Grote virtuele afspraken organiseren

Overzicht" "

Organiseer een virtuele afspraak via Google Meet. Je kunt online afspraken en vergaderingen organiseren en maximaal 250 deelnemers (interne en/of externe gasten) uitnodigen. Je kunt ook een grote livestreamafspraak organiseren om voor 100.000 mensen in je organisatie uit te zenden.

1. Een afspraak maken met interne en externe gasten

" " 2. Een livestreamafspraak maken " " 3. Praktische tips voor de organisatie van virtuele afspraken

1.1 Een afspraak maken in Agenda

1.2 Een samenwerkingsafspraak organiseren

1.3 Deelnemen aan een afspraak

1.4 Presenteren tijdens een afspraak

1.5 Een afspraak opnemen

 

2.1 Een livestreamafspraak maken voor presentatoren

2.2 Nog een afspraak maken voor gasten in de modus 'Alleen weergeven'

2.3 Een livestreamafspraak starten

2.4 Een livestreamafspraak opnemen

2.5 Een livestreamafspraak bekijken

 

3.1 Een internetverbinding instellen en testen

3.2 De juiste omgeving kiezen

3.3 Tips voor apparatuur

3.4 Een test uitvoeren

3.5 Voorbereiding en gedragsregels

" "

Alle instructies weergeven | Alle instructies verbergen

" "

1  Een afspraak maken met interne en externe gasten

Maak een afspraak via Agenda en Google Meet in de volgende gevallen:

  • Er zijn minder dan 250 gasten.
  • Je wilt interne en/of externe gasten uitnodigen.
  • Je wilt tijdens de afspraak samenwerken.
1.1 Een afspraak maken in Agenda
  1. Klik in Agenda op Maken "".
  2. Voeg de titel, datum, tijd en gasten voor de afspraak toe.

    Opmerking: Er wordt een Hangouts Meet-videogesprek toegevoegd als u gasten toevoegt. Als u geen videogesprek ziet, klikt u op Videoconferentie toevoegen.

  3. (Optioneel) Voeg een beschrijving van de afspraak of bijlagen toe, zoals een agenda of presentatie.
  4. Klik op Opslaan.
  5. Klik op Verzenden.

1.2 Een samenwerkingsafspraak organiseren

Voorafgaand aan de afspraak: Maak een agenda en deel content

  1. Ga naar de homepage van Documenten en kies een optie: 

    • Als u wilt beginnen met een leeg document, klikt u op Maken "".

    • Wilt u een template gebruiken, klik dan op Templategalerij. Probeer een van de templates voor Notulen.
  2. Voeg de agendagegevens toe, waaronder links naar bestanden waaraan u wilt samenwerken.

    Opmerking: Zorg ervoor dat deelnemers het juiste toegangsniveau voor gedeelde bestanden hebben.

  3. Klik op Delen om de agenda te delen.
  4. Voeg in Agenda de agenda als bijlage toe aan de afspraak:
    1. Dubbelklik in het agendaraster op de afspraak.
    2. Klik op Bijlage toevoegen "" en selecteer de agenda.
    3. Klik op Opslaan.
    4. Klik op Verzenden.

Zie Aan de slag met Documenten voor meer informatie over delen en toegangsniveaus.

Tijdens de afspraak: Gebruik twee Chrome-vensters

  1. Gebruik het eerste tabblad om te communiceren met deelnemers in Hangouts Meet. 

  2. In plaats van de agenda en gedeelde content te presenteren in Hangouts Meet, opent u deze op een tweede tabblad om in realtime te bekijken en samen te werken.

  3. Plaats de tabbladen naast elkaar zodat u de content en deelnemers tegelijkertijd kunt zien.
  4. Vraag de deelnemers dezelfde indeling te gebruiken.

Opmerking: Zorg dat de presentatoren van de afspraak de deelnemers laten weten wanneer ze andere content moeten bekijken. Bijvoorbeeld 'Kijk nu naar dia 5'.

