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Condividere un documento finale

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 ""Cosa imparerai a fare

Come condividere con i colleghi la versione finale di un documento e come impostare le autorizzazioni per impedire modifiche a un documento finale. 

Che cosa ti serve

"" Circa 10 minuti.
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In questo tutorial

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Prima di condividere il documento finale Condividere il documento Dopo aver condiviso il documento

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1  Prima di condividere il documento finale


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1.1 Utilizzare Cloud Search per trovare colleghi

Decidi con chi vuoi condividere il file e utilizza Cloud Search per trovare i colleghi.

  1. Accedi a Cloud Search all'indirizzo cloudsearch.google.com.

    Se non riesci a eseguire l'accesso, significa che il tuo account non ha Cloud Search. Ulteriori informazioni

  2. Cerca la persona per nome.
  3. Nella scheda dei risultati, per inviare un messaggio alla persona, fai clic sul suo indirizzo email.
  4. Per visualizzare altre opzioni di contatto o altre informazioni sui dipendenti subordinati, fai clic sul nome della persona per aprire la pagina dei dati del profilo. 
  5. Nella pagina dei dati del profilo, fai clic su una delle seguenti modalità di contatto:
    • Per inviare un'email, fai clic su Email "" o sull'indirizzo email della persona.
    • Per organizzare una riunione, fai clic su Programma "".
    • Per chattare, fai clic su Hangout "".
    • Per avviare una videochiamata, fai clic su Videochiamata Videocamera.
  6. Per aprire la pagina dei dati del profilo e contattare il responsabile o i dipendenti subordinati della persona, fai clic sul nome del responsabile o del dipendente.
1.2 Decidere da dove condividere il documento

Se la condivisione riguarda poche persone specifiche, puoi aggiungere il documento al tuo Drive e condividerlo da lì.

Se la tua organizzazione usa i Drive condivisi, puoi aggiungerlo al tuo Drive condiviso e condividerlo con chiunque vi abbia accesso.

Per condividere il documento con tutta l'organizzazione o per condividerlo pubblicamente, aggiungilo a Google Sites.


Aggiungere il documento a Drive:

  1. Vai a Drive.
  2. Fai clic su Più Nuovo e poi Caricamento di file o Caricamento di una cartella, quindi scegli il file o la cartella che vuoi caricare.
  3. Fai clic su Apri.

Caricare file su Drive
 

Aggiungere il documento a un Drive condiviso:

Il livello di accesso minimo è Collaboratore.

Tutti i file che aggiungi sono di proprietà del team. Se lasci il Drive condiviso, i file rimangono.

  1. A sinistra, fai clic su un Drive condiviso.
  2. Trascina un file esistente (di tua proprietà*) dal computer o da Il mio Drive in un Drive condiviso oppure, nella parte superiore di Drive, fai clic su Nuovo "" e scegli un'opzione:
    • Per creare un file, seleziona il tipo di file che vuoi creare, ad esempio un file di Documenti Google.
    • Per caricare un file, fai clic su Caricamento di file. Passa al file e aprilo.
  3. Fai doppio clic su un file per aprirlo e modificarlo.

*Se non sei il proprietario del file, ma hai l'accesso Editor in Drive, puoi spostarlo su un Drive condiviso se l'amministratore ha autorizzato questa opzione.

Nota: per archiviare e accedere ai file su desktop, utilizza Google Drive per desktop. Per maggiori dettagli, vedi Cosa puoi fare con Drive per desktop.

Aggiungere file condivisi
 

Aggiungere il documento a Sites:

  1. Vai a Google Sites e apri il sito e la pagina in cui vuoi aggiungere il file.
  2. Fai clic su Inserisci e poi Documenti, Presentazioni o Fogli per scegliere un file sul tuo Drive.

Incorpora qualsiasi file di Drive o il contenuto di una cartella archiviata su Drive. Se apporti modifiche ai tuoi file su Drive, le stesse modifiche saranno automaticamente visualizzate in Sites.

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2  Condividere il documento

 
2.1 Condividere il documento da Drive

Condividere un file o una cartella con persone specifiche:

  1. Seleziona il file che vuoi condividere.
  2. Fai clic su Condividi o sull'icona Condividi "".
  3. In Condividi con persone e gruppi, inserisci l'indirizzo email con cui vuoi condividere il file.

    Nota: se la condivisione con i visitatori è attiva nella tua organizzazione, puoi invitare una persona che non ha un Account Google a collaborare ai tuoi file e alle tue cartelle su Google Drive. Vedi Condividere documenti con i visitatori.

