要与远程办公和坐班的同事开展协作?了解如何在混合工作环境中高效工作

第 4 周:高效开展项目

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屏幕上显示了电子表格和饼图随时掌控您的项目,高效管理您的时间,充分利用 Google 表格和幻灯片。

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1. 管理待办事项清单

复选框概述:使用 Tasks 和 Keep 管理待办事项清单

可以使用 Google Tasks 和 Google Keep 来管理您的任务和项目清单。

使用 Tasks 可以轻松创建个人的每日任务清单并为任务设置截止日期。Tasks 与 Gmail 和 Google 日历无缝集成,并可在您的所有设备上进行同步。

要与其他团队成员合作完成一个项目?您可以与其他团队成员协同使用 Keep,比如创建有颜色标记的共享任务清单,或者创建整合到 Gmail 和 Google 日历中的提醒,等等。

复选框访问您的待办事项清单

打开 Tasks:

在网页上

打开 Gmail日历云端硬盘文档表格幻灯片,点击右侧的“Tasks”图标 Tasks

在 Android 设备上

  1. 点按“Play 商店”图标 Google Play 以打开 Google Play。
  2. 安装 Tasks 应用

在 Apple iOS 设备上

在 Apple iPhone 或 iPad 上安装 Tasks 应用

打开 Keep:

在网页上

在网络浏览器中,转到 keep.google.com

在移动设备上

  1. Play 商店(Android 设备)或 App Store(Apple iOS 设备)中下载并安装 Keep 应用。
  2. 在您的设备上点按 Keep 应用以将其打开。

注意您也可以打开 Gmail 或文档编辑器中配备的边栏来访问 Keep 和 Tasks。

复选框创建 Keep 记事并在任意设备上查看

在网页上

  1. 根据需要选择操作步骤:
    • 点击添加记事并输入记事。
    • 点击“新建清单”图标 新建列表,然后在清单中添加内容项。
  2. (可选)要添加标题,请点击标题,然后输入标题。
  3. 点击关闭

在移动设备上

  1. 按下述操作之一进行:
    • 点按添加记事并输入记事。
    • 点按“新建清单”图标 新建列表 并向您的清单中添加内容。
  2. (可选)添加标题。
  3. 点按“返回”图标 "" 以保存记事或清单,并返回“记事”页面。

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复选框在 Keep 中置顶记事
您可以将重要的记事固定到 Keep 信息流的顶部,以便快速查看。

您可以将重要的记事固定到 Keep Feed 的顶部,以便快速访问它们。

  1. 转到 keep.google.com
  2. 将光标悬停在您想固定的记事上。
  3. 点击“置顶记事”""

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复选框使用 # 和标签整理 Keep 记事

您可以依次输入“#”符号和标签名称来标记 Keep 记事。然后,您就可以搜索使用相应 # 标签的所有相关记事。

  1. 点击或点按“菜单”图标 "" 接着点击 创建新标签
  2. 输入标签名称,然后点击或点按完成

提示:要创建标签,请输入 #新标签。要应用标签,请输入 ,然后选择所需的标签。

提示:要创建标签,请输入 #<新标签>。要应用标签,请输入 ,然后选择所需的标签。

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复选框在 Keep 中分享记事

在网页上

  1. 将光标悬停在记事或清单上,然后点击“协作者”分享
  2. 输入共享对象的姓名或电子邮件地址。当您输入文本时,系统会提供建议供您选择。
  3. 在每个姓名旁边,点击“添加协作者”"" 以添加此人。
  4. (可选)要添加更多人员,请重复第 2 至 3 步。
  5. 点击保存

在移动设备上

  1. 点按您要共享的记事或清单,然后点按“更多”图标 "" 接着点击 协作者
  2. 输入共享对象的姓名或电子邮件地址。当您输入文本时,系统会提供建议供您挑选。
  3. 点按保存

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复选框将 Google 幻灯片和 Google 文档格式的文件添加到 Keep 清单中

您可以使用现有图片、文本或数据快速创建 Keep 记事。新记事会包含指向源文档的链接。

  1. 打开幻灯片或文档文件。
  2. 选中并右键点击相应图片或文本。
  3. 点击保存到 Keep
  4. (可选)修改记事或将记事添加到清单中。
  5. 点击完成

