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Organizzare grandi eventi a distanza

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 ""Cosa imparerai a fare

Come organizzare grandi eventi virtuali, come riunioni video e live streaming, utilizzando Google Meet. 

Che cosa ti serve

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In questo tutorial

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Creare un evento con invitati interni ed esterni Creare un evento in live streaming Best practice per l'organizzazione di eventi a distanza
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1  Creare un evento con invitati interni ed esterni

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Panoramica

Il seguente video mostra come creare un evento di videoconferenza per un massimo di 500 invitati. Se hai più di 500 invitati, crea un evento in live streaming.

1.1 Creare un evento in Calendar
  1. In Calendar, fai clic su Crea "".
  2. Aggiungi il titolo, la data e l'ora dell'evento.
  3. Fai clic su Aggiungi invitati e aggiungi i partecipanti.
    Nota: quando aggiungi un invitato, viene aggiunta automaticamente una riunione video di Google Meet. In alternativa, puoi fare clic su Aggiungi videoconferenza di Google Meet prima di aggiungere i partecipanti.
  4. (Facoltativo) Aggiungi una descrizione dell'evento o gli allegati, ad esempio un'agenda o una presentazione.
  5. Fai clic su Salva.
  6. Fai clic su Invia.
1.2 Configurare un evento collaborativo

Prima dell'evento: crea un'agenda e condividi i contenuti

  1. Sulla home page di Documenti, scegli un'opzione: 

    • Per iniziare con un documento vuoto, fai clic su Vuoto "".

    • Per utilizzare un modello, fai clic su Galleria modelli. Prova uno dei modelli di tipo Note sulla riunione.
  2. Aggiungi i dettagli dell'ordine del giorno, inclusi i link dei file su cui vuoi collaborare.

    Nota: assicurati che i partecipanti abbiano il livello di accesso appropriato per i file condivisi.

  3. Fai clic su Condividi per condividere l'agenda.
  4. In Calendar, allega l'agenda all'evento:
    1. Nella griglia di Calendar, fai clic sull'evento.
    2. Fai clic su Aggiungi allegato "" e seleziona la tua agenda.
    3. Fai clic su Salva.
    4. Fai clic su Invia.

Per maggiori dettagli sulla condivisione e sui livelli di accesso, vedi Guida introduttiva all'utilizzo di Documenti.

Durante l'evento: utilizza due finestre di Chrome

  1. Nella prima finestra, partecipa all'evento in Hangouts Meet. Utilizza questa finestra per interagire con i partecipanti. 

  2. Invece di presentare l'agenda e i contenuti condivisi in Hangouts Meet, aprili in una seconda finestra per visualizzarli e collaborare in tempo reale.  

  3. Affianca le finestre in modo da poter visualizzare contemporaneamente i contenuti e i partecipanti.
  4. Invita i partecipanti a utilizzare la stessa configurazione.

Nota: accertati che le persone che esporranno presentazioni durante l'evento sappiano che devono informare i partecipanti quando è il momento di passare a nuovi contenuti. Ad esempio: "Ora passiamo alla diapositiva n. 5".

Facoltativo: durante l'evento, condividi una lavagna virtuale

Se la tua organizzazione utilizza Jamboard, puoi raccogliere idee con una lavagna virtuale. Apri l'app web Jamboard dal sito https://jamboard.google.com oppure apri una sessione Jam nell'app Jamboard sullo smartphone e condividila durante l'evento. Chiunque può disegnare, aggiungere immagini o aprire file di Google durante una sessione Jam.
 