Optioneel: Deel een virtuele whiteboard tijdens de afspraak

Als je organisatie gebruikmaakt van Jamboard, kun je brainstormen op een virtueel whiteboard. Open de web-app van Jamboard via https://jamboard.google.com of open een jam via de smartphone-app van Jamboard en deel deze tijdens de afspraak. Tijdens een jamsessie kan iedereen tekenen, afbeeldingen toevoegen of Google-bestanden openen.
 

1.3 Deelnemen aan een afspraak

Deelnemen aan de afspraak via Gmail

  1. Open Gmail.

  2. Klik in de zijbalk op Deelnemen aan een vergadering.

    Tip: Als u deze optie niet ziet, neemt u contact op met uw G Suite-beheerder.

  3. Voer de code of bijnaam van de vergadering in.
    • G Suite-gebruikers kunnen een bijnaam delen met mensen in hun organisatie als snelle manier om deel te nemen aan een vergadering.
  4. Klik op Deelnemen.

Deelnemen aan de afspraak via Agenda

  1. Klik in Google Agenda op de afspraak waaraan u wilt deelnemen.
  2. Klik op Deelnemen met Google Meet.
  3. Klik in het venster dat wordt geopend op Nu deelnemen

Deelnemen aan Google Meet

Deelnemen aan de afspraak via Meet

Als de vergadering in de lijst met geplande afspraken van Meet staat, klik je op de afspraak en klik je vervolgens op Nu deelnemen. Je kunt ook deelnemen met behulp van de code van de vergadering:

  1. Ga in een webbrowser naar https://meet.google.com/.
  2. Klik op Vergadering starten of deelnemen aan vergadering.
  3. Voer de code of bijnaam van de vergadering in.
    • De code van de vergadering is de reeks letters aan het einde van de link naar de vergadering. U hoeft de streepjes niet in te voeren.
    • U kunt alleen bijnamen van vergaderingen gebruiken met mensen in uw organisatie. Deze functie is momenteel alleen beschikbaar voor G Suite-gebruikers.
    • Als uw organisatie een Meet hardware-apparaat heeft aangeschaft en geïnstalleerd, kunt u ook de code of bijnaam van de vergadering invoeren op het apparaat.

    • Laat dit veld leeg om een nieuwe vergadering te starten met een nieuwe code. 

  4. Klik op Doorgaan en vervolgens op Nu deelnemen.

Zie Problemen met Google Meet oplossen als je problemen ondervindt bij deelname aan een vergadering.

1.4 Presenteren tijdens een afspraak
  1. Neem deel aan een videovergadering.
  2. Selecteer rechtsonder Nu presenteren.
  3. Selecteer Je hele scherm, Een venster of een Chrome-tabblad.
    • Als u een Chrome-tabblad presenteert, wordt de audio van dat tabblad standaard gedeeld.
    • Als u een ander tabblad wilt presenteren, selecteert u het tabblad dat u wilt presenteren en klikt u op In plaats daarvan dit tabblad delen.
  4. Selecteer Delen.
  5. Als iemand anders al presenteert, bevestigt u dat u wilt presenteren.

Uw hele scherm of een venster presenteren

Als je camera is ingeschakeld, blijven deelnemers je video zien terwijl je presenteert.

Zie Problemen met Google Meet oplossen als je presentatieproblemen ervaart.

Presenteren als iemand anders al aan het presenteren is

  1. Klik rechtsonder op Nu presenteren.
  2. Selecteer Je hele scherm of Een venster.
  3. Selecteer In plaats daarvan presenteren.

Alleen deelnemen om te presenteren

Als u deelneemt om te presenteren, wordt alleen het venster of de app van uw computer weergegeven in de vergadering. Er wordt geen audio of andere video verzonden of ontvangen.

  1. Ga naar https://meet.google.com/.
  2. Selecteer de geplande vergadering of klik op Vergadering starten of deelnemen aan vergadering en voer de code van een vergadering in.
  3. Klik op Presenteren in plaats van op 'Nu deelnemen'.
  4. Selecteer een venster of app.
  5. Selecteer Delen.

Presenteren stoppen

  • Klik in het Meet-venster op Presenteren stoppen.
  • U kunt ook rechtsonder klikken op Je presenteert nuen dan Presenteren stoppen.
1.5 Een afspraak opnemen

Opnemen is alleen beschikbaar met de computerversie van Meet. Gebruikers in de mobiele app krijgen een melding als de opname start of stopt, maar kunnen zelf geen opnamen starten of stoppen.

