Semaine 4 : Mener des projets efficaces

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1. Manage to-do lists

2. Become a spreadsheet expert

3. Give impactful, interactive presentations

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1. Gérez les listes de tâches

Présentation : Gérer vos listes de tâches avec Tasks et Keep

Gérez vos listes de tâches et de projets avec Google Tasks et Google Keep.

Tasks permet de créer en toute simplicité des listes personnelles de tâches quotidiennes avec des échéances. Ce produit s'intègre parfaitement à Gmail et Agenda, et se synchronise sur tous vos appareils.

Vous travaillez avec une équipe sur un projet ? Utilisez Keep en collaboration avec votre équipe, en créant des listes de tâches partagées dotées de codes couleur, ou encore des rappels intégrés à Gmail et Agenda.

Accéder à vos listes de tâches

Ouvrir Tasks :

Sur le Web

Ouvrez Gmail, Agenda, Drive, Docs, Sheets, ou Slides, puis cliquez sur Tâches  sur la droite.

Sur un appareil Android

1. Appuyez sur Play Store  pour ouvrir Google Play.
2. Installez l'application Tasks.

Sur un appareil Apple iOS

Installez l'application Tasks pour Apple iPhone ou iPad.

Ouvrir Keep :

Sur le Web :

Dans votre navigateur Web, accédez à l'adresse keep.google.com.

Sur les appareils mobiles

1. Dans le Play Store (Android) ou l'App Store (Apple iOS), téléchargez et installez l'application Keep.
2. Sur votre appareil, appuyez sur l'application Keep pour l'ouvrir.

Remarque : Vous pouvez également ouvrir la barre latérale dans Gmail ou les éditeurs Docs pour accéder à Keep et à Tasks.

 Créer une note Keep et l'afficher sur n'importe quel appareil

Sur le Web

1. Sélectionnez l'une des options suivantes :

   • Cliquez sur Créer une note, puis saisissez votre note.
   • Cliquez sur Nouvelle liste , puis ajoutez des éléments à votre liste.

2. (Facultatif) Cliquez sur Titre, puis saisissez le titre que vous souhaitez ajouter.
3. Cliquez sur Fermer.

Sur un appareil mobile

1. Sélectionnez une option :

   • Appuyez sur Créer une note, puis saisissez votre note.
   • Appuyez sur Nouvelle liste , puis ajoutez des éléments à votre liste.

2. (Facultatif) Ajoutez un titre.
3. Appuyez sur Retour  pour enregistrer la note ou la liste et revenir à la page "Notes".

Épingler une note dans Keep

Vous pouvez épingler des notes importantes en haut de votre flux Keep pour y accéder rapidement. 

1. Accédez à keep.google.com.
2. Passez la souris sur la note que vous voulez épingler.
3. Cliquez sur Épingler la note .

Organiser les notes Keep avec des hashtags et des libellés

Ajoutez un hashtag et un libellé à vos notes Keep en utilisant le symbole "#", puis en saisissant le nom du libellé. Vous pouvez ensuite rechercher toutes les notes correspondant à ce hashtag.

1. Cliquez ou appuyez sur Menu   Créer un libellé.
2. Saisissez un nom de libellé, puis cliquez ou appuyez sur OK.

Conseil : Pour créer un libellé, saisissez #nouveaulibellé. Pour appliquer un libellé, saisissez #, puis sélectionnez le libellé de votre choix.

En savoir plus

Partager une note dans Keep

Sur le Web

1. Passez la souris sur la note ou sur la liste concernée, puis cliquez sur Ajouter des collaborateurs .
2. Saisissez le nom ou l'adresse e-mail d'une personne. Vous pouvez sélectionner l'une des suggestions qui apparaissent à mesure que vous saisissez des caractères.
3. À côté de chaque nom, cliquez sur OK  pour ajouter la personne.
4. (Facultatif) Pour ajouter d'autres utilisateurs, répétez les étapes 2 et 3.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Sur un appareil mobile

1. Appuyez sur la note ou la liste que vous souhaitez partager, puis sur Plus   Collaborateurs.
2. Saisissez le nom ou l'adresse e-mail d'une personne. Vous pouvez sélectionner l'une des suggestions qui apparaissent à mesure que vous saisissez des caractères.
3. Appuyez sur Terminé .

