O que você aprenderá
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Saiba como compartilhar a versão final de um arquivo com colegas de trabalho. Aprenda também a definir permissões para evitar alterações em um arquivo final. |
Você precisará do seguinte
10 minutos
Uma conta do Google Workspace Não tem uma? Comece hoje mesmo seu teste de 14 dias.
Neste tutorial
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1 Antes de compartilhar a versão final do arquivo |
Expandir tudo | Recolher tudoFechar tudo |
Decida com quem você quer compartilhar o arquivo e use o Cloud Search para encontrar colegas de trabalho.
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Faça login no Cloud Search em cloudsearch.google.com.
Se não for possível fazer login, sua conta não tem o Cloud Search. Saiba mais
- Pesquise uma pessoa pelo nome.
- No card de resultados, para enviar um e-mail, toque no endereço de e-mail da pessoa.
- Para ver outras opções de contato ou mais informações sobre a cadeia hierárquica, clique no nome da pessoa. A página de informações do perfil dela se abrirá.
- Na página de informações do perfil, escolha como você quer entrar em contato.
- Para enviar um e-mail, clique em E-mail
ou no endereço de e-mail da pessoa.
- Para marcar uma reunião, clique em Programar
.
- Para bater papo, clique em Hangout
.
- Para iniciar uma videochamada, clique em Videochamada
.
- Para enviar um e-mail, clique em E-mail
- Para abrir a página de informações do perfil e entrar em contato com o gerente ou os subordinados diretos da pessoa, clique no nome do gerente ou do subordinado.
Para compartilhar com pessoas específicas, adicione o arquivo ao seu Drive e depois compartilhe-o.
Caso sua organização use drives compartilhados, você poderá adicionar o arquivo ao drive compartilhado e compartilhá-lo com todos que têm acesso a esse drive.
Para compartilhar com a organização inteira ou publicamente, adicione o arquivo ao Google Sites.
Adicionar o documento ao Drive:
No computador, é possível fazer upload em drive.google.com ou na área de trabalho. Você pode fazer upload de arquivos para pastas particulares ou compartilhadas.
- Acesse drive.google.com no computador.
- No canto superior esquerdo, clique em Novo
Upload de arquivo ou Upload de pasta.
- Escolha o arquivo ou a pasta que você quer enviar por upload.
Upload de arquivo ou Upload de pasta.
Adicionar o documento a um drive compartilhado:
Requer pelo menos acesso de colaborador
Todos os arquivos que você adiciona pertencem à equipe. Se você sair do drive compartilhado, os arquivos serão mantidos.
- À esquerda, clique em um drive compartilhado.
- Arraste um arquivo pertencente a você* do computador ou do Meu Drive para um drive compartilhado. Você também pode clicar em Novo
, na parte superior do Drive, e escolher uma opção:
- Para criar um arquivo, selecione o tipo de arquivo, como "Documentos Google".
- Para fazer upload de um arquivo, clique em Upload de arquivo. Procure e abra o arquivo.
- Clique duas vezes em um arquivo para abri-lo e editá-lo.
*Os usuários que não são proprietários, mas têm o acesso Editor no Drive, poderão mover o arquivo para um drive compartilhado se o administrador tiver ativado essa opção.
Observação: para armazenar e acessar arquivos no seu computador, use o Google Drive para computador. Veja mais detalhes em O que você pode fazer com o Drive para computador.
Adicionar o arquivo ao Sites:
- Acesse o Google Sites e abra o site e a página onde o arquivo será adicionado.
- Clique em Inserir
Documentos, Apresentações ou Planilhas para escolher um arquivo no seu Drive.
Incorpore qualquer arquivo do Drive ou o conteúdo de uma pasta armazenada no Drive. Se você fizer alterações nos seus arquivos no Drive, elas aparecerão automaticamente no Sites.
2 Compartilhar o arquivo |
Compartilhar um arquivo ou uma pasta com pessoas específicas:
- Selecione o arquivo que você quer compartilhar.
