第 4 週: 効率的なプロジェクトの実施

青色の線

スプレッドシートと円グラフが表示されている画面Google スプレッドシートやスライドを最大限に活用して、常にプロジェクトを把握し、時間を効率的に管理しましょう。

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1. 作業リストを管理する

チェックボックス概要: ToDo リストや Keep を使用して作業リストを管理する

Google ToDo リストや Google Keep を使用して、タスクやプロジェクトのリストを管理できます。

ToDo リストを使用すれば、期限付きの日々のタスクを個人的に管理するため一覧を簡単に作成できます。Gmail やカレンダーとシームレスに統合され、すべてのデバイスで同期されます。

プロジェクト チームとして作業を行う場合は、Keep を使用すると、色分けした共有タスク一覧の作成から Gmail やカレンダーに統合されたリマインダーの利用まで、チーム内で管理できます。

チェックボックス作業リストにアクセスする

ToDo リストを開くには:

ウェブの場合

Gmailカレンダードキュメントスプレッドシートスライドを開き、右側にある ToDo リストアイコン ToDo リスト をクリックします。

Android デバイスの場合

  1. Play ストア Google Play をタップして Google Play を開きます。
  2. ToDo リストアプリをインストールします。

Apple® iOS® デバイスの場合

Apple® iPhone® または iPad®ToDo リストアプリをインストールします。

Keep を開くには:

ウェブの場合:

ウェブブラウザで keep.google.com にアクセスします。

モバイル デバイスの場合

  1. Play ストア(Android)または App Store(Apple® iOS®)で、Keep アプリをダウンロードしてインストールします。
  2. デバイスの Keep アプリをタップして開きます。

: Gmail やドキュメント エディタでサイドバーを開いて、Keep や ToDo リストにアクセスすることもできます。

チェックボックスKeep メモを作成して他のデバイスで表示する

ウェブの場合

  1. 必要に応じて次の操作を行います。
    • [メモを入力] をクリックし、メモを入力します。
    • 新しいリストアイコン 新しいリスト をクリックし、リストにアイテムを追加します。
  2. (省略可)タイトルを追加します。
  3. [完了] をクリックします。

モバイル デバイスの場合

  1. 必要に応じて次の操作を行います。
    • [メモを入力] をタップし、メモを入力します。
    • 新しいリストアイコン 新しいリスト をタップし、リストにアイテムを追加します。
  2. (省略可)タイトルを追加します。
  3. 戻るアイコン 戻る をタップすると、メモやリストが保存されて、[メモ] ページに戻ります。

詳細

チェックボックスKeep でメモを固定する
Keep フィードの上部に重要なメモを固定しておくと、簡単にアクセスできます。
  1. keep.google.com にアクセスします。
  2. 固定するメモにカーソルを合わせます。
  3. メモを固定アイコン ピン をクリックします。

詳細

チェックボックスハッシュタグとラベルを使用して Keep のメモを整理する

Keep のメモを「#」ではじまるラベルでタグ付けすると、このハッシュタグに関連するすべてのメモを検索できるようになります。

  1. メニュー アイコン メニュー 次に [新しいラベルを作成] をクリックまたはタップします。
  2. ラベル名を入力し、[完了] をクリックまたはタップします。

ヒント: ラベルを作成するには、「#newlabel」と入力します。ラベルを適用するには、「」を入力してラベルを選択します。

詳細

チェックボックスKeep でメモを共有する

ウェブの場合

  1. メモまたはリストにカーソルを合わせて、共同編集者を追加アイコン 共同編集者を追加 をクリックします。
  2. ユーザーの名前またはメールアドレスを入力します。入力を開始すると、選択可能な候補が表示されます。
  3. それぞれの名前の横にある完了アイコン 完了 をクリックしてユーザーを追加します。
  4. (省略可)複数のユーザーを追加するには、手順 2~3 を繰り返します。
  5. [保存] をクリックします。

モバイル デバイスの場合

  1. 共有するメモまたはリストをタップし、操作アイコン 詳細 次に [共同編集者] をタップします。
  2. ユーザーの名前またはメールアドレスを入力します。入力を開始すると、選択可能な候補が表示されます。
  3. 完了アイコン 完了 をタップします。