Ajouter des fichiers Slides et Docs à vos listes Keep

Vous pouvez créer rapidement des notes Keep à partir d'images, de textes ou de données existants. La nouvelle note inclut un lien vers le document source.

1. Ouvrez un fichier Slides ou Docs.
2. Sélectionnez une image ou un texte, puis faites un clic droit dessus.
3. Cliquez sur Enregistrer dans Keep.
4. (Facultatif) Modifiez votre note ou ajoutez-la à une liste.
5. Cliquez sur OK.

Conseil : Vous pouvez également ajouter une note Keep à un document. Dans Docs, Sheets ou Slides, ouvrez la barre latérale Keep et faites glisser la note dans votre document.

Faire glisser un e-mail vers votre liste de tâches

Vous pouvez faire glisser un e-mail dans Tasks ; il apparaît alors sous la forme d'une tâche dans une liste. Vous pouvez ensuite modifier la tâche, ajouter des détails et programmer des rappels récurrents ou ponctuels.

1. Ouvrez Gmail et faites glisser un e-mail dans la fenêtre Tasks. La tâche est l'objet de l'e-mail.
2. Dans la tâche, un lien apparaît, vous permettant de rouvrir facilement le message.

En savoir plus

Créer et attribuer des tâches dans un espace

En tant que membre d'un espace dans Google Chat, vous pouvez créer et gérer des tâches de groupe, et attribuer des tâches à d'autres membres de l'espace. Vous pouvez afficher les tâches dans l'espace où elles ont été créées. Si une tâche vous est attribuée, elle est visible dans votre liste de tâches personnelle dans Google Tasks. Lorsqu'une personne crée ou met à jour une tâche, une notification s'affiche dans l'espace.

Conseil : Si vous utilisez un compte professionnel ou scolaire et que l'onglet "Tâches" ne s'affiche pas dans un espace, contactez votre administrateur Google Workspace pour activer cette fonctionnalité.

1. Ouvrez Gmail ou Google Chat.
2. Sélectionnez l'espace dans lequel vous souhaitez créer une tâche.
3. En haut de l'écran, cliquez sur l'onglet Tâches  Ajouter une tâche.
   Conseil : Dans Gmail, vous devrez peut-être développer l'espace pour afficher l'onglet "Tâches".
4. Saisissez le titre de la tâche.
5. Facultatif : Pour ajouter une description ou d'autres détails, cliquez sur Ajouter des détails, puis saisissez les informations requises.
6. Facultatif : Pour ajouter une date et une heure, cliquez sur Ajouter date/heure  effectuez des sélections  cliquez sur OK.
   Conseil : Si vous ajoutez une date et une heure à votre tâche, vous recevrez des notifications aux dates et heures planifiées.
7. Facultatif : Pour attribuer la tâche à un membre de l'espace, cliquez sur Attribuer  cliquez sur le nom de la personne. Pour attribuer la tâche à une personne qui n'est pas membre de l'espace, invitez-la d'abord à rejoindre l'espace.
   Conseil : Si la personne à qui vous avez attribué la tâche quitte l'espace, la tâche reste dans l'espace et dans sa liste de tâches personnelle dans Google Tasks.
8. Cliquez sur Ajouter.

Une fois la tâche créée, une notification s'affiche dans l'espace pour avertir les utilisateurs.

En savoir plus

Définir des rappels récurrents dans Tasks

Vous pouvez définir des échéances dans Tasks et ajouter des rappels récurrents. Si vous indiquez une échéance, la tâche est ajoutée dans Agenda.

1. Cliquez sur Ajouter une tâche, puis saisissez une tâche.
2. Cliquez sur Modifier   Ajouter date/heure.
3. Sélectionnez une date et une heure.
4. Cliquez sur Répéter , puis sélectionnez la périodicité de la tâche.
5. Cliquez sur OK.

Remarque : Vous pouvez également configurer des rappels dans Keep.

