Celebrar eventos a distancia con muchos invitados

Descripción general" "

Celebra eventos virtuales con Google Meet. Puedes crear eventos y reuniones online e invitar a un máximo de 250 participantes (usuarios internos y externos). También puedes celebrar grandes eventos con emisión en directo. El número máximo de espectadores que pueden tener las emisiones en directo depende de tu edición de Google Workspace.

1. Crear eventos con usuarios internos y externos

" " 2. Crear eventos con emisión en directo " " 3. Prácticas recomendadas para celebrar eventos a distancia

1.1 Crear eventos en Calendar

1.2 Configurar eventos colaborativos

1.3 Unirse a eventos

1.4 Mostrar la pantalla durante un evento

1.5 Grabar eventos

 

2.1 Crear eventos con emisión en directo para presentadores

2.2 Crear eventos adicionales para invitados en los que no se pueda intervenir

2.3 Iniciar eventos con emisión en directo

2.4 Grabar eventos emitidos en directo

2.5 Ver eventos emitidos en directo

 

3.1 Configurar y probar la conexión a Internet

3.2 Elegir el entorno adecuado

3.3 Consejos sobre equipamiento

3.4 Hacer una prueba

3.5 Consejos sobre preparación y etiqueta

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1 Crear eventos con usuarios internos y externos

Te recomendamos que crees eventos con Calendar y Google Meet en los casos en los que:

  • Vas a invitar a menos de 250 usuarios.
  • Quieres invitar a usuarios internos y externos.
  • Quieres intervenir durante el evento.

 

 

1.1 Crear eventos en Calendar
  1. En Calendar, haz clic en Crear "".
  2. Añade el título, la fecha, la hora y los invitados al evento.

    Nota: Cuando añades los invitados, se añade una videollamada de Hangouts Meet. Si no ves la videollamada, haz clic en Añadir conferencia.

  3. (Opcional) Añade una descripción del evento o archivos adjuntos, como una agenda o una presentación.
  4. Haz clic en Guardar.
  5. Haz clic en Enviar.

1.2 Configurar eventos colaborativos

Antes del evento, crea una agenda y comparte el contenido.

  1. En la página principal de Documentos, elige una opción: 

    • Para empezar con un documento en blanco, haz clic en el icono de crear "".

    • Para usar una plantilla, haz clic en Galería de plantillas. Prueba con una de las plantillas Notas de la reunión.
  2. Añade los detalles de la agenda, incluidos los enlaces a archivos en los que quieras colaborar.

    Nota: Asegúrate de que los participantes tienen el nivel de acceso adecuado a los archivos compartidos.

  3. Haz clic en Compartir para compartir la agenda.
  4. En Calendar, adjunta la agenda al evento:
    1. En la cuadrícula del calendario, haz doble clic en el evento.
    2. Haz clic en Adjuntar archivo "" y selecciona tu agenda.
    3. Haz clic en Guardar.
    4. Haz clic en Enviar.

Para obtener información sobre cómo compartir archivos y sobre los niveles de acceso, consulta Empezar a utilizar Documentos.

Durante el evento, usa dos ventanas de Chrome.

  1. En la primera ventana, únete al evento en Hangouts Meet. Utiliza esa ventana para interactuar con los participantes. 

  2. En lugar de mostrar la agenda y el contenido compartido en Hangouts Meet, ábrelos en una segunda ventana para verlos y colaborar en ellos en tiempo real. 

  3. Coloca las ventanas una junto a otra para poder ver el contenido y a los participantes al mismo tiempo.
  4. Recomienda a los participantes que hagan lo mismo.

Nota: Recuerda a los presentadores del evento que, cuando vayan a comentar contenido nuevo, deberán indicárselo a los participantes. Por ejemplo, "Veamos la diapositiva 5".

Opcional: Durante el evento, puedes compartir una pizarra virtual.