Je kunt niet opnemen als je deelneemt om alleen te presenteren, zoals via een laptop terwijl je al in een videoconferenceruimte zit. Neem eerst deel aan de videovergadering, start dan de presentatie en begin vervolgens met opnemen.

  1. Open Meet en start een vergadering of neem eraan deel.
  2. Klik op Meer Meer en dan Vergadering opnemen.
    Zie ook Ik kan de opnameknop niet vinden.
  3. Wacht tot de opname begint.  
    Andere deelnemers krijgen een melding wanneer de opname start of stopt.
  4. Klik op Meer Meer en dan Opname stoppen als u klaar bent.
    • De opname stopt ook als iedereen de vergadering heeft verlaten.
  5. Klik nogmaals op Opname stoppen om te bevestigen.
  6. Wacht tot het opnamebestand is gegenereerd en is opgeslagen in de map Mijn Drive > Meet-opnamen van de organisator van de vergadering. Er wordt een e-mail met de opnamelink naar de organisator van de vergadering gestuurd en naar de persoon die de opname heeft gestart. 

Meeting opnemen

" "2  Een livestreamafspraak maken

Je kunt livestreaming met de instelling 'Alleen weergeven' toevoegen aan een afspraak, bijvoorbeeld voor een afspraak die voor het hele bedrijf is bedoeld. Er kunnen maximaal 100.000 mensen binnen je organisatie deelnemen.

Stel een livestreamafspraak in voor presentatoren, zodat zij de livestream tijdens de vergadering kunnen starten en stoppen, en de afspraak kunnen opnemen. Maak vervolgens een tweede afspraak met de instelling 'Alleen weergeven' voor gasten.

2.1 Een livestreamafspraak maken voor presentatoren
  1. Open Google Agenda.
  2. Klik op Plus Maken and then Meer opties.
  3. Voer de afspraakgegevens in, zoals de datum, tijd en beschrijving.
  4. Voeg de gasten toe die volledig kunnen deelnemen aan de videovergadering. 
    • Alle gasten die aan deze afspraak worden toegevoegd, zijn te zien en horen en kunnen hun scherm delen.
    • Je kunt ook mensen uit andere organisaties toevoegen. Alleen mensen in je organisatie kunnen streams opnemen en bedienen. Je kunt deze afspraak bijvoorbeeld gebruiken om de sprekers uit te nodigen voor de vergadering van je organisatie. 
  5. Klik naast Deelnemen met Google Meet op de pijl-omlaag "" and then Livestream toevoegen.
  6. Als je gasten wilt uitnodigen die alleen kunnen kijken en luisteren, selecteer je een van de opties:
    • Klik op Kopiëren Kopiëren and then deel de URL van de livestream in een e-mail of chatbericht. 
    • Ga naar deel 2: Nog een afspraak maken voor gasten die alleen kunnen kijken en luisteren.
      • Tip: Alleen gasten binnen je organisatie kunnen de livestream bekijken. Je kunt maximaal 100.000 gasten toevoegen die alleen kunnen kijken en luisteren.
  7. Klik op Opslaan.
  8. Streamen wordt niet automatisch gestart. Selecteer tijdens de vergadering Meer "" and then Streamen starten.
2.2 Nog een afspraak maken voor gasten in de modus 'Alleen weergeven'

Als u specifieke mensen wilt uitnodigen om de livestream te bekijken in de modus 'Alleen weergeven', maakt u een afspraak met het kenmerk 'Alleen weergeven'. De afspraak wordt aan hun agenda toegevoegd met de link voor de modus 'Alleen weergeven'. U kunt maximaal 100.000 gasten in de modus 'Alleen weergeven' toevoegen.

Mensen die zijn uitgenodigd voor deze afspraak, zijn niet te zien of horen tijdens de vergadering en kunnen niet presenteren, opnemen of streaming bedienen.

