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Condividere un documento finale

​Tutorial aziendale su​ Google Workspace

 Cosa imparerai a fare

Come condividere con i colleghi la versione finale di un documento e come impostare le autorizzazioni per impedire modifiche a un documento finale. 

Che cosa ti serve

10 minuti

Account Un account Google Workspace. Non ce l'hai? Inizia oggi la tua prova di 14 giorni.

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In questo tutorial

Prima di condividere il documento finale Condividere il documento Dopo aver condiviso il documento

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1  Prima di condividere il documento finale


Espandi tutto  |  Comprimi tuttoComprimi tutto
1.1 Utilizzare Cloud Search per trovare colleghi

Decidi con chi vuoi condividere il file e utilizza Cloud Search per trovare i colleghi.

  1. Accedi a Cloud Search all'indirizzo cloudsearch.google.com.

    Se non riesci a eseguire l'accesso, significa che il tuo account non ha Cloud Search. Ulteriori informazioni

  2. Cerca la persona per nome.
  3. Nella scheda dei risultati, per inviare un messaggio alla persona, fai clic sul suo indirizzo email.
  4. Per visualizzare altre opzioni di contatto o altre informazioni sui dipendenti subordinati, fai clic sul nome della persona per aprire la pagina dei dati del profilo. 
  5. Nella pagina dei dati del profilo, fai clic su una delle seguenti modalità di contatto:
    • Per inviare un'email, fai clic su Email o sull'indirizzo email della persona.
    • Per organizzare una riunione, fai clic su Programma .
    • Per chattare, fai clic su Hangout .
    • Per avviare una videochiamata, fai clic su Videochiamata Videocamera.
  6. Per aprire la pagina dei dati del profilo e contattare il responsabile o i dipendenti subordinati della persona, fai clic sul nome del responsabile o del dipendente.
1.2 Decidere da dove condividere il documento

Se la condivisione riguarda poche persone specifiche, puoi aggiungere il documento al tuo Drive e condividerlo da lì.

Se la tua organizzazione usa i Drive condivisi, puoi aggiungerlo al tuo Drive condiviso e condividerlo con chiunque vi abbia accesso.

Per condividere il documento con tutta l'organizzazione o per condividerlo pubblicamente, aggiungilo a Google Sites.


Aggiungere il documento a Drive:

Sul computer, puoi caricare file e cartelle da drive.google.com o dal desktop. Puoi caricare i file in cartelle private o condivise.

  1. Apri drive.google.com sul computer.
  2. In alto a sinistra, fai clic su Nuovo quindi Caricamento di file o Caricamento cartella.
  3. Scegli il file o la cartella da caricare.

Caricare file su Drive
 

Aggiungere il documento a un Drive condiviso:

Il livello di accesso minimo è Collaboratore.

Tutti i file che aggiungi sono di proprietà del team. Se lasci il Drive condiviso, i file rimangono.

  1. A sinistra, fai clic su un Drive condiviso.
  2. Trascina un file esistente (di tua proprietà*) dal computer o da Il mio Drive in un Drive condiviso oppure, nella parte superiore di Drive, fai clic su Nuovo e scegli un'opzione:
    • Per creare un file, seleziona il tipo di file che vuoi creare, ad esempio un file di Documenti Google.
    • Per caricare un file, fai clic su Caricamento di file. Passa al file e aprilo.
  3. Fai doppio clic su un file per aprirlo e modificarlo.

*Se non sei il proprietario del file, ma hai l'accesso Editor in Drive, puoi spostarlo su un Drive condiviso se l'amministratore ha autorizzato questa opzione.

Nota: per archiviare e accedere ai file su desktop, utilizza Google Drive per desktop. Per maggiori dettagli, vedi Cosa puoi fare con Drive per desktop.

Aggiungere file condivisi
 

Aggiungere il documento a Sites:

  1. Vai a Google Sites e apri il sito e la pagina in cui vuoi aggiungere il file.
  2. Fai clic su Inserisci e poi Documenti, Presentazioni o Fogli per scegliere un file sul tuo Drive.

Incorpora qualsiasi file di Drive o il contenuto di una cartella archiviata su Drive. Se apporti modifiche ai tuoi file su Drive, le stesse modifiche saranno automaticamente visualizzate in Sites.