  4. Per cambiare le azioni che le persone possono eseguire nel file, a destra, fai clic sulla Freccia giù ""e poi Visualizzatore, Commentatore o Editor.
  5. Scegli di inviare notifiche alle persone:
    • Se vuoi comunicare alle persone che hai condiviso un file con loro, seleziona la casella Invia notifiche. Se scegli di inviare le notifiche, tutti gli indirizzi email che inserisci verranno inclusi nell'email.
    • Se non vuoi inviare notifiche, deseleziona la casella Invia notifiche.
  6. Fai clic su Condividi o Invia.

Condividere file su Drive


Condividere un link a un file o a una cartella:

  1. In Drive, fai clic con il pulsante destro del mouse sul file o sulla cartella che vuoi condividere e seleziona Condividi Condividere.

    In alto in Documenti, Fogli o Presentazioni, fai clic su Condividi.

    Nota: puoi condividere solo i file di tua proprietà o per i quali disponi dell'accesso in modifica.

  2. (Facoltativo) Per specificare quali azioni possono effettuare gli utenti sul file che hai condiviso, fai clic su Modifica sotto il nome della tua organizzazione:
    • Per cambiare l'autorizzazione, fai clic sulla Freccia giù "" sulla destra e seleziona Visualizzatore, Commentatore o Editor.
    • Per consentire la condivisione del link all'esterno dell'organizzazione, fai clic sulla Freccia giù ""e poiPubblico.

      Nota: se non vedi questa opzione, contatta il tuo amministratore.

  3. Fai clic su Copia link.
  4. Fai clic su Fine.
  5. Incolla il link in un messaggio email, su un sito web o dovunque tu debba condividerlo.
2.2 (Facoltativo) Impostare limiti di scadenza per il documento
  1. Apri un file in Google Drive, Documenti Google, Fogli Google o Presentazioni Google.
  2. Fai clic su Condividi e poi e individua l'utente a cui vuoi concedere le autorizzazioni temporanee.
    • Se non hai ancora condiviso il file con quella persona, aggiungi l'email dell'utente e fai clic su Invia o Condividi. In alto a destra del documento, fai nuovamente clic su Condividi .
  3. Accanto al nome della persona, fai clic sulla freccia in giù Giù e poi Concedi accesso temporaneo.
  4. Accanto a "Scadenza accesso", fai clic su una data per impostarla come data di scadenza. Scegli una data compresa in un periodo di un anno a partire dalla data corrente.
  5. Fai clic su Salva.

2.3 Impedire agli editor di ricondividere e cambiare le autorizzazioni di accesso

Se condividi un file, il proprietario o chiunque disponga di autorizzazioni di modifica può modificare le impostazioni di condivisione del file. Per fare in modo che solo tu lo possa condividere:

  1. Apri la schermata Home di Google Drive, Documenti Google, Fogli Google o Presentazioni Google.
  2. Fai clic su Condividi o Condividi Share.
  3. In alto, fai clic su Impostazioni Impostazioni.
  4. Deseleziona Gli editor possono modificare le autorizzazioni e condividere.
  5. Fai clic su Fine.

Condividere file su Drive

2.4 Impedire a commentatori e visitatori di scaricare, copiare e stampare i file

Per impedire a visualizzatori e commentatori di stampare, copiare o scaricare il file:

  1. Apri la schermata Home di Google Drive, Documenti Google, Fogli Google o Presentazioni Google.
  2. Seleziona uno o più file a cui vuoi applicare le limitazioni.
  3. Fai clic su Condividi o Condividi Share.
  4. In alto, fai clic su Impostazioni Impostazioni.
  5. Deseleziona Visualizzatori e commentatori possono vedere l'opzione per scaricare, stampare e copiare.
  6. Fai clic su Salva e poi Fine.

Limitare la condivisione

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3  Dopo aver condiviso il documento


 
3.1 Contrassegnare il documento come definitivo e impostare la modalità di sola visualizzazione

Puoi rinominare un documento per contrassegnarlo come definitivo e modificarne le autorizzazioni impostandole su solo visualizzazione. Le persone potranno visualizzare il contenuto, ma non saranno in grado di apportare modifiche.

Rinominare il documento in Documenti, Fogli o Presentazioni per contrassegnarlo come definitivo:

  1. Apri il file e, in alto, fai clic sul nome del file.
  2. Inserisci [Finale] o [Archiviato] prima del nome del file.
  3. Premi INVIO.

Modificare il documento impostandolo per la sola visualizzazione:

Se hai condiviso il file con persone specifiche o con un gruppo:

  1. Su Google Drive, fai clic sul file con il pulsante destro del mouse e seleziona Condividi "".
  2. A destra della persona o del gruppo che vuoi cambiare, fai clic sulla Freccia giù ""e poiVisualizzatore.
  3. Fai clic su Salva.

