Empezar a utilizar Grupos

2. Crear un grupo

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Envía correos electrónicos a otros usuarios por medio de una sola dirección, organiza reuniones y eventos, colabora en proyectos y mucho más.
 

En esta sección, aprenderás a hacer lo siguiente:

2.1 Crear un grupo
2.2 Añadir miembros a un grupo

2.1 Crear un grupo

Usar la nueva versión de Grupos de Google

  1. Inicia sesión en Grupos de Google.
  2. En la parte superior izquierda, haz clic en Crear grupo.
  3. Introduce la información y elige la configuración del grupo.
    Referencia de los ajustes
  4. Haz clic en Crear grupo.

Antes de enviar un mensaje al grupo nuevo, espera unos minutos hasta que se active. Si no esperas, es posible que se te notifique que el mensaje no se ha podido entregar.


Referencia de los ajustes de la nueva versión de Grupos

Información del grupo

Opción Descripción
Nombre del grupo
Nombre que identifica al grupo en listas y mensajes. Sigue estas directrices:
  • Los nombres pueden tener hasta 73 caracteres.
  • Utiliza nombres que te permitan identificar la finalidad del grupo fácilmente.

 

 

Dirección de correo electrónico del grupo

​Dirección de correo electrónico utilizada para el grupo. Si tienes más de un dominio, selecciona el dominio que te interese de la lista. Las direcciones de correo electrónico pueden tener un máximo de 63 caracteres. Este límite no incluye el dominio de la dirección, por ejemplo, @gmail.com.

Algunas palabras están reservadas y no se pueden utilizar como direcciones de correo electrónico. Para obtener más información, consulta Palabras que no se pueden utilizar en direcciones de correo electrónico y, si creas el grupo en groups.google.com, consulta Palabras reservadas.

Si creas tu grupo con una cuenta del trabajo o de un centro educativo, es posible que tu dirección de correo electrónico incluya un sufijo, como "-personal". Por ejemplo, si el nombre de tu grupo es formación, la dirección de correo electrónico real sería formación-personal@tu_dominio.

Descripción del grupo

Finalidad del grupo o cómo se utiliza. Estos datos aparecen en la página Información del grupo. Puedes incluir, por ejemplo, información sobre los miembros del grupo, el contenido del grupo, preguntas frecuentes, enlaces a grupos relacionados, etc.

 

Configuración de privacidad

Opción  Descripción
Quién puede buscar el grupo Define quién puede encontrar el grupo buscando por nombre, dirección de correo electrónico o conversaciones. Si utilizas Grupos con una cuenta del trabajo o de tu centro educativo, las opciones disponibles dependen de la configuración de tu organización.
Quién puede unirse al grupo

Elige una opción:

  • Solo los usuarios invitados: para unirse al grupo, los usuarios deben recibir una invitación. No pueden añadirse ellos mismos ni solicitar unirse.
  • Solo usuarios de la organización: las personas de tu organización pueden añadirse al grupo.
  • Los usuarios de la organización pueden preguntar: los usuarios de tu organización pueden solicitar que se les añada al grupo. 
Quién puede ver las conversaciones Selecciona quién puede ver las conversaciones publicadas en el grupo.
Quién puede publicar Selecciona quién puede enviar mensajes a la dirección de correo electrónico del grupo.
Quién puede ver a los miembros Selecciona quién puede ver la lista de miembros del grupo. 

 

Añadir miembros

Opción Descripción
Miembros del grupo Los nombres o las direcciones de correo electrónico de las personas a las que quieres añadir y asignar el rol de miembro.
Todos los miembros de un grupo tienen la función de miembro. Los permisos que se asignan al rol de miembro se aplican automáticamente al resto de los roles.
Administradores del grupo Los nombres o las direcciones de correo electrónico de las personas a las que quieres añadir y asignar el rol de administrador. Los administradores de grupos pueden hacer todo lo que hacen los propietarios, excepto eliminar sus grupos o cambiar la función de un miembro por la de propietario. Un grupo no puede ser administrador de otro.
Propietarios del grupo Los nombres o las direcciones de correo electrónico de las personas a las que quieres añadir y asignar el rol de propietario.  

Los miembros con la función de propietario tienen los siguientes permisos:

  • Enviar mensajes al grupo.
  • Añadir o quitar miembros, incluidos los propietarios.
  • Cambiar la función de un miembro (por ejemplo, de miembro a propietario).
  • Cambiar la configuración del grupo.
  • Eliminar el grupo.
  • Exportar suscripciones y mensajes del grupo.

Nota: Puedes asignar la función de propietario a cualquier miembro del grupo. Sin embargo, un grupo no puede tener la función de propietario de otro grupo.