  1. Open Google Agenda.
  2. Klik op de livestreamafspraak die u heeft gemaakt en dan Bewerken "".
  3. Klik bovenaan op Meer acties and then Alleen-weergeven afspraak maken.
  4. Voeg gasten en ruimten toe met weergaverechten, plus eventuele andere details, zoals een beschrijving.
  5. Klik op Opslaan and then Verzenden.
2.3 Een livestreamafspraak starten

Als een G Suite-beheerder dit toestaat, kan elke deelnemer in dezelfde organisatie als de organisator van de vergadering de livestream starten of stoppen.

Kan een livestream starten of stoppen Alleen weergeven, kan livestream niet bedienen
Organisator van vergadering  
U bevindt zich in dezelfde organisatie als de organisator van de livestream Gasten die als alleen-weergeven deelnemen
U bent toegestaan in een livestream door een G Suite-beheerder  
U neemt deel als volledige deelnemer  

 

  1. Open Google Agenda en neem deel aan de videovergadering.
  2. Klik op Meer "" and then Streamen starten.
  3. Bevestig dat u wilt beginnen met streamen. Als streaming is ingeschakeld, wordt linksboven 'Live' weergegeven. Alleen-weergeven-gasten kunnen de vergadering nu bekijken met de stream-URL.
  4. Selecteer Meer "" and then Streamen stoppen.
  5. Bevestig dat u wilt stoppen met streamen.
 
Zie Problemen met Google Meet oplossen als je streamingproblemen ervaart.
 
2.4 Een livestreamafspraak opnemen

Volledige deelnemers uit dezelfde organisatie als de organisator van de vergadering kunnen de livestream opnemen, zodat mensen deze na afloop kunnen bekijken. Livestreams worden niet automatisch opgenomen, dus u moet de opname handmatig starten en stoppen.

Als u een livestreamafspraak wilt opnemen klikt u op Meer Meeren danVergadering opnemen.

Zie Een videovergadering opnemen voor meer informatie.

Zie Een opname afspelen, delen, downloaden of opslaan voor opnameproblemen.

2.5 Een livestreamafspraak bekijken
Mensen die de livestreamlink gebruiken, kunnen niet communiceren met de deelnemers aan de vergadering of anderen die de livestream bekijken.

Gasten kunnen het volgende doen om een livestream te bekijken:

  • Klikken op de link van de livestream in de Agenda-afspraak of de e-mail.
  • Kijken vanuit een vergaderruimte die is toegevoegd aan de afspraak en waarin een Chromebox of Chromebase voor vergaderingen is ingesteld.

Als u een livestream bekijkt, kunt u het volgende doen:

  • Het live afspelen stoppen en starten.
  • De afspeelsnelheid en videokwaliteit aanpassen.
  • De video afspelen op een tv.
  • Overschakelen naar de modus 'Volledig scherm'.

Opmerking: Als u de vergadering later wilt bekijken, vraagt u de organisator of er een opname van is. De livestream kan alleen live worden bekeken terwijl deze wordt uitgezonden.

" "3  Praktische tips voor de organisatie van virtuele afspraken

3.1 Een internetverbinding instellen en testen
  • Maak verbinding met internet via een Ethernet-kabel als u die heeft. Gebruik anders 5 GHz wifi (2,4 GHz wordt vaak intensiever gebruikt en de videoverbinding is dan wellicht minder goed).
  • Als u een wifi-verbinding heeft, maakt u een testvergadering om te controleren of het signaal vanaf uw werkplek sterk genoeg is. Als u direct zicht heeft op de router, krijgt u vaak het sterkste signaal. 
  • Als de verbinding traag lijkt, voert u een snelheidstest uit om te controleren of u een upload- en downloadsnelheid van minstens 3,2 Mbps heeft.
  • Beperk tijdens een videovergadering de andere internetactiviteit in uw huis, zodat u genoeg bandbreedte heeft.
3.2 De juiste omgeving kiezen
  • Ga op een goed verlichte plek zitten waar het licht bij voorkeur op uw gezicht valt, niet van achteren. Zo voorkomt u dat u alleen als silhouet te zien bent. Doe een testgesprek met een collega om te controleren of de camerapositie en belichting juist zijn.
  • Een eenvoudige achtergrond en een opgeruimde kamer zien er het meest professioneel uit bij zakelijke gesprekken.
  • Plaatsen met weinig achtergrondgeluid werken het beste. Als u zich op een drukke locatie bevindt, kunt u de microfoon dempen als u niet praat en de functie voor live ondertiteling van Meet gebruiken om ondertiteling in realtime weer te geven.
3.3 Tips voor apparatuur