Si tu organización usa Jamboard, puedes poner las ideas en común con una pizarra virtual. Abre la aplicación web de Jamboard en https://jamboard.google.com o abre una jam en la aplicación de Jamboard para smartphones y compártela durante el evento. Cualquier persona puede dibujar, añadir imágenes o abrir archivos de Google durante una jam session.
 

1.3 Unirse a eventos

Unirse al evento desde Gmail

  1. Abre Gmail.

  2. En la barra lateral, haz clic en Unirse a una reunión.

    Nota: Si no ves esta opción, ponte en contacto con tu administrador de Google Workspace.

  3. Introduce un código o un apodo de reunión.
    • Los usuarios de Google Workspace pueden compartir un apodo con miembros de su organización para permitir que se unan rápidamente a una reunión.
  4. Haz clic en Unirse.

Unirse al evento desde Calendar

  1. En Google Calendar, haz clic en el evento al que quieras unirte.
  2. Haz clic en Unirse con Google Meet.
  3. En la ventana que se abrirá, haz clic en Unirse ahora

Unirse a Google Meet

Unirse al evento desde Meet

En Meet, si la reunión está en tu lista de eventos programados, haz clic en ella y, a continuación, en Unirse ahora. También puedes unirte con códigos de reunión:

  1. En un navegador web, ve a https://meet.google.com.
  2. Haz clic en Introduce un código o enlace > haz clic en Unirme.
  3. Introduce un código o nombre de reunión.
    • El código de reunión es la cadena de letras que aparece al final del enlace de la reunión. No es necesario que introduzcas los guiones.
    • Solo puedes usar nombres de reunión con personas de tu organización. Por ahora, solo pueden utilizar esta función los usuarios de Google Workspace.
    • Si tu organización ha comprado e instalado un dispositivo de hardware de Meet, también puedes introducir el código o nombre de reunión en ese dispositivo.

    • Deja el campo en blanco para iniciar una reunión con un código nuevo. 

  4. Haz clic en Continuar y, después, en Unirse ahora.

Si tienes problemas para unirte a una reunión, consulta el artículo Solucionar problemas con Google Meet.

1.4 Mostrar la pantalla durante un evento
  1. Únete a una videollamada.
  2. En la parte inferior, selecciona Presentar ahora Share screen.
  3. Selecciona Toda la pantalla, Una ventana o Una pestaña.
    • Si presentas una pestaña de Chrome, se compartirá el audio de la pestaña de forma predeterminada.
    • Para presentar otra pestaña, selecciónala y haz clic en Compartir esta pestaña.
  4. Selecciona Compartir.

Mostrar toda la pantalla o una ventana

Si tienes la cámara activada, los participantes verán tu vídeo mientras estés mostrando la pantalla.

Si tienes algún problema con la presentación, consulta el artículo Solucionar problemas con Google Meet.

Mostrar la pantalla cuando otra persona ya está mostrando la suya

  1. En la esquina inferior derecha, haz clic en Mostrar mi pantalla.
  2. Selecciona Toda la pantalla o Una ventana.
  3. Selecciona Pasar a mostrar mi pantalla.

Unirse solo para mostrar la pantalla

Cuando te unes a una reunión para mostrar tu pantalla, los participantes solo pueden ver una aplicación o una ventana de tu ordenador, por lo que no verán ningún otro vídeo ni recibirán otro audio.

  1. Ve a https://meet.google.com/.
  2. Selecciona la reunión programada o haz clic en Iniciar o unirse a una reunión e introduce un código de reunión.
  3. En lugar de hacer clic en Unirse ahora, selecciona Mostrar.
  4. Selecciona una ventana o una aplicación.
  5. Selecciona Compartir.