 

Mensaje de bienvenida Un mensaje que se envía por correo electrónico a los usuarios cuando se añaden al grupo sin ser invitados. Esta opción solo está disponible si el ajuste "Añadir miembros directamente" está activado.
Mensaje de invitación Un mensaje que se envía a los usuarios en la invitación por correo electrónico para unirse al grupo. Los invitados pueden hacer clic en un enlace que hay en la invitación para unirse. Esta opción solo está disponible si el ajuste "Añadir miembros directamente" está desactivado
Suscripción

Preferencias de los correos electrónicos que se reciben del grupo. Estas son las opciones disponibles:

  • Cada mensaje nuevo: todos los mensajes se envían individualmente a medida que se publican en el grupo.
  • Enviar resúmenes diarios: combinación de hasta 25 mensajes completos en correos electrónicos individuales que se envían cada día.
  • Actualizaciones combinadas: combinación de resúmenes de hasta 150 mensajes en correos electrónicos individuales que se envían cada día.
  • No enviar actualizaciones por correo electrónico: no se envían mensajes del grupo.
Añadir miembros directamente

Opción que determina si se añaden miembros al grupo directamente o si deben recibir una invitación para unirse.

Al activar Añadir miembros directamente, los usuarios que indiques se añadirán al grupo con los ajustes de suscripción que selecciones, aunque podrán cambiarlos más adelante si quieren.

Al desactivar Añadir miembros directamente, los usuarios que indiques recibirán una invitación por correo electrónico para unirse al grupo. Solo se añaden al grupo después de aceptar la invitación.

Usar la versión clásica de Grupos de Google
  1. Inicia sesión en Grupos de Google.
  2. (Opcional) Elige dónde quieres crear el grupo:
    • Junto a Cambiar vista de organización a, selecciona una cuenta de G Suite.
    • Elige la opción Grupos públicos.

      Nota: Es posible que no veas la opción de cambiar la vista de organización si formas parte de grupos en una sola cuenta de G Suite o si tu administrador de este servicio ha inhabilitado la opción Grupos públicos.

  3. En la parte superior izquierda, haz clic en Crear grupo.
  4. Introduce la información y elige la configuración del grupo.
  5. Haz clic en Crear grupo.
Antes de enviar un mensaje al grupo nuevo, espera unos minutos hasta que se active. Si no esperas, es posible que se te notifique que el mensaje no se ha podido entregar.

Referencia de los ajustes de la versión clásica de Grupos

Opción Descripción
Nombre del grupo
Nombre que identifica al grupo en listas y mensajes. Sigue estas directrices:
  • Los nombres pueden tener hasta 73 caracteres.
  • Utiliza nombres que te permitan identificar la finalidad del grupo fácilmente.

 

 

Dirección de correo electrónico del grupo

​Dirección de correo electrónico utilizada para el grupo. Si tienes más de un dominio, selecciona el dominio que te interese de la lista. Las direcciones de correo electrónico pueden tener un máximo de 63 caracteres. Este límite no incluye el dominio de la dirección, por ejemplo, @gmail.com.

Algunas palabras están reservadas y no se pueden utilizar como direcciones de correo electrónico. Para obtener más información, consulta Palabras que no se pueden utilizar en direcciones de correo electrónico y, si creas el grupo en groups.google.com, consulta Palabras reservadas.

Si creas tu grupo con una cuenta del trabajo o de un centro educativo, es posible que tu dirección de correo electrónico incluya un sufijo, como "-personal". Por ejemplo, si el nombre de tu grupo es formación, la dirección de correo electrónico real sería formación-personal@tu_dominio.

Descripción del grupo

Finalidad del grupo o cómo se utiliza. Estos datos aparecen en la página Información del grupo. Puedes incluir, por ejemplo, información sobre los miembros del grupo, el contenido del grupo, preguntas frecuentes, enlaces a grupos relacionados, etc.

Idioma principal del grupo Idioma del correo electrónico que se envía a los miembros del grupo con la información generada por el sistema, incluido el contenido de los resúmenes y los pies de página de correo electrónico.Idioma utilizado en los mensajes generados por el sistema dirigidos a los miembros del grupo. Este ajuste afecta a las notificaciones y a los pies de página, por ejemplo.
Tipo de grupo

Puedes crear varios tipos de grupos, en función de su propósito. Los tipos de grupo más comunes son los foros web y de preguntas y respuestas, las listas de correo electrónico y las bandejas de entrada colaborativas. Referencia de los tipos de grupos.

Permisos básicos

Permisos de:

  • Visibilidad del grupo: quién puede ver la dirección de correo electrónico y la descripción del grupo.
  • Ver temas: quién puede ver los temas del grupo.
  • Publicar: quién puede publicar mensajes en el grupo.
  • Unirse al grupo: quién puede unirse al grupo.

