Compartilhar a versão final de um documento

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" "1. Antes de compartilhar a versão final do documento

1.1. Usar o Cloud Search para encontrar colegas de trabalho

Decida com quem você quer compartilhar o arquivo e use o Cloud Search para encontrar colegas de trabalho.

  1. Abra o Cloud Search e digite o nome da pessoa na caixa de pesquisa.

  2. Na parte superior do card de perfil da pessoa, selecione Iniciar uma conversa Start a Hangout ou Enviar um e-mail .

  3. Clique em Gerente/líder de equipe para ver o card de perfil do gerente da pessoa.

  4. Em um dispositivo móvel, toque no número de telefone para entrar em contato com a pessoa.

  5. (Opcional) Você também pode fazer uma pesquisa usando palavras comuns, como número de telefone de Jane. Você verá um card de resposta com o número de telefone da sua colega de trabalho chamada Jane. Se mais de uma pessoa tiver esse nome, clique em outro nome em Procurando uma pessoa específica?.

Observação: você verá informações adicionais de contato e do gerente se o administrador tiver adicionado esses detalhes do perfil às contas de usuário.
Encontrar e entrar em contato com uma pessoa

1.2. Decidir onde você quer compartilhar o documento

Se você quiser compartilhar o documento com pessoas específicas, adicione-o ao seu Drive e depois compartilhe-o.

Também é possível adicionar o documento a um drive compartilhado (se você usar as edições G Suite Enterprise, G Suite Business ou G Suite for Education) e compartilhá-lo com todos que têm acesso ao drive compartilhado.

Para compartilhar o documento com a organização inteira ou publicamente, adicione-o ao Google Sites.


Adicionar o documento ao Drive:

  1. Acesse o Drive.
  2. Clique em Google+ Novo e depois Upload de arquivos ou Upload de pasta e escolha um arquivo ou uma pasta.
  3. Clique em Abrir.

Fazer o upload de arquivos para o Drive
 

Adicionar o documento a um drive compartilhado:

Requer pelo menos acesso de colaborador

Todos os arquivos que você adiciona pertencem à equipe. Se você sair do drive compartilhado, os arquivos serão mantidos.

  1. À esquerda, clique em um drive compartilhado.
  2. Arraste um arquivo pertencente a você* do computador ou do Meu Drive para um drive compartilhado. Você também pode clicar em Novo, na parte superior do Drive, e escolher uma opção:
    • Para criar um arquivo, selecione o tipo de arquivo, como "Documentos Google".
    • Para fazer upload de um arquivo, clique em Upload de arquivo. Procure e abra o arquivo.
  3. Clique duas vezes em um arquivo para abri-lo e editá-lo.

*Se você não for o proprietário do arquivo, mas tiver acesso de editor no Drive, poderá movê-lo para um drive compartilhado se o administrador do G Suite tiver ativado essa opção.

Note: para armazenar e acessar arquivos no computador, use o Drive File Stream. Consulte Primeiros passos com o Drive.

Adicionar arquivos compartilhados
 

Adicionar o documento ao Sites:

  1. Acesse o Google Sites e abra o site e a página onde o arquivo será adicionado.
  2. Clique em Inserir e depois Documentos, Apresentações ou Planilhas para escolher um arquivo no seu Drive.

Incorpore qualquer arquivo do Drive ou o conteúdo de uma pasta armazenada no Drive. Se você fizer alterações nos seus arquivos no Drive, elas aparecerão automaticamente no Sites.

" "2. Compartilhar o documento

2.1. Compartilhar o documento no Drive

Compartilhar um arquivo ou uma pasta com pessoas específicas:

  1. Selecione o arquivo que você quer compartilhar.
  2. Clique em Compartilhar ou Compartilhar Share.
  3. Em "Compartilhar com pessoas e grupos", digite o endereço de e-mail do usuário com quem você quer compartilhar. 
    • Importante: se você compartilhar com um endereço de e-mail que não seja uma Conta do Google, o usuário só poderá ver o arquivo.
  4. Para alterar o que as pessoas podem fazer no documento, à direita, clique na seta para baixo Para baixo e Leitor, Comentarista ou Editor.
  5. Selecione a opção para notificar as pessoas.
    • Se você quiser notificar as pessoas de que compartilhou um documento com elas, marque a caixa ao lado de "Notificar pessoas". Se você optar por notificar as pessoas, cada endereço de e-mail adicionado será incluído na mensagem.
    • Se você não quiser notificar as pessoas, desmarque a caixa.
  6. Clique em Compartilhar ou Enviar.

