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Conseils pour améliorer la communication

Guide Google Workspace de la productivité

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Conseils pour contacter vos collègues

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Vérifier la disponibilité d'une personne

Lorsque vous avez une question urgente à poser, vous n'avez peut-être pas le temps d'attendre une réunion ou une réponse par e-mail. À la place, vérifiez si une personne est en ligne dans Google Chat, puis envoyez-lui un message pour obtenir une réponse immédiate.

En savoir plus

Vérifier la disponibilité d'une personne dans Chat ou Gmail

Couleur de l'icône Texte Signification
Actif Gmail ou Google Chat est ouvert.
Ne pas déranger

Les notifications Google Chat sont désactivées.

* Pour les comptes Workspace, cette information n'est visible qu'au niveau du domaine.

Absent
  • Vous n'êtes pas connecté à Internet.
  • Vous êtes inactif depuis plus de 10 minutes.
  • Votre état est "Définir comme absent".
Inactif Vous êtes inactif depuis cinq minutes dans Gmail ou Google Chat.

Consultez le Centre d'aide Gmail pour en savoir plus

 

 

Démarrer un appel vidéo depuis Gmail

Vous pouvez démarrer un nouvel appel vidéo dans Gmail et inviter les personnes de votre choix. Vous pouvez également participer à un appel vidéo déjà ajouté à votre agenda.

Consultez le Centre d'aide Gmail pour en savoir plus

 

 

Communiquer par visioconférence ou messagerie instantanée plutôt que par e-mail

Lorsqu'une conversation par e-mail devient longue ou confuse, il est souvent plus facile de communiquer directement. Engagez une discussion en face à face avec n'importe qui, partout dans le monde, par visioconférence grâce à Google Meet. Si vous avez juste besoin d'une réponse rapide, vous pouvez également envoyer un message de chat via Google Chat ou Chat dans Gmail.

En savoir plus

 

 

Partager et collaborer à l'aide d'espaces dans Chat

Ne manquez plus un seul mot lors de votre prochaine réunion. Collaborez avec votre équipe dans un espace Chat. Les conversations sont organisées en différents fils de discussion par espace, afin que vous et votre équipe puissiez discuter de plusieurs sujets en même temps. Discutez avec vos collègues, partagez des fichiers et d'autres ressources en ligne, et collaborez sur des projets d'équipe.

Pour en savoir plus : Utiliser les espaces dans Google Workspace

 

 

Planifier une réunion avec les destinataires d'un fil de discussion directement depuis sa boîte de réception

Si votre conversation par e-mail devient trop compliquée, il peut être plus efficace d'organiser une réunion pour mener la discussion à son terme. Avec Gmail, vous pouvez planifier une réunion directement à partir de votre boîte de réception. L'événement contient automatiquement l'objet de l'e-mail comme titre, les messages de l'e-mail comme description et les personnes du fil de discussion comme participants.

En savoir plus
  1. Dans Gmail, rédigez un e-mail.
  2. Cliquez sur Plus puis Définir un horaire pour la réunionpuis Créer un événement ,
  3. Ajoutez les informations sur le nouvel événement, puis cliquez sur Enregistrer.

 

 

Programmer l'envoi d'un e-mail

Vous et les membres de votre équipe ne travaillez pas sur les mêmes fuseaux horaires ? Vous partez en vacances, mais vous souhaitez quand même transmettre des informations à quelqu'un en votre absence ? Gmail vous permet de rédiger votre e-mail et de programmer son envoi à une date et une heure spécifiques.

Découvrir comment
  1. Ouvrez Gmail  sur votre ordinateur.
  2. En haut à gauche, cliquez sur  Nouveau message.
  3. Rédigez votre message.
  4. En bas à gauche, à côté de l'option "Envoyer", cliquez sur la flèche vers le bas Autres options d'envoi.
  5. Cliquez sur Programmer l'envoi.