- Clique em Compartilhar ou no ícone
.
- Insira o grupo do Google ou o endereço de e-mail das pessoas com quem você quer compartilhar.
- Para decidir o papel que as pessoas vão ter no seu arquivo, selecione Leitor, Comentador ou Editor.
- Se a sua conta estiver qualificada, você vai poder adicionar uma data de validade para o acesso compartilhado.
- Selecione a opção para notificar as pessoas.
- Se você quiser notificar as pessoas sobre o compartilhamento de um item, marque a caixa ao lado de "Notificar pessoas". Dessa forma, cada endereço de e-mail adicionado vai ser incluído na mensagem.
- Se você não quiser notificar as pessoas, desmarque a caixa.
- Clique em Enviar ou Compartilhar.
.Compartilhar um link de arquivo ou pasta:
- Selecione o arquivo que você quer compartilhar.
- Clique em Compartilhar ou no ícone
- Em "Acesso geral", clique na seta para baixo
.
- Escolha Qualquer pessoa com o link.
- Para decidir o papel que as pessoas vão ter, selecione Leitor, Comentador ou Editor.
- Clique em Copiar link.
- Clique em Concluído.
- Cole o link em um e-mail ou onde você quiser compartilhar a página.
.As pessoas que não fizerem login em uma Conta do Google aparecerão como animais anônimos no seu arquivo. Saiba mais sobre animais anônimos.
- Abra um arquivo no app Google Drive, Documentos Google, Planilhas Google ou Apresentações Google.
- Clique em Compartilhar
encontre o usuário para o qual você quer dar permissões temporárias.
- Se você ainda não tiver compartilhado o arquivo com essa pessoa, adicione o e-mail do usuário e clique em Enviar ou Compartilhar. À direita, na parte de cima do arquivo, clique em Compartilhar novamente.
- Ao lado do nome da pessoa, clique na seta para baixo
Adicionar data de validade.
- Ao lado de "O acesso expira", selecione uma data de validade. Escolha uma opção no período de um ano a partir da data atual.
- Clique em Salvar.
Se você estiver compartilhando um arquivo, o proprietário e qualquer pessoa com acesso para editar poderão mudar as permissões e compartilhar o arquivo. Para impedir isso, siga as seguintes etapas:
- Abra um arquivo no Google Drive, Documentos Google, Planilhas Google ou Apresentações Google.
- Clique em Compartilhar ou no ícone
- Na parte superior, clique em Configurações
.
- Desmarque a opção Os editores podem alterar permissões e compartilhar.
.Importante: se você impedir o compartilhamento de uma pasta, essa configuração só será aplicada a ela. Para fazer o mesmo com os arquivos dentro da pasta, é preciso definir a mesma configuração para eles.
Para impedir que leitores e comentaristas imprimam, copiem ou façam o download do seu arquivo:
- Encontre o arquivo ou a pasta no Google Drive, Documentos Google, Planilhas Google ou Apresentações Google.
- Selecione um ou mais arquivos que você quer limitar.
- Clique em Compartilhar ou Compartilhar
- Na parte superior, clique em Configurações
- Desmarque Os leitores e comentadores podem ver a opção de fazer o download, imprimir e copiar.
Importante: você pode limitar o compartilhamento, a impressão, o download e a cópia no Google Drive, Documentos, Planilhas e Apresentações, mas não pode impedir que outras pessoas compartilhem o conteúdo do arquivo de outras maneiras.
3 Depois que você compartilhar o arquivo |
Você pode renomear um arquivo para marcá-lo como a versão final e depois definir as permissões do arquivo como somente visualização. As pessoas vão poder ver o conteúdo, mas não será possível fazer alterações.
Renomear seu arquivo no Documentos, Planilhas ou Apresentações para marcá-lo como a versão final:
- Abra o arquivo e, na parte superior, clique no nome dele.
- Antes do nome do arquivo, digite [Final] ou [Arquivado].
- Pressione Enter.
