第 4 週:以有效率的方式執行專案

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顯示試算表和圓餅圖的畫面隨時掌握專案情況、有效管理時間運用,並善加利用 Google 試算表及簡報的各項實用功能。

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1. 管理代辦事項清單

核取方塊總覽:使用 Google Tasks 和 Google Keep 管理代辦事項清單

善用 Google Tasks 和 Google Keep 管理您的工作及專案清單。

Tasks 可讓您輕鬆建立每日工作的個人清單,並加上截止日期。這項工具已與 Gmail 和 Google 日曆完美整合,會自動將資料同步至您所有裝置。

如果您和團隊一起執行專案,則可以使用 Keep 與團隊成員共同協作。這項工具同樣也已經和 Gmail 及 Google 日曆整合;您可以建立以不同顏色標示的共用工作清單,也可以建立提醒。

核取方塊存取您的代辦事項清單

如何開啟 Tasks:

網頁版

開啟 GmailGoogle 日曆雲端硬碟文件試算表簡報,然後按一下右側的「Tasks」圖示 工作

Android 裝置

  1. 輕觸「Play 商店」圖示 Google Play,開啟 Google Play。
  2. 安裝 Tasks 應用程式

Apple® iOS® 裝置

安裝 Apple® iPhone® 或 iPad® 專用的 Tasks 應用程式

如何開啟 Keep:

網頁版

請在您的網路瀏覽器中,前往 keep.google.com

行動裝置

  1. 透過 Play 商店 (Android 裝置) 或 App Store (Apple® iOS® 裝置) 下載並安裝 Keep 應用程式。
  2. 在裝置上輕觸開啟 Keep 應用程式。

注意:開啟 Gmail 或文件編輯器中隨附的側欄,也可以存取 Keep 和 Tasks。

核取方塊建立 Keep 記事,並在任何裝置上查看其中資料

網頁版

  1. 選擇下列其中一種做法:
    • 按一下 [新增記事],然後輸入記事內容。
    • 按一下「新增清單」圖示 新增清單,然後在清單中新增項目。
  2. (選用) 如要新增標題,請按一下 [標題] 並輸入標題。
  3. 按一下 [關閉]

行動裝置

  1. 選擇下列其中一個選項:
    • 輕觸 [新增記事],然後輸入記事內容。
    • 輕觸「新增清單」圖示 新增清單,然後在清單中新增項目。
  2. (選用) 新增標題。
  3. 輕觸「返回」圖示 ,即可儲存記事或清單並返回「記事」頁面。

瞭解詳情

核取方塊固定 Keep 記事
您也可以將重要記事固定在 Keep 畫面頂端以便快速查看。

您也可以將重要記事固定在 Keep 畫面頂端以便快速查看。

  1. 前往 keep.google.com
  2. 將滑鼠游標懸停在您要固定的記事上。
  3. 按一下「固定記事」圖示

瞭解詳情

核取方塊使用主題標記和標籤整理 Keep 記事

如要為 Keep 記事加上主題標記和標籤,請在「#」符號之後輸入標籤名稱。您可以搜尋所有包含該主題標記的相關記事。

  1. 點選或輕觸「選單」圖示 接下來 [建立新標籤]
  2. 輸入標籤名稱,然後點選或輕觸 [完成]

提示:如要建立標籤,請輸入「#newlabel」。如要套用特定標籤,請先輸入「#」,然後選取所需標籤。

提示:如要建立標籤,請輸入「#<新標籤>」。如要套用特定標籤,請先輸入「#」,然後選取所需標籤。

瞭解詳情

核取方塊在 Keep 中分享記事

網頁版

  1. 將滑鼠游標懸停在記事或清單上,然後按一下「協作者」圖示 共用
  2. 輸入使用者名稱或電子郵件地址。在您輸入文字時,系統會顯示建議選項供您選取。
  3. 逐一點選使用者名稱旁邊的「新增協作者」圖示 ,即可新增協作者。
  4. (選用) 如要新增更多使用者,請重複步驟 2 到 3。
  5. 按一下 [儲存]

行動裝置

  1. 輕觸您要共用的記事或清單,然後依序輕觸「更多」圖示 接下來 [協作者]
  2. 輸入使用者名稱或電子郵件地址。在您輸入文字時,系統會顯示建議選項供您選取。
  3. 輕觸 [儲存]