詳細

チェックボックススライド ファイルやドキュメント ファイルを Keep のリストに追加する

既存の画像、テキスト、データから Keep のメモを作成できます。新しいメモには、元のドキュメントへのリンクも表示されます。

  1. スライドまたはドキュメントのファイルを開きます。
  2. 画像またはテキストを選択して右クリックします。
  3. [Keep に保存] をクリックします。
  4. (省略可)メモを編集するか、リストに追加します。
  5. [完了] をクリックします。

ヒント: Keep メモをドキュメントに追加することもできます。ドキュメント、スプレッドシート、スライドで、Keep サイドバーを開き、ドキュメント内にメモをドラッグします。

チェックボックスToDo リストにメールをドラッグする

ToDo リストにメールをドラッグすると、リストにタスクとして表示されます。ここでタスクを編集したり、詳細を追加したり、定期的あるいは 1 回限りのリマインダーをスケジュールしたりすることができます。

  1. Gmail を開き、[ToDo リスト] ウィンドウにメールをドラッグします。メールの件名がタスクの名前になります。
  2. タスクにリンクが表示され、そのメールを簡単に再度開くことができるようになります。

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チェックボックスToDo リストで定期的なリマインダーを設定する

ToDo リストの期限を設定し、定期的なリマインダーを追加できます。期限を追加すると、カレンダーにもタスクが追加されます。

  1. [タスクを追加] をクリックし、タスクの名前を入力します。
  2. 編集アイコン 編集 次に [日時を追加] をクリックします。
  3. 日付と時刻を選択します。
  4. 繰り返しアイコン 繰り返し をクリックして、タスクの繰り返しオプションを設定します。
  5. [OK] をクリックします。

注: Keep でリマインダーを設定することもできます。

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2. スプレッドシートを使いこなす

チェックボックススプレッドシートにチェックボックスを追加する

  1. Google スプレッドシートでスプレッドシートを開き、チェックボックスを挿入するセルを選択します。
  2. [挿入] 次に [チェックボックス] をクリックします。
  3. (省略可)チェックボックスを削除するには、対象のチェックボックスを選択して Delete キーを押します。

注: 数式では、オフになっているチェックボックスの値は FALSE(除外する)で、オンになっているチェックボックスの値は TRUE(含める)です。値は数式バーに表示され、変更も可能です。

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チェックボックスデータからグラフを作成する
  1. Google スプレッドシートでスプレッドシートを開き、グラフを作成するデータの範囲を選択します。
  2. [挿入] 次に [グラフ] をクリックします。
  3. (省略可)エディタでグラフの種類やその他の要素を変更します。
  4. (省略可)軸、スタイル、タイトルなどを微調整するには、エディタで [カスタマイズ] をクリックします。

詳しくは、グラフの種類についての記事をご覧ください。

チェックボックスタブを複製して簡単にコピーを作成する
  1. スプレッドシートを開きます。
  2. シート下部のタブにある下矢印アイコン 下矢印 をクリックします。
  3. [削除] または [コピーを作成] を選択します。
チェックボックスタブの色をカスタマイズする

スプレッドシートのタブの色を変更すれば、簡単に区別できます。

  1. シートタブの下矢印アイコン 下矢印 をクリックします。
  2. [色を変更] をクリックして、色を選択します。
  3. (省略可)カスタムの色を選択するには、[カスタム] をクリックし、スライダーを使用するか、色の数値を入力して色を設定します。
チェックボックス重複したデータを削除する

アプリでスクリプトを記述したり、手動でデータを削除したりしなくても、重複する値をスプレッドシートから簡単に削除できます。

  1. スプレッドシート内の列の範囲を選択します。
  2. [データ] 次に [重複を削除] をクリックします。
  3. 分析対象の列を選択し、見出し行がある場合はチェックボックスをオンにします。
  4. [OK] をクリックします。
チェックボックスマクロを記録する
  1. Google スプレッドシートでスプレッドシートを開き、[ツール] 次に [マクロ] 次に [マクロを記録] をクリックします。
  2. 使用するセル参照の種類を選択します。
  3. 記録するタスクを完了し、[保存] をクリックします。
  4. マクロに名前を付け、[保存] をクリックします。
  5. [ツール] 次に [マクロ] 次に <作成したマクロの名前> をクリックすると、マクロが実行されます。

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チェックボックス範囲やスプレッドシートを保護して、閲覧または編集を行えるユーザーを制限する

他のユーザーがスプレッドシートや範囲を変更できないようにするには:

  1. スプレッドシートを開き、[データ] > [保護されているシートと範囲] をクリックします。
  2. [シート / 範囲を追加] をクリックします。
  3. データの範囲を保護する場合は [範囲] を、シート全体を保護する場合は [シート] をそれぞれクリックします。
  4. [権限を設定] をクリックして、警告を表示するかどうか、またはコンテンツを編集できるユーザーを制限するかどうかを選択します。
  5. [完了] をクリックします。

スプレッドシートを非表示にする:

  1. 非表示にするシートのタブで、下矢印アイコン 下矢印 をクリックします。
  2. [シートを非表示] をクリックします。

注: 編集権限を持つユーザーはシートを再表示できます。閲覧権限を持つユーザーにはスプレッドシートが表示されませんが、コピーを作成すればそのシートを再表示できます。

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チェックボックスデータの並べ替えとフィルタリングを行う

すべての閲覧者用にスプレッドシートのデータをフィルタリングするには、フィルタを作成します。他のユーザーの表示に影響を与えないフィルタを作成するには、フィルタ表示を作成します。

フィルタを作成するには:

  1. セルの範囲を選択します。
  2. [データ] 次に [フィルタを作成] をクリックします。
  3. 範囲の上部に移動し、フィルタ アイコン フィルタ をクリックして、フィルタ オプションを表示します。

フィルタ表示を作成するには:

  1. Google スプレッドシートで、フィルタ表示を作成するスプレッドシートを開きます。
  2. データが入っているセルをクリックします。
  3. [データ] 次に [フィルタ表示] 次に [新しいフィルタ表示を作成] を選択します。
  4. 列見出しのプルダウン リストをクリックして、フィルタするデータを選択します。変更を加えると、フィルタ表示が保存されます。
  5. (省略可)データを検索するには、検索ボックスにテキストを入力します。
  6. フィルタするデータを選択したら、[OK] をクリックします。
  7. フィルタする各列に対して手順 4~6 を繰り返します。
  8. [名前] ボックスにフィルタ表示の名前を入力します。名前を入力しない場合、フィルタ番号で保存されます。この番号は、作成済みのフィルタの数に対応します。

保存したフィルタ表示は [データ] 次に [フィルタ表示] に表示されます。フィルタ表示を適用すると、行と列の見出しが濃い灰色でハイライト表示されます。

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3. 効果的かつインタラクティブなプレゼンテーションを作成する

チェックボックスドキュメント エディタのテンプレートでプレゼンテーションを作成する チェックボックス表示したくないスライドをスキップする

他のユーザーに表示したくないスライドは、プレゼンテーション中にスキップできます。スライドを共有したユーザーには、スキップを設定したスライドも表示されます。

  1. 左側で、スライドを右クリックします。
  2. [スライドをスキップ] をクリックします。
  3. (省略可)スキップしたスライドを表示するには、もう一度 [スライドをスキップ] をクリックします。

詳細

チェックボックス任意の書式を他のテキストにコピーする

テキストまたはセルの書式をコピーするには:

テキストの書式を他の場所に簡単にコピーできます。

  1. スプレッドシート、ドキュメント、スライドで、セルやテキストの書式を設定します。
  2. 書式設定したセルまたはテキストを選択し、左上のペイント ローラー アイコンをクリックします。
  3. 別のセルをクリックするか、テキストを選択します。セルまたは選択されたテキストに同じ書式設定が適用されます。

新しいプレゼンテーションにテーマをコピーするには:

スプレッドシートのテーマを、既存のスプレッドシートや新しいプレゼンテーションにコピーすることもできます。

  1. スライドで新しいプレゼンテーションを作成します。既存のプレゼンテーションを変更する場合は、[スライド] 次に [テーマを変更] をクリックします。
  2. [テーマをインポートする] をクリックします。
  3. Google ドライブからプレゼンテーションを選択するか、パソコンからアップロードするプレゼンテーションを選択します。
  4. [選択] をクリックします。
  5. テーマを選択し、[テーマをインポート] をクリックして現在のプレゼンテーションに適用します。

詳細

チェックボックスドキュメント エディタのファイル間でコンテンツをリンクする

Google スプレッドシートのグラフをプレゼンテーションに追加するには:

  1. スプレッドシートで、コピーするグラフを選択します。
  2. 右上のその他アイコン その他アイコン 次に [グラフをコピー] をクリックします。
  3. スライドで右クリック 次に [貼り付け] をクリックします。
  4. [貼り付け] をクリックします。
詳細については、グラフを挿入、編集する方法をご覧ください。