Remarque : Vous pouvez programmer jusqu'à 100 e-mails.

Consultez le Centre d'aide Gmail pour en savoir plus

 

 

Gagnez du temps en envoyant des messages à de grands groupes d'utilisateurs avec une seule adresse e-mail

Si vous envoyez souvent des e-mails aux mêmes personnes sur un projet ou un sujet déterminé, gagnez du temps en configurant une liste de diffusion dans Groupes. Vous pourrez ainsi utiliser l'adresse e-mail du groupe pour communiquer ou partager des fichiers simultanément avec tous les membres du groupe. Désormais, vous pouvez tenir informées toutes les personnes concernées, rapidement et simplement.

En savoir plus

Créer une adresse e-mail de groupe

  1. Connectez-vous à Google Groupes.
  2. En haut de la page, cliquez sur Créer un groupe.
  3. Saisissez les informations relatives au groupe et choisissez les paramètres. Voici quelques suggestions de paramètres :
    • Qui peut afficher les conversations : uniquement les membres de l'équipe (si vous souhaitez que les communications du projet restent privées).
    • Membres du groupe : adresse e-mail de chaque membre de l'équipe chargée du projet.
    • Gestionnaires de groupe : adresse e-mail de tous les membres de l'équipe susceptibles d'en ajouter d'autres par la suite.
    • Ajouter directement des membres : activez cette option pour contrôler qui peut rejoindre le groupe.
  4. Cliquez sur Créer un groupe.
Patientez quelques minutes avant d'envoyer un message au groupe, le temps que celui-ci soit opérationnel. S'il ne l'est pas, vous recevrez une notification indiquant que votre message n'a pas pu être transmis.
 

Consultez le Centre d'aide Gmail pour en savoir plus

Optimiser les conversations par e-mail

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Corriger l'orthographe et la grammaire dans Gmail

Vous souhaitez améliorer le contenu de vos e-mails ? L'outil de correction automatique disponible dans Gmail peut corriger votre e-mail au fur et à mesure que vous saisissez du texte. Les fautes d'orthographe sont également signalées en rouge, et les fautes de grammaire en bleu.

Comment procéder

Activer ou désactiver les outils de correction grammaticale, orthographique et automatique 

  1. Sur votre ordinateur, ouvrez Gmail
  2. Cliquez sur Paramètres  puis Paramètres.
  3. En haut de la page, cliquez sur Général.
  4. Activez ou désactivez les outils suivants :
  • Grammaire
  • Orthographe
  • Correction automatique
Astuce : Une ligne en pointillés, de couleur bleue pour les erreurs de grammaire ou de couleur rouge pour les suggestions orthographiques, s'affiche temporairement. Pour annuler une modification, cliquez sur le mot souligné puis Annuler
Important : Indisponible dans certaines langues.

Utiliser les outils

  1. Dans Gmail, cliquez sur Nouveau message.
  2. Commencez à saisir votre texte.
  3. Lorsque vous saisissez du texte, les modifications suivantes s'affichent en cas d'erreur :
    • Les mots comportant des fautes de grammaire sont soulignés en bleu.
    • Les mots mal orthographiés sont soulignés en rouge.
    • Vous remarquerez peut-être que certaines erreurs sont corrigées automatiquement. Une ligne en pointillés s'affiche temporairement sous le texte corrigé.
  4. (Facultatif) Pour accepter ou ignorer une modification orthographique ou grammaticale, cliquez sur le texte souligné ou utilisez les touches fléchées pour y accéder, puis appuyez sur Tabulation. Appuyez sur Entrée ou cliquez sur la suggestion pour accepter la modification, ou cliquez sur Ignorer .
  5. (Facultatif) Pour annuler une correction automatique, cliquez sur le texte souligné ou utilisez les touches fléchées pour y accéder, puis appuyez sur Tabulation. Dans l'info-bulle qui s'affiche sous le texte, cliquez sur Annuler ou appuyez sur Entrée.
  6. Lorsque vous êtes prêt à envoyer votre e-mail, cliquez sur Envoyer.