1.3 Partecipare a un evento

Partecipare all'evento da Gmail

  1. Apri Gmail e fai clic su Meet nella barra laterale.
  2. Scegli un'opzione:
    • Fai clic su Nuova riunione per avviare una nuova riunione""Partecipa.
    • Fai clic su Partecipa a una riunione e inserisci il nickname o il codice riunione""Partecipa.
    • Per partecipare a una riunione pianificata, posiziona il puntatore del mouse su una riunione in Le mie riunioni""Partecipa.
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Partecipare all'evento da Calendar

  1. In Google Calendar, fai clic sull'evento a cui vuoi partecipare.
  2. Fai clic su Partecipa con Google Meet.
  3. Nella finestra che si apre, fai clic su Partecipa

Partecipare a Google Meet

Partecipare all'evento da Meet

In Meet, se la riunione è nell'elenco degli eventi programmati, selezionala e fai clic su Partecipa. In alternativa, puoi partecipare con un codice riunione:

  1. In un browser web, inserisci https://meet.google.com.
  2. Fai clic su Inserisci un codice o un nicknamee poiinserisci i dettaglie poifai clic su Partecipa.
    • Il codice riunione è la stringa di lettere che si trova nella parte finale del link della riunione. Non è necessario inserire i trattini.
    • Puoi utilizzare i nickname riunione solo con i membri della tua organizzazione. Questa funzionalità è attualmente disponibile solo per gli utenti di Google Workspace.
    • Se la tua organizzazione ha acquistato e installato un dispositivo hardware Meet, puoi anche digitare il codice riunione o il nickname in quel dispositivo.

  3. Fai clic su Partecipa.

Se hai problemi a partecipare a una riunione, vedi Risolvere i problemi relativi alla partecipazione e alla creazione di riunioni.

1.4 Mostrare una presentazione durante un evento
Gli organizzatori di riunioni con Google Workspace for Education possono impedire ai partecipanti di condividere il loro schermo. 
  1. Su Google Drive, apri il file di Documenti Google, Fogli Google o Presentazioni Google che vuoi condividere o presentare.
  2. (Facoltativo) Per modificare un documento, un foglio di lavoro o una presentazione in simultanea con i tuoi invitati:
    1. Nell'angolo in alto a destra, fai clic su Condividi.
    2. Aggiungi un titolo al documento e fai clic su Salva.
    3. Aggiungi gli invitati alla riunione e concedi a tutti l'accesso come Editor.
    4. Fai clic su Invia.
  3. Apri Google Meet e partecipa alla riunione.
  4. Fai clic su Presenta ora e scegli cosa condividere:
    • Il tuo schermo intero
    • Una finestra
    • Una scheda
  5. Fai clic su Condividi.

Suggerimento: se non stai utilizzando il browser Chrome (che nasconde automaticamente tutte le notifiche popup), silenzia o disattiva le modifiche in modo che non vengano visualizzate durante la presentazione.

Se la tua videocamera è attiva, i partecipanti continueranno a vedere il tuo video mentre esponi la presentazione.

Per problemi relativi alla presentazione, vedi Risolvere i problemi relativi alla videocamera e alla presentazione.

Partecipare solo per presentare

Quando partecipi per esporre una presentazione, nella riunione viene visualizzata solo la finestra o l'applicazione del tuo computer. Non viene inviato o ricevuto alcun audio o altro video.

  1. Vai a https://meet.google.com/.
  2. Scegli un'opzione:
    • Seleziona la riunione pianificata.
    • Fai clic su Inserisci un codice o un nicknamee poiinserisci i dettaglie poifai clic su Partecipa.
  3. Fai clic su Presenta.
  4. Seleziona una finestra o un'applicazione.
  5. Seleziona Condividi.

Termina presentazione

In Meet, scegli un'opzione a seconda di come vuoi condividere contenuti:

  • Il tuo schermo intero o Una finestra: in alto, fai clic su Interrompi presentazione oppure, in basso, fai clic su Interrompi condivisione.
  • Una scheda di Chrome: in alto, fai clic su Interrompi presentazione.
1.5 Registrare un evento

La registrazione è disponibile solo con la versione di Meet per computer. Gli utenti di app per dispositivi mobili ricevono una notifica quando la registrazione inizia o si interrompe, ma non possono controllare la registrazione.