瞭解詳情

核取方塊在 Keep 清單中加入 Google 簡報和 Google 文件的檔案

您可以運用現有的圖片、文字或資料快速建立 Keep 記事,新的記事中會包含來源文件的連結。

  1. 開啟 Google 簡報或 Google 文件檔案。
  2. 選取圖片或文字內容並按一下滑鼠右鍵。
  3. 按一下 [儲存至 Keep]
  4. (選用) 編輯記事或將記事新增至清單。
  5. 按一下 [完成]

您也可以將 Keep 記事新增到文件中。方法是開啟 Keep 側欄,並將記事拖曳到 Google 文件、試算表或簡報中。

提示:您也可以將 Keep 記事新增到文件中,方法是在 Google 文件、試算表或簡報中開啟 Keep 側欄,然後將記事拖曳到您的文件裡。

核取方塊將電子郵件拖曳至您的 Tasks 清單

將電子郵件拖曳至 Tasks 後,該封郵件就會顯示為清單中的一項工作。您可以對這項工作進行編輯、新增詳細資料,以及安排週期性或一次性提醒。

  1. 開啟 Gmail,然後將電子郵件拖曳至「Tasks」視窗。工作內容就是電子郵件主旨。
  2. 系統會在這項工作中顯示連結,方便您重新開啟郵件。

瞭解詳情

核取方塊在 Tasks 中設定週期性提醒

您可以在 Tasks 中設定截止日期,並新增週期性提醒。新增截止日期也會一併將工作項目加到 Google 日曆中。

  1. 按一下 [新增工作]然後輸入工作內容。
  2. 依序按一下「編輯」圖示 接下來 [新增日期/時間]
  3. 選取日期和時間,然後按一下 [重複]。
  4. 點選「重複」圖示 重複,然後選取工作的重複週期。
  5. 按一下 [確定]。

注意:您也可以在 Google Keep 中設定提醒。

注意: 您也可以在 Keep 中設定提醒。

瞭解詳情

2. 精通試算表用法

核取方塊在試算表中新增核取方塊

  1. Google 試算表中,開啟試算表並選取要新增核取方塊的儲存格。
  2. 依序選取 [插入] 接下來 [核取方塊]。

    注意:
    在公式中,未勾選的核取方塊的值為 FALSE (不包含),已勾選的核取方塊的值為 TRUE (包含)。您可以在公式列中查看這個值,也可以對其進行變更。
  3. (選用) 如要刪除核取方塊,請選取要移除的核取方塊,然後點選 [刪除]。

注意:在公式中,未勾選核取方塊的值為 FALSE (不包含),已勾選核取方塊的值為 TRUE (包含)。您可以在公式列中查看這個值,也可以進行變更。

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核取方塊使用您的資料建立圖形和圖表
  1. Open Sheets and in a spreadsheet, highlight the range of data you want to create a chart for.
  2. Click Insert接下來Chart.
  3. (Optional) In the editor, change the chart type and other aspects.
  4. (Optional) In the editor, to tailor axes, styles, titles, and more, click Customize.

詳情請參閱圖表和圖形類型

核取方塊複製分頁以便快速建立副本
  1. 開啟工作表。
  2. 在試算表底部,按一下工作表分頁上的向下箭頭
  3. 選取 [刪除] 或 [複製]
核取方塊建立自訂分頁的顏色

變更試算表分頁的顏色有助於快速分辨各個分頁。

  1. On a sheet tab, click the Down arrow .
  2. Click Change color and select a color.
  3. (Optional) To choose a custom color, click Custom and select a color using the sliders or by entering a color number.
核取方塊移除重複的資料

您不需編寫應用程式指令碼,也不需手動移除資料,就能輕鬆將工作表裡的重複值移除。

  1. Google 試算表中開啟試算表。
  2. 選取待移除重複資料所在的資料範圍。
  3. 依序按一下 [資料] 然後 [移除重複內容]。
  4. 選取要納入的欄,以及相關資料是否包含標題。
  5. 按一下 [移除重複內容]
  6. 在狀態視窗中按一下 [確定]
核取方塊錄製巨集
  1. 試算表中,開啟試算表並點選 [工具] 接下來 [巨集] 接下來 [錄製巨集]
  2. 選取要使用的儲存格參照類型。
  3. 完成錄製工作後,請點選 [儲存]
  4. 命名巨集並按一下 [儲存]
  5. 依序按一下 [工具] 接下來 [巨集] 接下來 [<您的巨集名稱>] 即可執行巨集。

