Уведомление

Часть ваших коллег в офисе, а часть работает удаленно? Узнайте, как продуктивно работать в смешанном режиме.

Проведение масштабных виртуальных мероприятий

Руководство по бизнес-функциям Google Workspace

 Вы узнаете:

Узнайте, как провести большое виртуальное мероприятие, например видеовстречу или трансляцию, с помощью Google Meet.

Что вам понадобится

10 минут.

Аккаунт Аккаунт Google Workspace. Если у вас его нет, оформите 14-дневную пробную подписку.

" "

В этом руководстве

Создание мероприятия для внутренних и внешних пользователей Создание мероприятия с трансляцией Рекомендации по проведению виртуальных мероприятий
" "

1. Создание мероприятия для внутренних и внешних пользователей

Развернуть все  |  Свернуть всеСвернуть все

Обзор

В следующем видеоролике показано, как создать видеоконференцию с участием до 500 гостей. Если у вас больше 500 гостей, создайте трансляцию.

1.1. Как создать мероприятие в Календаре
  1. Откройте Google Календарь на компьютере.
  2. Если вы хотите пригласить гостей на мероприятие, слева нажмите Поиск людей и начните вводить имена.
  3. Нажмите на свободное время в своем календаре.
  4. Добавьте название мероприятия и прочие сведения.
  5. Нажмите Сохранить.

Совет. Чтобы создать многочасовое мероприятие, выделите нужный промежуток времени, удерживая нажатой кнопку мыши.

1.2. Как создать мероприятие с возможностью совместной работы

Подготовка к мероприятию: создайте повестку и предоставьте доступ к нужным материалам

  1. Откройте Документы и выполните одно из следующих действий:

    • Чтобы создать документ с нуля, нажмите Создать .

    • Чтобы использовать шаблон, нажмите Галерея шаблонов. Попробуйте один из шаблонов Заметки к встрече.
  2. Опишите повестку дня и добавьте ссылки на файлы, над которыми вы планируете работать совместно с другими пользователями.

    Примечание. Убедитесь, что у участников есть нужный уровень доступа к общим файлам.

  3. Нажмите Поделиться, чтобы предоставить доступ к повестке дня.
  4. Откройте Календарь и прикрепите файл повестки к мероприятию:
    1. Откройте нужное мероприятие в Календаре.
    2. Нажмите на значок "Прикрепить файл" и выберите файл повестки.
    3. Нажмите Сохранить.
    4. Нажмите Отправить.

Подробная информация об общих документах и уровнях доступа приведена в статье Начало работы с Документами.

Во время мероприятия: используйте два окна Chrome

  1. В первом окне присоединитесь к встрече в Google Meet. Используйте это окно, чтобы взаимодействовать с участниками.

  2. Не демонстрируйте повестку дня и общие документы через функцию показа на главном экране в Google Meet. Вместо этого откройте их в другом окне браузера, где вы сможете работать с ними совместно с другими участниками встречи в реальном времени.  

  3. Разместите оба окна на экране в режиме параллельного просмотра, чтобы видеть и материалы, и участников.
  4. Порекомендуйте участникам встречи сделать так же.

Примечание. Докладчик должен сообщать участникам, когда переходить к следующему разделу материалов. Например: "Теперь посмотрите на слайд 5".

Необязательно: во время мероприятия пользуйтесь виртуальной доской

Если в вашей организации используется Jamboard, вы можете провести мозговой штурм с другими участниками с помощью виртуальной доски. Откройте веб-приложение Jamboard на странице https://jamboard.google.com или откройте Jam-файл в приложении Jamboard на смартфоне и предоставьте доступ к нему другим участникам мероприятия. Так пользователи смогут присоединиться к сеансу Jamboard и рисовать на доске, добавлять изображения или открывать файлы Google.
 

1.3. Как присоединиться к мероприятию

Как присоединиться к мероприятию из Gmail

  1. Откройте Gmail и на боковой панели нажмите Meet.
  2. Выберите один из вариантов:
    • Нажмите Новая встреча, чтобы начать встречуПрисоединиться.
    • Нажмите Присоединиться к встрече и введите ее псевдоним или кодПрисоединиться.
    • Чтобы присоединиться к запланированной встрече, наведите указатель на встречу в разделе Мои встречиПрисоединиться.

Как присоединиться к мероприятию из Календаря

  1. В Google Календаре выберите мероприятие, к которому хотите присоединиться.
  2. Нажмите Присоединиться в Google Meet.
  3. В открывшемся окне нажмите Присоединиться.

Присоединение к видеовстрече Google Meet.

