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使用單一地址傳送電子郵件給多位使用者、讓多人合力進行專案、籌備會議與活動等等。
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在這個部分中，您會學到以下內容： |
建立群組
- 登入 Google 網路論壇。
- 按一下頂端的「建立群組」。
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輸入群組的相關資訊並選擇設定。設定參考資料。
- 按一下 [建立群組]。
- 如果你要向新群組傳送郵件，請先稍候片刻，等系統啟用該群組。如果你在群組啟用前就寄出郵件，可能會收到無法傳送郵件的通知。
- (選用) 後續步驟：選擇群組的進階設定。
設定參考資料
群組資訊
| 選項 | 說明 |
|---|---|
| 群組名稱 |
輸入可用於在清單和訊息中辨識群組的名稱。請按照以下指南設定名稱：
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| 群組電子郵件 |
輸入群組電子郵件地址。如果系統顯示多個網域，請從清單中選取適當的網域。輸入電子郵件地址時，請遵循下列規範：
如果你透過公司或學校帳戶建立群組，你的電子郵件地址可能會包含「-user-created」這類字尾。舉例來說，如果你的群組名稱是「training」，實際的電子郵件地址可能是 training-user-created@<你的網域>。 |
| 群組說明 |
(選用) 輸入群組的目的或用途，即可在群組的「關於」頁面中新增資訊。你可以提供有關群組成員、群組內容、常見問題或是其他相關群組連結等資訊。 |
隱私權設定
| 選項 | 說明 |
|---|---|
| 誰可以搜尋群組 |
選擇所需選項，指定誰可以透過搜尋群組的名稱、電子郵件地址或會話群組來尋找群組。
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| 誰可以加入群組 |
選擇下列其中一個選項：
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| 誰可以查看會話群組 | 選擇哪些使用者可以查看張貼至群組的會話群組。 |
| 誰可以張貼內容 | 選擇可以傳送訊息至群組電子郵件地址的使用者。 |
| 誰可以查看成員 | 選取哪些使用者可以查看群組成員清單。 |
新增成員
| 選項 | 說明 |
|---|---|
| 群組成員 | 輸入你要新增並指派成員角色的使用者名稱或電子郵件地址。
根據預設，群組成員具備基本權限。這些權限可能包括查看和張貼訊息到會話群組，以及檢視成員 (視機構和群組設定而定)。群組的版主和管理員可以新增或限制成員的權限。系統會將成員角色的所有權限自動授予管理員和版主。 |
| 群組管理員 | 輸入你要新增並指派管理員角色的使用者名稱或電子郵件地址。
根據預設，管理員具備的權限和版主大致相同，差別只在於管理員無法：
版主可以將任何權限設定為僅限版主所有，進一步限制管理員的權限。不過，管理員仍可隨時調整權限，讓自己重新取得權限。 群組不可以是另一個群組的管理員。 |
| 版主 | 輸入你要新增並指派版主角色的使用者名稱或電子郵件地址。
根據預設，擔任版主的成員具有群組的所有權限，而其中的許多權限可以指派給其他使用者。查看所有成員和內容管理權限。 只有版主可以進行以下操作：
只有群組的版主和管理員可以變更群組設定。 如果你登入公司或學校帳戶，系統管理員可以針對某個群組移除部分版主權限，其他則無法移除：
群組不可以是另一個群組的版主。 |
| 歡迎訊息 | 輸入在使用者未經邀請就加入群組時，系統傳送給對方的電子郵件訊息。只有在「直接新增成員」設為 [開啟] 時，才能使用這個選項。 |
| 邀請訊息 | 輸入傳送給使用者的加入群組電子郵件邀請函。邀請對象只要點選邀請函內的連結，即可加入群組。只有在「直接新增成員」設為 [關閉] 時，才能使用這個選項。 |
| 訂閱 |
指定接收群組電子郵件的偏好設定。選項包括：
如要接收群組訊息的活動摘要或摘要，你必須為群組開啟會話群組記錄。 |
| 直接新增成員 |
指定要直接在群組中新增成員，還是要邀請成員加入。 如果「直接新增成員」設為：
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進階設定參考資料
建立群組後，您就可以選用訊息審核和電子郵件頁尾等其他設定。
一般 | 成員隱私權 | 張貼政策 | 電子郵件選項 | 成員審核
