengan Google Meet, setiap tamu dapat bergabung ke rapat dengan mengklik link dalam undangan. Jika mendapat permintaan rapat yang tidak tercantum di Google Kalender, Anda masih dapat merespons dan menambahkan rapat tersebut ke Kalender.

1. Di komputer, buka Google Kalender.
2. Opsional: Jika Anda ingin menambahkan tamu ke acara, klik Telusuri orang di sebelah kiri dan mulai ketik nama tamu.
3. Klik pada waktu mana saja di kalender yang belum ada jadwal acaranya.
4. Tambahkan judul dan detail apa pun pada acara.
5. Klik Simpan.

Tips: Untuk membuat acara yang lebih lama, tarik mouse ke bawah halaman sambil memilih waktu.

2.2 Mengikuti rapat

Lihat rapat terjadwal Anda di Kalender dan gabung ke video meeting dengan cepat. Gunakan tips praktis Google Meet ini.

1. Di Google Kalender, klik acara yang ingin Anda ikuti.
2. Klik Bergabung dengan Google Meet.
3. Pada jendela yang terbuka, klik Gabung sekarang. 

Untuk bergabung ke rapat video dari Gmail atau perangkat seluler, lihat Bergabung ke rapat video.

2.3 Mencatat kebutuhan klien

Buat dokumen untuk menguraikan kebutuhan klien Anda.

1. Di komputer, buka layar utama Google Dokumen, Spreadsheet, Slide, atau Formulir.
2. Klik Buat .

Anda juga dapat membuat dokumen dari template.

2.4 Mengirim email tindak lanjut kepada klien

Setelah rapat, kirimkan email tindak lanjut untuk meringkas catatan rapat dan meminta informasi tambahan apa pun.

1. Di komputer, buka Gmail.
2. Di kiri atas, klik  Tulis.
3. Di kolom "Kepada", tambahkan penerima. Anda juga dapat menambahkan penerima:
   • Di kolom "Cc" dan "Bcc".
   • Ketika menulis pesan di kolom teks, menggunakan tanda "+" atau "@" diikuti dengan nama kontak.
4. Tambahkan subjek.
5. Tulis pesan Anda.
6. Di bagian bawah halaman, klik Kirim.

Tips: Untuk menambahkan penerima individual dan grup kontak yang Anda buat dengan label, klik Kepada:. 

3  Mulai bekerja

3.1 Meninjau informasi dari klien

Jika Anda mendapat dokumen dan file lainnya dari klien, simpan semua informasi project terkait di satu tempat. Simpan dokumen project, gambar, dan file lainnya secara aman di Drive. Setiap perubahan akan disinkronkan ke cloud, sehingga semua orang dapat melihat konten terbaru.

1. Buka Drive.
2. Klik  BaruUpload file atau Upload folder, lalu pilih file atau folder yang ingin Anda upload.
3. Klik Buka.

Jika menggunakan Chrome atau Firefox^® versi terbaru, cukup tarik file secara langsung dari komputer ke halaman Drive di browser.

Jika Anda mengupload file yang bernama sama dengan file yang sudah ada, Drive akan menambahkannya sebagai versi baru, bukan membuat duplikat. Untuk melihat versi sebelumnya file tersebut, Anda dapat mengelola versi.

Jika Anda melihat Upload selesai, artinya file berhasil diupload dan dapat diakses dari browser atau perangkat apa pun yang telah menginstal Drive.

3.2 Menetapkan tugas ke rekan kerja

Setelah menentukan orang yang harus mengerjakan tugas, Anda dapat menetapkan tugas ke pemangku kepentingan.

1. Di Dokumen, Spreadsheet, atau Slide, pilih teks yang ingin dikomentari.
2. Klik Tambahkan komentar .
3. Masukkan komentar Anda di kotak.
4. (Opsional) Untuk mengarahkan tugas atau komentar ke orang tertentu, masukkan tanda tambah (+) yang diikuti dengan alamat email mereka. Anda dapat menambahkan orang sebanyak mungkin. Setiap orang akan mendapatkan email yang berisi komentar dan link ke file tersebut.
5. (Opsional) Untuk menetapkan komentar ke pengguna tertentu, centang kotak Tugaskan kepada.
6. Klik Komentar atau Tugaskan.

Catatan: Jika file mencapai jumlah komentar maksimum, Anda dapat membuat salinan file tanpa menyalin komentar apa pun.

3.3 Melacak pembaruan dan perubahan

Lihat sekilas tahap kemajuan tugas di project Anda dengan aturan format bersyarat. Misalnya, tambahkan warna untuk membuat tugas yang selesai lebih menonjol daripada tugas yang belum dimulai atau yang sedang berlangsung.

Menyiapkan pelacak progres:

1. Buka Spreadsheet, lalu pilih kolom tempat Anda ingin menerapkan aturan format.
2. Pilih FormatFormat bersyarat.
3. Siapkan aturan. Dalam contoh ini, Anda menetapkan warna yang berbeda untuk tugas yang Selesai, Belum dimulai, atau Sedang berlangsung.

