Semaine 4 : Mener des projets efficaces

Restez à jour dans vos projets, gérez votre emploi du temps et profitez pleinement de Google Sheets et Slides

• Gérez les listes de tâches
• Devenez un expert de la feuille de calcul
• Animez des présentations interactives percutantes

Tout ouvrir  |  Tout réduire

Gérez les listes de tâches

Gérer vos listes de tâches avec Tasks

Gérez vos listes de tâches et de projets avec Google Tasks. Tasks permet de créer en toute simplicité des listes personnelles de tâches quotidiennes avec des échéances. Ce produit s'intègre parfaitement à Gmail et Agenda, et se synchronise sur tous vos appareils.

Ouvrir Tasks

Vous pouvez ajouter des tâches au panneau latéral dans certaines applications Google Workspace.

1. Accédez à Gmail, à Agenda, à Chat, à Drive ou à un fichier dans Google Docs, Sheets ou Slides.
   • Important : Si vous ne voyez pas l'application Tasks, développez le panneau en cliquant sur la flèche qui se trouve en bas à droite de l'écran.
2. À droite, cliquez sur Tasks .

Conseil : Dans les espaces Gmail, vous pouvez créer, attribuer, modifier, terminer et supprimer des tâches de groupe.

Faire glisser un e-mail vers votre liste de tâches

Vous pouvez faire glisser un e-mail dans Tasks ; il apparaît alors sous la forme d'une tâche dans une liste. Vous pouvez ensuite modifier la tâche, ajouter des détails et programmer des rappels récurrents ou ponctuels.

1. Accédez à Gmail.
2. À droite, cliquez sur Tasks .
3. Recherchez l'e-mail que vous souhaitez enregistrer en tant que tâche.
4. Faites glisser et déposez l'e-mail dans le panneau latéral.
5. Pour ajouter une date et une heure, cliquez sur Date/Heure.

Créer et attribuer des tâches dans un espace

En tant que membre d'un espace dans Google Chat, vous pouvez créer et gérer des tâches de groupe, et attribuer des tâches à d'autres membres de l'espace. Vous pouvez afficher les tâches dans l'espace où elles ont été créées. Si une tâche vous est attribuée, elle est visible dans votre liste de tâches personnelle dans Google Tasks. Lorsqu'une personne crée ou met à jour une tâche, une notification s'affiche dans l'espace.

Conseil : Si vous utilisez un compte professionnel ou scolaire et que l'onglet "Tâches" ne s'affiche pas dans un espace, contactez votre administrateur Google Workspace pour activer cette fonctionnalité.

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Chat ou Gmail.
   • Dans Gmail : sur la gauche, cliquez sur Chat.
2. Sélectionnez l'espace dans lequel vous souhaitez créer une tâche.
3. En haut de l'écran, cliquez sur l'onglet Tâches Ajouter une tâche.
   Conseil : Dans Gmail, vous devrez peut-être développer l'espace pour afficher l'onglet "Tâches".
4. Saisissez le titre de la tâche.
5. Facultatif : Pour ajouter une description ou d'autres détails, cliquez sur Ajouter des détails, puis saisissez les informations requises.
6. Facultatif : Pour ajouter une date et une heure, cliquez sur Ajouter date/heure effectuez des sélections cliquez sur OK.
   Conseil : Si vous ajoutez une date et une heure à votre tâche, vous recevrez des notifications aux dates et heures planifiées.
7. Facultatif : Pour attribuer la tâche à un membre de l'espace, cliquez sur Attribuer cliquez sur le nom de la personne. Pour attribuer la tâche à une personne qui n'est pas membre de l'espace, invitez-la d'abord à rejoindre l'espace.
   Conseil : Si la personne à qui vous avez attribué la tâche quitte l'espace, la tâche reste dans l'espace et dans sa liste de tâches personnelle dans Google Tasks.
8. Cliquez sur Ajouter.

Une fois la tâche créée, une notification s'affiche dans l'espace pour avertir les utilisateurs.

Obtenir des informations supplémentaires dans le centre d'aide Google Tasks

Définir des rappels récurrents dans Tasks

Vous pouvez définir des échéances dans Tasks et ajouter des rappels récurrents. Si vous indiquez une échéance, la tâche est ajoutée dans Agenda.