Compartilhar arquivos no Drive


Compartilhar um link de arquivo ou pasta:

  1. No Drive, clique com o botão direito no arquivo ou na pasta que você quer compartilhar e selecione Compartilhar Compartilhar.

    Na parte superior do Documentos, do Planilhas ou do Apresentações, clique em Compartilhar.

    Observação: você só pode compartilhar arquivos quando é o proprietário ou tem acesso para edição.

  2. (Opcional) Para especificar o que as pessoas podem fazer quando você compartilha seu arquivo, abaixo do nome da organização, clique em Alterar:
    • Para alterar a permissão, à direita, clique na seta para baixo  e selecione Leitor, Comentarista ou Editor.
    • Para permitir o compartilhamento do link fora da sua organização, ao lado do nome dela, clique na seta para baixo e depoisPúblico.

      Observação: se você não vir esta opção, entre em contato com o administrador do G Suite.

  3. Clique em Copiar link.
  4. Clique em Concluído.
  5. Cole o link em um e-mail, um site ou onde precisar compartilhá-lo.
2.2. (Opcional) Definir limites de expiração para seu documento
  1. Abra a tela inicial do Google Drive, Documentos, Planilhas Google ou Apresentações Google.
  2. Clique em Compartilhar.
  3. Compartilhe o arquivo com um usuário ou selecione o usuário a quem você quer conceder permissões temporárias.
  4. Clique na seta para baixo Para baixo e Permitir acesso temporário.
  5. Ao lado de "O acesso expira em", clique no número de dias para alterar a data de expiração. Escolha uma data no período de um ano a partir da atual.
  6. Clique em Salvar.

2.3. Impedir que os editores compartilhem novamente e alterem as permissões de acesso

Quando você compartilha um arquivo, o proprietário ou qualquer pessoa com permissão para edição pode alterar as configurações de compartilhamento dele. Para só você poder compartilhá-lo, siga estas etapas:

  1. Abra a tela inicial do Google Drive, Documentos, Planilhas ou Apresentações Google.
  2. Clique em Compartilhar ou Compartilhar Share.
  3. Na parte superior, clique em Configurações Configurações.
  4. Desmarque Os editores podem alterar permissões e compartilhar.
  5. Clique em Concluído.

Compartilhar arquivos no Drive

2.4. Impedir que comentaristas e leitores façam o download, a impressão ou a cópia dos arquivos

Para impedir que leitores e comentaristas imprimam, copiem ou façam o download do seu arquivo:

  1. Abra a tela inicial do Google Drive, Documentos, Planilhas ou Apresentações Google.
  2. Selecione um ou mais arquivos que você quer limitar.
  3. Clique em Compartilhar ou Compartilhar Share.
  4. Na parte superior, clique em Configurações Configurações.
  5. Desmarque Os leitores e comentaristas podem ver a opção de fazer o download, imprimir e copiar.
  6. Clique em Salvar e Concluído.

Limitar o compartilhamento

" "3.  Depois que você compartilhar o documento

3.1. Marcar um arquivo como a versão final e somente visualização

Você pode renomear um arquivo para marcá-lo como a versão final e depois definir as permissões do arquivo como somente visualização. As pessoas poderão ver o conteúdo, mas não poderão alterá-lo.

Renomear seu arquivo no Documentos, Planilhas ou Apresentações para marcá-lo como a versão final:

  1. Abra o arquivo e, na parte superior, clique no nome dele.
  2. Antes do nome do arquivo, digite [Final] ou [Arquivado].
  3. Pressione Enter.

Alterar seu documento para somente visualização:

Se você tiver compartilhado o arquivo com pessoas específicas ou um grupo, faça o seguinte:

  1. No Google Drive, clique com o botão direito do mouse no arquivo e selecione Compartilhar "".
  2. À direita da pessoa ou do grupo que você quer alterar, clique na seta para baixo e depoisLeitor.
  3. Clique em Salvar.