Se hai condiviso il file con la tua organizzazione:

  1. Su Drive, fai clic sul file con il pulsante destro del mouse e seleziona Condividi "".
  2. In Ottieni link, sulla destra, fai clic sulla Freccia giù ""e poiVisualizzatore.
  3. Fai clic su Fine.
Assegnare un nome a un foglio
3.2 Interrompere la condivisione del documento

Da Drive:

Interrompere la condivisione di un file o una cartella di tua proprietà:

  1. Apri la schermata Home di Google Drive, Documenti Google, Fogli Google o Presentazioni Google.
  2. Seleziona il file o la cartella.
  3. Fai clic su Condividi o Condividi Share.
  4. Trova la persona con cui vuoi interrompere la condivisione.
  5. A destra del nome, fai clic sulla Freccia giù Giù e poi Rimuovi.
  6. Per salvare le modifiche, fai clic su Salva.


Rimuovere un link a un file o a una cartella di tua proprietà:

  1. Apri la schermata Home di Google Drive, Documenti Google, Fogli Google o Presentazioni Google.
  2. Apri o seleziona un file.
  3. Fai clic su Condividi o Condividi Share e poi Ottieni link.
  4. In "Ottieni link", fai clic sulla Freccia giù Giù.
  5. Seleziona Con limitazioni.
  6. Fai clic su Fine.

Da un Drive condiviso:

Annullare la condivisione dei file nell'organizzazione:

  1. In un Drive condiviso, scegli un'opzione:
    • Seleziona il file o la cartella che vuoi condividere.
    • Tieni premuto Maiusc e seleziona più file o cartelle da condividere.
  2. Fai clic su Condividi Condividere.
  3. In Ottieni link, fai clic su Cambia.
  4. Accanto al nome dell'organizzazione, fai clic sulla Freccia giù ""e poiCon limitazioni.
  5. Fai clic su Fine.

Annullare la condivisione di file con singole persone:

  1. In un Drive condiviso, fai clic sul file o sulla cartella di cui vuoi annullare la condivisione.
    Per annullare la condivisione di più file o cartelle, seleziona i file o le cartelle tenendo premuto Maiusc.
  2. Fai clic su Condividi Condividere.
  3. Accanto al nome della persona, fai clic sulla Freccia giù ""e poiRimuovi.
  4. Fai clic su Fine.

Nota: le impostazioni di gruppo possono sostituire quelle individuali. Quindi, se tenti di annullare la condivisione di un file con una persona che fa parte di un'organizzazione o di un gruppo che ha accesso al file, quella persona potrà ancora accedervi.

Da Sites:

Interrompere la condivisione di un sito:

  1. Apri un sito e fai clic su Condividi "" in alto.
  2. In Chi ha accesso, individua la persona che vuoi rimuovere.
  3. Accanto al nome della persona, fai clic su Elimina "" e poi Salva modifiche e poi Fine.

 

3.3 Gestire le nuove richieste di accesso

Chiunque può richiedere l'accesso al documento inviandoti un'email e chiedendo l'accesso o facendo clic sul link al documento.

Se l'utente non ha già accesso, vedrà il messaggio "È necessaria l'autorizzazione". Può fare clic su Richiedi accesso in modo che tu riceva un'email con la richiesta di approvazione. Se vuoi condividere il documento con l'utente, segui le istruzioni riportate in Condividere il documento.

3.4 Guardare chi ha visualizzato il documento
  1. In Documenti, Fogli o Presentazioni, apri il file.

    Nota: per visualizzare i dati nella Dashboard attività è necessario avere accesso in modifica al file.

  2. Fai clic su Strumenti e poi Dashboard attività.
  3. Puoi visualizzare informazioni relative all'attività sul tuo file, tra cui:
    • Scheda Condiviso con: mostra le persone con cui hai condiviso il file. Puoi anche inviare un'email ai collaboratori.
    • Scheda Tutti i visualizzatori (organizzazione): mostra le persone della tua organizzazione che hanno visualizzato il file.
    • Scheda Tendenza di visualizzazione: mostra un grafico con i visualizzatori nel tempo.
  4. Se non vuoi che la cronologia delle visualizzazioni sia visibile nella Dashboard attività, fai clic su Impostazioni privacy e scegli un'opzione: (facoltativo)
    • Disattiva la cronologia delle visualizzazioni per tutti i file: in Impostazione account, disattiva Mostra la mia cronologia delle visualizzazioni per tutti i file di Documenti, Fogli e Presentazioni.
    • Disattiva la cronologia delle visualizzazioni per un solo file: in Impostazione documento, disattiva Mostra la mia cronologia delle visualizzazioni per questo documento.
  5. Fai clic su Salva.

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