En savoir plus

2. Devenez un expert de la feuille de calcul

Ajouter des cases à cocher dans vos feuilles de calcul

1. Dans Sheets, ouvrez une feuille de calcul et sélectionnez les cellules dans lesquelles vous souhaitez insérer des cases à cocher.
2. Cliquez sur Insérer  Case à cocher.
3. (Facultatif) Pour supprimer des cases à cocher, sélectionnez-les et appuyez sur Supprimer.

Remarque : Dans les formules, les cases à cocher non sélectionnées sont associées à la valeur FALSE (exclusion), et celles sélectionnées à la valeur TRUE (inclusion). La valeur s'affiche dans la barre de formule. Vous pouvez modifier cette valeur.

En savoir plus

Créer des graphiques à partir de vos données

1. Dans une feuille de calcul Sheets, sélectionnez la plage de données pour laquelle vous souhaitez créer un graphique.
2. Cliquez sur Insertion  Graphique.
3. (Facultatif) Dans l'éditeur, modifiez le type de graphique et d'autres aspects de ce dernier.
4. (Facultatif) Dans l'éditeur, cliquez sur Personnaliser si vous souhaitez personnaliser les axes, le style, les titres et d'autres éléments de votre graphique.

Pour en savoir plus, consultez l'article Types de graphiques.

Réaliser des copies plus rapidement à l'aide des onglets en double

1. Ouvrez la feuille.
2. Dans l'onglet situé au bas de votre feuille de calcul, cliquez sur la flèche vers le bas .
3. Sélectionnez Supprimer ou Dupliquer.

Ajouter des couleurs d'onglets personnalisées

Modifiez la couleur des onglets d'une feuille de calcul pour les différencier en un coup d'œil.

1. Dans un onglet de la feuille, cliquez sur la flèche vers le bas .
2. Cliquez sur Modifier la couleur, puis sélectionnez-en une.
3. (Facultatif) Pour personnaliser la couleur, cliquez sur Personnalisé et sélectionnez une couleur à l'aide des curseurs ou en saisissant un numéro de couleur.

Supprimer les données en double

Vous pouvez facilement supprimer les doublons de votre feuille, sans devoir écrire un script d'application ni supprimer manuellement les données.

1. Dans Sheets, ouvrez une feuille de calcul.
2. Sélectionnez la plage de données dans laquelle vous souhaitez supprimer les données en double.
3. Cliquez sur Données  Supprimer les doublons.
4. Sélectionnez les colonnes à inclure et choisissez si les données doivent contenir des en-têtes.
5. Cliquez sur Supprimer les doublons.
6. Dans la fenêtre d'état, cliquez sur OK.

Enregistrer des macros

1. Dans Sheets, ouvrez une feuille de calcul et cliquez sur Outils  Macros  Enregistrer une macro.
2. Sélectionnez le type de référence de cellules à utiliser.
3. Réalisez la tâche que vous souhaitez enregistrer, puis cliquez sur Enregistrer.
4. Attribuez un nom à la macro, puis cliquez sur Enregistrer.
5. Cliquez sur Outils  Macros  votre macro pour exécuter la macro.

En savoir plus

Limiter ce que les utilisateurs peuvent voir ou modifier avec des plages et des feuilles protégées

Empêcher les autres utilisateurs d'apporter des modifications aux feuilles et aux plages

1. Ouvrez la feuille, puis cliquez sur Données > Feuilles et plages protégées.
2. Cliquez sur + Ajouter une feuille ou une plage.
3. Cliquez sur Plage pour protéger une plage de contenu, ou sur Feuille pour protéger une feuille entière.
4. Cliquez sur Définir les autorisations et choisissez d'afficher un avertissement ou de restreindre les utilisateurs autorisés à modifier le contenu.
5. Cliquez sur OK.

Masquer une feuille

1. Dans l'onglet de la feuille que vous souhaitez masquer, cliquez sur la flèche vers le bas .
2. Cliquez sur Masquer la feuille.

Remarque : Les personnes disposant d'un accès en modification peuvent afficher une feuille. Les personnes disposant d'un accès en lecture ne voient pas la feuille, mais elles peuvent faire une copie de la feuille de calcul et afficher la feuille.