1. Accédez à Gmail, à Agenda, à Chat, à Drive ou à un fichier dans Google Docs, Sheets ou Slides.
2. À droite, cliquez sur Tasks .
3. Cliquez sur une tâche ou créez-en une.
4. Pour ajouter une date et une heure, cliquez sur Date/Heure.
5. À côté de "Date/Heure", cliquez sur Répéter .
6. Sous "Fréquence de répétition", sélectionnez jour, semaine, mois ou an.
7. Sous "Se termine", sélectionnez une option pour créer une tâche récurrente :
   • En l'absence de date de fin, sélectionnez Jamais.
   • Si la date de fin est précisée, sélectionnez le, puis choisissez une date.
   • En cas de fin après un certain nombre d'occurrences, sélectionnez Après, puis sélectionnez le nombre d'occurrences voulu.
8. Cliquez sur OK.

 

Vous souhaitez en savoir plus sur les principes de base de Tasks ? Premiers pas avec Tasks dans Google Workspace

Devenez un expert de la feuille de calcul

Ajouter des cases à cocher dans vos feuilles de calcul

1. Sur votre ordinateur, ouvrez une feuille de calcul dans Google Sheets.
2. Sélectionnez les cellules auxquelles vous souhaitez ajouter des cases à cocher.
3. Dans le menu situé en haut, cliquez sur Insertion Case à cocher.
4. Pour supprimer des cases à cocher, sélectionnez-les et appuyez sur Supprimer.

Obtenir des informations supplémentaires dans le centre d'aide des éditeurs Google Docs

Créer des graphiques à partir de vos données

1. Sur votre ordinateur, ouvrez une feuille de calcul dans Google Sheets.
2. Sélectionnez les cellules à inclure dans le graphique.
3. Cliquez sur Insertion Graphique.

Obtenir des informations supplémentaires dans le centre d'aide des éditeurs Google Docs

Ajouter des couleurs d'onglets personnalisées

Modifiez la couleur des onglets d'une feuille de calcul pour les différencier en un coup d'œil.

1. Dans un onglet de la feuille, cliquez sur la flèche vers le bas .
2. Cliquez sur Modifier la couleur, puis sélectionnez-en une.
3. (Facultatif) Pour personnaliser la couleur, cliquez sur Personnalisé et sélectionnez une couleur à l'aide des curseurs ou en saisissant un numéro de couleur.

Supprimer les données en double

Vous pouvez facilement supprimer les doublons de votre feuille, sans devoir écrire un script d'application ni supprimer manuellement les données.

1. Dans Sheets, ouvrez une feuille de calcul.
2. Sélectionnez la plage de données dans laquelle vous souhaitez supprimer les données en double.
3. Cliquez sur Données  Supprimer les doublons.
4. Sélectionnez les colonnes à inclure et choisissez si les données doivent contenir des en-têtes.
5. Cliquez sur Supprimer les doublons.
6. Dans la fenêtre d'état, cliquez sur OK.

Automatiser des tâches avec les macros

 

Gagnez du temps en automatisant certaines tâches répétitives à l'aide de macros dans Google Sheets. Vous devez formater de nouvelles importations de données ou créer un même graphique sur plusieurs feuilles de données trimestrielles ? Cela vous prendrait des heures de répéter chaque fois les mêmes étapes à la main. Enregistrez ces actions dans une macro Sheets que vous pourrez réutiliser facilement sans avoir à rédiger de code.

1. Sur votre ordinateur, ouvrez une feuille de calcul en accédant à sheets.google.com.
2. En haut, cliquez sur Extensions  Macros  Enregistrer une macro.
3. Au bas de l'écran, choisissez le type de référence de cellule que votre macro doit utiliser :

• Utiliser des références absolues : la macro effectuera des tâches sur la cellule exacte que vous enregistrez. Par exemple, si vous mettez en gras la cellule A1, la macro ne mettra en gras que la cellule A1, quelle que soit la cellule sur laquelle vous avez cliqué.
• Utiliser des références relatives : la macro effectuera des tâches sur la cellule que vous sélectionnez et sur les cellules adjacentes. Par exemple, si vous enregistrez les cellules A1 et B1 en gras, la macro peut être utilisée par la suite pour mettre les cellules C1 et D1 en gras.

4. Terminez la tâche que vous souhaitez enregistrer. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.
5. Donnez un nom à la macro, créez un raccourci personnalisé et cliquez sur Enregistrer.

