Projektplan teilen

 

Themen auf dieser Seite

• Gruppe für Ihr Team erstellen
• Projektplan freigeben
• Projektplan präsentieren
• Tabellen kommentieren
• Mit Mitbearbeitern in einer Tabelle chatten
• Benachrichtigungen bei Änderungen an Tabellen einrichten
• Abgeschlossenen Projektplan archivieren

               

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Gruppe für Ihr Team erstellen

Um das Teilen zu erleichtern, können Sie eine Google-Gruppe für Ihr Team erstellen.

1. Melden Sie sich in Google Groups an.
2. Klicken Sie oben auf Gruppe erstellen.
3. Geben Sie Informationen für die Gruppe ein und wählen Sie Einstellungen aus.
4. Klicken Sie auf Gruppe erstellen.
   Warten Sie nach dem Erstellen einer Gruppe einige Minuten, bis Sie eine Nachricht an sie senden. Andernfalls erhalten Sie eventuell eine Benachrichtigung, dass Ihre Nachricht nicht zugestellt werden konnte.

Weitere Informationen erhalten Sie in der Google Groups-Hilfe.

Projektplan freigeben

1. Erstellen Sie eine Datei in Google Drive oder öffnen Sie ein bestehendes Dokument.
2. Klicken Sie in der Datei auf Freigeben.
3. Geben Sie die Adresse der Gruppe im Feld Personen einladen an.
4. Legen Sie die Zugriffsrechte für die Gruppe fest. Sie haben die Wahl zwischen Darf bearbeiten, Darf kommentieren und Darf lesen.
5. Klicken Sie auf Fertig.

Weitere Informationen erhalten Sie in der Google Drive-Hilfe.

Projektplan präsentieren

Projektplan an eine Einladung zu einer Besprechung anhängen

Stellen Sie sicher, dass vor der Besprechung alle die aktuelle Fassung des Projektplans vorliegen haben. Fügen Sie dazu einfach in Google Kalender der Besprechungseinladung den Projektplan als Anhang hinzu. Dann können alle Teammitglieder – egal, ob vor Ort oder anderswo – auf die Datei zugreifen und sie in Echtzeit aktualisieren. Sie können auch die ersten Minuten der Besprechung dafür verwenden, Statusaktualisierungen von allen Beteiligten einzuholen und den Projektplan entsprechend anzupassen.

1. Öffnen Sie den Termin in Google Kalender.
2. Klicken Sie im Feld Terminbeschreibung auf "Anhang hinzufügen" .
3. Wählen Sie die Tabelle mit dem Projektplan aus und klicken Sie auf Auswählen.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Weitere Informationen erhalten Sie in der Google Kalender-Hilfe

Den Projektplan in einem Teammeeting präsentieren

Präsentieren Sie Ihren Projektplan in der Teambesprechung, sodass alle Mitglieder – auch die, die nicht vor Ort sind – auf einem einheitlichen Stand sind.

1. Öffnen Sie den Projektplan in Google Drive.
2. Klicken Sie in Google Meet auf Bildschirm teilen und wählen Sie aus, was Sie zeigen möchten:

   • Ganzer Bildschirm
   • Ein Fenster

3. Wählen Sie das Fenster aus.
4. Klicken Sie auf Teilen.
5. Wenn Sie die Präsentation beenden möchten, klicken Sie auf Teilen beenden oder unten auf Du teilst  Teilen beenden.

Weitere Informationen erhalten Sie in der Google Meet-Hilfe.

Den Projektplan auf eine Teamwebsite hochladen

Geben Sie eine Masterkopie Ihres Projektplans auf Ihrer Teamwebsite frei. Aktualisierungen an der Tabelle erscheinen dann automatisch auf der Website.

1. Rufen Sie Google Sites auf und öffnen Sie die Seite Ihrer Website, auf der Sie die Tabelle einfügen möchten.
2. Klicken Sie oben auf Einfügen  Tabelle.
3. Wählen Sie Ihren Projektplan aus und klicken Sie auf Einfügen.