	Pada tab Satu warna, di bagian Format sel jika, pilih Teks berisi.
	Di kotak pada bagian Teks berisi, ketik Selesai.
	Di bagian Gaya format, klik daftar yang akan dipilih jika Anda ingin memberi warna pada latar belakang atau teks.
	Untuk menetapkan warna latar atau teks kustom, klik Warna teks atau Warna isi. Jika perlu, Anda dapat menentukan warna untuk teks dan warna untuk latar belakang.
	Jika Anda ingin menambahkan aturan lainnya, klik Tambah aturan lain, lalu ikuti langkah yang sama. Misalnya, tetapkan latar belakang berwarna merah untuk tugas yang Belum dimulai dan latar belakang berwarna oranye untuk tugas yang Sedang berlangsung.
	Klik Selesai.

3.4 Menyimpan hasil kerja di folder bersama

Simpan dokumen project, gambar, dan file lainnya di Drive, lalu bagikan secara instan (dan aman) dengan rekan kerja atau klien. Setiap perubahan file akan disinkronkan ke cloud sehingga semua orang dapat melihat konten terbaru.

Untuk menyimpan dan berbagi file di drive bersama, lihat Mulai menggunakan drive bersama.

Membuat folder:

1. Buka Drive.
2. Klik  BaruFolder.

Berbagi file atau folder dengan orang tertentu:

1. Pilih file yang ingin Anda bagikan.
2. Klik Bagikan atau Bagikan .
3. Pada Bagikan dengan orang dan grup, masukkan alamat email yang ingin Anda ajak berbagi.

   Catatan: Jika fitur berbagi dengan pengunjung diaktifkan untuk organisasi, Anda dapat mengundang seseorang yang tidak memiliki Akun Google untuk berkolaborasi dalam file dan folder Google Drive. Lihat Berbagi dokumen dengan pengunjung.

4. Untuk mengubah hal yang dapat dilakukan orang ke file Anda, di sebelah kanan, klik Panah bawah Pengakses lihat saja, Pemberi Komentar, atau Editor.
5. Pilih untuk beri tahu pengguna.
   • Jika Anda ingin memberi tahu orang bahwa Anda berbagi file dengan mereka, centang kotak Beri tahu orang. Jika Anda memilih untuk memberi tahu orang, setiap alamat email yang Anda masukkan akan disertakan dalam email.
   • Jika Anda tidak ingin memberi tahu orang, hapus centang kotak Beri tahu orang.
6. Klik Bagikan atau Kirim.

Berbagi link ke file atau folder:

1. Di Drive, klik kanan file atau folder yang ingin Anda bagikan, lalu pilih Bagikan .

   Di Dokumen, Spreadsheet, atau Slide, klik Bagikan di bagian atas.

   Catatan: Anda hanya dapat berbagi file yang Anda miliki atau yang akses editnya Anda miliki.

2. (Opsional) Untuk menentukan tindakan yang dapat dilakukan penerima file saat Anda membagikannya, pada bagian nama organisasi, klik Ubah:
   • Untuk mengubah izin, di sebelah kanan, klik Panah bawah  dan pilih Pengakses Lihat Saja, Pemberi Komentar, atau Editor.
   • Untuk mengizinkan berbagi link di luar organisasi, di samping nama organisasi, klik Panah bawah Publik.

     Catatan: Jika Anda tidak melihat opsi ini, hubungi administrator Anda.

3. Klik Salin link.
4. Klik Selesai.
5. Tempel link di email, situs, atau di mana pun Anda perlu membagikannya.

3.5 Mengirim pekerjaan ke klien untuk ditinjau dan mendapat masukan

1. Pilih file yang ingin Anda bagikan.
2. Klik Bagikan atau Bagikan .
3. Pada Bagikan dengan orang dan grup, masukkan alamat email yang ingin Anda ajak berbagi.

   Catatan: Jika fitur berbagi dengan pengunjung diaktifkan untuk organisasi, Anda dapat mengundang seseorang yang tidak memiliki Akun Google untuk berkolaborasi dalam file dan folder Google Drive. Lihat Berbagi dokumen dengan pengunjung.

4. Untuk mengubah hal yang dapat dilakukan orang ke file Anda, di sebelah kanan, klik Panah bawah Pengakses lihat saja, Pemberi Komentar, atau Editor.
5. Pilih untuk beri tahu pengguna.
   • Jika Anda ingin memberi tahu orang bahwa Anda berbagi file dengan mereka, centang kotak Beri tahu orang. Jika Anda memilih untuk memberi tahu orang, setiap alamat email yang Anda masukkan akan disertakan dalam email.
   • Jika Anda tidak ingin memberi tahu orang, hapus centang kotak Beri tahu orang.
6. Klik Bagikan atau Kirim.