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2  Condividere il documento

 
2.1 Condividere il documento da Drive

Condividere un file o una cartella con persone specifiche:

  1. Seleziona il file che vuoi condividere.
  2. Fai clic su Condividi o Condividi Share.
  3. Digita l'indirizzo email o il gruppo Google con cui vuoi condividere l'elemento.
  4. Per decidere quale ruolo avranno le persone rispetto al file, seleziona Visualizzatore, Commentatore o Editor.
  5. Se il tuo account è idoneo, puoi aggiungere una data di scadenza per l'accesso.
  6. Scegli se inviare notifiche ai destinatari della condivisione.
    • Se vuoi comunicare alle persone che hai condiviso un elemento con loro, seleziona la casella accanto a Invia notifiche. Se scegli di inviare le notifiche, tutti gli indirizzi inseriti riceveranno l'email.
    • Se non vuoi inviare una notifica agli utenti, deseleziona la casella.
  7. Fai clic su Invia o Condividi.

Condividere file su Drive

Condividere un link a un file o a una cartella:

  1. Seleziona il file che vuoi condividere.
  2. Fai clic su Condividi o Condividi Share.
  3. Sotto "Accesso generale", fai clic sulla Freccia giù Giù.
  4. Scegli Chiunque abbia il link.
  5. Per stabilire il ruolo degli utenti, seleziona Visualizzatore, Commentatore o Editor.
  6. Fai clic su Copia link.
  7. Fai clic su Fine.
  8. Incolla il link in un'email o in qualsiasi strumento di condivisione.

Le persone che non hanno effettuato l'accesso a un Account Google vengono visualizzate come animali anonimi nel tuo fileUlteriori informazioni sugli animali anonimi.

2.2 (Facoltativo) Impostare limiti di scadenza per il documento
  1. Apri un file in Google Drive, Documenti Google, Fogli Google o Presentazioni Google.
  2. Fai clic su Condividi e poi e individua l'utente a cui vuoi concedere le autorizzazioni temporanee.
    • Se non hai ancora condiviso il file con quella persona, aggiungi l'email dell'utente e fai clic su Invia o Condividi. In alto a destra del documento, fai nuovamente clic su Condividi.
  3. Accanto al nome della persona, fai clic sulla Freccia giù Giù e poi Aggiungi scadenza.
  4. Accanto a "Scadenza accesso", fai clic su una data per impostarla come data di scadenza. Scegli una data compresa in un periodo di un anno a partire dalla data corrente.
  5. Fai clic su Salva.

2.3 Impedire agli editor di ricondividere e cambiare le autorizzazioni di accesso

Se condividi un file, il proprietario e chiunque disponga dell'accesso in modifica possono modificare le autorizzazioni e condividerlo. Per impedire ad altre persone di condividere il tuo file:

  1. Apri un file in Google Drive, Documenti Google, Fogli Google o Presentazioni Google.
  2. Fai clic su Condividi o Condividi Share.
  3. In alto, fai clic su Impostazioni Impostazioni.
  4. Deseleziona Gli editor possono modificare le autorizzazioni e condividere.

Importante: se impedisci la condivisione di una cartella, il limite si applica solo alla cartella. Per impedire la condivisione dei file che si trova al suo interno, devi modificare l'impostazione per quei file.Condividere file su Drive

2.4 Impedire a commentatori e visitatori di scaricare, copiare e stampare i file

Per impedire a visualizzatori e commentatori di stampare, copiare o scaricare il file:

  1. Trova il file o la cartella in Google Drive, Documenti Google, Fogli Google o Presentazioni Google.
  2. Seleziona uno o più file a cui vuoi applicare le limitazioni.
  3. Fai clic su Condividi o Condividi Share.
  4. In alto, fai clic su Impostazioni Impostazioni.
  5. Deseleziona Visualizzatori e commentatori possono vedere l'opzione per scaricare, stampare e copiare.

Importante: puoi limitare il modo in cui le persone condividono, stampano, scaricano e copiano i file su Google Drive e in Documenti, Fogli e Presentazioni Google, ma non puoi bloccare le condivisioni effettuate con altri metodi.

Limitare la condivisione

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3  Dopo aver condiviso il documento


 
3.1 Contrassegnare il documento come definitivo e impostare la modalità di sola visualizzazione

Puoi rinominare un documento per contrassegnarlo come definitivo e modificarne le autorizzazioni impostandole su solo visualizzazione. Le persone potranno visualizzare il contenuto, ma non saranno in grado di apportare modifiche.

Rinominare il documento in Documenti, Fogli o Presentazioni per contrassegnarlo come definitivo:

  1. Apri il file e, in alto, fai clic sul nome del file.
  2. Inserisci [Finale] o [Archiviato] prima del nome del file.
  3. Premi INVIO.