• Remarque : Lorsque vous créez une macro dans Google Sheets, un Apps Script est créé. Pour le modifier, cliquez sur Outils Éditeur de scripts en haut.

Pour exécuter une macro, cliquez sur Extensions Macros la macro de votre choix.

Obtenir des informations supplémentaires dans le centre d'aide des éditeurs Google Docs

Limiter ce que les utilisateurs peuvent voir ou modifier avec des plages et des feuilles protégées

Empêcher les autres utilisateurs d'apporter des modifications aux feuilles et aux plages

1. Ouvrez une feuille de calcul dans Google Sheets.
2. Cliquez sur Données  Protéger des feuilles et des plages. Un encadré s'affiche sur la droite.
3. Cliquez sur Ajouter une feuille ou une plage ou cliquez sur une protection existante pour la modifier.
4. Pour protéger une plage de cellules, cliquez sur Plage. Pour protéger une feuille, cliquez sur Feuille.
   • Plage : pour modifier ou saisir la plage à protéger, cliquez sur l'icône représentant une feuille de calcul et mettez la plage souhaitée en surbrillance dans la feuille de calcul.
   • Feuille : choisissez une feuille à protéger. Si vous souhaitez désactiver la protection pour certaines cellules d'une feuille, cochez la case "Exclure certaines cellules".
5. Cliquez sur Définir les autorisations ou sur Modifier les autorisations.
6. Indiquez par quelle méthode vous souhaitez limiter les possibilités de modification :

• Pour qu'un avertissement s'affiche lorsqu'un utilisateur apporte une modification : sélectionnez "Afficher un avertissement lorsque cette plage est modifiée". Cette option n'empêche pas les modifications, mais les utilisateurs voient un message leur demandant de confirmer la modification.
• Pour choisir les personnes autorisées à modifier la plage de cellules ou la feuille : sélectionnez "Restreindre les utilisateurs autorisés à modifier cette plage". Choisissez :
  • Vous uniquement : vous seul (ainsi que le propriétaire, si ce n'est pas vous) pouvez modifier la plage de cellules ou la feuille.
  • Domaine uniquement : si vous utilisez Google Sheets au sein d'une entreprise ou d'un établissement scolaire, seules les personnes appartenant à votre domaine peuvent modifier la plage de cellules ou la feuille. Cette option n'est disponible que si toutes les personnes appartenant au domaine sont autorisées à modifier la feuille de calcul.
  • Personnaliser : seules les personnes que vous choisissez peuvent modifier la plage de cellules ou la feuille.
  • Copier les autorisations d'une autre plage : utilisez cette option pour réutiliser des autorisations précédemment configurées pour un autre ensemble de cellules ou une autre feuille.

7. Cliquez sur Enregistrer ou sur OK.

Pour afficher les cellules protégées, cliquez sur Afficher  Afficher  Plages protégées. Des rayures apparaissent en arrière-plan dans les cellules concernées.

Masquer une feuille

1. Ouvrez une feuille de calcul dans Google Sheets.
2. Cliquez sur la feuille que vous souhaitez masquer.
3. Cliquez sur la flèche vers le bas figurant sur l'onglet de la feuille.
4. Cliquez sur Masquer la feuille. Si la feuille de calcul contient moins de deux feuilles, cette option n'est pas affichée.

Remarque : Les personnes disposant d'un accès en modification peuvent afficher une feuille. Les personnes disposant d'un accès en lecture ne voient pas la feuille, mais elles peuvent faire une copie de la feuille de calcul et afficher la feuille.

Obtenir des informations supplémentaires dans le centre d'aide des éditeurs Google Docs

Trier et filtrer vos données

Filtrez vos données sans modifier ce que les autres utilisateurs peuvent voir.

Sur un ordinateur, vous pouvez filtrer les données et n'appliquer cette vue filtrée qu'à votre vue de la feuille de calcul. Les modifications apportées à votre vue filtrée sont automatiquement enregistrées.

1. Sur votre ordinateur, ouvrez une feuille de calcul dans Google Sheets.
2. Cliquez sur Données Vues filtrées Créer une vue filtrée.
3. Triez et filtrez les données.
4. Pour fermer la vue filtrée, cliquez sur Fermer en haut à droite.
5. La vue filtrée est enregistrée automatiquement.

