正在與遠端同事及位於辦公室的同事合作嗎?瞭解如何在混合式工作環境中展現出色效率

Google Workspace 實務應用:改善溝通效率的 10 大秘訣

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高效率的溝通方式

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在電子郵件中使用更容易辨識的主旨藍色分隔線

Gmail 會將主旨相同的電子郵件串連成郵件會話串。您可以為郵件設定精確的標題,讓系統能正確連結相關郵件,同時也能便於搜尋郵件。建議您在主旨中加入可表示動作的字詞,以便清楚傳達您希望對方採取的行動。如果日後主題有所變動,只要跟著變更主旨就可以了。這樣一來,就能避免系統將不相關的收件匣郵件串連在一起。

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2

延後電子郵件留待日後回覆藍色分隔線

忙到沒時間回覆重要的電子郵件嗎?您可以將電子郵件延後並暫時從收件匣中移除,留待您日後處理。郵件會在您要處理時重新顯示在收件匣頂端。

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管理多組簽名藍色分隔線

需要使用多個不同的電子郵件簽名,以便在公司內或在外部使用嗎?Gmail 可讓您利用各種罐頭回應來建立不同的簽名檔,輕鬆管理多組簽名。您下次撰寫郵件時,只要選擇其中包含您想使用的簽名的罐頭回應即可。

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隱藏不相關的電子郵件會話群組藍色分隔線

您是否對某個會話群組已經沒有興趣,卻一直看到相關郵件出現在收件匣中?Gmail 可讓您略過會話群組,將指定的會話群組略過收件匣,並自動封存相關郵件。如果會話群組中的新郵件只寄給您,或是寄件者將您加入新郵件的 [收件者] 或 [副本] 欄位,會話群組才會再次顯示在收件匣中。這樣一來,您就有更多時間可以專心處理重要的電子郵件。

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除了電子郵件之外,也可以透過視訊通話或即時通訊進行討論藍色分隔線

如果電子郵件會話串累積得太長或是變得難以掌握資訊,不如直接跟對方口頭溝通。Google Meet 可讓您發起視訊會議,隨時隨地與任何人面對面討論。此外,如果您只需要盡快得知對方的回覆是同意還是否定,也可以使用 Google ChatGmail 中的 Chat 傳送即時通訊訊息。

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透過 Chat 共用內容及協同合作 藍色分隔線

日後開會時,大家可以妥善運用時間一起集思廣益!您可以使用 Google Chat 與團隊成員協同合作。使用 Chat 時,聊天室對話會整理成不同的會話串,讓您和團隊能同時討論不同的主題。您可以與同事聊天、共用檔案和其他線上資源,並合作執行團隊專案。

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直接在收件匣中與電子郵件收件者安排會議時間藍色分隔線

如果您的電子郵件會話群組內容變得太過複雜,舉行會議是更能有效完成討論的方式。使用 Gmail 時,您可以直接在收件匣中安排會議時間,系統會自動將電子郵件主旨新增到這項活動的標題中、將電子郵件內文加入活動的說明內,並將電子郵件會話串中的使用者設為參與者。

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輕鬆取消傳送郵件藍色分隔線

電子郵件內容有錯字嗎?忘了加入收件者?或是想收回寄出的郵件?只要啟用 Gmail 的「取消傳送」功能,即可在郵件剛送出的 30 秒內及時回收。

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在電子郵件中附加討論項目藍色分隔線

想進一步說明想法,卻難以透過電子郵件表達嗎?您可以在郵件中加入附件。在 Gmail 中,可以附加的檔案大小上限為 25 MB。如要附加更大的檔案 (例如影片或設計檔),只要插入雲端硬碟檔案,即可附加多達 30 GB 的內容,無須加入附件。

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透過單一電子郵件地址向多人傳送郵件,有效節省時間藍色分隔線

如果您經常為特定專案或主題傳送電子郵件給某些使用者,可以使用網路論壇建立群組來節省時間。群組電子郵件地址可讓您一次將資訊傳送給所有成員,或是同時與所有成員共用檔案。這樣一來,您就可透過更快速簡單的方式,讓所有相關人士掌握最新資訊。

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網路論壇

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