一般
| 設定 | 說明 |
|---|---|
| 群組名稱 |
輸入可用於在清單和訊息中辨識群組的名稱。請按照以下指南設定名稱：
|
| 群組電子郵件 |
輸入群組電子郵件地址。如果系統顯示多個網域，請從清單中選取適當的網域。輸入電子郵件地址時，請遵循下列規範：
如果你透過公司或學校帳戶建立群組，你的電子郵件地址可能會包含「-user-created」這類字尾。舉例來說，如果你的群組名稱是「training」，實際的電子郵件地址可能是 training-user-created@<你的網域>。 |
| 群組說明 |
(選用) 輸入群組的目的或用途，即可在群組的「關於」頁面中新增資訊。你可以提供有關群組成員、群組內容、常見問題或是其他相關群組連結等資訊。 |
| 歡迎訊息 | 輸入、編輯或刪除群組的歡迎訊息。請參閱「新增或變更群組的歡迎訊息」。 |
| 啟用其他 Google 網路論壇功能 | 選取將群組設為協作收件匣的選項。請參閱「使用群組做為協作收件匣」。 |
| 共用標籤 | 勾選核取方塊，開啟為會話群組加上標籤的功能，以便更輕鬆進行整理及搜尋。請參閱「開啟共用標籤功能」。 |
| 誰可以查看群組 |
選擇所需選項，指定誰可以透過搜尋群組的名稱、電子郵件地址或會話群組來尋找群組。
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| 誰可以加入群組 |
選擇下列任一選項：
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| 允許外部成員 |
選擇是否要讓機構外部使用者成為群組成員。 只有透過公司或學校帳戶建立的群組才會看到這個選項，同時管理員也必須啟用允許版主新增外部成員的相關設定。 |
| 誰可以查看會話群組 | 選擇哪些使用者可以查看張貼至群組的會話群組。 |
| 誰可以張貼 | 選擇可以傳送訊息至群組電子郵件地址的使用者。 |
| 誰可以檢視成員 | 選取哪些使用者可以查看群組成員清單。 |
| 群組內容分類 |
選擇群組內容是否適合所有人，還是只適合成人。如果選擇只適合成人的選項，之後就無法進行變更。 只有在公開 googlegroups.com 網域中建立的群組才會看到這個選項。 |
成員隱私權
| 設定 | 說明 |
|---|---|
| 新成員必須提供身分識別 |
新成員必須採用下列身分形式。
如果你變更這項設定，現有使用者的顯示名稱會受到下列影響：
勾選 [顯示名稱不可重複] 方塊，可避免多位成員使用相同的身分。 |
| 誰可以聯絡版主 | 選擇哪些使用者可以聯絡群組中具版主角色的成員。 |
| 誰可以查看成員的電子郵件地址 | 選擇哪些使用者可以在網路論壇 UI 中查看成員的電子郵件地址。電子郵件地址仍可能在其他 Workspace 應用程式中顯示。 |
張貼政策
| 設定 | 說明 |
|---|---|
| 允許透過電子郵件張貼訊息 |
勾選這個方塊即可允許使用者張貼訊息到群組。如果取消勾選這個方塊，使用者就無法使用群組的電子郵件地址傳送訊息到群組。
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| 允許透過網路張貼 | 勾選這個方塊，即可允許使用者透過 Google 網路論壇介面 (groups.google.com) 傳送訊息到群組。 |
| 會話群組記錄 |
開啟會話群組記錄，好讓成員隨時瀏覽 Google 網路論壇中的留言。
版主和管理員可以分別為每個群組開啟或關閉這項功能。
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| 誰可以私下回覆作者 | 選擇哪些使用者可以私下回覆作者，而不是回覆整個群組。 |
| 誰可以附加檔案 | 選擇哪些使用者可以附加檔案 (例如文件或相片)。 |
| 誰可以審核內容 | 選擇哪些使用者可以核准、封鎖及刪除群組中的訊息。 |
| 誰可以審核中繼資料 | 選擇哪些使用者可以使用協作收件匣功能。 |
| 誰可以用群組身分留言 | 選擇哪些使用者可以使用群組的電子郵件地址 (而非自己的電子郵件地址) 張貼訊息。 |
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預設寄件者 |
選擇從群組傳送訊息的預設地址：
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| 訊息審核 |
選擇是否要先審查並核准訊息，再傳送到群組：
如要瞭解如何審核訊息，請參閱核准或封鎖新訊息。 |
| 新成員限制 |