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核取方塊藉由受保護的範圍和工作表來限制使用者可檢視或編輯的部分

如何避免他人變更工作表及範圍:

  1. 開啟工作表,然後依序按一下 [資料] > [受保護的工作表和範圍]
  2. 按一下 [新增工作表或範圍]
  3. 按一下 [範圍] 以保護特定內容範圍,或點選 [工作表]以保護整個工作表。
  4. 按一下 [設定權限],然後選擇是否要顯示警告,或限制可編輯內容的對象。
  5. 按一下 [完成]

如何隱藏工作表:

  1. On the tab for the sheet you want to hide, click the Down arrow .
  2. Click Hide sheet.

注意:具備「編輯」權限的使用者可以取消隱藏工作表。具備「檢視」權限的使用者雖然看不到工作表,但還是可以建立試算表的副本,並可藉此將工作表取消隱藏。

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核取方塊排序及篩選資料

如果想讓所有檢視者查看篩選過的試算表資料,請建立篩選器;如果想篩選資料但不希望影響其他人的檢視畫面,請建立篩選器檢視畫面。

如何建立篩選器:

  1. 選取儲存格範圍。
  2. 依序按一下 [資料] 接下來 [建立篩選器]
  3. 前往範圍頂端並點選「篩選器」圖示 篩選器,即可查看篩選器選項。

如何建立篩選器檢視畫面:

  1. In Google Sheets, open the spreadsheet where you want to create a filter view.
  2. Click a cell that has data.
  3. Select Data接下來Filter views接下來Create new filter view.
  4. Click a drop-down list in a column header and select the data you want to filter. Your filter view is saved as you make changes.
  5. (Optional) To search for data, enter text in the search box.
  6. After you select the data to filter, click OK.
  7. Repeat steps 4–6 for each column you need to filter.
  8. In the Name box, enter a name for your filter view. If you don’t enter a name, the filter view is saved as Filter number, where number corresponds to the number of filters you’ve created.

您儲存的篩選器檢視畫面會顯示在 [資料] 接下來 [篩選器檢視畫面] 中。查看篩選器檢視畫面時,欄和列標題會呈深灰色。

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3. 進行令人印象深刻的互動式簡報

核取方塊使用文件編輯器範本製作簡報

選擇下列任一做法:

  • 在 Google 文件試算表簡報首頁,按一下「空白」上方的「建立」圖示
  • 雲端硬碟中,依序按一下 [新增] 接下來 [Google 文件/試算表/簡報] 接下來 [空白文件] 或 [選擇範本]

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核取方塊略過您不想展示的投影片

進行簡報時,您可以略過不想向觀眾展示的投影片;但如果您已將投影片與他人共用,對方仍可看到這些投影片。

  1. At the left, right-click the slide.
  2. Click Skip Slide.
  3. (Optional) To show a skipped slide, click Skip Slide again.

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核取方塊將您喜歡的格式複製到其他文字上

如何複製文字或儲存格的格式:

您可以快速將自己喜歡的文字格式複製到其他區域。

  1. In a Sheet, Doc or Slide, format your text or cell the way you want it. 
  2. Highlight the text or cell and click the paint roller icon in the top left corner. 
  3. Click a cell or highlight text. The cell or highlighted text will pick up the same formatting. 

