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舉辦大型遠距活動

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如何使用 Google Meet 主辦大型線上活動,例如視訊會議和直播活動。

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教學課程內容

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建立內/外部邀請對象皆可參加的活動 建立直播活動 舉辦遠距活動的最佳做法
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1 建立內/外部邀請對象皆可參加的活動

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總覽

如果符合以下情況,請使用 Google 日曆和 Google Meet 建立活動:

  • 您的邀請對象未達 250 人。
  • 您想邀請機構內部和/或外部的使用者。
  • 您想在活動期間與他人協作。
1.1 在 Google 日曆中建立活動
  1. Google 日曆中按一下 ["" 建立]
  2. 新增活動名稱、日期和時間。
  3. 按一下 [新增邀請對象] 並新增參與者。
    注意:新增邀請對象後,系統會自動新增 Google Meet 視訊會議。或者,您也可以按一下 [新增 Google Meet 視訊會議],然後再新增參與者。
  4. (選用) 新增活動說明或附件,例如議程或簡報。
  5. 按一下 [儲存]
  6. 按一下 [傳送]
1.2 設定協作活動

在活動開始前建立待辦事項並分享內容

  1. Google 文件首頁上採取下列其中一種做法:

    • 如要從空白文件開始編輯,請按一下「建立」圖示 ""

    • 如要使用範本,請按一下 [範本庫]。您可以嘗試選用其中一種標有「Meeting notes」(會議記錄) 字樣的範本。
  2. 新增待辦事項詳細資料,包括您要用於協作的檔案連結。

    注意:請確認會議參與者具備可存取共用檔案的權限。

  3. 按一下 [共用] 即可與他人共用待辦事項文件。
  4. 前往 Google 日曆將待辦事項文件附加到活動中:
    1. 在日曆檢視格中的所需活動上按兩下。
    2. 按一下「新增附件」圖示 "",然後選取您的待辦事項文件。
    3. 按一下 [儲存]
    4. 按一下 [傳送]

如要進一步瞭解共用功能和存取權限,請參閱開始使用文件

在活動期間使用兩個 Chrome 視窗

  1. 在第一個分頁中透過 Hangouts Meet 與參與者互動。

  2. 請勿透過 Hangouts Meet 將待辦事項和共用內容顯示在所有人的主畫面上,而是改為在第二個分頁中開啟,以便即時查看內容及協同合作。

  3. 讓兩個分頁並排顯示,這樣就能同時看到共用內容和參與者。
  4. 鼓勵參與者採用同樣的做法。

注意:請提醒活動簡報者告知參與者何時應切換到相關內容的下一個部分。例如,簡報者可以說:「現在請看第 5 張投影片。」

選用:在活動期間分享虛擬白板畫面

如果貴機構使用 Jamboard,您可以透過這個虛擬白板與團隊成員集思廣益。只要前往 https://jamboard.google.com,即可開啟 Jamboard 網頁應用程式;您也可以透過智慧型手機上的 Jamboard 應用程式開啟 Jam,並在活動期間與其他成員分享。在 Jam 工作階段中,所有人都可以輕鬆繪圖、新增圖片或開啟 Google 檔案。
 

1.3 參加活動

透過 Gmail 參加活動

  1. 開啟 Gmail,然後在側欄的「Meet」下方,按一下 [我的會議]
  2. 選擇下列其中一種做法:
    • 按一下 [加入會議] 並輸入會議代碼。
    • 在左側的「我的會議」下方,將滑鼠游標指向所需會議
  3. 按一下 [加入]

透過 Google 日曆參加活動

  1. Google 日曆中按一下你要加入的活動。
  2. 按一下 [使用 Google Meet 加入會議]
  3. 在隨即開啟的視窗中,按一下 [立即加入]

加入 Google Meet

透過 Meet 參加活動

開啟 Meet,如果您在已排定的活動清單中看到要參加的會議,請選取該會議並點選 [立即加入]。您也可以使用會議代碼參加會議:

  1. 在網路瀏覽器中輸入 https://meet.google.com
  2. 點選 [輸入代碼或暱稱] 下一步 輸入詳細資料 下一步 點選 [加入]
    • 會議代碼是指位於會議連結尾端的字母字串,不必輸入連字號。
    • 只有同機構的使用者才能使用會議暱稱。這項功能目前僅適用於 Google Workspace 使用者。
    • 如果貴機構購買並安裝了 Meet 設備裝置,您也可以直接在裝置上輸入會議代碼或暱稱。