將新成員新增至群組後，選擇初始的張貼權限：
你可以隨時對指定成員變更這些設定。 |
| 垃圾訊息處理 |
選擇當系統將傳送到群組的訊息標示為垃圾內容時要如何處理：
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| 訊息遭拒通知 | 選擇是否要在訊息遭拒而未傳送到群組時通知寄件者。 |
電子郵件選項
| 設定 | 說明 |
|---|---|
| 主旨前置詞 |
自動為群組訊息的主旨行新增前置詞。前置詞可協助識別群組相關的電子郵件。
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| 電子郵件頁尾 |
選擇群組電子郵件訊息頁尾顯示的內容：
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| 群組電子郵件語言 | 輸入通知和電子郵件頁尾等系統產生資訊所用的語言。 |
| 自動回覆 |
勾選這個方塊後，系統就會自動回覆來自群組成員或貴機構內/外部非成員的訊息。 你必須登入公司或學校帳戶才能看到這個選項。 |
| 留言回覆對象 |
選擇群組貼文回覆的傳送對象：
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| 會話群組模式 |
開啟或關閉會話群組模式。如果新訊息的主旨與最近有活動的現有會話串主旨相同，但並不是傳送給會話串的回覆，會話群組模式可決定在這種情況下如何處理新訊息。 如果開啟會話群組模式，系統會將這些類型的訊息新增為會話串的回覆。如果關閉這個模式，這些貼文就會產生新的會話串。 如果你關閉對話模式，會話串中的既有所有貼文將維持不變，只有新貼文會受到影響。 |
成員審核
| 設定 | 說明 |
|---|---|
| 誰可以管理成員 | 選擇可以新增或移除成員的使用者。 |
| 誰可以修改自訂角色 | 選擇可以變更群組角色權限的使用者。 |
| 自訂角色 | 建立及編輯群組的自訂角色。請參閱建立或編輯自訂角色。 |
將使用者加入群組
如果您是版主或具備成員管理權限，則可透過三種方式將使用者加入您的群組：
注意：邀請會在 7 天後過期，但加入群組的要求永遠不會過期。如果邀請已過期，您可以重新傳送邀請。
將使用者加入群組的限制
- 群組成員上限：群組沒有成員數量限制，因此您可以邀請、直接加入或核准加入群組的人數並無限制。
- 子帳戶：您無法透過任何方法使用子 Google 帳戶將使用者加入群組。
透過電子郵件邀請他人
- 登入 Google 網路論壇。
- 按一下群組名稱。
- 按一下左側的 [成員]。
- 按一下頂端的 [新增成員]。
- 按一下底部「直接新增成員」旁邊的「關閉」圖示
。
- 輸入邀請對象的電子郵件地址。
- (選用) 如要加入邀請訊息，請輸入訊息。
- 按一下 [傳送邀請函]。
- 如何管理邀請：
- 按一下左側的 [待審核的成員]。
- 執行下列其中一項操作：
- 如要重新傳送單一邀請，請將游標移至該邀請上
按一下右側的「重新傳送邀請」圖示
。邀請會在 7 天後自動失效，不過您隨時可以重新傳送。
- 如要取消單一邀請，請將游標移至該邀請上
。
- 如要重新傳送或取消多個邀請，請勾選這些邀請旁邊的方塊
- 如要重新傳送單一邀請，請將游標移至該邀請上
直接將使用者加入群組
將使用者直接加入群組後，您還可以為他們指派成員、管理員或版主等角色。
- 登入 Google 網路論壇。
- 按一下群組名稱。
- 按一下左側的 [成員]。
- 按一下頂端的 [新增成員]。
- 輸入邀請對象的電子郵件地址。
-
(選用) 如要在給新成員的電子郵件通知中加入歡迎訊息，請輸入訊息內容。
- 按一下 [新增成員]。
核准申請加入群組的使用者
您可以查看他人提出的加入群組要求，逐一接受或拒絕。
- 登入 Google 網路論壇。
- 按一下群組名稱。
- 按一下左側的 [待審核的成員]。
- 執行下列其中一項操作：
- 如要核准單一要求，請按一下該要求右側的「核准要求」圖示
。
- 如要拒絕單一要求，請按一下該要求右側的「拒絕要求」圖示
- 如要接受或拒絕多個加入要求，請勾選這些要求旁邊的方塊
- 如要核准單一要求，請按一下該要求右側的「核准要求」圖示
查看所有群組成員
您可以查看所有群組成員，以及已遭停權而無法加入群組的使用者。
- 登入 Google 網路論壇。
- 按一下群組名稱。
- 按一下左側的 [成員]。
- 如要查看已遭停權而無法加入群組的使用者，請按一下左側的 [遭停權的使用者]。
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