3.6 Menargetkan komentar dan menetapkan tugas

1. Di Dokumen, Spreadsheet, atau Slide, pilih teks yang ingin dikomentari.
2. Klik Tambahkan komentar .
3. Masukkan komentar Anda di kotak.
4. (Opsional) Untuk mengarahkan tugas atau komentar ke orang tertentu, masukkan tanda tambah (+) yang diikuti dengan alamat email mereka. Anda dapat menambahkan orang sebanyak mungkin. Setiap orang akan mendapatkan email yang berisi komentar dan link ke file tersebut.
5. (Opsional) Untuk menetapkan komentar ke pengguna tertentu, centang kotak Tugaskan kepada.
6. Klik Komentar atau Tugaskan.

Catatan: Jika file mencapai jumlah komentar maksimum, Anda dapat membuat salinan file tanpa menyalin komentar apa pun.

4  Memfinalisasi pekerjaan

4.1 Menjadwalkan rapat terakhir dengan klien

Jika semua tugas sudah selesai, jadwalkan rapat terakhir dengan klien Anda.

1. Di komputer, buka Google Kalender.
2. Opsional: Jika Anda ingin menambahkan tamu ke acara, klik Telusuri orang di sebelah kiri dan mulai ketik nama tamu.
3. Klik pada waktu mana saja di kalender yang belum ada jadwal acaranya.
4. Tambahkan judul dan detail apa pun pada acara.
5. Klik Simpan.

Tips: Untuk membuat acara yang lebih lama, tarik mouse ke bawah halaman sambil memilih waktu.

4.2 Bergabung ke rapat

Lihat rapat terjadwal Anda di Kalender dan gabung ke video meeting dengan cepat. Gunakan tips praktis Google Meet ini.

1. Di Google Kalender, klik acara yang ingin Anda ikuti.
2. Klik Bergabung dengan Google Meet.
3. Pada jendela yang terbuka, klik Gabung sekarang. 

Untuk bergabung ke rapat video dari Gmail atau perangkat seluler, lihat Bergabung ke rapat video.

4.3 Berbagi dan memberikan presentasi selama rapat video

Penyelenggara rapat yang menggunakan Google Workspace for Education dapat mencegah peserta berbagi layar. 

Dalam rapat video, bagikan layar Anda untuk mempresentasikan dokumen akhir, presentasi, spreadsheet, dan lainnya.

1. Di Google Drive, buka file Google Dokumen, Google Spreadsheet, atau Google Slide yang ingin dibagikan atau dipresentasikan.
2. (Opsional) Untuk mengedit dokumen, spreadsheet, atau presentasi secara bersamaan dengan tamu:
   1. Di pojok kanan atas, klik Bagikan.
   2. Tambahkan judul pada dokumen, lalu klik Simpan.
   3. Tambahkan tamu rapat dan berikan akses Editor kepada semua orang.
   4. Klik Kirim.
3. Buka Google Meet dan gabung ke rapat.
4. Klik Presentasikan sekarang, lalu pilih yang ingin dibagikan:
   • Seluruh layar Anda
   • Jendela
   • Tab
5. Klik Bagikan.

Tips: Jika Anda tidak menggunakan browser Chrome (yang secara otomatis menyembunyikan notifikasi pop-up), jangan tampilkan atau nonaktifkan notifikasi agar tidak muncul saat Anda melakukan presentasi.

4.4 Mengirim hasil kerja akhir kepada klien

Jika berbagi file Drive sensitif dengan klien eksternal, Anda dapat mencegah orang mendownload, mencetak, atau menyalin file tersebut. Anda juga dapat menetapkan tanggal habis masa berlaku pada file agar partner dan agensi eksternal tidak dapat mengaksesnya setelah project berakhir.

Untuk mencegah pelihat dan pengomentar mencetak, menyalin, atau mendownload file Anda:

1. Cari file atau folder di Google Drive, Google Dokumen, Google Spreadsheet, atau Google Slide.
2. Pilih satu atau beberapa file yang ingin Anda batasi.
3. Klik Bagikan atau Bagikan .
4. Di bagian atas, klik Setelan .
5. Hapus centang Pelihat dan pengomentar dapat melihat opsi untuk mendownload, mencetak, dan menyalin.

4.5 Mengirim email tindak lanjut kepada klien

Setelah rapat, kirimkan email tindak lanjut untuk meringkas catatan rapat dan tugas tambahan apa pun.

1. Di komputer, buka Gmail.
2. Di kiri atas, klik  Tulis.
3. Di kolom "Kepada", tambahkan penerima. Anda juga dapat menambahkan penerima:
   • Di kolom "Cc" dan "Bcc".
   • Ketika menulis pesan di kolom teks, menggunakan tanda "+" atau "@" diikuti dengan nama kontak.
4. Tambahkan subjek.
5. Tulis pesan Anda.
6. Di bagian bawah halaman, klik Kirim.

Tips: Untuk menambahkan penerima individual dan grup kontak yang Anda buat dengan label, klik Kepada:. 

_{Google, Google Workspace, serta merek dan logo yang terkait adalah merek dagang Google LLC. Semua nama perusahaan dan produk lainnya adalah merek dagang masing-masing perusahaan yang terkait.}