  3. 按一下 [立即加入]

如果您加入會議時遇到問題,請參閱排解 Google Meet 相關問題

1.4 在活動中進行簡報
使用 Google Workspace for Education 的會議發起人可以禁止參與者分享螢幕畫面。
  1. Google 雲端硬碟中,開啟您要共用或在螢幕畫面上分享的 Google 文件Google 試算表Google 簡報檔案。
  2. (選用) 如要與邀請對象同時編輯文件、試算表或簡報,請按照下列步驟操作:
    1. 按一下右上角的 [共用]
    2. 新增文件標題並按一下 [儲存]
    3. 新增會議邀請對象,然後將 [編輯者] 權限授予所有人。
    4. 按一下 [傳送]
  3. 開啟 Google Meet 並加入會議。
  4. 按一下 [立即分享螢幕畫面] 並選取要分享的畫面:
    • 您的整個畫面
    • 單個視窗
    • 分頁
  5. 按一下 [分享]

提示:如果您並非使用 Chrome 瀏覽器 (會自動隱藏任何彈出式通知),可以將通知設為靜音或關閉。這樣一來,當您分享螢幕畫面時,系統就不會顯示通知。

如果您在攝影機開啟的情況下分享螢幕畫面,會議參與者將持續看到您的視訊畫面。

如果您在分享螢幕畫面時遇到問題,請參閱排解 Google Meet 相關問題

為了分享螢幕畫面而加入會議

在您加入會議進行簡報時,會議中只會顯示您電腦的視窗或應用程式,不會傳送或接收其他音訊或視訊畫面。

  1. 前往 https://meet.google.com/
  2. 選擇下列其中一種做法:
    • 選取排定的會議。
    • 點選 [輸入代碼或暱稱] 下一步 輸入詳細資料 下一步 點選 [加入]
  3. 按一下 [分享螢幕畫面]
  4. 選取視窗或應用程式。
  5. 選取 [分享]

停止簡報

開啟 Meet,然後視您分享內容的方式,選擇相應的做法:

  • 您的的整個畫面單一視窗 - 按一下頂端的 [停止分享螢幕畫面],或點選底部的 [停止分享]
  • Chrome 分頁 - 按一下頂端的 [停止]
1.5 錄製活動內容

目前只能在 Meet 電腦版上使用錄製功能。行動應用程式使用者會在錄製開始或停止時收到通知,但無法控制錄製功能。

如果您加入會議時是直接進行簡報,例如使用視訊會議室中設置好的筆記型電腦,便無法使用錄製功能。請先加入視訊會議,將簡報內容顯示在所有人的主畫面上,再開始錄製會議內容。

貴機構必須支援這項功能,您才能使用。如需相關協助,請與管理員聯絡
  1. 開啟 Meet
  2. 在視訊會議中,依序按一下畫面底部的「活動」圖示 "" 下一步 [錄製] 下一步 [開始錄製] 下一步 [開始]
    如有需要,請參閱找不到錄影按鈕
  3. 等待系統開始錄製。 
    其他參與者會在錄製開始或停止時收到通知。
  4. 需要結束錄製時,請按一下 [停止錄製]
    如果所有人都離開會議,系統也會自動停止錄製。
  5. 再次點選 [停止錄製] 加以確認。

錄製檔案準備就緒後,系統會將檔案儲存至會議發起人的「我的雲端硬碟」底下的「Meet 錄製內容」資料夾。會議發起人和執行錄製的使用者也會收到一封內含錄製內容連結的電子郵件。