Hoofdtelefoon, microfoon en camera

  • We raden u aan een hoofdtelefoon of oordopjes te dragen voor de beste audiokwaliteit en om eventuele echo tijdens het gesprek te verminderen.
  • Als u van plan bent om te typen terwijl u praat, raden we u aan een externe microfoon te gebruiken, zoals een headsetmicrofoon of een USB-microfoon voor podcasts.
  • Bedrade headsets en microfoons produceren vaak een betere geluidskwaliteit dan draadloze.
  • Upgrade de headset, microfoon en camera naar de nieuwste firmware van de fabrikant.
  • Zorg dat de juiste camera's, microfoon en luidsprekers zijn geselecteerd in Meet. Het kan bijvoorbeeld zijn dat de ingebouwde microfoon is geselecteerd in Meet en niet de microfoon van de headset die u draagt:

Problemen met een langzaam apparaat of trage prestaties oplossen

  • Update uw computer naar de nieuwste versie van het OS.
  • We raden u aan te presenteren vanaf een tweede laptop, als u die heeft, of een smartphone (met de iOS- of Android Meet-app) om het CPU-gebruik te verspreiden.
  • Software of hardware die Meet-verkeer inspecteert of aanpast (zoals lokale firewalls en antivirussoftware) kan de videokwaliteit verlagen. Zorg ervoor dat deze tools uw videogesprekken niet verstoren. 
  • Gebruik één monitor. Twee of meer monitors kunnen een zware belasting zijn voor de CPU en GPU.

    Zie Problemen met Hangouts Meet oplossen als u problemen blijft houden met de gesprekskwaliteit van Meet. U kunt ook een probleem melden.

3.4 Een test uitvoeren

Eén dag van tevoren:

  • Start de computer opnieuw op.
  • Neem deel aan een testvergadering op de locatie waar u de vergadering wilt houden om te controleren of de camera en microfoon het doen en uw internetverbinding stabiel is.

Tien minuten van tevoren:

  • Sluit alle tabbladen en start de browser opnieuw op.
  • Als u presenteert, opent u Presentaties en zorgt u dat uw presentatie van tevoren klaar is om te presenteren (tijdens het laden van Presentaties kan een tijdelijke piek in uw CPU-gebruik optreden, wat van invloed kan zijn op de video- en audiokwaliteit).
  • Als u de deelnemers in uw vergadering wilt zien terwijl u ook een presentatie bekijkt, kunt u de schermindeling wijzigen.
3.5 Voorbereiding en gedragsregels
  • Vraag deelnemers zichzelf te dempen als ze niet praten. Zo voorkomt u onderbrekingen. Als u zichzelf wilt dempen of het dempen wilt opheffen, klikt u op Dempen "" of gebruikt u de sneltoets ⌘/Ctrl + D.
  • Stel regels voor de vergadering op. Spreek bijvoorbeeld af dat mensen op tijd terugkomen na een pauze of geduldig zijn wanneer mensen om de beurt praten.
  • Spreek een signaal af voor om de beurt praten. Stuur bijvoorbeeld een chatbericht tijdens het gesprek om een onderwerp aan te dragen of mee te praten.
  • Laat externe deelnemers toe of weiger ze indien nodig. Externe deelnemers die niet zijn toegevoegd aan de Agenda-afspraak, moeten een verzoek indienen om deel te nemen aan het gesprek. Iemand die deelneemt aan het gesprek en zich in hetzelfde domein bevindt als de organisator van de afspraak, moet het verzoek accepteren voordat de externe deelnemers kunnen deelnemen aan het gesprek. Vraag deelnemers tien minuten eerder te komen om vertragingen bij het starten van de afspraak te voorkomen.
Was dit nuttig?
Hoe kunnen we dit verbeteren?