Dejar de mostrar la pantalla

  • En la ventana de Meet, haz clic en Dejar de mostrar la pantalla.
  • También puedes hacer clic en Estás mostrando tu pantalla y luego Dejar de mostrar la pantalla, en la esquina inferior derecha.
1.5 Grabar eventos

Las grabaciones solo están disponibles en la versión para ordenadores de Meet. Los usuarios de la aplicación móvil reciben notificaciones cuando empieza o se detiene una grabación, pero no pueden controlarla.

No puedes grabar si te unes solo para mostrar contenido, por ejemplo, desde un portátil cuando ya estás en una sala de videoconferencias. Únete primero a la videollamada, inicia la presentación y luego activa la grabación.

  1. Abre Meet e inicia o únete a una reunión.
  2. Haz clic en Más Másy luegoGrabar la reunión.
    Consulta también el apartado No encuentro el botón de grabación.
  3. Espera a que empiece la grabación.
    Cuando se inicia o se detiene una grabación, se avisa a los demás participantes.
  4. Cuando hayas terminado, haz clic en Más Másy luegoDetener grabación.
    • La grabación de una reunión también se detiene si todos sus participantes la abandonan.
  5. Vuelve a hacer clic en Detener grabación para confirmar la operación.
  6. Espera a que se genere el archivo de la grabación, que se guardará en la carpeta Mi unidad > Meet Recordings carpeta del organizador. El organizador de la reunión y el usuario que la haya grabado también recibirán un enlace a la grabación por correo. 

Grabar la reunión

" "2  Crear eventos con emisión en directo

Puedes emitir eventos en directo en los que los usuarios no puedan intervenir, por ejemplo, para reuniones del personal de toda la empresa. Pueden asistir hasta 100.000 personas de tu organización.

Crea un evento con emisión en directo para presentadores, que pueden iniciar y detener la emisión durante la reunión y también grabar el evento. Luego crea un segundo evento para los invitados en el que no puedan intervenir.

2.1 Crear eventos con emisión en directo para presentadores
  1. Abre Google Calendar.
  2. Haz clic en Más Crear y luego Más opciones.
  3. Añade detalles del evento, como la fecha, la hora y una descripción.
  4. Añade los invitados que pueden participar con todos los permisos en la videollamada. 
    • Todos los invitados añadidos a este evento pueden usar la cámara y el micrófono en la reunión, así como mostrar la pantalla de su ordenador a los demás participantes.
    • Puedes añadir a personas de otras organizaciones. Solo los usuarios de tu organización podrán grabar y controlar las emisiones. Por ejemplo, utiliza el evento para invitar a los ponentes que van a participar en la reunión de tu organización. 
  5. Junto a Unirse con Google Meet, haz clic en la flecha hacia abajo "" y luego Añadir emisión en directo.
  6. Para invitar a personas que solo participen como oyentes, selecciona una opción:
    • Haz clic en Copiar Copiar y luego comparte la URL de la emisión en directo en un mensaje de correo electrónico o de chat. 
    • Ve a la Parte 2: Crear un evento adicional para oyentes.
      • Nota: Solo los invitados de tu organización podrán ver la emisión en directo. Puedes añadir un máximo de 100.000 oyentes.
  7. Haz clic en Guardar.
  8. La emisión no comienza automáticamente. Durante la reunión, selecciona Más "" y luego Iniciar emisión.
2.2 Crear eventos adicionales para invitados en los que no se pueda intervenir

Si quieres invitar a personas concretas a que participen únicamente como oyentes en una emisión en directo, crea un evento solo para oyentes. El evento se añadirá a su calendario de Google Calendar e incluirá el enlace para los oyentes. Puedes añadir un máximo de 100.000 oyentes.

Los demás usuarios no verán ni oirán a este tipo de invitados, que además no podrán presentar, grabar ni controlar las emisiones.

  1. Abre Google Calendar.
  2. Haz clic en el evento de emisión en directo que has creado y luego Editar "".
  3. En la parte superior, haz clic en Más acciones y luego Crear un evento solo para oyentes.
  4. Añade invitados o salas con acceso solo para oyentes y otros detalles, como una descripción.
  5. Haz clic en Guardar y luego Enviar.
2.3 Iniciar eventos con emisión en directo

Si un administrador lo permite, cualquier participante de la misma organización que el organizador de la reunión puede iniciar o detener la emisión en directo.