如何將主題複製到新簡報:

您也可以將您喜歡的簡報主題複製到現有或新的簡報中。

  1. Google 簡報中建立新簡報。或者,如果您要修改現有的簡報,請依序按一下 [投影片] 接下來 [變更主題]
  2. 按一下 [匯入主題]
  3. 選擇 Google 雲端硬碟中的簡報,或是上傳電腦中的簡報。
  4. 按一下 [選取]。
  5. 選擇主題,然後按一下 [匯入主題],即可將主題套用到您目前的簡報。

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核取方塊將文件編輯器檔案的內容彼此連結

如何在簡報中新增 Google 試算表圖表:

  1. Google 試算表中選取您要複製的圖表。
  2. 依序按一下右上角的「更多」圖示 接下來 [複製圖表]
  3. Google 簡報中依序按一下滑鼠右鍵 接下來 [貼上]
  4. 按一下 [貼上]。

詳情請參閱插入及編輯圖表

詳情請參閱插入及編輯圖表

如何新增建議內容 (包括雲端硬碟中的文件):

  1. 在 Google 簡報中開啟簡報,然後按一下「探索」圖示 開啟「探索」
  2. 在「探索」視窗的「搜尋」圖示 旁邊輸入您要查詢的內容,然後按下 Enter 鍵。
  3. 選擇下列其中一個選項:
    • 如要開啟網頁搜尋結果,請點選「網頁」之下的連結。
    • 如要新增圖片,請按一下 [圖片],然後將滑鼠游標懸停在所需圖片上,再按一下「插入圖片」圖示
    • 如要開啟雲端硬碟檔案,請按一下 [雲端硬碟],然後點選所需檔案。

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核取方塊使用繪圖建立流程圖

如何製作流程圖、圖表或其他類型的繪圖:

  1. 開啟 Google 雲端硬碟
  2. 依序按一下 [Google+ 新增] 接下來 [更多] 接下來 [Google 繪圖]

  3. 使用選單選項和按鈕設計圖表、繪製圖片,以及製作流程圖和其他類型的繪圖。

如何在文件或簡報中加入繪圖:

  1. 開啟雲端硬碟
  2. 開啟一份儲存的 Google 繪圖。
  3. 選取整張繪圖。
  4. 依序按一下 [編輯] 接下來 [複製]
  5. 開啟您要插入繪圖的文件或投影片。
  6. 依序按一下 [編輯] 接下來 [貼上]

如何插入其他類型的圖表:

  1. 依序按一下 [插入] 接下來 [示意圖],然後選擇以下其中一個選項:
    • 格狀圖
    • 階層圖
    • 時間軸
    • 流程圖
    • 關係圖
    • 循環圖
  2. 選取示意圖後,您可以選擇示意圖視窗頂端的選項,進行自訂調整。

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核取方塊新增演講者備忘稿

您可以在簡報中新增演講者備忘稿。進行簡報時,只有您自己才能看到備忘稿內容;不過簡報共用者也可以看到這些附註。當您播放投影片時,系統會在另一個視窗中顯示演講者備忘稿。

Below the slide, click Click to add speaker notes, and add your text. If you don't see the Click to add speaker notes section, at the top, click View接下來Show speaker notes.

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核取方塊開啟隱藏式輔助字幕

進行簡報時,您可以使用自動產生的字幕,在畫面底部即時顯示您的簡報演講內容。

如要使用這項功能,您必須開啟電腦麥克風並確認麥克風能正常運作;此外,您必須使用 Chrome。這項功能目前僅支援美式英文。

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核取方塊進行即時問答

如何讓觀眾提問:

  1. In Slides, at the top right corner next to Present, click the Down arrow接下來 Presenter view
  2. In the pop-up, click Audience Tools.
  3. Click Start New.
    A new short URL for the presentation shows up at the top of the slides as you're presenting. Audience members can enter the URL in their browser and ask a question. You'll see questions in the Presenter view window.

 

如何展示觀眾的問題:

  1. 前往 Google 簡報中的 [觀眾問答工具]
  2. 在您要顯示的問題下方,按一下 [展示]
  3. (選用) 如要更換其他問題,請找到該問題並按一下 [展示]
  4. (選用) 如要停止顯示問題,請按一下 [隱藏]

 

如何提問或針對問題投票:

  1. Google 簡報中,按一下簡報頂端的連結 (例如 goo.gl/slides/a1b) 即可提問。您也可以在瀏覽器視窗中輸入連結。
  2. 按一下 [提出問題],然後輸入問題內容。
  3. (選用) 如要匿名提問,請勾選 [匿名提問] 方塊
  4. 在問題下方點選「支持」圖示 喜歡 或「不支持」圖示 不喜歡,即可對該問題進行投票。
  5. 按一下 [提交]。

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後續步驟

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