En savoir plus

Trier et filtrer vos données

Pour filtrer les données d'une feuille de calcul pour tous les lecteurs, créez un filtre. Pour créer des filtres qui n'affectent pas l'affichage de la feuille chez les autres utilisateurs, créez des vues filtrées.

Créer un filtre

1. Sélectionnez une plage de cellules.
2. Cliquez sur Données  Créer un filtre.
3. Accédez au haut de la plage, puis cliquez sur Filtrer  pour afficher les options de filtrage.

Créer une vue filtrée

1. Dans Google Sheets, ouvrez la feuille de calcul dans laquelle vous voulez créer une vue filtrée.
2. Cliquez sur une cellule contenant des données.
3. Sélectionnez Données  Vues filtrées  Créer une vue filtrée.
4. Cliquez sur la liste déroulante d'un en-tête de colonne et sélectionnez les données à filtrer. La vue filtrée est enregistrée au fur et à mesure que vous la modifiez.
5. (Facultatif) Recherchez des données en saisissant du texte dans le champ prévu à cet effet.
6. Après avoir sélectionné les données à filtrer, cliquez sur OK.
7. Répétez les étapes 4 à 6 pour chaque colonne que vous souhaitez filtrer.
8. Dans le champ Nom, saisissez le nom de votre vue filtrée. Si vous ne saisissez pas de nom, la vue filtrée est enregistrée sous le nom "Filtre numéro", numéro correspondant au nombre de filtres créés.

Votre vue filtrée apparaît désormais sous Données  Vues filtrées. Les vues filtrées apparaissent en surbrillance gris foncé dans les en-têtes de colonne et de ligne.

En savoir plus

3. Animez des présentations interactives percutantes

Créer une présentation avec les modèles des éditeurs Docs

Choisissez une option :

• Dans Slides, cliquez sur Créer .
• Dans Drive, cliquez sur Nouveau, puis à côté de Google Slides, pointez sur la flèche vers la droite  et cliquez sur Présentation vierge ou À partir d'un modèle.

En savoir plus

Passer les diapositives que vous ne souhaitez pas afficher

Vous pouvez passer les diapositives que vous ne souhaitez pas montrer aux autres personnes lors de votre présentation. Les personnes avec lesquelles vous avez partagé une diapositive pourront toujours la voir.

1. Sur la gauche, cliquez avec le bouton droit sur la diapositive.
2. Cliquez sur Masquer la diapositive.
3. (Facultatif) Pour afficher une diapositive masquée, cliquez à nouveau sur Masquer la diapositive.

En savoir plus

Copier les formats qui vous plaisent dans un autre texte

Copier la mise en forme du texte ou de la cellule

Vous pouvez copier rapidement la mise en forme du texte qui vous intéresse dans d'autres zones.

1. Dans une feuille, un document ou une diapositive, mettez en forme le texte ou la cellule selon vos souhaits. 
2. Mettez en surbrillance le texte ou la cellule, puis cliquez sur l'icône représentant un rouleau en haut à gauche. 
3. Cliquez sur une cellule ou mettez du texte en surbrillance. La même mise en forme est alors appliquée. 

Copier un thème dans une nouvelle présentation

Vous pouvez également copier un thème Slides dans une présentation nouvelle ou existante.

1. Dans Slides, créez une présentation. Si vous modifiez une présentation existante, cliquez sur Diapositive  Changer de thème.
2. Cliquez sur Importer un thème.
3. Sélectionnez une présentation dans Google Drive ou choisissez-en une à importer depuis votre ordinateur.
4. Cliquez sur Sélectionner.
5. Sélectionnez un thème et cliquez sur Importer le thème pour l'appliquer à votre présentation actuelle.

En savoir plus

Associer du contenu entre des fichiers des éditeurs Docs

Ajouter un graphique Sheets à votre présentation

1. Dans Sheets, sélectionnez le graphique que vous souhaitez copier.
2. En haut à droite, cliquez sur Plus   Copier le graphique.
3. Dans Slides, effectuez un clic droit  Coller. 
4. Cliquez sur Coller.

Pour en savoir plus, consultez Insérer et modifier des graphiques.