Alterar seu documento para somente visualização:
Se você tiver compartilhado o arquivo com pessoas específicas ou um grupo, faça o seguinte:
- No Google Drive, clique com o botão direito do mouse no arquivo e selecione Compartilhar
.
- À direita da pessoa ou do grupo que você quer alterar, clique na seta para baixo
- Clique em Salvar.
Se você tiver compartilhado o arquivo com sua organização, faça o seguinte:
- No Drive, clique com o botão direito do mouse no arquivo e selecione Compartilhar
- Em Gerar link, à direita, clique na seta para baixo
- Clique em Concluído.
No Drive:
Parar de compartilhar um arquivo ou uma pasta que pertence a você:
- Encontre o arquivo ou a pasta no Google Drive, Documentos Google, Planilhas Google ou Apresentações Google.
- Abra ou selecione o arquivo ou a pasta.
- Clique em Compartilhar ou no ícone
- Encontre a pessoa com quem você quer parar de compartilhar.
- À direita do nome dela, clique na seta para baixo
- Clique em Salvar.
Remover um link para um arquivo ou uma pasta que pertence a você:
- Encontre o arquivo ou a pasta no Google Drive, Documentos Google, Planilhas Google ou Apresentações Google.
- Abra ou selecione o arquivo ou a pasta.
- Clique em Compartilhar
.
- Em "Acesso geral", clique na seta para baixo
- Selecione Restrito.
- Clique em Concluído.
Em um drive compartilhado:
Cancelar o compartilhamento de arquivos na sua organização:
- Encontre o arquivo ou a pasta no Google Drive, Documentos Google, Planilhas Google ou Apresentações Google.
- Abra ou selecione o arquivo ou a pasta.
- Clique em Compartilhar
- Em "Acesso geral", clique na seta para baixo
- Selecione Restrito.
- Clique em Concluído.
Cancelar o compartilhamento de arquivos com pessoas:
- Encontre o arquivo ou a pasta no Google Drive, Documentos Google, Planilhas Google ou Apresentações Google.
- Abra ou selecione o arquivo ou a pasta.
- Clique em Compartilhar ou no ícone
- Encontre a pessoa com quem você quer parar de compartilhar.
- À direita do nome dela, clique na seta para baixo
- Clique em Salvar.
Observação: as configurações do grupo podem sobrepor-se às individuais. Portanto, se você tentar cancelar o compartilhamento de um arquivo com uma pessoa que pertence a uma organização ou a um grupo com acesso ao arquivo, ela vai continuar com acesso ao arquivo.
Se as pessoas não tiverem acesso ao documento, elas verão a mensagem "Permissão necessária". Ela poderá clicar em Solicitar acesso. Você receberá um e-mail pedindo sua aprovação. Se você quiser compartilhar o documento com essa pessoa, siga as instruções em Compartilhar o documento.
No Google Drive, você pode ver e gerenciar solicitações de acesso em Atividade.
- Abra o arquivo no Documentos, no Planilhas ou no Apresentações.
Observação: você precisará ter acesso para edição ao arquivo se quiser ver os dados do painel de atividades.
- Clique em Ferramentas
- Algumas das informações disponíveis sobre a atividade no arquivo:
- Guia Compartilhado com: mostra as pessoas com quem você compartilhou o arquivo. Também é possível enviar e-mails para os colaboradores.
- Guia Todos os leitores (organização): mostra as pessoas da organização que visualizaram o arquivo.
- Guia Tendência de visualização: mostra um gráfico dos leitores ao longo do tempo.
- (Opcional) Se você não quer que seu histórico de visualização apareça no painel de atividades, clique em Configurações de privacidade e escolha uma opção:
- Desativar o histórico de visualização para todos os arquivos: em Configuração da conta, desative a opção Mostrar meu histórico de visualização de todos os arquivos do Documentos, Planilhas e Apresentações Google.
- Desativar o histórico de visualização para um arquivo: em Configuração do documento, desative a opção Mostrar meu histórico de visualização deste documento.
- Clique em Salvar.
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