您还可以在文档中添加 Keep 记事。在文档、表格或幻灯片中打开 Keep 侧边面板,然后将记事拖动到文档中。

提示您还可以向文档添加 Keep 记事。为此,请在 Google 文档、表格或幻灯片中打开 Keep 边栏,然后将记事拖动到文档中。

复选框将电子邮件拖动到任务清单中

您可以将电子邮件拖到 Tasks 中,这样该电子邮件就会在清单中显示为一项任务。然后,您可以修改任务、添加详细信息并安排周期性提醒或一次性提醒。

  1. 打开 Gmail 并将电子邮件拖到 Tasks 窗口中。系统会以电子邮件主题命名该任务。
  2. 在该任务中,系统会显示一个链接,供您轻松地重新打开邮件。

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复选框在聊天室中创建和分配任务

如果您是 Google Chat 中某个聊天室的成员,您可以创建和管理群组任务,以及向聊天室的其他成员分配任务。这些任务会显示在创建它们的聊天室中以及任务分配对象个人的 Google Tasks 任务清单中。当有人创建或更新任务(例如分配或完成任务)时,聊天室中会显示通知。

由于这些变更是逐步推出的,如果您在聊天室中找不到“任务”标签页,请过几周再回来查看。

  1. 打开 GmailGoogle Chat
  2. 选择您要创建任务的聊天室。
  3. 点击顶部的任务标签页 接着点击 添加聊天室任务
    提示:在 Gmail 中,您可能需要展开聊天室才能查看“任务”标签页。
  4. 输入任务标题。
  5. 可选:要添加说明或更多详细信息,请点击添加详细信息,然后输入相关信息。
  6. 可选:要添加日期和时间,请点击添加日期/时间 接着点击 进行选择 接着点击 点击确定
    提示:如果在任务中添加日期和时间,您将在设定的日期和时间收到通知。
  7. 可选:要将任务分配给聊天室成员,请点击分配 接着点击 点击相应人员的姓名。要将任务分配给非聊天室成员,请先邀请他们加入聊天室。
    提示:如果分配对象离开了聊天室,则任务会保留在聊天室中,也会保留在此人的 Google Tasks 个人任务列表中。
  8. 点击添加

创建任务后,相应聊天室中会显示一则通知来告诉所有人。

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复选框在 Tasks 中设置周期性提醒

您可以在 Tasks 中设置截止日期并添加周期性提醒。添加截止日期后,任务还会被添加到日历中。

  1. 点击添加任务并输入一个任务。
  2. 点击“修改”图标 "" 接着点击 添加日期/时间
  3. 选择日期和时间,然后点击“重复”。
  4. 点击“重复”重复,然后选择任务的重复周期。
  5. 点击确定

注意:您还可以在 Keep 中设置提醒。

注意您也可以在 Keep 中设置提醒。

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2. 成为电子表格专家

复选框在电子表格中添加复选框
  1. 表格中,打开电子表格并选择要添加复选框的单元格。
  2. 点击插入 接着点击 复选框

    注意
    :在列中,取消选择的复选框值为 FALSE(排除),选中的复选框值为 TRUE(包含)。您可以在公式栏中查看相应值。您也可以更改此值。
  3. (可选)要删除复选框,请选中要删除的复选框,然后按 Delete 键。

注意在公式中,取消选中的复选框值为 FALSE(排除),选中的复选框值为 TRUE(包含)。您可以在公式栏中查看相应值。您也可以更改此值。

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复选框根据您的数据创建图形和图表
  1. 表格中打开一个电子表格,突出显示要为其创建图表的数据范围。
  2. 点击插入 接着点击 图表
  3. (可选)在编辑器中,更改图表类型和其他内容。
  4. (可选)在编辑器中,点击自定义以设置横轴、竖轴、样式、标题等内容。

要了解详情,请参阅图表和图形类型

要了解详情,请参阅图表和图形类型

复选框复制标签页以更快地制作副本
  1. 打开工作表。
  2. 在电子表格的底部,点击工作表标签上的向下箭头 ""
  3. 选择删除复制
复选框自行指定标签页的颜色

