Você interage com colegas que estão trabalhando de casa e pessoas que estão no escritório? Veja como se destacar em ambientes de trabalho híbridos.

Compartilhar a versão final de um documento

Tutorial do Google Workspace para empresas
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 ""O que você aprenderá

Saiba como compartilhar a versão final de um arquivo com colegas de trabalho. Aprenda também a definir permissões para evitar alterações em um arquivo final. 

Você precisará do seguinte

"" Cerca de 10 minutos.
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Neste tutorial

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Antes de compartilhar a versão final do arquivo Compartilhar o arquivo Depois que você compartilhar o arquivo

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1  Antes de compartilhar a versão final do arquivo


Expandir tudo  |  Fechar tudoFechar tudo
1.1 Usar o Cloud Search para encontrar colegas de trabalho

Decida com quem você quer compartilhar o arquivo e use o Cloud Search para encontrar colegas de trabalho.

  1. Faça login no Cloud Search em cloudsearch.google.com.

    Se não for possível fazer login, sua conta não tem o Cloud Search. Saiba mais

  2. Pesquise uma pessoa pelo nome.
  3. No card de resultados, para enviar um e-mail, toque no endereço de e-mail da pessoa.
  4. Para ver outras opções de contato ou mais informações sobre a cadeia hierárquica, clique no nome da pessoa. A página de informações do perfil dela se abrirá. 
  5. Na página de informações do perfil, escolha como você quer entrar em contato.
    • Para enviar um e-mail, clique em E-mail "" ou no endereço de e-mail da pessoa.
    • Para marcar uma reunião, clique em Programar "".
    • Para bater papo, clique em Hangout "".
    • Para iniciar uma videochamada, clique em Videochamada Filmadora.
  6. Para abrir a página de informações do perfil e entrar em contato com o gerente ou os subordinados diretos da pessoa, clique no nome do gerente ou do subordinado.
1.2. Decidir onde você quer compartilhar o arquivo

Para compartilhar com pessoas específicas, adicione o arquivo ao seu Drive e depois compartilhe-o.

Caso sua organização use drives compartilhados, você poderá adicionar o arquivo ao drive compartilhado e compartilhá-lo com todos que têm acesso a esse drive.

Para compartilhar com a organização inteira ou publicamente, adicione o arquivo ao Google Sites.


Adicionar o documento ao Drive:

  1. Acesse o Drive.
  2. Clique em Google+ Novo e depois Upload de arquivos ou Upload de pasta e escolha um arquivo ou uma pasta.
  3. Clique em Abrir.

Fazer o upload de arquivos para o Drive
 

Adicionar o documento a um drive compartilhado:

Requer pelo menos acesso de colaborador

Todos os arquivos que você adiciona pertencem à equipe. Se você sair do drive compartilhado, os arquivos serão mantidos.

  1. À esquerda, clique em um drive compartilhado.
  2. Arraste um arquivo pertencente a você* do computador ou do Meu Drive para um drive compartilhado. Você também pode clicar em Novo"", na parte superior do Drive, e escolher uma opção:
    • Para criar um arquivo, selecione o tipo de arquivo, como "Documentos Google".
    • Para fazer upload de um arquivo, clique em Upload de arquivo. Procure e abra o arquivo.
  3. Clique duas vezes em um arquivo para abri-lo e editá-lo.

*Os usuários que não são proprietários, mas têm o acesso Editor no Drive, poderão mover o arquivo para um drive compartilhado se o administrador tiver ativado essa opção.

Observação: para armazenar e acessar arquivos no seu computador, use o Google Drive para computador. Veja mais detalhes em O que você pode fazer com o Drive para computador.

Adicionar arquivos compartilhados
 

Adicionar o arquivo ao Sites:

  1. Acesse o Google Sites e abra o site e a página onde o arquivo será adicionado.
  2. Clique em Inserir e depois Documentos, Apresentações ou Planilhas para escolher um arquivo no seu Drive.

Incorpore qualquer arquivo do Drive ou o conteúdo de uma pasta armazenada no Drive. Se você fizer alterações nos seus arquivos no Drive, elas aparecerão automaticamente no Sites.

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2  Compartilhar o arquivo

 
2.1. Compartilhar o documento no Drive

Compartilhar um arquivo ou uma pasta com pessoas específicas:

  1. Selecione o arquivo que você quer compartilhar.
  2. Clique em Compartilhar ou Compartilhar "".
  3. Em Compartilhar com pessoas e grupos, digite o endereço de e-mail do usuário com quem você quer compartilhar.

    Observação: se o compartilhamento com visitantes estiver ativado na sua organização, você poderá convidar alguém que não tenha uma Conta do Google para colaborar em arquivos e pastas do Google Drive. Consulte Compartilhar documentos com visitantes.