Vous pouvez également filtrer les données de manière à ce que les autres utilisateurs puissent les voir.

Obtenir des informations supplémentaires dans le centre d'aide des éditeurs Google Docs

En savoir plus :  Guides pour améliorer la productivité dans Google Sheets

Animez des présentations interactives percutantes

Créer une présentation avec les modèles des éditeurs Docs

Vous souhaitez créer un modèle que toute votre équipe pourra réutiliser, ou assurer la cohérence de votre marque à l'extérieur de l'entreprise ? Avec les modèles, vos présentations sont plus percutantes et professionnelles.

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Docs, Sheets, Slides, Forms ou Sites.
2. En haut à droite, cliquez sur Galerie de modèles.
3. Cliquez sur le modèle que vous souhaitez utiliser.
4. Une copie du modèle s'affiche.

Conseil : Si la mention "Module complémentaire" figure à côté du mode choisi, vous devrez peut-être installer un module complémentaire pour pouvoir utiliser ce modèle. En savoir plus sur les modules complémentaires

Obtenir des informations supplémentaires dans le centre d'aide des éditeurs Google Docs

Copier la mise en forme du texte ou des thèmes

Copier la mise en forme du texte

Vous pouvez copier rapidement la mise en forme du texte qui vous intéresse dans d'autres zones.

1. Dans une feuille, un document ou une diapositive, mettez en forme le texte ou la cellule selon vos souhaits. 
2. Mettez en surbrillance le texte ou la cellule, puis cliquez sur l'icône représentant un rouleau en haut à gauche. 
3. Cliquez sur une cellule ou mettez du texte en surbrillance. La même mise en forme est alors appliquée. 

Copier un thème dans une nouvelle présentation

Vous pouvez également copier un thème Slides dans une présentation nouvelle ou existante.

Important : Votre thème importé doit provenir d'une présentation Google Slides ou PowerPoint existante. Vous pouvez également utiliser votre propre image comme arrière-plan pour l'ensemble de la présentation. 

1. Sur votre ordinateur, ouvrez une présentation dans Google Slides. 
2. En haut de l'écran, cliquez sur Diapositive  Changer de thème.
3. En bas à droite de l'écran, cliquez sur Importer un thème.
4. Double-cliquez sur la présentation à utiliser. 
5. Cliquez sur le thème souhaité. 
6. Cliquez sur Importer le thème.

Obtenir des informations supplémentaires dans le centre d'aide des éditeurs Google Docs

Ajouter un graphique de données à partir de Sheets

Si votre présentation Slides contient beaucoup de données, vous pouvez aider votre auditoire à les visualiser facilement en transformant ces données en graphiques. Pour cela, il vous suffit de créer un graphique dans Sheets et de l'ajouter à votre présentation. Les graphiques sont associés à vos données Sheets, donc toute modification apportée à la feuille de calcul correspondante est automatiquement répercutée dans votre présentation.

Insérer un graphique

1. Sur votre ordinateur, ouvrez un document dans Google Docs ou une présentation dans Google Slides.
2. Cliquez sur Insertion  Graphique  Depuis Sheets.
3. Cliquez sur la feuille de calcul contenant le graphique que vous souhaitez insérer, puis sur Sélectionner.
4. Cliquez sur le graphique que vous souhaitez insérer.
   • Si vous ne voulez pas associer le graphique à la feuille de calcul, décochez la case "Associer à la feuille de calcul".
5. Cliquez sur Importer.

 Modifier le graphique directement depuis une présentation

1. Sur votre ordinateur, ouvrez un document dans Google Docs ou une présentation dans Google Slides.
2. Cliquez sur Insertion  Graphique  Depuis Sheets.
3. Cliquez sur la feuille de calcul contenant le graphique que vous souhaitez insérer, puis sur Sélectionner.
4. Cliquez sur le graphique que vous souhaitez insérer.
   • Si vous ne voulez pas associer le graphique à la feuille de calcul, décochez la case "Associer à la feuille de calcul".
5. Cliquez sur Importer.

Mettre à jour le graphique pour qu'il corresponde à l'original dans Sheets

Si vous apportez une modification de dernière minute, vous pouvez vérifier si les données ont bien été actualisées.

1. Sur votre ordinateur, ouvrez un document dans Google Docs ou une présentation dans Google Slides.
2. Dans l'angle supérieur droit du graphique, du tableau ou de la diapositive, cliquez sur Mettre à jour.