Как присоединиться к мероприятию из Meet

Если видеовстреча есть в вашем списке запланированных мероприятий Meet, нажмите на нее и выберите Присоединиться. Кроме того, вы можете присоединиться с помощью кода:

  1. В браузере введите https://meet.google.com.
  2. Нажмите Введите код или псевдоним встречи>введите данные>нажмите Присоединиться.
    • Код встречи – это буквенная строка в конце ссылки на встречу. Дефисы вводить необязательно.
    • Псевдонимы встреч работают только в пределах организации. Эта функция пока доступна только пользователям Google Workspace.
    • Если в вашей организации используется оборудование Meet, то на нем также можно указать код или псевдоним встречи.

  3. Нажмите Присоединиться.

Подробную информацию о том, как устранить проблемы при присоединении к видеовстречам, можно найти в статье Устранение неполадок с созданием встреч и подключением к ним.

1.4. Как показывать материалы во время мероприятия
В Google Workspace for Education организаторы видеовстречи могут запретить участникам показывать свой экран.
  1. На Google Диске откройте файл Google Документов, Google Таблиц или Google Презентаций, который хотите отправить или показать на главном экране.
  2. Если вы хотите редактировать документ, таблицу или презентацию вместе с гостями, сделайте следующее:
    1. В правом верхнем углу нажмите Открыть доступ.
    2. Укажите название документа и нажмите Сохранить.
    3. Добавьте участников встречи и выберите для всех уровень доступа Редактор.
    4. Нажмите Отправить.
  3. Откройте Google Meet и присоединитесь к встрече.
  4. Нажмите Начать показ и выберите вариант демонстрации:
    • весь ваш экран;
    • отдельное окно;
    • вкладка браузера.
  5. Нажмите Поделиться.

Совет. Если вы не используете браузер Chrome, который автоматически скрывает всплывающие уведомления, то отключите уведомления и их звук, чтобы они не мешали при показе экрана.

Если ваша камера включена, участники будут видеть ваше видео, даже когда вы будете показывать им свой экран.

Подробную информацию о том, как устранить проблемы с показом экрана, можно найти в статье Устранение неполадок с камерой и показом презентаций.

Как присоединиться к встрече для показа экрана

Когда вы присоединяетесь к встрече для показа экрана, другие участники видят только окно или приложение на экране вашего компьютера, но не слышат и не видят вас, а вы не видите и не слышите других участников.

  1. Откройте сайт https://meet.google.com/.
  2. Выберите один из вариантов:
    • Чтобы присоединиться к запланированной встрече:
    • Выберите Введите код или псевдоним встречи>укажите требуемую информацию>нажмите Присоединиться.
  3. Нажмите Показать.
  4. Выберите окно или приложение.
  5. Нажмите Поделиться.

Как остановить показ экрана

В зависимости от того, как вы демонстрируете экран, выберите в Meet один из вариантов:

  • Если вы показываете весь экран или окно, нажмите кнопку Остановить показ вверху или внизу.
  • Если вы демонстрируете вкладку Chrome, нажмите Остановить в верхней части экрана.
1.5. Как записать мероприятие

Запись доступна только в версии Meet для компьютера. Пользователи мобильных приложений получают уведомления о начале и завершении записи, но не могут управлять ею.

Вы можете использовать эту функцию, только если она поддерживается в вашей организации. Если вам требуется помощь, обратитесь к администратору.
  1. Откройте Meet.
  2. Внизу окна видеовстречи нажмите "Действия" затемЗапись>Записать видео>Начать.
    Если вы не можете найти кнопку записи, изучите этот раздел.
  3. Дождитесь начала записи.
    Другие участники видеовстречи получают уведомления о запуске и завершении записи.
  4. Чтобы завершить запись, нажмите Остановить запись.
    Запись также останавливается автоматически, как только последний участник покидает встречу.
  5. Подтвердите действие, нажав Остановить запись ещё раз.

Когда файл записи будет готов, он будет сохранен в папке "Записи Meet" на "Моем диске" организатора встречи. Организатор видеовстречи и пользователь, начавший запись, получат электронное письмо со ссылкой на нее.

Запись встречи.

↑ к началу

" "

2. Создание мероприятия с трансляцией


 
Обзор

Вы можете использовать эту функцию, только если она поддерживается в вашей организации. Если вам требуется помощь, обратитесь к администратору.

Новые возможности трансляций

Вы можете добавить к мероприятию трансляцию, доступную только для просмотра, например если вам нужно провести всеобщее собрание организации. Такую трансляцию могут смотреть до 100 000 зрителей из вашей организации.

Создайте мероприятие с трансляцией для докладчиков, которые могут запускать и приостанавливать трансляцию во время видеовстречи и записывать ее. Затем создайте второе мероприятие для гостей с доступом только для просмотра.

