Compartir un plan de proyecto

 

Secciones de esta página

• Crear un grupo para tu equipo
• Compartir un plan de proyecto
• Presentar un plan de proyecto
• Dejar comentarios en una hoja de cálculo
• Chatear con colaboradores en una hoja de cálculo
• Recibir notificaciones cuando se hagan cambios en hojas de cálculo
• Archivar un plan de proyecto completado

               

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Crear un grupo para tu equipo

Para compartir lo que queráis más fácilmente, crea un grupo de Google para tu equipo.

1. Inicia sesión en Grupos de Google.
2. En la parte superior, haz clic en Crear grupo.
3. Introduce la información y elige la configuración del grupo.
4. Haz clic en Crear grupo.
   Antes de enviar un mensaje al grupo nuevo, espera unos minutos hasta que se active. Si no esperas, es posible que se te notifique que el mensaje no se ha podido entregar.

Más información en el Centro de Ayuda de Grupos de Google

Compartir un plan de proyecto

1. Crea un documento en Google Drive o abre uno que ya tengas.
2. En el archivo, haz clic en Compartir.
3. En el campo Invitar a personas, introduce la dirección del grupo.
4. Selecciona el nivel de acceso que quieres dar al grupo: Puede editar, Puede comentar o Puede ver.
5. Haz clic en Listo.

Más información en el Centro de Ayuda de Google Drive

Presentar un plan de proyecto

Adjuntar el plan de proyecto a una invitación a una reunión

Asegúrate de que todo el mundo tiene la copia más reciente del plan de proyecto antes de una reunión: adjunta el plan de proyecto a una invitación de Google Calendar. Todos los miembros del equipo, tanto si se encuentran en las instalaciones como en otras ubicaciones, podrán acceder a él y actualizarlo en tiempo real. Incluso puedes dedicar los primeros minutos de la reunión a recibir información sobre el estado de las tareas de cada miembro y luego actualizar el plan de proyecto según los datos recibidos.

1. En Calendar, abre el evento.
2. En el campo Detalles del evento, haz clic en Adjuntar archivo .
3. Elige la hoja de cálculo del plan de proyecto y haz clic en Seleccionar.
4. Haz clic en Guardar.

Más información en el Centro de Ayuda de Google Calendar

Presentar un plan de proyecto en una reunión de equipo

Presenta el plan de proyecto durante las reuniones del equipo para que todos los miembros, incluidos los que se encuentren en otras ubicaciones, estén al tanto de todo.

1. En Drive, abre tu plan de proyecto.
2. En Google Meet, haz clic en Mostrar mi pantalla y elige qué quieres compartir:

   • Toda la pantalla
   • Una ventana

3. Selecciona la ventana.
4. Haz clic en Compartir.
5. Para dejar de mostrar la pantalla, haz clic en Dejar de mostrar la pantalla o, en la parte inferior, haz clic en Estás mostrando tu pantalla Dejar de mostrar la pantalla.

Más información en el Centro de Ayuda de Google Meet

Subir un plan de proyecto a un sitio web del equipo

Comparte una copia maestra del plan de proyecto en el sitio web del equipo. Las actualizaciones que se hagan en la hoja de cálculo aparecerán automáticamente en el sitio web.

1. En Google Sites, abre la página del sitio web en la que quieras insertar la hoja de cálculo.
2. En la parte superior de la página, haz clic en Insertar  Hojas de cálculo.
3. Elige tu plan de proyecto y haz clic en Insertar.

Más información en el Centro de Ayuda de Google Sites

Dejar comentarios en un plan de proyecto

1. Abre un documento, una hoja de cálculo o una presentación en tu ordenador.
2. Resalta el texto, las imágenes, las celdas o las diapositivas que quieras comentar.
3. Para añadir un comentario, haz clic en Añadir comentario  en la barra de herramientas.
4. Escribe tu comentario.
5. Haz clic en Comentar.

Más información en el Centro de Ayuda de editores de Documentos de Google

Chatear con colaboradores en una hoja de cálculo

1. Abre un documento, una hoja de cálculo o una presentación en tu ordenador.
2. Arriba a la derecha, haz clic en Mostrar chat . Esta función no está disponible si eres la única persona que está viendo el archivo.
   1. Nota: Si hay muchos colaboradores en el archivo, en la parte superior derecha, a la derecha de los avatares, aparecerá un círculo azul que muestra el número de colaboradores adicionales. Haz clic en el círculo azul Unirme al chat .
3. Escribe un mensaje en el cuadro del chat.
4. Cuando termines, haz clic en Cerrar en la esquina superior derecha de la ventana del chat.

Nota: En los chats de Documentos, Hojas de Cálculo y Presentaciones de Google, se incluyen a todos los usuarios que estén viendo el archivo. Los chats no se guardan.

Recibir notificaciones cuando se hagan cambios en hojas de cálculo

Si necesitas estar al tanto de cualquier modificación que se realice en una hoja de cálculo, puedes configurar notificaciones por correo electrónico.

Sabrás exactamente lo que ha cambiado y a quién tienes que preguntarle cualquier detalle.

Configurar notificaciones por correo electrónico

1. En un ordenador, abre una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google.
2. En la parte superior, haz clic en Herramientas Ajustes de notificaciones  Editar notificaciones.
3. En la ventana que aparece, selecciona cuándo quieres recibir las notificaciones. Se te pueden enviar notificaciones si:
   • Se hacen cambios: recibe una notificación cada vez que alguien haga un cambio en una hoja de cálculo.
   • Un usuario envía un formulario: configura las notificaciones para recibir una cuando alguien rellene un formulario.
4. En la ventana que aparece, selecciona la frecuencia con la que quieres recibir las notificaciones. Puedes recibir notificaciones:
   • Por correo electrónico con un resumen diario: se envía un resumen diario de todos los cambios.
   • Por correo electrónico inmediatamente: se envía un correo electrónico cada vez que se cambie algo.
5. Haz clic en Guardar.

Más información en el Centro de Ayuda de editores de Documentos de Google

Archivar un plan de proyecto completado

Puedes cambiar el nombre del plan de proyecto completado para marcarlo como archivado y, a continuación, cambiar los permisos para que sea de solo lectura. De esta forma, los usuarios podrán ver el contenido, pero no editarlo.

Cambiar el nombre de un plan de proyecto en Hojas de cálculo

1. Abre el archivo y, arriba, haz clic en su nombre.
2. Antes del nombre del archivo, introduce [Final] o [Archivado].
3. Pulsa Intro.

Cambiar el acceso a solo lectura

1. En Google Drive, haz clic con el botón derecho en el plan de proyecto y, luego, en Compartir .
2. A la derecha del grupo cuyo acceso quieras cambiar, haz clic en la flecha hacia abajo  Lector.
3. Haz clic en Guardar.

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