Se você tiver compartilhado o arquivo com sua organização, faça o seguinte:

  1. No Drive, clique com o botão direito do mouse no arquivo e selecione Compartilhar "".
  2. Em Gerar link, à direita, clique na seta para baixo  e depoisLeitor.
  3. Clique em Concluído.
Nomear uma página
3.2. Interromper o compartilhamento do documento

No Drive:

Parar de compartilhar um arquivo ou uma pasta que pertence a você:

  1. Abra a tela inicial do Google Drive, Documentos, Planilhas ou Apresentações Google.
  2. Selecione um arquivo ou uma pasta.
  3. Clique em Compartilhar ou Compartilhar Share.
  4. Encontre a pessoa com quem você quer parar de compartilhar.
  5. À direita do nome dela, clique na seta para baixo Para baixo e Remover.
  6. Para salvar as alterações, clique em Salvar.


Remover um link para um arquivo ou uma pasta que pertence a você:

  1. Abra a tela inicial do Google Drive, Documentos, Planilhas ou Apresentações Google.
  2. Abra ou selecione um arquivo.
  3. Clique em Compartilhar ou Compartilhar Share e Gerar link
  4. Em "Gerar link", clique na seta para baixo Para baixo.
  5. Selecione Restrito.
  6. Clique em Concluir.

Em um drive compartilhado:

Cancelar o compartilhamento de arquivos na sua organização:

  1. Em um drive compartilhado, clique no arquivo para cancelar o compartilhamento.
  2. Clique em Compartilhar "".
  3. Clique em Quem pode acessar.
  4. Ao lado de Compartilhamento de link, clique em Desativar Desativar.
  5. Clique em Concluído.

Cancelar o compartilhamento de arquivos com pessoas:

  1. Em um drive compartilhado, clique no arquivo para cancelar o compartilhamento.
  2. Clique em Compartilhar Compartilhar.
  3. Ao lado da pessoa, clique na seta para baixo e depoisRemover.
  4. Clique em Concluído.

Observação: as configurações do grupo podem modificar as individuais. Portanto, se você tentar cancelar o compartilhamento de um arquivo com uma pessoa que pertence a uma organização ou a um grupo com acesso ao arquivo, ela continuará com acesso ao arquivo.

No Sites:

Parar de compartilhar um site:

  1. Abra um site e clique em Compartilhar "" na parte superior.
  2. Em Quem pode acessar, encontre a pessoa que você quer remover.
  3. Ao lado do nome da pessoa, clique em Excluir e depois Salvar alterações e depois Concluído.

 

3.3. Gerenciar novas solicitações de acesso

Qualquer pessoa pode pedir acesso ao documento enviando um e-mail para você ou clicando no link para o documento.

Se a pessoa não tiver acesso, ela verá a mensagem "Permissão necessária". Ela poderá clicar em Solicitar acesso. Você receberá um e-mail pedindo sua aprovação. Se você quiser compartilhar o documento com essa pessoa, siga as instruções em Compartilhar o documento.

3.4. Saber quem visualizou seu documento
  1. Abra o arquivo no Documentos, no Planilhas ou no Apresentações.

    Observação: você precisará ter acesso para edição ao arquivo se quiser ver os dados do painel de atividades.

  2. Clique em Ferramentas e depois Painel de atividades.
  3. Algumas das informações disponíveis sobre a atividade no arquivo:
    • Guia Compartilhado com: mostra as pessoas com quem você compartilhou o arquivo. Também é possível enviar e-mails para os colaboradores.
    • Guia Todos os leitores (organização): mostra as pessoas da organização que visualizaram o arquivo.
    • Guia Tendência de visualização: mostra um gráfico dos leitores ao longo do tempo.
  4. (Opcional) Se você não quer que seu histórico de visualização apareça no painel de atividades, clique em Configurações de privacidade e escolha uma opção:
    • Desativar o histórico de visualização para todos os arquivos: em Configuração da conta, desative a opção Mostrar meu histórico de visualização de todos os arquivos do Documentos, Planilhas e Apresentações Google.
    • Desativar o histórico de visualização para um arquivo: em Configuração do documento, desative a opção Mostrar meu histórico de visualização deste documento.
  5. Clique em Salvar.

Observação: este recurso só está disponível para os usuários do G Suite Business e do G Suite Enterprise (quando especificado nas permissões do administrador do G Suite).

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