錄製會議

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2 建立直播活動


 
總覽

貴機構必須支援這項功能,您才能使用。如需相關協助,請與管理員聯絡

您可以在活動中新增僅供觀看的直播會議,例如公司全體同仁都必須參加的會議。透過直播功能,最多可讓 100,000 位機構內使用者參加會議。

首先請為簡報者建立一場直播活動,簡報者可在會議期間開始及停止直播,也可以錄製活動內容。接著,請為邀請對象建立另一場僅供觀看的活動。

2.1 為簡報者建立直播活動
  1. 開啟 Google 日曆
  2. 依序按一下 [Google+ 建立] 接下來 [活動] 接下來 [更多選項]
  3. 新增活動詳細資料,例如日期、時間和說明。
  4. 新增具有完整視訊會議存取權的受邀者。
    • 加入這場活動的所有受邀者都能看到彼此的影像,聽到彼此的發言,也能分享自己的螢幕畫面。
    • 你可以新增來自其他機構和受信任網域的使用者,但只有貴機構內部的參與者可以錄製會議直播內容及控制直播功能。
  5. 依序按一下 [使用 Google Meet 加入會議] 旁邊的「向下箭頭」圖示 "" 接下來 [新增直播]
  6. 再按一下 [新增直播] 加以確認。
  7. 依序按一下 [儲存] 下一步 [傳送]
    注意:系統不會自動開始直播。請在會議期間,按一下右下方的「活動」圖示 ,然後依序按一下 [直播] 接下來 [開始直播]
2.2 為只有觀看權限的邀請對象建立另一場活動

如要邀請特定使用者參加僅供觀看的直播會議,請建立一場僅供觀看的活動。系統會將這場活動加入使用者的 Google 日曆中,並附上專為只有觀看權限的受邀者提供的活動連結。

只有觀看權限的受邀者的影像或聲音不會出現在會議中。這類受邀者也無法分享螢幕畫面、錄製直播內容,或是控制直播功能。

提示:只有觀看權限的受邀者獲得邀請後,即使其帳戶不支援直播功能,或其所在機構已關閉該功能,這類受邀者仍能加入直播活動。

  1. 開啟 Google 日曆
  2. 依序按一下你建立的直播活動 下一步「編輯」圖示 ""
  3. 依序按一下頂端的 [更多動作] 接下來 [建立僅供觀看的活動]
  4. 新增只有觀看權限的受邀者或聊天室,以及像是說明之類的其他詳細資料。
  5. 依序按一下 [儲存] 接下來 [傳送]
2.3 開始進行直播活動

只要管理員允許,與會議發起人同屬一個機構的任何參與者都可以開始或停止直播。

可開始或停止直播 只能觀看,不能控制直播功能
會議主辦人  
與直播活動主辦人同屬一個機構的參與者 只有觀看權限的受邀者
可加入直播的參與者 (經過管理員允許)  
具有完整權限的參與者  

 

  1. 開啟 Google 日曆並加入視訊會議。
  2. 依序選取「更多」圖示 "" 接下來 [開始串流播放]
  3. 確認你要開始直播。直播開始後,系統會在左上方顯示「直播中」的字樣。這時只有觀看權限的受邀者就能透過串流播放網址開始觀看會議直播。
  4. 依序選取「更多」圖示 "" 接下來 [停止串流播放]
  5. 確認你要停止直播。
 
如果您在直播時遇到問題,請參閱排解 Google Meet 相關問題
 
2.4 錄製直播活動內容

參與者如果與會議主辦人隸屬於同一機構且具有完整權限,即可錄製直播內容,以便在會議結束後供其他使用者觀看。系統不會自動錄製直播活動,因此您必須手動開始及停止錄影。

如要錄製直播活動,請在會議中依序點選「更多」圖示 More 下一步 [錄製會議]

詳情請參閱錄製視訊會議內容

如要解決錄影相關問題,請參閱播放、分享、下載或儲存錄製內容

2.5 觀看直播活動
透過直播連結觀看會議的使用者無法與會議參與者或其他直播觀眾互動。

邀請對象可透過下列方式觀看直播活動:

  • 按一下日曆活動或電子郵件中的直播連結。
  • 如果活動中已新增設有 Chromebox 或 Chromebase 視訊會議解決方案的會議室,則可透過這類會議室觀看直播。

您可在觀看直播活動時執行下列操作:

  • 停止及開始直播。
  • 調整播放速度和視訊品質。
  • 在電視上播放視訊。
  • 切換至全螢幕模式。

注意:如果想稍後再觀看活動內容,請詢問會議主辦人是否有可觀看的錄製內容。直播活動只能在現場直播放送時觀看。

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3 舉辦遠距活動的最佳做法


 
3.1 設定及測試網際網路連線
  • 建議使用乙太網路線連上網際網路。如果不行,請使用 5 GHz Wi-Fi 連線 (2.4 GHz 通常較多人使用,可能導致視訊連線不穩)。
  • 如果您使用的是 Wi-Fi 網路,請建立一個測試會議,確認您的工作位置可以收到穩定的連線訊號 (將路由器放置在視線範圍前方通常能產生最穩定的訊號)。
  • 如果連線速度緩慢,請執行速度測試,確定您的連線至少具備 3.2 Mbps 的上傳及下載速度。
  • 進行視訊會議時,請限制您住家中的其他網際網路活動,以確保頻寬足夠。
3.2 選擇合適的環境
  • 坐在光線充足的位置,最好面向光源而非逆光,避免產生陰影。和同事進行測試通話,調整攝影機的位置和光線。
  • 單純的背景和整潔的空間可以營造更專業的商務通話氛圍。
  • 通話環境的背景雜音越少越好,但如果所在位置較為嘈雜,不妨在未發言的時候將麥克風設為靜音,並使用 Meet 的即時字幕功能顯示即時字幕。
3.3 設備選用秘訣

耳罩式耳機、麥克風和攝影機

  • 為了獲得最佳音訊體驗,並減少通話中可能產生的回音,請考慮戴上耳罩式耳機或耳塞式耳機。
  • 如果您想一邊說話一邊打字,建議使用外接麥克風,例如耳機麥克風或 podcasting USB 麥克風。
  • 相較於無線裝置,有線耳機及麥克風的音質通常會比較好。
  • 將您的耳機、麥克風和攝影機升級至製造商提供的最新韌體版本。
  • 請確定 Meet 使用了正確的攝影機、麥克風和喇叭。舉例來說,您可能正戴著耳機,但 Meet 實際上使用的是裝置內建的麥克風:

解決裝置運作緩慢或效能不佳的問題

  • 將電腦的 OS 更新至最新版本。
  • 建議您使用另一部筆電 (如果有的話) 或智慧型手機 (使用 Meet 應用程式 iOS 或 Android 版) 進行簡報,分散 CPU 運算負擔。
  • 有些軟硬體 (例如本機防火牆和防毒軟體) 會檢查或變更 Meet 流量,使得視訊品質下降。請確定這些工具不會干擾視訊通話。
  • 只用一個螢幕。使用兩個以上的螢幕會導致 CPU 和 GPU 負載過重。

    如果仍無法解決 Meet 通話品質的問題,請參閱排解 Hangouts Meet 相關問題回報問題

3.4 執行測試

1 天前:

  • 重新啟動電腦。
  • 從預計開會的地點參加測試會議,確認攝影機和麥克風已接妥,且網際網路連線穩定。

10 分鐘前:

  • 關閉所有分頁,然後重新啟動瀏覽器。
  • 如要進行簡報,請先開啟 Google 簡報,提前將簡報準備好,以便顯示在所有人的主畫面上 (載入 Google 簡報會讓 CPU 使用率暫時飆高,視訊和音訊品質可能會因此受影響)。
  • 如果您想同時看到會議參與者和簡報畫面,可以變更螢幕版面配置
3.5 會前準備和會議禮儀秘訣
  • 為避免干擾,請要求參與者在不需發言時開啟靜音設定。如要將自己設為靜音或取消靜音,請按一下視訊視窗底部的「靜音」圖示 "" 或使用鍵盤快速鍵 (按下 ⌘/Ctrl + D 鍵)。
  • 訂定會議規則,例如在休息時間結束後準時繼續參加會議,或留意輪流發言的時間點。
  • 規定輪流發言的提示方式,例如在通話期間必須傳送即時通訊訊息才能提出討論主題或插話。
  • 視情況允許或拒絕外部參與者。未列於日曆活動中的外部參與者必須先提出加入通話的要求,等到活動主辦人所屬網域內的通話參與者接受要求後,外部參與者才能加入通話。為確保活動準時開始,請要求參與者提早 10 分鐘加入會議。

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Google、Google Workspace 與相關符號和標誌均為 Google LLC 的商標。所有其他公司名稱和產品名稱則為相關公司的商標。

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