Weitere Informationen erhalten Sie in der Google Sites-Hilfe.

Projektplan kommentieren

1. Öffnen Sie auf dem Computer ein Dokument, eine Tabelle oder eine Präsentation.
2. Markieren Sie die Textstellen, Bilder, Zellen oder Folien, die Sie kommentieren möchten.
3. Klicken Sie in der Symbolleiste auf „Kommentar hinzufügen“ .
4. Geben Sie Ihren Kommentar ein.
5. Klicken Sie auf Kommentieren.

Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe für Google Docs-Editoren.

Mit Mitbearbeitern in einer Tabelle chatten

1. Öffnen Sie auf dem Computer ein Dokument, eine Tabelle oder eine Präsentation.
2. Klicken Sie rechts oben auf „Chat anzeigen“ . Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn Sie nicht die einzige Person sind, die sich gerade diese Datei ansieht.
   1. Tipp: Wenn die Datei viele Mitbearbeiter enthält, wird rechts oben neben dem Avatar ein blauer Kreis mit der Anzahl der weiteren Mitbearbeiter angezeigt. Klicken Sie auf den blauen Kreis „Chat beitreten“ .
3. Geben Sie Ihre Nachricht in das Chatfeld ein.
4. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie oben rechts im Chatfenster auf "Schließen"

Hinweis: Jeder, der sich gerade die Datei ansieht, kann an Chats in Google Docs, Google Tabellen und Google Präsentationen teilnehmen. Die Chats werden nicht gespeichert.

Benachrichtigungen bei Änderungen an Tabellen einrichten

Wenn Sie sofort wissen möchten, wenn jemand Ihre Tabelle ändert, können Sie hierfür eine E-Mail-Benachrichtigung einrichten.

So sind Sie immer genau über Änderungen im Bilde und wissen, wen Sie nach Details fragen können.

E-Mail-Benachrichtigungen einrichten

1.  Öffnen Sie auf dem Computer eine Tabelle in Google Tabellen.
2. Klicken Sie oben auf Tools Benachrichtigungseinstellungen  Benachrichtigungen bearbeiten.
3. Wählen Sie im eingeblendeten Fenster aus, in welchen Fällen Sie Benachrichtigungen erhalten möchten. Sie können Benachrichtigungen für folgende Fälle festlegen:
   • Änderungen vorgenommen wurden: Benachrichtigungen werden gesendet, wenn jemand eine Änderung in einer Tabelle vornimmt.
   • ein Nutzer ein Formular einreicht: Benachrichtigungen werden gesendet, wenn jemand ein Formular ausfüllt.
4. Wählen Sie im daraufhin eingeblendeten Fenster aus, „wie oft“ Sie Benachrichtigungen erhalten möchten. Sie können Benachrichtigungen erhalten per:
   • E-Mail – tägliche Zusammenfassung: Es wird täglich eine Übersicht aller Änderungen gesendet.
   • E-Mail als direkte Info: Es wird bei jeder Änderung direkt eine E-Mail gesendet.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe für Google Docs-Editoren.

Abgeschlossenen Projektplan archivieren

Sie können den fertigen Projektplan umbenennen, um ihn als archiviert zu kennzeichnen, und dann die Berechtigungen dafür auf „Nur lesen“ setzen. Andere können sich die Datei dann zwar ansehen, aber keine Änderungen daran vornehmen.

Projektplan in Google Tabellen umbenennen

1. Öffnen Sie die Datei und klicken Sie oben auf den Namen.
2. Geben Sie vor dem Namen [Abgeschlossen] oder [Archiviert] ein.
3. Drücken Sie die Eingabetaste.

Zugriff auf „Nur lesen“ setzen

1. Klicken Sie in Google Drive mit der rechten Maustaste auf den Projektplan und dann auf „Freigeben“ .
2. Klicken Sie rechts neben der Gruppe, die Sie ändern möchten, auf den Abwärtspfeil   Betrachter.
3. Klicken Sie auf Speichern.

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