Ajouter des suggestions de contenu, par exemple des documents stockés dans Drive

1. Dans Slides, ouvrez une présentation et cliquez sur Explorer .
2. Dans la fenêtre Explorer, saisissez votre requête dans le champ de recherche , puis appuyez sur Entrée.
3. Choisissez une option :

   • Pour accéder à un résultat sur le Web, cliquez sur un lien sous Web.
   • Pour ajouter une image, cliquez sur Images. Passez la souris sur une image et cliquez sur Ajouter .
   • Pour ouvrir un fichier Drive, cliquez sur Drive, puis sur un fichier.

En savoir plus

Créer des graphiques avec des dessins

Créer un organigramme, un diagramme ou un autre type de dessin

1. Ouvrez Google Drive.

2. Cliquez sur  Nouveau  Plus  Google Drawings.

3. Servez-vous des options du menu et des boutons pour créer des diagrammes, peindre une image, et réaliser des organigrammes ou d'autres types de dessins.

Ajouter un dessin à un document ou une présentation

1. Ouvrez Drive.
2. Ouvrez un dessin Google enregistré.
3. Sélectionnez l'intégralité du dessin.
4. Cliquez sur Modifier  Copier.
5. Ouvrez le document ou la présentation dans lequel vous souhaitez insérer le dessin.
6. Cliquez sur Modifier  Coller.

Insérer d'autres types de diagrammes

1. Cliquez sur Insertion  Diagramme et choisissez une option :

   • Grille
   • Hiérarchie
   • Chronologie
   • Processus
   • Relation
   • Cycle

2. Après avoir sélectionné un diagramme, personnalisez-le davantage en choisissant une option en haut de la fenêtre du diagramme.

En savoir plus

Ajouter les commentaires du présentateur

Vous pouvez ajouter des commentaires à des présentations que vous seul pouvez voir lorsque vous présentez. Les personnes avec lesquelles vous partagez les présentations peuvent voir les notes. Lorsque vous présentez vos diapositives, les commentaires du présentateur s'affichent dans une fenêtre distincte.

Sous la diapositive, cliquez sur Cliquez pour ajouter les commentaires du présentateur, puis saisissez votre texte. Si la section "Cliquez pour ajouter les commentaires du présentateur" ne s'affiche pas, cliquez sur Affichage  Afficher les commentaires du présentateur.

En savoir plus

Activer les sous-titres

Vous pouvez recourir aux sous-titres automatiques pendant votre présentation afin d'afficher les mots en temps réel au bas de l'écran.

Le micro de votre ordinateur doit être activé et fonctionnel, et vous devez utiliser Chrome. Cette fonctionnalité n'est disponible qu'en anglais américain.

En savoir plus

Organiser une séance de questions-réponses en direct

Demander leurs questions aux participants

1. Dans Slides, en haut à droite, à côté de Lire, cliquez sur la flèche vers le bas   Mode Présentateur. 
2. Dans la fenêtre pop-up, cliquez sur Outils d'audience.
3. Cliquez sur Démarrer une nouvelle séance.
   Lors de la présentation, une nouvelle URL courte pour la présentation s'affiche en haut des diapositives. Les membres de l'audience peuvent saisir l'URL dans leur navigateur et poser une question. Les questions s'affichent dans la fenêtre "Mode Présentateur".

Présenter les questions posées par des participants

1. Dans Slides, accédez à Outils de gestion des participants.
2. Sous la question que vous voulez afficher, cliquez sur Présenter.
3. (Facultatif) Pour changer de question, choisissez-en une nouvelle, puis cliquez sur Présenter.
4. (Facultatif) Pour ne plus afficher une question, cliquez sur Masquer.

Poser une question ou voter pour une question

1. Dans Slides, en haut de la présentation, cliquez sur le lien (par exemple, goo.gl/slides/a1b) pour poser une question. Vous pouvez également saisir le lien dans une fenêtre de navigateur.
2. Cliquez sur Poser une question et saisissez-la.
3. (Facultatif) Pour envoyer une question de manière anonyme, cochez l'option Poser une question anonymement.
4. Cliquez sur Voter pour  ou Voter contre  en dessous.
5. Cliquez sur Envoyer.

En savoir plus

Étapes suivantes

Vous souhaitez améliorer vos performances dans Google Workspace ? Consultez la checklist de la semaine 5.

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