  4. Para alterar o que as pessoas podem fazer no seu arquivo, à direita, clique na seta para baixo ""e depois e selecione Leitor, Comentarista ou Editor.
  5. Selecione a opção para notificar as pessoas:
    • Se você quiser informar que compartilhou um arquivo, marque a caixa Notificar pessoas. Se optar por notificar as pessoas, cada endereço de e-mail adicionado será incluído na mensagem.
    • Se você não quiser notificar as pessoas, desmarque a caixa Notificar pessoas.
  6. Clique em Compartilhar ou Enviar.

Compartilhar arquivos no Drive


Compartilhar um link de arquivo ou pasta:

  1. No Drive, clique com o botão direito no arquivo ou na pasta que você quer compartilhar e selecione Compartilhar Compartilhar.

    Na parte superior do Documentos, do Planilhas ou do Apresentações, clique em Compartilhar.

    Observação: você só pode compartilhar arquivos quando é o proprietário ou tem acesso para edição.

  2. (Opcional) Para especificar o que as pessoas podem fazer quando você compartilha seu arquivo, abaixo do nome da organização, clique em Alterar:
    • Para alterar a permissão, à direita, clique na seta para baixo "" e selecione Leitor, Comentarista ou Editor.
    • Para permitir o compartilhamento do link fora da sua organização, ao lado do nome dela, clique na seta para baixo ""e depoisPúblico.

      Observação: se você não vir essa opção, entre em contato com seu administrador.

  3. Clique em Copiar link.
  4. Clique em Concluído.
  5. Cole o link em um e-mail, um site ou onde precisar compartilhá-lo.
2.2. (Opcional) Definir limites de expiração para seu documento
  1. Abra um arquivo no Google Drive, Documentos Google, Planilhas Google ou Apresentações Google.
  2. Clique em Compartilhar e encontre o usuário ao qual você quer conceder permissões temporárias.
    • Se você ainda não tiver compartilhado o arquivo com essa pessoa, adicione o e-mail do usuário e clique em Enviar ou Compartilhar. No canto superior direito do arquivo, clique em Compartilhar  novamente.
  3. Ao lado do nome da pessoa, clique na seta para baixo Para baixo e Permitir acesso temporário.
  4. Ao lado de "O acesso expira em", escolha uma data de validade. Escolha uma data no período de um ano a partir da atual.
  5. Clique em Salvar.

2.3. Impedir que os editores compartilhem novamente e alterem as permissões de acesso

Quando você compartilha um arquivo, o proprietário ou qualquer pessoa com permissão para edição pode alterar as configurações de compartilhamento dele. Para só você poder compartilhá-lo, siga estas etapas:

  1. Abra a tela inicial do Google Drive, Documentos, Planilhas ou Apresentações Google.
  2. Clique em Compartilhar ou Compartilhar Share.
  3. Na parte superior, clique em Configurações Configurações.
  4. Desmarque Os editores podem alterar permissões e compartilhar.
  5. Clique em Concluído.

Compartilhar arquivos no Drive

2.4. Impedir que comentaristas e leitores façam o download, a impressão ou a cópia dos arquivos

Para impedir que leitores e comentaristas imprimam, copiem ou façam o download do seu arquivo:

  1. Abra a tela inicial do Google Drive, Documentos, Planilhas ou Apresentações Google.
  2. Selecione um ou mais arquivos que você quer limitar.
  3. Clique em Compartilhar ou Compartilhar Share.
  4. Na parte superior, clique em Configurações Configurações.
  5. Desmarque Os leitores e comentaristas podem ver a opção de fazer o download, imprimir e copiar.
  6. Clique em Salvar e Concluído.

Limitar o compartilhamento

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3  Depois que você compartilhar o arquivo


 
3.1. Marcar um arquivo como a versão final e somente visualização

Você pode renomear um arquivo para marcá-lo como a versão final e depois definir as permissões do arquivo como somente visualização. As pessoas poderão ver o conteúdo, mas não poderão alterá-lo.

Renomear seu arquivo no Documentos, Planilhas ou Apresentações para marcá-lo como a versão final:

  1. Abra o arquivo e, na parte superior, clique no nome dele.
  2. Antes do nome do arquivo, digite [Final] ou [Arquivado].
  3. Pressione Enter.

Alterar seu documento para somente visualização:

Se você tiver compartilhado o arquivo com pessoas específicas ou um grupo, faça o seguinte:

  1. No Google Drive, clique com o botão direito do mouse no arquivo e selecione Compartilhar "".
  2. À direita da pessoa ou do grupo que você quer alterar, clique na seta para baixo ""e depoisLeitor.
  3. Clique em Salvar.