Configuración de la privacidad

Referencia de los tipos de grupos de la versión clásica de Grupos

Tipo de grupo Descripción Ejemplos de uso

Lista de correo electrónico

Este tipo de grupos son listas de distribución. Crea una nueva dirección de correo electrónico para que cualquiera de la organización pueda enviar mensajes a todos los miembros del grupo a la vez.

Enviar mensajes, invitar a miembros del grupo a reuniones o compartir archivos, incluidos documentos de Google, sitios web, vídeos y calendarios de Google.

Foro web

Crea un grupo sobre un determinado asunto en el que puede participar cualquier miembro de la organización.

Comunidades online para personas de la organización que tienen intereses, conocimientos o puestos de trabajo similares.

Foro de preguntas y respuestas

Este tipo de grupo permite a expertos en un producto y clientes con amplios conocimientos ayudar a responder a preguntas habituales sobre el producto y marcar las mejores respuestas en la web. Las respuestas se archivan para formar una base de conocimiento para otros clientes.

Un foro online donde los clientes pueden preguntar y responder a cuestiones sobre productos o servicios.

Bandeja de entrada colaborativa

Los miembros de este tipo de grupo pueden recibir solicitudes de correo electrónico y responder a ellas a través de una dirección común, como asistencia@tu_empresa.com. Los mensajes entrantes se asignan a determinados miembros del grupo, se realiza un seguimiento de su estado, se clasifican las publicaciones para que sean más fáciles de encontrar en otro momento, etc.

Para equipos que utilizan el correo electrónico para procesar incidencias, consultas sobre ventas u otras solicitudes de compañeros de trabajo o clientes.

Referencia de la configuración de privacidad de la versión clásica de Grupos

Opción  Descripción
Quién puede buscar el grupo Define quién puede encontrar el grupo buscando por nombre, dirección de correo electrónico o conversaciones. Si utilizas Grupos con una cuenta del trabajo o de tu centro educativo, las opciones disponibles dependen de la configuración de tu organización.
Quién puede unirse al grupo

Elige una opción:

  • Solo los usuarios invitados: para unirse al grupo, los usuarios deben recibir una invitación. No pueden añadirse ellos mismos ni solicitar unirse.
  • Solo usuarios de la organización: las personas de tu organización pueden añadirse al grupo.
  • Los usuarios de la organización pueden preguntar: los usuarios de tu organización pueden solicitar que se les añada al grupo. 
Quién puede ver las conversaciones Selecciona quién puede ver las conversaciones publicadas en el grupo.
Quién puede publicar Selecciona quién puede enviar mensajes a la dirección de correo electrónico del grupo.
Quién puede ver a los miembros Selecciona quién puede ver la lista de miembros del grupo. 

2.2 Añadir miembros a un grupo

Si eres propietario de un grupo o tienes permiso para gestionar a los miembros, puedes añadir personas a tu grupo de tres maneras:

Invitar a miembros al grupo

Usar la nueva versión de Grupos de Google

  1. Inicia sesión en Grupos de Google.
  2. Haz clic en Mis grupos.
  3. Haz clic en el nombre de un grupo.
  4. A la izquierda, haz clic en Miembros.
  5. En la parte superior, haz clic en Añadir miembros.
  6. En la parte inferior, junto a Añadir miembros directamente, haz clic en Desactivar .
  7. Introduce las direcciones de correo electrónico de las personas a las que quieras invitar.
  8. (Opcional) Para incluir un mensaje de invitación, escribe el mensaje.
  9. Haz clic en Enviar invitaciones.

Usar la versión clásica de Grupos de Google

  1. Inicia sesión en Grupos de Google.
  2. Haz clic en Mis grupos.
  3. Haz clic en el nombre de un grupo.
  4. Arriba a la derecha, haz clic en Gestionar miembros.
  5. A la izquierda, haz clic en Miembros y luego Invitar a miembros.
  6. Escribe las direcciones de correo electrónico de las personas a las que quieres invitar.
  7. (Opcional) Para incluir un mensaje de invitación, escribe el mensaje.
  8. Haz clic en Enviar invitaciones.
  9. Si quieres reenviar o revocar invitaciones pendientes, haz clic en Miembros y luego Invitaciones pendientes.

Añadir miembros al grupo directamente

Cuando añades a personas directamente, puedes asignarles las funciones de miembro, administrador o propietario. Puedes añadir a un máximo de 10 personas a la vez al grupo.