Obtenir des informations supplémentaires dans le centre d'aide des éditeurs Google Docs

Créer des graphiques avec des dessins

Créer un organigramme, un diagramme ou un autre type de dessin

1. Sur votre ordinateur, ouvrez un document.
2. En haut à gauche, cliquez sur Insertion  Dessin  Nouveau.
3. Insérez des formes, des traits ou du texte à l'aide des outils d'édition.

Pour ajouter un dessin à un document ou une présentation

1. Sur votre ordinateur, ouvrez un document.
2. En haut à gauche, cliquez sur Insérer  Dessin  À partir de Drive.
3. Cliquez sur le dessin que vous souhaitez insérer. 
4. Cliquez sur Sélectionner.

Obtenir des informations supplémentaires dans le centre d'aide des éditeurs Google Docs

Insérer d'autres types de diagrammes

Important : Vous pouvez insérer un diagramme dans n'importe quelle langue utilisant l'alphabet latin.

1. Sur votre ordinateur, ouvrez une présentation dans Google Slides.
2. Accédez à la diapositive dans laquelle vous souhaitez insérer le diagramme.
3. En haut de l'écran, cliquez sur Insertion  Diagramme.
4. Sélectionnez le style, le nombre de niveaux et le modèle de votre choix.
5. Le diagramme est alors ajouté à la diapositive. Vous pouvez le modifier à votre guise.

Ajouter les commentaires du présentateur

Vous pouvez ajouter des commentaires à des présentations que vous seul pouvez voir lorsque vous présentez. Les personnes avec lesquelles vous partagez les présentations peuvent voir les notes. Lorsque vous présentez vos diapositives, les commentaires du présentateur s'affichent dans une fenêtre distincte.

1. Ouvrez une présentation dans Google Slides.
2. En haut à droite, à côté de Diaporama , cliquez sur la flèche vers le bas .
3. Cliquez sur Mode Présentateur.
4. Cliquez sur Commentaires du présentateur.

Vous pouvez ensuite ajouter votre texte sous la diapositive.

Obtenir des informations supplémentaires dans le centre d'aide des éditeurs Google Docs

Organiser une séance de questions-réponses en direct

Vous pouvez démarrer une séance de questions-réponses en direct dans votre présentation Google Slides et présenter les questions à tout moment. Les participants peuvent poser des questions à partir de n'importe quel appareil.

Démarrer une séance de questions-réponses et demander les questions aux participants

1. Ouvrez une présentation Google Slides.
2. En haut, à côté de Diaporama , cliquez sur la flèche vers le bas .
3. Cliquez sur Mode Présentateur.
4. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur Outils de gestion des participants.
   • Cliquez sur Démarrer une nouvelle séance.
   • Pour reprendre une séance récente, cliquez sur Poursuivre une séance récente.
   • Pour mettre fin à une séance de questions-réponses, cliquez sur le bouton marche-arrêt figurant dans la fenêtre des questions-réponses.
     • Astuce : Même si vous ne désactivez pas la fonctionnalité Questions-réponses, elle se ferme peu de temps après la fin de votre présentation Google Slides.

Lorsque vous démarrez la session, une URL courte pour la présentation s'affiche en haut des diapositives. Les participants peuvent saisir l'URL dans leur navigateur pour envoyer une question. Les questions s'affichent dans la fenêtre "Mode Présentateur".

Afficher les questions des participants

En tant que présentateur, vous pouvez afficher les questions des participants pendant une présentation :

1. Sous "Outils de gestion des participants", repérez la question à afficher.
2. Cliquez sur Présenter.
   • Pour changer de question, repérez une autre question et cliquez sur Présenter.
   • Pour masquer la question, cliquez sur Masquer.

Obtenir des informations supplémentaires dans le centre d'aide des éditeurs Google Docs

 

En savoir plus :  Conseils pour créer des présentations de qualité

Étapes suivantes

 Semaine 5 : Gagner en productivité

               

Vous souhaitez bénéficier de fonctionnalités Google Workspace avancées
pour votre entreprise ?

Essayez Google Workspace dès aujourd'hui !

 

 

_{Google, Google Workspace et les marques et logos associés sont des marques de Google LLC. Tous les autres noms de sociétés et de produits sont des marques des sociétés auxquelles ils sont associés.}