À propos du machine learning (apprentissage automatique)

Les suggestions de corrections orthographiques et grammaticales sont basées sur le machine learning. Les modèles de compréhension du langage exploitent des milliards de phrases et d'expressions courantes pour appréhender le monde avec l'apprentissage automatique. Ils peuvent donc également refléter les biais cognitifs propres à l'esprit humain. Forts de ces connaissances théoriques, nous étudions actuellement les moyens de les mettre en application. Google s'engage à concevoir des produits adaptés à tous, et poursuit activement ses recherches sur les biais inconscients et les stratégies d'atténuation.

 

 

Mieux choisir l'objet de vos e-mails

Gmail regroupe les e-mails ayant le même objet dans un fil de discussion. Choisissez un intitulé précis, qui permettra de regrouper tous les messages pertinents se rapportant à ce sujet et de les retrouver ainsi plus facilement. Vous pouvez par exemple utiliser des verbes d'action pour exprimer clairement votre demande. Si, au cours de la conversation, le sujet traité change, modifiez l'intitulé de l'objet en conséquence. Vous éviterez ainsi de regrouper des messages traitant de sujets différents dans votre boîte de réception.

En savoir plus

Modifier l'objet d'un e-mail

  1. À côté de Type de réponse , cliquez sur la flèche vers le bas Flèche vers le bas puis Modifier l'objet
  2. Saisissez un nouvel objet.

 

 

Répondre à un e-mail en intégrant des extraits de celui-ci

Répondez facilement à certaines parties d'un long message. Avec l'outil de citation de Gmail, vous pouvez indiquer aux destinataires à quelle partie du message initial votre réponse se rapporte.

En savoir plus

Répondre à un e-mail avec la fonction Citation

  1. Ouvrez Gmail, puis copiez la partie de l'e-mail à laquelle vous souhaitez répondre.
  2. Cliquez sur Répondre .
  3. Cliquez sur Options de mise en forme  puis Citation .
    Une barre grise apparaît dans votre e-mail pour indiquer que vous citez le message d'origine.
  4. Collez l'extrait du message à côté de la barre grise.
  5. Appuyez sur Entrée et saisissez votre réponse sous le message d'origine.
    Aucune barre grise ne s'affiche devant le contenu de votre réponse. Elle se démarque ainsi du texte d'origine.
  6. Cliquez sur Envoyer.

 

 

Joindre des supports de discussion aux e-mails

Vous voulez approfondir un sujet qu'un e-mail ne suffit pas à expliquer ? Ajoutez des pièces jointes à vos messages. Dans Gmail, vous pouvez joindre des fichiers pouvant atteindre jusqu'à 25 Mo. Pour ajouter des fichiers pouvant atteindre jusqu'à 30 Go, tels que des vidéos ou des fichiers de conception, insérez des fichiers Drive au lieu de pièces jointes.

En savoir plus

Joindre un fichier à un e-mail

Envoyer une pièce jointe Google Drive

  1. Ouvrez Gmail sur votre ordinateur.
  2. En haut à gauche, cliquez sur Nouveau message.
  3. Au bas du message, cliquez sur Insérer des fichiers avec Drive .
  4. Sélectionnez les fichiers que vous voulez joindre.
  5. Au bas de la page, choisissez le mode d'envoi des fichiers :
    • Lien Drive : cette option convient aux fichiers stockés dans Drive, y compris ceux que vous avez créés dans Google Docs, Sheets, Slides ou Forms.
    • Pièce jointe : cette option fonctionne uniquement avec les fichiers qui n'ont pas été créés dans Google Docs, Sheets, Slides ou Forms.
  6. Cliquez sur Insérer.

Consultez le Centre d'aide Gmail pour en savoir plus

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