可以更改电子表格中各标签页的颜色,以便快速区分它们。

  1. 点击工作表标签上的向下箭头 ""
  2. 点击更改颜色,然后选择颜色。
  3. (可选)要选择自定义颜色,请点击自定义,然后使用滑块或输入颜色编号来选择颜色。
复选框移除重复数据

您可以轻松地从工作表中移除重复值,而无需编写应用脚本或手动移除数据。

  1. 表格中打开电子表格。
  2. 选择要在哪个数据范围中移除重复数据。
  3. 点击数据 接着点按 移除重复内容。
  4. 选择要处理的列以及数据是否包含标题。
  5. 点击移除重复内容
  6. 在状态窗口中,点击确定
复选框录制宏
  1. 表格中打开电子表格,然后点击工具 接着点击 接着点击 录制宏
  2. 选择要使用的单元格引用类型。
  3. 完成您要记录的任务,然后点击保存
  4. 为该宏命名,然后点击保存
  5. 点击工具 接着点击 接着点击 <您的宏> 来运行相应宏。

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复选框通过受保护的范围和工作表限制用户可以查看或修改的内容

禁止他人更改工作表和范围:

  1. 打开工作表,然后点击数据 > 受保护的工作表和范围
  2. 点击 + 添加工作表或范围
  3. 点击范围以保护一定范围内的内容,或者点击工作表以保护整张工作表。
  4. 点击设置权限,然后选择是否显示警告或限制哪些人可以编辑选定的内容。
  5. 点击完成

隐藏工作表:

  1. 在您要隐藏的工作表的标签上,点击向下箭头 ""
  2. 点击隐藏工作表

注意拥有编辑权限的用户可以取消隐藏工作表。拥有查看权限的用户将看不到该工作表,但他们可以制作电子表格的副本,并可取消隐藏工作表。

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复选框对数据进行排序和过滤

要针对所有查看者过滤电子表格中的数据,请创建一个过滤器。要创建不影响他人视图的过滤器,请创建过滤视图。

创建过滤器:

  1. 选择相应范围的单元格。
  2. 点击数据 接着点击 创建过滤器
  3. 转到该范围的顶部,然后点击过滤器图标 过滤器 以查看过滤器选项。

创建过滤视图:

  1. Google 表格中,打开您要在其中创建过滤视图的电子表格。
  2. 点击包含数据的单元格。
  3. 选择数据 接着点击 过滤视图 接着点击 新建过滤视图
  4. 在列标题中,点击向下列表并选择要过滤的数据。在您进行更改时,系统会保存您的过滤视图。
  5. (可选)要搜索数据,请在搜索框中输入文字。
  6. 选择要过滤的数据后,点击确定
  7. 对需要过滤的每一列重复第 4 至 6 步。
  8. 名称框中,输入过滤视图的名称。如果没有输入名称,过滤视图会保存为“过滤器 <编号>”,其中 <编号> 对应的是您创建的过滤器数量。

现在,您保存的过滤视图会显示在数据 接着点击 过滤视图中。过滤视图的列标题和行标题会以深灰色突出显示。

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3. 创建有影响力、支持互动的演示文稿

复选框使用文档编辑器模板创建演示文稿

根据需要选择操作步骤:

  • 幻灯片中,点击“创建”图标 ""
  • 云端硬盘中,点击新建,然后将光标指向 Google 幻灯片旁边的向右箭头 "" 接着点击空白演示文稿基于模板

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复选框跳过您不想展示的幻灯片

您可以在演示时跳过不想向他人展示的幻灯片。如果您与其他人共享了该幻灯片,则他们仍然可以查看它。

  1. 在左侧,右键点击相应幻灯片。
  2. 点击跳过幻灯片
  3. (可选)要显示已跳过的幻灯片,请再次点击跳过幻灯片

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复选框将您喜欢的格式复制到其他文本

复制文本或单元格格式:

您可以快速将自己喜欢的文本格式复制到其他区域。

  1. 在表格、文档或幻灯片中,根据需要设置文本或单元格的格式。
  2. 突出显示相应文本或单元格,然后点击左上角的油漆滚筒图标。
  3. 点击单元格或突出显示文本。该单元格或突出显示的文本会应用相同的格式。

将主题背景复制到新演示文稿中:

您也可以将您喜欢的幻灯片主题背景复制到现有的或新的演示文稿中。

  1. 幻灯片中新建一个演示文稿。如果您要修改现有的演示文稿,请点击幻灯片 接着点击 更改主题背景
  2. 点击导入主题背景
  3. Google 云端硬盘中选择一个演示文稿,或者上传计算机中的演示文稿。
  4. 点击选择
  5. 选择相应主题背景,然后点击导入主题背景以将其应用到您当前的演示文稿。

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复选框在文档编辑器文件间关联内容

在演示文稿中添加 Google 表格图表:

  1. 表格中选择要复制的图表。
  2. 点击右上角的“更多”图标 "" 接着点击 复制图表
  3. 幻灯片中,点击右键 接着点击 粘贴
  4. 点击粘贴

有关详情,请参阅插入和编辑图表

有关详情,请参阅插入和编辑图表

添加建议的内容,包括云端硬盘中的文档:

  1. 在幻灯片中,打开演示文稿并点击探索图标 打开“探索”
  2. 探索窗口中,在“搜索”图标 "" 旁边输入查询内容,然后按 Enter
  3. 选择一个选项:
    • 要打开搜索到的网页,请在网页下方点击相应链接。
    • 要添加图片,请点击图片。将光标悬停在图片上,然后点击“添加”图标 ""
    • 要打开云端硬盘文件,请点击云端硬盘,然后点击相应文件。

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复选框使用 Google 绘图创建流程图

创建流程图、图表或其他类型的绘图:

  1. 打开 Google 云端硬盘
  2. 点击 + 新建 接着点击 更多 接着点击 Google 绘图

  3. 使用菜单选项和按钮来设计图表,绘制图片,以及创建流程图和其他类型的绘图。

将您的绘图添加到文档或演示文稿中:

  1. 打开云端硬盘
  2. 打开已保存的 Google 绘图。
  3. 选择整个绘图。
  4. 点击修改 接着点击 复制
  5. 打开要插入绘图的文档或幻灯片。
  6. 点击修改 接着点击 粘贴

插入其他类型的图表:

  1. 点击插入 接着点击 图表并选择一个选项:
    • 网格
    • 层次结构
    • 时间轴
    • 流程
    • 关系
    • 周期
  2. 选择图表后,在图表窗口顶部选择一个选项,以进一步自定义该图表。

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复选框添加演讲者备注

您可以在演示文稿中添加演讲者备注,仅供自己在演示时查看。该演示文稿的共享对象可以查看这些备注。当您演示幻灯片时,您的演讲者备注会显示在单独的窗口中。

在相应幻灯片下方,点击点击以添加演讲者备注,然后添加文本。如果您没有看到“点击以添加演讲者备注”部分,请点击顶部的查看 接着点击 显示演讲者备注

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复选框启用字幕

您可以在演示过程中使用自动字幕,以便在屏幕底部实时显示您所说的话语。

您计算机的麦克风必须处于开启状态且可正常工作,而且您必须使用 Chrome 浏览器。此功能仅支持美式英语。

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复选框进行实时问答

获取观众提出的问题:

  1. 在幻灯片的右上角,点击演示旁边的向下箭头 "" 接着点击 演示者视图
  2. 在弹出式窗口中,点击观众工具
  3. 点击开始新会话
    在您演示的同时,系统会在幻灯片顶部显示一个新的短网址。观众可以在其浏览器中输入该网址,然后提出问题。您将在“演示者视图”窗口中看到相应问题。

 

展示观众提出的问题:

  1. 幻灯片中,转到观众工具
  2. 在您要显示的问题下方,点击演示
  3. (可选)要更换问题,请找到其他问题,然后点击演示
  4. (可选)要停止显示您要显示的问题,请点击隐藏

 

提问或对问题投票:

  1. 幻灯片中,点击演示文稿顶部的链接(例如 goo.gl/slides/a1b)以提出问题。您也可以在浏览器窗口中输入该链接。
  2. 点击提问并输入您的问题。
  3. (可选)要匿名提交问题,请勾选匿名提问复选框。
  4. 在问题下方,点击“支持”图标 喜欢 或“反对”图标 不喜欢 进行投票。
  5. 点击提交

了解详情

 

后续步骤

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