Pueden iniciar o detener una emisión en directo Solo pueden ver, no controlan la emisión en directo
Organizador de la reunión  
Usuarios que pertenecen a la misma organización que el organizador de la emisión en directo Invitados que se unen como oyentes
Usuarios autorizados por un administrador para la emisión en directo  
Usuarios que se unen como participantes con todos los permisos  

 

  1. Abre Google Calendar y únete a la videollamada.
  2. Selecciona Más "" y luego Iniciar emisión.
  3. Confirma que quieres iniciar la emisión. Durante la emisión, en la parte superior izquierda se indica "En directo". Los oyentes pueden asistir a la reunión visitando la URL de la emisión.
  4. Selecciona Más "" y luego Detener emisión.
  5. Confirma que quieres detener la emisión.
 
Si tienes algún problema con la emisión, consulta el artículo Solucionar problemas con Google Meet.
 
2.4 Grabar eventos emitidos en directo

Los usuarios que participen con todos los permisos y sean miembros de la misma organización que la persona que creó la reunión podrán grabar la emisión en directo para que otros puedan verla cuando termine. Los eventos de emisión en directo no se graban automáticamente, por lo que deberás iniciar y detener la grabación de forma manual.

Para grabar un evento de emisión en directo, en la reunión, haz clic en Más Másy luego Grabar la reunión.

Para obtener más información, consulta el artículo Grabar videollamadas.

Para ver información sobre cuestiones relacionadas con las grabaciones, consulta el apartado Reproducir, compartir, descargar o guardar una grabación.

2.5 Ver eventos emitidos en directo
Las personas que acceden a la emisión en directo mediante un enlace no pueden interactuar con los participantes de la reunión ni con el resto de los espectadores.

Para ver un evento de emisión en directo, los invitados pueden hacer lo siguiente:

  • Hacer clic en el enlace de la emisión en directo que se incluye en el evento de Calendar o en el correo electrónico de invitación.
  • Ver la emisión desde una sala de reuniones añadida al evento y configurada con Chromebox o Chromebase para reuniones.

Cuando ves un evento de emisión en directo, puedes hacer lo siguiente:

  • Detener e iniciar la reproducción en directo.
  • Ajustar la velocidad de reproducción y la calidad del vídeo.
  • Reproducir el vídeo en un televisor.
  • Cambiar al modo de pantalla completa.

Nota: Si quieres ver el evento más tarde, pregunta al organizador si es posible grabarlo. Las emisiones en directo solo se pueden ver mientras se están retransmitiendo.

" "3 Prácticas recomendadas para celebrar eventos a distancia

3.1 Configurar y probar la conexión a Internet
  • Conéctate a Internet mediante un cable Ethernet (si tienes uno). Si no es así, utiliza una conexión Wi-Fi de 5 GHz (se suelen usar 2,4 GHz, aunque puede que las conexiones de vídeo no sean tan potentes).
  • Si estás conectado a una red Wi-Fi, crea una reunión de prueba para comprobar que recibes una buena señal en la ubicación desde la que vas a trabajar. La señal es más potente cuando no hay obstáculos entre el dispositivo y el router. 
  • Si la conexión parece lenta, haz una prueba de velocidad para asegurarte de que la velocidad de subida y descarga sea de al menos 3,2 Mbps.
  • Cuando estés en una videoconferencia, limita la actividad de Internet de tu casa para así tener ancho de banda suficiente.
3.2 Elegir el entorno adecuado
  • Siéntate en una zona bien iluminada y, a ser posible, procura que la luz te ilumine la cara y no por detrás, para evitar que se proyecte una silueta. Haz una llamada de prueba con un compañero para corregir la posición de la cámara y la iluminación.
  • Los fondos sencillos y las habitaciones ordenadas y limpias suelen dar una apariencia más profesional en las llamadas de trabajo.
  • Los sitios sin apenas ruido de fondo son la mejor opción, pero si estás en un lugar ruidoso, silencia el micrófono cuando no hables y utiliza la función de subtítulos instantáneos de Meet para transcribir la conversación en tiempo real.
3.3 Consejos sobre equipamiento