Se você tiver compartilhado o arquivo com sua organização, faça o seguinte:

  1. No Drive, clique com o botão direito do mouse no arquivo e selecione Compartilhar "".
  2. Em Gerar link, à direita, clique na seta para baixo  ""e depoisLeitor.
  3. Clique em Concluído.
Nomear uma página
3.2. Interromper o compartilhamento do documento

No Drive:

Parar de compartilhar um arquivo ou uma pasta que pertence a você:

  1. Abra a tela inicial do Google Drive, Documentos, Planilhas ou Apresentações Google.
  2. Selecione um arquivo ou uma pasta.
  3. Clique em Compartilhar ou Compartilhar Share.
  4. Encontre a pessoa com quem você quer parar de compartilhar.
  5. À direita do nome dela, clique na seta para baixo Para baixo e Remover.
  6. Para salvar as alterações, clique em Salvar.


Remover um link para um arquivo ou uma pasta que pertence a você:

  1. Abra a tela inicial do Google Drive, Documentos, Planilhas ou Apresentações Google.
  2. Abra ou selecione um arquivo.
  3. Clique em Compartilhar ou Compartilhar Share e Gerar link
  4. Em "Gerar link", clique na seta para baixo Para baixo.
  5. Selecione Restrito.
  6. Clique em Concluir.

Em um drive compartilhado:

Cancelar o compartilhamento de arquivos na sua organização:

  1. Em um drive compartilhado, escolha uma opção:
    • Selecione o arquivo ou a pasta que você quer compartilhar.
    • Pressione e mantenha pressionada a tecla Shift e selecione os arquivos ou as pastas para compartilhar.
  2. Clique em Compartilhar Compartilhar.
  3. Em Gerar link, clique em Alterar.
  4. Ao lado do nome da sua organização, clique na seta para baixo ""e depoisRestrito.
  5. Clique em Concluído.

Cancelar o compartilhamento de arquivos com pessoas:

  1. Em um drive compartilhado, clique no arquivo ou na pasta que você não quer mais compartilhar.
    Para cancelar o compartilhamento de mais de um arquivo ou pasta, pressione Shift no teclado e selecione os arquivos ou as pastas.
  2. Clique em Compartilhar Compartilhar.
  3. Ao lado da pessoa, clique na seta para baixo ""e depoisRemover.
  4. Clique em Concluído.

Observação: as configurações do grupo podem modificar as individuais. Portanto, se você tentar cancelar o compartilhamento de um arquivo com uma pessoa que pertence a uma organização ou a um grupo com acesso ao arquivo, ela continuará com acesso ao arquivo.

No Sites:

Parar de compartilhar um site:

  1. Abra um site e clique em Compartilhar "" na parte superior.
  2. Em Quem pode acessar, encontre a pessoa que você quer remover.
  3. Ao lado do nome da pessoa, clique em Excluir "" e depois Salvar alterações e depois Concluído.

 

3.3. Gerenciar novas solicitações de acesso

Qualquer pessoa pode pedir acesso ao documento enviando um e-mail para você ou clicando no link para o documento.

Se a pessoa não tiver acesso, ela verá a mensagem "Permissão necessária". Ela poderá clicar em Solicitar acesso. Você receberá um e-mail pedindo sua aprovação. Se você quiser compartilhar o documento com essa pessoa, siga as instruções em Compartilhar o documento.

3.4. Saber quem visualizou seu documento
  1. Abra o arquivo no Documentos, no Planilhas ou no Apresentações.

    Observação: você precisará ter acesso para edição ao arquivo se quiser ver os dados do painel de atividades.

  2. Clique em Ferramentas e depois Painel de atividades.
  3. Algumas das informações disponíveis sobre a atividade no arquivo:
    • Guia Compartilhado com: mostra as pessoas com quem você compartilhou o arquivo. Também é possível enviar e-mails para os colaboradores.
    • Guia Todos os leitores (organização): mostra as pessoas da organização que visualizaram o arquivo.
    • Guia Tendência de visualização: mostra um gráfico dos leitores ao longo do tempo.
  4. (Opcional) Se você não quer que seu histórico de visualização apareça no painel de atividades, clique em Configurações de privacidade e escolha uma opção:
    • Desativar o histórico de visualização para todos os arquivos: em Configuração da conta, desative a opção Mostrar meu histórico de visualização de todos os arquivos do Documentos, Planilhas e Apresentações Google.
    • Desativar o histórico de visualização para um arquivo: em Configuração do documento, desative a opção Mostrar meu histórico de visualização deste documento.
  5. Clique em Salvar.

Ver a atividade de um arquivo

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