2.1. Как создать мероприятие с трансляцией для докладчиков
  1. Откройте Google Календарь.
  2. Нажмите Создатьа затемМероприятиеа затемДополнительно.
  3. Укажите сведения о мероприятии: дату, время и описание.
  4. Добавьте гостей, которые станут полноправными участниками встречи. 
    • Все они смогут присутствовать, выступать и показывать свои экраны.
    • Вы можете добавлять участников из других организаций и доверенных доменов, но включать запись и управлять трансляцией смогут только сотрудники вашей организации.
  5. Нажмите на стрелку вниз рядом со ссылкой Присоединиться в Google Meetа затемДобавить трансляцию.
  6. Ещё раз нажмите Добавить трансляцию для подтверждения.
  7. Нажмите Сохранить>Отправить.
    Примечание. Трансляция не начинается автоматически. Чтобы включить ее, во время встречи в правой нижней части окна нажмите "Действия" , а затем выберите Трансляцияа затемНачать трансляцию.
2.2. Как создать дополнительное мероприятие для зрителей

Чтобы пригласить на трансляцию конкретных зрителей, создайте отдельное мероприятие только для просмотра. Мероприятие вместе со ссылкой на трансляцию появится в Календаре приглашенных зрителей.

Пользователи, приглашенные на это мероприятие, не будут видны и слышны участникам встречи, а также не смогут показывать экран, вести запись и управлять трансляцией.

Примечание. Приглашенные зрители смогут подключиться к трансляции, даже если в их аккаунтах не поддерживается проведение трансляций или в их организациях трансляции отключены.

  1. Откройте Google Календарь.
  2. Нажмите на созданное вами мероприятие с трансляцией затемИзменить .
  3. В верхней части окна нажмите Дополнительные действияа затемСоздать мероприятие только для просмотра.
  4. Добавьте участников или чат-комнаты с правом только на просмотр, а также другие данные, например описание.
  5. Нажмите Сохранитьа затемОтправить.
2.3. Как начать мероприятие с трансляцией

Любой участник из той же организации, что и организатор встречи, может начать или остановить трансляцию (если эта функция включена администратором).У трансляций есть ограничение по длительности (8 часов), по достижении которого они автоматически прекращаются.

Вы можете запустить или остановить трансляцию, если:

  • Вы являетесь организатором.
  • Вы относитесь к той же организации, что и организатор.
  • Администратор разрешил вам присоединиться к трансляции.
  • Вы присоединились как активный участник.

Зритель может смотреть трансляцию, но не имеет возможности включать и выключать ее.

  1. Откройте Google Календарь и присоединитесь к видеовстрече.
  2. Нажмите на значок "Ещё" а затем Начать трансляцию.
  3. Подтвердите запуск трансляции. Когда трансляция запустится, в левом верхнем углу появится значок "В эфире", а зрители смогут присоединиться по URL.
  4. Нажмите на значок "Ещё" а затем Остановить трансляцию.
  5. Подтвердите остановку трансляции.
Если во время трансляции возникнут неполадки, ознакомьтесь с этой статьей.
2.4. Как записать мероприятие с трансляцией

Полноправные участники из той же организации, что и организатор встречи, могут записывать трансляцию. Мероприятия с трансляцией не записываются автоматически. Запись нужно включать и выключать вручную.

Чтобы записать трансляцию, в окне встречи нажмите на значок "Ещё" Ещё>Записать встречу.

Подробнее о том, как записать видеовстречу

Если во время записи возникли проблемы, ознакомьтесь с этим разделом.

2.5. Как посмотреть трансляцию мероприятия
Пользователи, перешедшие по ссылке на трансляцию, не могут взаимодействовать с участниками встречи и другими зрителями.

Гости могут посмотреть трансляцию двумя способами:

  • перейти по ссылке на нее в мероприятии Календаря или электронном письме;
  • в конференц-зале с Chromebox или Chromebase для видеоконференций, добавленном к мероприятию.

При просмотре трансляции можно:

  • останавливать и запускать ее повторно;
  • настраивать скорость и качество видео;
  • показывать видео на телеэкране;
  • переходить в полноэкранный режим.

Примечание. Если вы хотите посмотреть запись мероприятия позже, уточните у организатора, доступна ли она. Прямые трансляции можно смотреть только в режиме реального времени.