Usar la nueva versión de Grupos de Google

  1. Inicia sesión en Grupos de Google.
  2. Haz clic en Mis grupos.
  3. Haz clic en el nombre de un grupo.
  4. A la izquierda, haz clic en Miembros.
  5. En la parte superior, haz clic en Añadir miembros.
  6. En la parte inferior, junto a Añadir miembros directamente, haz clic en Activar .
  7. (Opcional) Para añadir un mensaje de bienvenida a la notificación por correo electrónico para los nuevos miembros, escribe un mensaje.

  8. En Suscripción, define cómo recibirán los nuevos miembros los correos electrónicos del grupo: 
     
    • Cada mensaje nuevo: todos los mensajes se envían individualmente a medida que se publican en el grupo.
    • Enviar resúmenes diarios: combinación de hasta 25 mensajes completos en correos electrónicos individuales que se envían cada día.
    • Actualizaciones combinadas: combinación de resúmenes de hasta 150 mensajes en correos electrónicos individuales que se envían cada día.
    • No enviar actualizaciones por correo electrónico: no se envían mensajes del grupo.
  9. Haz clic en Añadir miembros.

Usar la versión clásica de Grupos de Google

  1. Inicia sesión en Grupos de Google.
  2. Haz clic en Mis grupos.
  3. Arriba a la derecha, haz clic en Gestionar miembros.
  4. A la izquierda, haz clic en Miembros y luego Añadir miembros directamente.
  5. Escribe las direcciones de correo electrónico de las personas que quieres añadir.
  6. (Opcional) Para incluir un mensaje de invitación, escribe el mensaje.
  7. Especifica cómo recibirán los miembros los correos electrónicos del grupo.
  8. Haz clic en Añadir.

Gestionar invitaciones y solicitudes para unirse al grupo

Usar la nueva versión de Grupos de Google

  1. Inicia sesión en Grupos de Google.
  2. Haz clic en Mis grupos.
  3. Haz clic en el nombre de un grupo.
  4. Para gestionar las solicitudes, sigue estos pasos:
    1. A la izquierda, haz clic en Miembros pendientes.
    2. Elige una de estas opciones:
      • Para aprobar una sola solicitud, coloca el cursor sobre ella y, a la derecha, haz clic en Aprobar solicitud Marca de verificación.
      • Para rechazar una sola solicitud, coloca el cursor sobre ella y, a la derecha, haz clic en Rechazar solicitud "".
      • Para aceptar o rechazar varias solicitudes de participación, marca las casillas situadas junto a ellas y, a continuación, haz clic en Aprobar solicitud Marca de verificación o Rechazar solicitud "", en la parte superior derecha de la lista.
  5. Para gestionar las invitaciones, sigue estos pasos:
    1. A la izquierda, haz clic en Miembros pendientes.
    2. Elige una de estas opciones:
      • Para volver a enviar una sola invitación, coloca el cursor sobre ella y, a la derecha, haz clic en Volver a enviar invitación Publicar. Las invitaciones caducan automáticamente transcurridos 7 días, pero puedes volver a enviarlas en cualquier momento.
      • Para cancelar una sola invitación, coloca el cursor sobre ella y, a la derecha, haz clic en Cancelar invitación "".
      • Para volver a enviar o cancelar varias invitaciones, marca las casillas situadas junto a ellas y, a continuación, haz clic en Volver a enviar invitación Publicar o Cancelar invitación "", en la parte superior derecha de la lista.

Usar la versión clásica de Grupos de Google

  1. Inicia sesión en Grupos de Google.
  2. Haz clic en Mis grupos.
  3. Haz clic en el nombre de un grupo.
  4. Arriba a la derecha, haz clic en Gestionar miembros.
  5. A la izquierda, haz clic en Miembros y luego Solicitudes de participación.
  6. Marca la casilla situada junto a un solicitante.
  7. Haz clic en Aprobar solicitante o Rechazar solicitante.

Ver a todos los miembros del grupo

Puedes ver a todos los miembros del grupo, así como a las personas a las que se ha bloqueado.

Usar la nueva versión de Grupos de Google

  1. Inicia sesión en Grupos de Google.
  2. Haz clic en Mis grupos.
  3. Haz clic en el nombre de un grupo.
  4. A la izquierda, haz clic en Miembros.

Usar la versión clásica de Grupos de Google

  1. Inicia sesión en Grupos de Google.
  2. Haz clic en Mis grupos.
  3. Haz clic en el nombre de un grupo.
  4. Arriba a la derecha, haz clic en Gestionar miembros.
  5. Si quieres ver una lista con los miembros cuyo acceso al grupo se haya prohibido, haz clic en Bloqueados, arriba a la izquierda.
  6. Si quieres buscar miembros, utiliza la barra de búsqueda de la página "Miembros".
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