Puoi utilizzare questa funzionalità solo se è supportata dalla tua organizzazione. Per assistenza, contatta il tuo amministratore.
  1. Apri Meet.
  2. In una riunione video, in basso, fai clic su Attività ""e poiRegistrazionee poiAvvia registrazionee poiInizio.
    Se necessario, vedi Non riesco a trovare il pulsante di registrazione.
  3. Attendi che la registrazione si avvii.
    Gli altri partecipanti vengono informati quando la registrazione inizia o si interrompe.
  4. Al termine, fai clic su Interrompi la registrazione.
    La registrazione si interrompe anche quando tutti lasciano la riunione.
  5. Fai di nuovo clic su Interrompi la registrazione per confermare.

Quando il file della registrazione è pronto, viene salvato nella cartella Il mio Drive dell'organizzatore, all'interno della cartella Registrazioni di Meet. Inoltre, la persona che ha organizzato la riunione e quella che ha avviato la registrazione ricevono un'email contenente un link alla registrazione.

Registrare una riunione

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2  Creare un evento in live streaming


 
Panoramica

Puoi utilizzare questa funzionalità solo se è supportata dalla tua organizzazione. Per assistenza, contatta il tuo amministratore.

Puoi aggiungere a un evento il live streaming in modalità di sola visualizzazione, ad esempio in occasione di una riunione plenaria a livello di azienda. Possono partecipare fino a 100.000 persone della tua organizzazione.

Crea un evento in live streaming per i presentatori, che possono avviare e interrompere il live streaming durante la riunione e registrare l'evento. Quindi, crea un secondo evento in modalità di sola visualizzazione per gli invitati.

2.1 Creare un evento in live streaming per i presentatori
  1. Apri Google Calendar.
  2. Fai clic su Più Crea e poi Evento e poi Altre opzioni.
  3. Aggiungi i dettagli dell'evento, ad esempio la data, l'ora e la descrizione.
  4. Aggiungi gli invitati che possono partecipare alla riunione video con tutti i diritti di accesso. 
    • Tutti gli invitati aggiunti a questo evento possono essere visti e ascoltati e possono presentare il proprio schermo.
    • È possibile aggiungere persone appartenenti ad altre organizzazioni e a domini attendibili. Solo le persone della tua organizzazione possono registrare e controllare lo streaming.
  5. Accanto a Partecipa con Google Meet, fai clic sulla Freccia giù "" e poi Aggiungi live streaming.
  6. Fai di nuovo clic su Aggiungi live streaming per confermare.
  7. Fai clic su Salva e poi Invia.
    Nota: lo streaming non si avvia automaticamente. Durante la riunione, in basso a destra, fai clic su , quindi su Live streaming e poi Avvia streaming.
2.2 Creare un evento aggiuntivo per gli invitati con diritti di sola visualizzazione

Per invitare persone specifiche al live streaming in modalità di sola visualizzazione, crea un evento di sola visualizzazione. L'evento viene aggiunto al loro Calendar e include il link per gli invitati con diritti di sola visualizzazione.

Le persone invitate all'evento non vengono viste o ascoltate durante la riunione, inoltre non possono presentare, registrare o controllare lo streaming.

Suggerimento: gli invitati con diritti di sola visualizzazione possono partecipare ai live streaming per cui hanno l'accesso, anche se i loro account non supportano il live streaming o se le loro organizzazioni lo hanno disattivato.

  1. Apri Google Calendar.
  2. Fai clic sull'evento di live streaming creato e poiModifica "".
  3. In alto, fai clic su Altre azionie poi Crea un evento di sola visualizzazione.
  4. Aggiungi invitati o stanze per l'accesso di sola visualizzazione e altri dettagli, ad esempio una descrizione.
  5. Fai clic su Salva e poiInvia.
2.3 Avviare un evento in live streaming

Se consentito da un amministratore, tutti gli utenti che appartengono alla stessa organizzazione dell'organizzatore della riunione possono avviare o interrompere il live streaming. I live streaming si interrompono automaticamente dopo 8 ore poiché hanno un limite di tempo di 8 ore. 