Modificare il documento impostandolo per la sola visualizzazione:

Se hai condiviso il file con persone specifiche o con un gruppo:

  1. Su Google Drive, fai clic sul file con il pulsante destro del mouse e seleziona Condividi .
  2. A destra della persona o del gruppo che vuoi cambiare, fai clic sulla Freccia giù e poiVisualizzatore.
  3. Fai clic su Salva.

Se hai condiviso il file con la tua organizzazione:

  1. Su Drive, fai clic sul file con il pulsante destro del mouse e seleziona Condividi .
  2. In Ottieni link, sulla destra, fai clic sulla Freccia giù e poiVisualizzatore.
  3. Fai clic su Fine.
Assegnare un nome a un foglio.
3.2 Interrompere la condivisione del documento

Da Drive:

Interrompere la condivisione di un file o una cartella di tua proprietà:

  1. Trova il file o la cartella in Google Drive, Documenti Google, Fogli Google o Presentazioni Google.
  2. Apri o seleziona il file o la cartella.
  3. Fai clic su Condividi o Condividi Share.
  4. Trova la persona con cui vuoi interrompere la condivisione.
  5. A destra del nome, fai clic sulla Freccia giù Giù e poi Rimuovi accesso.
  6. Fai clic su Salva.


Rimuovere un link a un file o a una cartella di tua proprietà:

  1. Trova il file o la cartella in Google Drive, Documenti Google, Fogli Google o Presentazioni Google.
  2. Apri o seleziona il file o la cartella.
  3. Fai clic su Condividi Share o Condividi Share e poi Copia link .
  4. Sotto "Accesso generale", fai clic sulla Freccia giù Giù.
  5. Seleziona Con limitazioni.
  6. Fai clic su Fine.

Da un Drive condiviso:

Annullare la condivisione dei file nell'organizzazione:

  1. Trova il file o la cartella in Google Drive, Documenti Google, Fogli Google o Presentazioni Google.
  2. Apri o seleziona il file o la cartella.
  3. Fai clic su Condividi Share o Condividi Share e poi Copia link .
  4. Sotto "Accesso generale", fai clic sulla Freccia giù Giù.
  5. Seleziona Con limitazioni.
  6. Fai clic su Fine.

Annullare la condivisione di file con singole persone:

  1. Trova il file o la cartella in Google Drive, Documenti Google, Fogli Google o Presentazioni Google.
  2. Apri o seleziona il file o la cartella.
  3. Fai clic su Condividi o Condividi Share.
  4. Trova la persona con cui vuoi interrompere la condivisione.
  5. A destra del nome, fai clic sulla Freccia giù Giù e poi Rimuovi accesso.
  6. Fai clic su Salva.

Nota: le impostazioni di gruppo possono sostituire quelle individuali. Quindi, se tenti di annullare la condivisione di un file con una persona che fa parte di un'organizzazione o di un gruppo che ha accesso al file, quella persona potrà ancora accedervi.

3.3 Gestire le nuove richieste di accesso

Se le persone non hanno accesso al documento, vedranno il messaggio "È necessaria l'autorizzazione". Possono fare clic su Richiedi accesso in modo che tu riceva un'email con la richiesta di approvazione. Se vuoi condividere il documento con l'utente, segui le istruzioni riportate in Condividere il documento.

Su Google Drive puoi visualizzare e gestire le richieste di accesso nella sezione Attività.

3.4 Guardare chi ha visualizzato il documento
  1. In Documenti, Fogli o Presentazioni, apri il file.

    Nota: per visualizzare i dati nella Dashboard attività è necessario avere accesso in modifica al file.

  2. Fai clic su Strumenti e poi Dashboard attività.
  3. Puoi visualizzare informazioni relative all'attività sul tuo file, tra cui:
    • Scheda Condiviso con: mostra le persone con cui hai condiviso il file. Puoi anche inviare un'email ai collaboratori.
    • Scheda Tutti i visualizzatori (organizzazione): mostra le persone della tua organizzazione che hanno visualizzato il file.
    • Scheda Tendenza di visualizzazione: mostra un grafico con i visualizzatori nel tempo.
  4. Se non vuoi che la cronologia delle visualizzazioni sia visibile nella Dashboard attività, fai clic su Impostazioni privacy e scegli un'opzione: (facoltativo)
    • Disattiva la cronologia delle visualizzazioni per tutti i file: in Impostazione account, disattiva Mostra la mia cronologia delle visualizzazioni per tutti i file di Documenti, Fogli e Presentazioni.
    • Disattiva la cronologia delle visualizzazioni per un solo file: in Impostazione documento, disattiva Mostra la mia cronologia delle visualizzazioni per questo documento.
  5. Fai clic su Salva.

Visualizzare l'attività di un file

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