Подробнее о прямых трансляциях в Google Meet

↑ к началу

" "

3. Рекомендации по проведению виртуальных мероприятий


 
3.1. Как настроить и протестировать подключение к Интернету
  • Подключитесь к Интернету с помощью кабеля Ethernet. Если у вас его нет, воспользуйтесь каналом Wi-Fi в диапазоне 5 ГГц вместо более загруженного диапазона 2,4 ГГц, при котором подключение по видеосвязи может быть менее стабильным.
  • Если вы подключены к сети Wi-Fi, создайте тестовую видеовстречу, чтобы проверить уровень сигнала в месте, где она будет проводиться. Чтобы обеспечить хороший сигнал, расположите роутер недалеко от устройства, на котором будет проводиться видеовстреча.
  • Если скорость соединения низкая, протестируйте ее, чтобы убедиться, что скорость загрузки и скачивания составляет не менее 3,2 Мбит/с.
  • Когда вы начнете видеовстречу, ограничьте другие действия в Интернете, чтобы обеспечить достаточную пропускную способность сети.
3.2. Как выбрать подходящую обстановку
  • Сядьте в хорошо освещенном месте таким образом, чтобы свет был направлен вам в лицо, а не в спину, иначе участники встречи будут видеть только ваш силуэт. Сделайте тестовую встречу с коллегами, чтобы отрегулировать камеру и освещение.
  • Помните, что фон должен быть простым, а комната, из которой совершается звонок, – чистой и аккуратной.
  • Выберите тихое место. Если вы находитесь в шумном месте, отключайте свой микрофон, когда вы не говорите, и используйте функцию автоматического показа субтитров.
3.3. Советы по использованию оборудования

Наушники, микрофон и камера

  • Чтобы уменьшить возможное эхо и обеспечить оптимальное качество аудио, воспользуйтесь наушниками.
  • Если вы будете говорить и печатать одновременно, подключите внешний микрофон, например гарнитуру или USB-микрофон.
  • Проводные гарнитуры и микрофоны обычно обеспечивают более высокое качество звука, чем беспроводные.
  • Обновите встроенное ПО гарнитуры, микрофона и камеры до последних версий.
  • Убедитесь, что Meet использует соответствующие камеры, микрофон и динамики. Например, возможна ситуация, при которой для записи звука в Meet используется встроенный микрофон, а не микрофон гарнитуры.

Устранение проблем с производительностью

  • Обновите ОС на компьютере до последней версии.
  • Чтобы распределить нагрузку на процессор, показывайте экран на втором ноутбуке, если он у вас есть, или на смартфоне, используя приложение Meet для iOS или Android.
  • Программное и аппаратное обеспечение (например, брандмауэр или антивирусное ПО), проверяющее трафик Meet и вносящее в него изменения, может понизить качество видео. Подобные инструменты могут создавать помехи для видеовстреч, поэтому используйте их с осторожностью.
  • Используйте один монитор: несколько мониторов могут чрезмерно нагружать основной и графический процессоры.

    Если это не помогло устранить неполадки с качеством аудио и видео во время встречи Meet, ознакомьтесь с этими инструкциями или сообщите о проблеме.

3.4. Как проверить, все ли готово

За один день до трансляции:

  • Перезагрузите компьютер.
  • Присоединитесь к тестовой видеовстрече и убедитесь, что камера и микрофон работают, а интернет-соединение стабильно.

За 10 минут до трансляции:

  • Закройте все вкладки и перезапустите браузер.
  • Если вы будете проводить презентацию, заранее откройте Презентации и подготовьте нужные материалы. При загрузке Презентаций может временно увеличиться нагрузка на процессор, что негативно повлияет на качество звука и видео во время встречи.
  • Если вы хотите видеть участников встречи во время показа презентации, измените конфигурацию экрана.
3.5. Советы по подготовке и этикету
  • Чтобы избежать помех, попросите участников отключать микрофон, когда он не нужен. Для этого в нижней части окна с видео следует нажать на значок отключения микрофона или использовать комбинацию клавиш ⌘/Ctrl + D.
  • Установите правила для встречи, например вовремя возвращаться после перерыва или говорить по очереди, следя за временем.
  • Определите сигнал для смены докладчиков. Например, чтобы затронуть какой-либо вопрос или присоединиться к обсуждению, нужно вначале написать об этом в чате.
  • По своему усмотрению разрешайте или запрещайте сторонним участникам присоединяться к встрече. Внешним участникам, не добавленным в мероприятие Календаря, требуется предварительное разрешение. Его может предоставить участник из того же домена, что и организатор встречи. Чтобы избежать задержек, попросите участников присоединяться к встрече за 10 минут до ее официального начала.


Google, Google Workspace, а также другие связанные знаки и логотипы являются товарными знаками компании Google LLC. Все другие названия компаний и продуктов являются товарными знаками соответствующих компаний.

Эта информация оказалась полезной?

Как можно улучшить эту статью?
Поиск
Очистить поле поиска
Закрыть поиск
Приложения Google
Главное меню