Può avviare o interrompere un live streaming Solo visualizzazione, impossibile controllare il live streaming
Organizzatore della riunione  
Fai parte della stessa organizzazione dell'organizzatore del live streaming Invitati che partecipano con diritti di sola visualizzazione
L'autorizzazione è consentita nel live streaming da un amministratore  
Partecipi con tutti i diritti d'accesso  

 

  1. Apri Google Calendar e partecipa alla riunione video.
  2. Seleziona Altro ""e poi Avvia streaming.
  3. Conferma di voler avviare lo streaming. Quando lo streaming è attivo, viene indicato "In diretta" in alto a sinistra. Gli invitati con diritti di sola visualizzazione ora possono guardare la riunione utilizzando l'URL dello streaming.
  4. Seleziona Altro ""e poi Interrompi streaming.
  5. Conferma di voler interrompere lo streaming.
 
Per problemi relativi allo streaming, vedi Risolvere i problemi di live streaming.
 
2.4 Registrare un evento in live streaming

I partecipanti della stessa organizzazione dell'organizzatore della riunione con tutti i diritti di accesso possono registrare il live streaming per consentire alle persone di guardare l'evento quando termina la riunione. Gli eventi in live streaming non vengono automaticamente registrati, quindi devi avviare e interrompere manualmente la registrazione.

Per registrare un evento in live streaming, nella riunione, fai clic su Altro Altroe poiRegistra riunione.

Per informazioni dettagliate, vedi Registrare una riunione video.

Per informazioni sui problemi relativi alla registrazione, vedi Riproduci, condividi, scarica o salva una registrazione.

2.5 Guardare un evento in live streaming
Le persone che utilizzano il link al live streaming non possono interagire con i partecipanti alla riunione o con altri utenti che guardano i contenuti in live streaming.

Per guardare un evento in live streaming, gli invitati possono:

  • Fare clic sul link al live streaming nell'evento di Calendar o in un'email.
  • Guardare i contenuti da una sala riunioni aggiunta all'evento e configurata con Chromebox o Chromebase per videoconferenze.

Quando guardi un evento in live streaming puoi:

  • Interrompere e avviare la riproduzione dal vivo.
  • Regolare la velocità di riproduzione e la qualità del video.
  • Riprodurre il video su una TV.
  • Passare alla modalità a schermo intero.

Nota: per guardare l'evento in un secondo momento, chiedi all'organizzatore della riunione se è disponibile una registrazione. È possibile guardare il live streaming solo mentre viene trasmesso in diretta.

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3  Best practice per l'organizzazione di eventi a distanza


 
3.1 Configurare e testare la connessione a Internet
  • Collegati a Internet utilizzando un cavo Ethernet, se disponibile. In caso contrario, utilizza una connessione Wi-Fi a 5 GHz (il Wi-Fi a 2,4 GHz è più utilizzato e potrebbe comportare connessioni video più deboli).
  • Se utilizzi il Wi-Fi, crea una riunione di prova per accertarti che la qualità del segnale sia sufficiente dalla posizione in cui lavorerai. Posizionati su una traiettoria priva di ostacoli rispetto al router per ottenere una ricezione ottimale. 
  • Se la connessione sembra lenta, esegui un test di velocità per assicurarti che la velocità di caricamento e download sia di almeno 3,2 Mbps.
  • Per assicurarti che la larghezza di banda sia sufficiente, limita le altre attività su Internet in casa durante le videoconferenze.
3.2 Scegliere l'ambiente giusto
  • Siediti in un'area ben illuminata, preferibilmente in modo che la luce ti colpisca frontalmente e non posteriormente, per evitare la formazione di un alone. Effettua una chiamata di prova con un collega per verificare la posizione della fotocamera e l'illuminazione ottimali.
  • Durante le chiamate di lavoro, gli sfondi semplici e le stanze ordinate e curate tendono ad avere un aspetto più professionale.
  • I luoghi con un rumore di fondo minimo funzionano meglio, ma se ti trovi in una zona rumorosa, puoi disattivare il microfono quando non parli. Inoltre, puoi utilizzare la funzionalità dei sottotitoli di Meet per visualizzare i sottotitoli in tempo reale.
3.3 Suggerimenti per l'attrezzatura

