10 نصائح عن تحسين التواصل في Google Workspace

هل تريد الاستفادة إلى أقصى حد من تطبيقات Google في العمل أو المؤسسة التعليمية؟  اشترِك في الإصدار التجريبي المجاني من Google Workspace

1

استخدام مواضيع أكثر ذكاءً في رسالتك الإلكترونية تجمِّع خدمة Gmail الرسائل الإلكترونية مع الموضوع نفسه في سلاسل المحادثات. يمكنك تحديد عنوان معين للموضوع في رسالتك حتى ترتبط الرسائل المناسبة معًا بسهولة ويسهل العثور عليها. ننصحك بتضمين كلمات تعبّر عن إجراء في موضوعك بحيث يتضح ما تريد أن ينفذه الأشخاص. إذا تغيّر المضمون في وقت لاحق، ما عليك سوى تغيير الموضوع وفقًا لذلك. وبهذه الطريقة، لن يكون لديك أي رسائل ليست ذات صلة مرتبطة ببعضها في البريد الوارد. تعرَّف على كيفية إجراء ذلك Gmail

2	تأجيل الرسالة الإلكترونية للرد عليها لاحقًا هل أنت مشغول للغاية للرد على رسالة إلكترونية مهمة؟ يمكنك تأجيل الرسالة الإلكترونية وإزالتها مؤقتًا من البريد الوارد إلى أن تحتاج إليها. ستعود الرسالة الإلكترونية إلى أعلى البريد الوارد عندما تريد ذلك. تعرَّف على كيفية إجراء ذلك Gmail

3

إدارة توقيعات متعددة هل تريد استخدام توقيعات مختلفة للبريد الإلكتروني داخل شركتك أو خارجها؟ باستخدام Gmail، يمكنك استخدام الردود الجاهزة لإنشاء توقيعات مختلفة للتحكم في توقيعات متعددة بسهولة. في المرة التالية التي تنشئ فيها رسالة إلكترونية، ما عليك سوى اختيار الرد الجاهز مع التوقيع الذي تريد استخدامه. تعرَّف على كيفية إجراء ذلك Gmail

4

إخفاء محادثات البريد الإلكتروني غير الملائمة هل تستمر المحادثة التي لم تعد تهتم بها في الظهور في البريد الوارد؟ يمكنك تجاهل المحادثات في Gmail حتى تتخطى البريد الوارد ويتم وضعها في الأرشيف تلقائيًا. في حال كانت رسالة جديدة في المحادثة موجَهة إليك وليس إلى مستخدم آخر، أو في حال تمت إضافتك إلى الحقل "إلى" أو الحقل "نسخة إلى" في رسالة جديدة، ستظهر المحادثة مرة أخرى في البريد الوارد. يمكنك الآن قضاء المزيد من الوقت في التركيز على الرسائل الإلكترونية المهمة. تعرَّف على كيفية إجراء ذلك Gmail

5

المناقشة عبر فيديو أو محادثة بدلاً من رسالة إلكترونية في حال كانت سلسلة محادثات رسالة إلكترونية طويلة أو مربكة، من الأسهل إجراء محادثة شخصيًا. يمكنك إجراء مناقشة وجهًا لوجه مع أي شخص في أي مكان في العالم باستخدام Google Meet لبدء اجتماع فيديو. أو في حال كنت لا تريد سوى إجابة سريعة بنعم أو لا، أرسل رسالة محادثة باستخدام Google Chat أو Chat في Gmail. تعرّف على كيفية إجراء ذلك Google Meet Google Chat

6

المشاركة والتعاون باستخدام.Google Chat  لا تضيّع أي لحظة من تبادل الأفكار في اجتماعك القادم. يمكنك التعاون مع فريقك باستخدام Google Chat. باستخدام Google Chat، يتم تنظيم المحادثات في سلاسل محادثات مختلفة في الغرف، حتى تتمكن أنت وفريقك من مناقشة مواضيع متعددة في الوقت نفسه. يمكنك إجراء محادثة مع زملائك في العمل ومشاركة الملفات والموارد الأخرى المتوفرة على الإنترنت والتعاون في العمل على المشاريع الجماعية. تعرَّف على كيفية إجراء ذلك Google Chat Gmail

7

جدولة اجتماع مع مستلِمي الرسائل الإلكترونية مباشرةً من البريد الوارد في حال زيادة تفاعلك أثناء محادثة البريد الإلكتروني أكثر من اللازم، يمكن أن يكون عقد اجتماع طريقة أكثر كفاءة لإكمال المناقشة. باستخدام Gmail، يمكنك جدولة اجتماع مباشرةً من البريد الوارد. يحتوي الحدث تلقائيًا على موضوع الرسالة الإلكترونية باعتباره العنوان، والرسائل الواردة من البريد الإلكتروني باعتبارها وصفًا وسيظهر المشاركون في سلسلة الرسالة الإلكترونية باعتبارهم ضيوف. تعرَّف على كيفية إجراء ذلك Gmail

8	يمكنك التراجع بسهولة عن الرسائل المرسَلة هل ارتكبت خطأً إملائيًّا في رسالتك الإلكترونية؟ هل نسيت إضافة مستلِم؟ هل غيرت رأيك بشأن إرسال رسالة؟ يمكنك استرداد رسالة أرسلتها للتو خلال 30 ثانية بحد أقصى، وذلك من خلال تفعيل ميزة التراجع عن الإرسال من Gmail. تعرَّف على كيفية إجراء ذلك Gmail

9

إرفاق عناصر المناقشة بالرسالة الإلكترونية هل تريد مزيدًا من التوضيح بشأن محتوى لا يمكنك إرساله في رسالة إلكترونية؟ يمكنك إضافة مرفقات إلى رسائلك. باستخدام Gmail، يمكنك إرفاق ملفات يصل حجمها إلى 25 ميغابايت. لإضافة ملفات يصل حجمها إلى 30 غيغابايت، مثل ملفات التصميم والفيديوهات، يمكنك إدراج ملفات Google Drive بدلاً من المرفقات. تعرَّف على كيفية إجراء ذلك Gmail

10

توفير الوقت: إرسال رسائل إلى مجموعات كبيرة باستخدام عنوان بريد إلكتروني واحد في حال كنت ترسل رسائل إلكترونية بشكل متكرر إلى المستخدمين أنفسهم بشأن مشروع أو موضوع، يمكنك توفير الوقت لنفسك باستخدام مجموعات Google لإنشاء مجموعة. يمكنك استخدام عنوان البريد الإلكتروني للمجموعة لإرسال المعلومات أو مشاركة الملفات مع جميع المستخدمين في آنٍ واحد. أصبح الآن من الأسهل والأسرع إطلاع جميع المستخدمين المناسبين بآخر التحديثات. تعرَّف على كيفية إجراء ذلك مجموعات Google