本頁面提供下列問題解決方法：
與同事聯絡的訣竅
查看特定使用者現在是否有空
有問題急需解答時，您可能沒時間等到開會討論或苦等對方回覆電子郵件。請改為查看 Google Chat 中是否有上線的使用者，然後傳送訊息給對方，並立即得到回覆。
在 Chat 或 Gmail 中查看特定使用者是否有空
| 狀態圖示 | 狀態文字 | 狀態的意義 |
| 使用中 | Gmail 或 Google Chat 已開啟。 | |
| 零打擾 |
Google Chat 通知已設為靜音。 *針對 Workspace 帳戶，僅網域層級會看到這個狀態 |
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| 離開 |
|
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| 閒置 | 過去 5 分鐘你未在 Gmail 或 Google Chat 中執行任何操作。 |
透過 Gmail 發起視訊通話
您可以在 Gmail 中發起新的視訊通話及邀請對象。或者，您也可以加入 Google 日曆中已有的視訊通話。
除了電子郵件之外，也可以透過視訊通話或即時通訊進行討論
如果電子郵件會話串累積得太長或是變得難以掌握資訊，不如直接跟對方口頭溝通。Google Meet 可讓您發起視訊會議，隨時隨地與任何人面對面討論。此外，如果您只需要對方快速回答「是」或「否」，也可以使用 Google Chat 或 Gmail 中的 Chat 傳送即時通訊訊息。
操作說明
使用 Chat 的聊天室共用內容及協同合作
想在下次開會時更充分地運用時間集思廣益嗎？在 Chat 聊天室中與團隊成員協同合作。在聊天室中，對話會整理成不同的對話討論串，讓您和團隊成員能同時討論不同的主題。 您可以與同事交流、共用檔案和其他線上資源，並合力執行團隊專案。
操作說明：在 Google Workspace 中使用聊天室
直接在收件匣中與電子郵件收件者安排會議時間
如果您的電子郵件會話群組內容變得太過複雜，舉行會議是更能有效完成討論的方式。使用 Gmail 時，您可以直接在收件匣中安排會議時間，系統會自動將電子郵件主旨新增到這項活動的標題中、將電子郵件內文加入活動的說明內，並將電子郵件會話串中的使用者設為與會者。
預先排定電子郵件傳送時間
您的團隊成員位於不同時區，或者您想在休假期間將更新資訊傳送給任何人嗎？Gmail 可讓您在撰寫電子郵件後，指定在特定日期和時間將郵件寄出。
- 在電腦上前往 Gmail。
- 按一下左上方的「撰寫」。
- 輸入電子郵件內容。
- 在左下方的「傳送」旁邊，點選向下箭頭
。
- 按一下「排定傳送時間」。
。提示：你最多可以安排 100 封電子郵件的傳送時間。
透過單一電子郵件地址向多人傳送郵件，有效節省時間
如果您經常為特定專案或主題傳送電子郵件給某些使用者，可以使用網路論壇建立群組來節省時間。群組電子郵件地址可讓您一次將資訊傳送給所有成員，或是同時與所有成員共用檔案。這樣一來，您就可透過更快速簡單的方式，讓所有相關人士掌握最新資訊。
建立群組電子郵件地址
- 登入 Google 網路論壇。
- 按一下頂端的「建立群組」。
- 輸入群組的相關資訊並選擇設定。以下是建議設定：
- 誰可以查看會話群組：僅限團隊成員 (如果您不想公開專案交流訊息)。
- 群組成員：專案團隊中每位成員的電子郵件地址。
- 群組管理員：某位團隊成員的電子郵件地址，該成員之後可能需要將其他使用者加進團隊。
- 直接新增成員：開啟這個選項，即可控管哪些使用者可加入群組。
- 按一下 [建立群組]。
提升電子郵件會話群組品質
在 Gmail 中修改拼字和文法錯誤
想改善電子郵件內容嗎？您可以使用 Gmail 的自動校正工具，在輸入電子郵件內容時修正錯字，也可以藉由紅色底線查看拼字錯誤，或透過藍色底線查看文法錯誤。
操作說明
開啟或關閉文法、拼字和自動校正工具
- 在電腦上開啟 Gmail。
- 依序按一下「設定」圖示
「查看所有設定」。
- 點選頂端的「一般設定」。
- 變更下列工具的設定：
- 文法修訂建議
- 拼字建議
- 自動更正
[復原]。使用工具
- 在 Gmail 中點選「撰寫」。
- 開始輸入文字。
- 如果您輸入的文字有誤，系統會顯示下列變更：
- 錯誤的文法下方會顯示藍線。
- 拼寫錯誤的字詞下方會顯示紅線。
- 您可能會注意到系統已自動校正某些錯誤。校正完成的文字下方會暫時顯示虛線。
- (選用) 如要接受或忽略拼字或文法方面的變更，請按一下標有底線的文字，或使用方向鍵將游標移至該文字，然後按下 Tab 鍵。按下 Enter 鍵或點選建議項目即可接受變更，點選「忽略」圖示
則可忽略變更。
- (選用) 如要復原自動校正的結果，請按一下標有底線的文字，或使用方向鍵將游標移至該文字，然後按下 Tab 鍵。在文字下方顯示的泡泡中，點選「復原」圖示
或按下 Enter 鍵。
- 準備好傳送電子郵件時，請按一下「傳送」。
關於機器學習技術
拼字和文法修訂建議功能採用了機器學習技術，但由於語言理解模型是根據數十億個常見詞組和句子自主學習瞭解世界，因此難免也會反映人類的認知偏誤。注意到這一點是個好的開始，我們會持續討論如何解決這個問題。Google 致力為所有使用者提供更優質的產品，同時也積極找出產品中意外產生的偏誤，據此採取適當的因應策略。
在電子郵件中使用更容易辨識的主旨
Gmail 會將主旨相同的電子郵件串連成郵件會話串。您可以為郵件設定精確的標題，讓系統能正確連結相關郵件，同時也能便於搜尋郵件。建議您在主旨中加入可表示動作的字詞，以便清楚傳達您希望對方採取的行動。如果日後主題有所變動，只要跟著變更主旨就可以了。這樣一來，就能避免系統將不相關的收件匣郵件串連在一起。
變更電子郵件主旨
- 依序點選「回覆類型」圖示
旁邊的向下箭頭
[編輯主旨]。
- 輸入新的郵件主旨。
[編輯主旨]。
在電子郵件內文中回覆
從冗長的電子郵件中摘錄部分內容，輕鬆進行回覆。使用 Gmail 中的「引用」功能，就可以讓收件者瞭解您的回覆所針對的郵件段落。
使用「引用」回覆電子郵件
- 開啟 Gmail，然後複製您要回覆的郵件段落。
- 按一下「回覆」圖示
。
- 依序點選「格式選項」圖示
「引用」圖示
。
這個動作會新增一個灰色長條，標示引用原始郵件訊息的位置。- 在灰色長條旁邊貼上原始郵件文字內容。
- 按下 Enter 鍵，然後在原始郵件訊息下方輸入回覆。
您的回覆不會有灰色長條，以便與原文有所區別。- 按一下 [傳送]。
在電子郵件中附加討論項目
想進一步說明想法，卻難以透過電子郵件表達嗎？您可以在郵件中加入附件。在 Gmail 中，可以附加的檔案大小上限為 25 MB。如要附加更大的檔案 (例如影片或設計檔)，只要插入雲端硬碟檔案，即可附加多達 30 GB 的內容，無須加入附件。