Cuffie, microfono e videocamera

  • Prendi in considerazione l'utilizzo di cuffie o auricolari per creare un audio ottimale e ridurre la possibilità che ci sia eco durante la chiamata.
  • Se intendi usare la tastiera mentre parli, prendi in considerazione l'utilizzo di un microfono esterno, come un microfono con auricolare o un microfono USB per podcast.
  • Gli auricolari e i microfoni con fili producono spesso una qualità audio migliore rispetto a quelli wireless.
  • Esegui l'upgrade al firmware di cuffie, microfono e fotocamera più recente fornito dal produttore.
  • Assicurati che Meet stia utilizzando le fotocamere, i microfoni e gli altoparlanti corretti. Ad esempio, anche se indossi le cuffie, è possibile che Meet stia utilizzando in realtà il microfono integrato nel dispositivo.

Risolvere i problemi di lentezza del dispositivo o di rallentamento delle prestazioni

  • Aggiorna il computer alla versione più recente del sistema operativo.
  • Valuta la possibilità di avviare la presentazione da un secondo laptop, se ne hai uno, o da uno smartphone (utilizzando l'app Meet per iOS o Android), per distribuire l'utilizzo della CPU.
  • Eventuali software o hardware che esaminano o alterano il traffico associato a Meet (come firewall locali e software antivirus) potrebbero avere un impatto negativo sulla qualità video. Fai attenzione: evita che questi strumenti interferiscano con le tue videochiamate. 
  • Utilizza un solo monitor. Due o più monitor possono causare un carico elevato su CPU e GPU.

    Se continui a riscontrare problemi con la qualità delle chiamate di Meet, vedi Risolvere i problemi di qualità video e audio in una riunione oppure segnala il problema.

3.4 Fare una prova

1 giorno prima:

  • Riavvia il computer.
  • Tieni una riunione di prova nel luogo in cui intendi organizzare la riunione vera e propria per assicurarti che la videocamera e il microfono siano collegati e che la connessione a Internet sia stabile.

10 minuti prima:

  • Chiudi tutte le schede e riavvia il browser.
  • Se vuoi mostrare una presentazione, apri Presentazioni e prepara le slide in anticipo per evitare il temporaneo impatto negativo sulla qualità audio e video che può derivare dal picco di utilizzo della CPU quando apri Presentazioni.
  • Se vuoi vedere sia i partecipanti alla riunione sia una presentazione, puoi cambiare il layout dello schermo.
3.5 Suggerimenti per la preparazione ed etichetta
  • Chiedi ai partecipanti di disattivare l'audio quando non parlano per evitare interruzioni. Per disattivare o riattivare il tuo audio, fai clic su Disattiva audio "" in fondo alla finestra del video o usa la scorciatoia da tastiera ⌘/Ctrl + D.
  • Stabilisci delle regole per la riunione. Ad esempio, essere puntuali al rientro dalle pause o essere cortesi quando si prende la parola a turno.
  • Stabilisci un segnale per prendere la parola a turno. Ad esempio, l'invio di un messaggio chat durante la chiamata per sollevare un argomento o intervenire.
  • Consenti o nega la partecipazione di utenti esterni a seconda del caso. Gli utenti esterni non inclusi nell'evento di Calendar devono chiedere di partecipare alla chiamata. La richiesta di partecipazione può essere accettata da un utente già presente nella chiamata e appartenente allo stesso dominio dell'organizzatore dell'evento. Per evitare ritardi, chiedi ai partecipanti di collegarsi dieci minuti prima dell'inizio dell'evento.

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