Auriculares, micrófono y cámara

  • Para oír el sonido lo más claramente posible y reducir el eco que pudiera producirse durante las llamadas, usa auriculares o auriculares de botón.
  • Si vas a escribir mientras hablas, te recomendamos que utilices un micrófono externo, como el que viene integrado en algunos auriculares o un micrófono USB para podcasts.
  • Los auriculares y micrófonos con cable suelen ofrecer una mejor calidad de sonido que los inalámbricos.
  • Instala el firmware más reciente proporcionado por el fabricante de los auriculares, el micrófono y la cámara.
  • Asegúrate de que Meet utiliza las cámaras, el micrófono y los altavoces correctos. Por ejemplo, aunque estés utilizando unos auriculares con micrófono, Meet podría estar usando el micrófono integrado:

Solucionar problemas de rendimiento o velocidad de los dispositivos

  • Actualiza tu ordenador a la última versión del sistema operativo.
  • Para no sobrecargar la CPU, muestra contenido desde un segundo portátil, en caso de tenerlo, o desde un smartphone (con la aplicación de Meet para iOS o Android).
  • El software y el hardware que inspeccionan o modifican el tráfico de Meet (como los cortafuegos locales y el software de protección antivirus) pueden reducir la calidad del vídeo. Asegúrate de que estas herramientas no interfieran con tus videollamadas. 
  • Utiliza solo un monitor. Tener dos o más monitores puede sobrecargar la CPU y la GPU.

    Si sigues teniendo problemas con la calidad de las llamadas de Meet, consulta el artículo Solucionar problemas con Hangouts Meet, o bien informa de un problema.

3.4 Hacer una prueba

1 día antes:

  • Reinicia el ordenador.
  • Únete a una reunión de prueba desde donde quieras hacer la videollamada real para asegurarte de que la cámara y el micrófono están conectados y que la conexión a Internet es estable.

10 minutos antes:

  • Cierra todas las pestañas y reinicia el navegador.
  • Si vas a mostrar tu pantalla, abre Presentaciones y ten preparada la presentación con antelación. Ten en cuenta que al cargar Presentaciones se puede incrementar temporalmente el uso de la CPU y esto puede reducir la calidad del vídeo y el audio.
  • Si quieres ver a la vez a los participantes de la reunión y una presentación, puedes cambiar el diseño de tu pantalla.
3.5 Consejos sobre preparación y etiqueta
  • Pide a los participantes que silencien el micrófono cuando no estén hablando para evitar interrupciones. Para silenciar o activar el sonido de tu micrófono, ve a la parte inferior de la ventana del vídeo y haz clic en Silenciar "", o usa la combinación de teclas ⌘/Ctrl + D.
  • Define las reglas de la reunión. Por ejemplo, ser puntuales después de los descansos o tener en cuenta los turnos para hablar.
  • Decide cómo se dará paso a las intervenciones. Por ejemplo, los participantes pueden enviar un mensaje de chat durante una llamada para hablar sobre un tema o aportar algún comentario.
  • Acepta o deniega la participación de usuarios externos según corresponda. Los participantes externos que no estén en el evento de Calendar deberán solicitar unirse a la llamada. Para que dichos participantes externos puedan unirse, algún usuario que pertenezca al mismo dominio que el organizador del evento deberá aceptar su solicitud. Pide a los participantes que se unan 10 minutos antes de la hora de inicio del evento para evitar retrasos.
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