ドキュメントを含むドライブ内のおすすめコンテンツを追加するには:

  1. スライドでプレゼンテーションを開き、データ探索アイコン [データ探索] を開く をクリックします。
  2. [データ探索] ウィンドウの検索アイコン 検索 の横にクエリを入力し、Enter キーを押します。
  3. 次のいずれかを行います。
    • ウェブの検索結果を開くには、[ウェブ] でリンクをクリックします。
    • 画像を追加するには、[画像] をクリックして追加したい画像にカーソルを合わせ、追加アイコン 追加 をクリックします。
    • ドライブ内のファイルを開くには、[ドライブ] をクリックしてからファイルをクリックします。

詳細

チェックボックス図形描画でフローチャートを作成する

フローチャートや図などの図形描画を作成するには:

  1. Google ドライブを開きます。
  2. 作成 [新規] 次に [その他] 次に [Google 図形描画] をクリックします。

  3. メニュー オプションやボタンを使用して、図をデザインしたり、画像に色を付けたり、フローチャートや各種の図形描画を作成したりすることができます。

ドキュメントやプレゼンテーションに図形描画を追加するには:

  1. ドライブを開きます。
  2. 保存した Google 図形描画を開きます。
  3. 図形描画全体を選択します。
  4. [編集] 次に [コピー] をクリックします。
  5. 図形描画を挿入するドキュメントやスライドを開きます。
  6. [編集] 次に [貼り付け] をクリックします。

その他の図を挿入するには:

  1. [挿入] 次に [] をクリックして次のいずれかを選択します。
    • グリッド
    • 階層
    • タイムライン
    • プロセス
    • 関係
    • サイクル
  2. 図を選択した後で、図のウィンドウの上部にあるアイテムを選択して、さらにカスタマイズします。

詳細

チェックボックススピーカー ノートを追加する

発表時に自分だけが見ることができるスピーカー ノートをプレゼンテーションに追加できます。プレゼンテーションを共有したユーザーには、このスピーカー ノートが表示されます。スライドのプレゼンテーション中、スピーカー ノートは別のウィンドウに表示されます。

スライドの下部にある [クリックしてスピーカー ノートを追加] をクリックして、ノートを追加します。[クリックしてスピーカー ノートを追加] 欄が表示されていない場合は、上部にある [表示] 次に [スピーカー ノートを表示] をクリックします。

詳細

チェックボックス字幕をオンにする

自動字幕起こし機能を使用すると、プレゼンテーション中に自分が話した内容を画面下部にリアルタイムで表示することができます。

パソコンのマイクがオンになっていて、Chrome を使用している必要があります。この機能は英語(米国)でのみご利用いただけます。

詳細

チェックボックスライブ Q&A を開催する

参加者が質問できるようにするには:

  1. スライドで、右上の [プレゼンテーションを開始] の横にある下矢印アイコン 下矢印次に [プレゼンター表示] をクリックします。
  2. ポップアップ ウィンドウの [ユーザーツール] をクリックします。
  3. [新しいセッションを開始] をクリックします。
    プレゼンテーションの進行と同時に、新しい短縮 URL がスライドの上部に表示されます。視聴しているメンバーはブラウザに URL を入力して質問を行えます。質問は [プレゼンター表示] ウィンドウに表示されます。

 

参加者からの質問を表示するには:

  1. スライドで、[ユーザーツール] に移動します。
  2. 表示する質問の下にある [表示] をクリックします。
  3. (省略可)質問を変えるには、他の質問で [表示] をクリックします。
  4. (省略可)質問の表示をやめるには、[非表示] をクリックします。

 

質問や投票を送信するには:

  1. スライドで、プレゼンテーションの上部にあるリンク(goo.gl/slides/a1b など)をクリックして質問します。または、ブラウザのウィンドウにそのリンクを入力します。
  2. [質問する] をクリックして質問を入力します。
  3. (省略可)匿名で質問を送信するには、[匿名で質問する] チェックボックスをオンにします。
  4. その下にある賛成アイコン 高く評価 または反対アイコン 低く評価 をクリックします。
  5. [送信] をクリックします。

詳細

 

次のステップ

さっそく G Suite を使用して、生産性を向上させましょう。第 5 週目のチェックリストをご覧ください。
 
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